Rekening-courant aandeelhouder

Het komt regelmatig voor dat zakelijke inkopen (per ongeluk) van een privérekening worden betaald, of dat een betaling voor een zakelijke factuur op een privérekening binnenkomt. Wanneer de privérekening eigendom is van een aandeelhouder of groepsmaatschappij van de onderneming, dan moeten de transacties van en naar deze privérekening bijgehouden worden op een zogenaamde rekening-courant aandeelhouder. De Belastingdienst wil bij de VPB-aangifte namelijk geïnformeerd worden over het saldo van deze rekening-courant. Als dit saldo te hoog wordt (in 2020 € 17.500), dan zal de Belastingdienst dit interpreteren als een lening die de onderneming bij de aandeelhouder heeft uitstaan. Over dit saldo moet dan rente worden gerekend.

Dit onderwerp beschrijft hoe je kunt werken met deze rekening-courant aandeelhouder.

Voorbereiding

Voordat je kunt werken met de rekening-courant moet je eenmalig de werkwijze hiervoor instellen.

Werkwijze rekening-courant aandeelhouder instellen.

Wil je geld kunnen overboeken tussen de zakelijke bankrekening en de privébankrekeningen van aandeelhouders? Betaalt een aandeelhouder wel eens iets voor de onderneming met de privé pinpas, of ontvangt deze wel eens een betaling van een verkoopfactuur op een privérekening? Voeg dan een aandeelhouder toe om deze transacties tussen zakelijke en privébankrekeningen automatisch af te kunnen handelen.

Let op

Deze functionaliteit is alleen beschikbaar in administraties met de rechtsvorm Besloten Vennootschap (BV), Naamloze Vennootschap (NV), Coöperatie en Onderlinge waarborgmaatschappij.

Aandeelhouder toevoegen:

Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Aandeelhouders.
Klik op Nieuw (N).
Selecteer Organisatie of Persoon.

Meer informatie over het toevoegen van een organisatie.
1. Vul de Naam van de Organisatie in.
  De ingevulde naam wordt opgezocht in de administratie en bij de Kamer van Koophandel. Hier kan alleen worden gezocht met hele woorden.
  1. Selecteer de gewenste bedrijfsnaam uit de lijst.
    De bij de KVK geregistreerde gegevens worden alvast ingevuld.
    
    Als een organisatie niet bij de KVK is geregistreerd, bijvoorbeeld bij buitenlandse organisaties, vul de gegevens dan handmatig in.
2. Vul een KVK-nummer in.
  Dit nummer wordt gebruikt om te bepalen of btw moet worden toegepast voor voor transacties binnen de EU.
  
  Dit nummer wordt ook gebruikt om te bepalen of een document in de Scanbox een verkoopfactuur is. Wanneer op een document het KVK-nummer van een administratie voorkomt gaan wij ervan uit dat een document een verkoopfactuur is en geen inkoopfactuur.
3. Vul een Btw-identificatienummer in.
  Vanaf 1 januari 2020 moeten ondernemers het btw-id op facturen en hun website vermelden om zich te identificeren als btw-plichtige ondernemer.
4. Vul eventueel een Extern nummer in.
  Dit nummer wordt gebruikt om bij het importeren van gegevens het Id van een persoon of organisatie in een applicatie van derden te koppelen aan deze persoon of organisatie in SB.
  
  Let op
  
  Zie je dit veld niet? Vink dan Gebruik extern nummer aan bij Instellingen verkoopjournaalpost.
5. Voeg een of meerdere adressen toe.
  1. Klik op Adres toevoegen.
  2. Selecteer een Land.
  3. Vul voor Nederland bij Zoeken een postcode, huisnummer en eventuele toevoeging in.
    Is het adres in een ander land of weet je de postcode niet? Vul dan de straatnaam, huisnummer en eventuele toevoeging in.
    
    Het adres wordt automatisch opgezocht en uitgesplitst over de verschillende velden van het adres.
    
    Komt de straatnaam in meerdere woonplaatsen voor? Selecteer dan de juiste woonplaats.
  4. Klik op Handmatig invullen om de adresvelden zelf in te vullen of de uitsplitsing te controleren.
  5. Klik op Opslaan (Ctrl+S).
  6. Herhaal deze procedure om meerdere adressen toe te voegen.
6. Voeg een of meerdere bankrekeningen toe.
  1. Klik op Bankrekening toevoegen.
    
    of, als je er al eentje had toegevoegd:
  2. Vul een Rekeningnummer in.
    Is dit een IBAN? Dan wordt automatisch de Bank, de BIC en het land van deze bank ingevuld.
    
    Meer informatie over het toevoegen van een bankrekening zonder IBAN.
    
    Wil je een bankrekening toevoegen voor een land die geen IBAN ondersteunt?
    
    Vul dan het rekeningnummer, de Bank en het Land handmatig in.
    
    Let op
  Het is niet mogelijk om twee bankrekeningen met hetzelfde nummer toe te voegen, bijvoorbeeld omdat een spaarrekening hetzelfde IBAN heeft als een betaalrekening. In dat geval is een spaarrekening een volgnummer van het IBAN van de betaalrekening. Kies in dit geval bij Type voor Betaal- en spaarrekening.
7. Vul een E-mailadres in.
8. Selecteer eventueel een Handelsnaam.
  Doe dit als je verkoopfacturen voor deze klant wilt verzenden namens deze handelsnaam.
  
  Let op
  
  Zie je dit veld niet? Dan heb je de functionaliteit voor Handelsnamen niet geactiveerd.
9. Selecteer eventueel een Sbi-activiteit.
  Doe dit als je de omzet van deze klant op een specifieke bedrijfssector wilt boeken.
  
  Let op
  
  Zie je dit veld niet? Dan heb je de functionaliteit voor Sbi-codes niet geactiveerd.
10. Vul een Telefoonnummer in.
11. Vul een Website in.
12. Selecteer een Grootboekrekening omzet.
  Op deze grootboekrekening wordt de omzet voor deze klant geboekt als je verkoopfacturen maakt met een andere applicatie en deze in SB boekt of importeert als verkoopjournaalposten.
  
  Let op
  
  Zie je dit veld niet? Dan heb je de functionaliteit Verkoopjournaalposten niet geactiveerd.
13. Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om op te slaan en direct een nieuwe toe te voegen.
  
  Klik op Opslaan (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.
Meer informatie over het toevoegen van een persoon.
1. Vul de volledige Naam van deze persoon in.
  Deze naam wordt automatisch gesplitst in de verschillende onderdelen, zoals voornaam, voorvoegsels, geboortenaam en geboortenaam partner.
  
  Selecteer in geval van een samengestelde achternaam bij Gebruikte achternaam de volgorde waarin je deze samenstelling wilt tonen:
2. Vul eventueel een Extern nummer in.
  Dit nummer wordt gebruikt om bij het importeren van gegevens het Id van een persoon of organisatie in een applicatie van derden te koppelen aan deze persoon of organisatie in SB.
  
  Let op
  
  Zie je dit veld niet? Vink dan Gebruik extern nummer aan bij Instellingen verkoopjournaalpost.
3. Voeg een of meerdere adressen toe.
  1. Klik op Adres toevoegen.
  2. Selecteer een Land.
  3. Vul voor Nederland bij Zoeken een postcode, huisnummer en eventuele toevoeging in.
    Is het adres in een ander land of weet je de postcode niet? Vul dan de straatnaam, huisnummer en eventuele toevoeging in.
    
    Het adres wordt automatisch opgezocht en uitgesplitst over de verschillende velden van het adres.
    
    Komt de straatnaam in meerdere woonplaatsen voor? Selecteer dan de juiste woonplaats.
  4. Klik op Handmatig invullen om de adresvelden zelf in te vullen of de uitsplitsing te controleren.
  5. Klik op Opslaan (Ctrl+S).
  6. Herhaal deze procedure om meerdere adressen toe te voegen.
4. Voeg een of meerdere bankrekeningen toe.
  1. Klik op Bankrekening toevoegen.
    
    of, als je er al eentje had toegevoegd:
  2. Vul een Rekeningnummer in.
    Is dit een IBAN? Dan wordt automatisch de Bank, de BIC en het land van deze bank ingevuld.
    
    Meer informatie over het toevoegen van een bankrekening zonder IBAN.
    
    Wil je een bankrekening toevoegen voor een land die geen IBAN ondersteunt?
    
    Vul dan het rekeningnummer, de Bank en het Land handmatig in.
    
    Let op
  Het is niet mogelijk om twee bankrekeningen met hetzelfde nummer toe te voegen, bijvoorbeeld omdat een spaarrekening hetzelfde IBAN heeft als een betaalrekening. In dat geval is een spaarrekening een volgnummer van het IBAN van de betaalrekening. Kies in dit geval bij Type voor Betaal- en spaarrekening.
5. Vul een E-mailadres in.
6. Vul een Telefoonnummer in.
7. Selecteer een Grootboekrekening omzet.
  Op deze grootboekrekening wordt de omzet voor deze klant geboekt als je verkoopfacturen maakt met een andere applicatie en deze in SB boekt of importeert als verkoopjournaalposten.
  
  Let op
  
  Zie je dit veld niet? Dan heb je de functionaliteit Verkoopjournaalposten niet geactiveerd.
Selecteer de gewenste rekening-courant bij Grootboekrekening rekening-courant aandeelhouder.
Wij leveren momenteel vijf grootboekrekeningen mee voor deze rekening-courant. Hiermee is met mogelijk om de transacties van vijf verschillende aandeelhouders op verschillende rekeningen-courant te registreren.

Meer informatie over het kopiëren van grootboekrekeningen.
Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om op te slaan en direct een nieuwe toe te voegen.

Klik op Opslaan (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

Inkoopfactuur betalen vanaf een privérekening

Wanneer je een inkoopfactuur opslaat ontstaat een openstaande post (crediteur). Heb je de openstaande post (crediteur) betaald van een privérekening of persoonlijke kas, doe dan het volgende.

Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Openstaande posten (crediteur).
Selecteer de openstaande post (crediteur) die je privé hebt betaald.
Klik op de Meer-knop .
Klik op de actie Betaling van rekening-courant aandeelhouder.
Selecteer een Aandeelhouder.
Klik op Opslaan (Ctrl+S).
SB handelt de openstaande post (crediteur) af en verwerkt de financiële gevolgen in de boekhouding.

Deze transactie verlaagt het Saldo rekening-courant bij de aandeelhouder, omdat dit geldt als een privé-investering in de onderneming.

Betaling van verkoopfactuur ontvangen op een privérekening

Wanneer je een verkoopfactuur verzendt ontstaat een openstaande post (debiteur). Ontvang je de betaling van deze openstaande post (debiteur) op je privérekening of in je persoonlijke kas (bijvoorbeeld als je een vast actief hebt verkocht via Marktplaats) doe dan het volgende.

Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Openstaande posten (debiteur).
Selecteer de openstaande post (debiteur) die je privé hebt ontvangen.
Klik op de Meer-knop .
Klik op de actie Ontvangst op rekening-courant aandeelhouder.
Selecteer een Aandeelhouder.
Klik op Opslaan (Ctrl+S).
SB handelt de openstaande post (debiteur) af en verwerkt de financiële gevolgen in de boekhouding.

Deze transactie verhoogt het Saldo rekening-courant bij de Aandeelhouder, omdat hierdoor een schuld van de aandeelhouder aan de ondernemer ontstaat.

Geld overboeken van of naar de rekening-courant aandeelhouder

Het saldo van de rekening courant word naast inkoop- en verkoopfacturen ook beïnvloed door overboekingen tussen de rekening-courant aandeelhouder en de zakelijke bankrekening. Dit gebeurt als de onderneming geld uitleent aan de aandeelhouder, of de aandeelhouder geld overboekt naar de zakelijke bankrekening. Deze transacties verwerk je als volgt.

Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Bankmutaties.
Selecteer de bijschrijving die vanaf de rekening-courant aandeelhouder binnenkomt of de afschrijving die naar de rekening-courant aandeelhouder is gedaan.
Klik op Afletteren.
Selecteer de gewenste Rekening courant bij Grootboekrekening.
Klik op Opslaan (Ctrl+S).