Hoe werkt de boekingsomschrijving van e-facturen bij het boeken en journaliseren?

Bij het verwerken van een e-factuur vult Profit Omschrijving boeking op de e-factuurregel.

Profit bepaalt deze omschrijving op basis van de gevonden match. Daarbij geldt deze prioriteitsvolgorde:

1. Verplichting
2. Ontvangst
3. Vrije matchingsregel

Heeft de crediteur een Voorkeur boekingsomschrijving, dan voegt Profit deze toe aan de omschrijving.

Je kunt deze omschrijving wijzigen tijdens het verwerken van de e-factuur. Verwerk je de e-factuurregel opnieuw, dan vult Profit de omschrijving opnieuw op basis van de match.

Bij het journaliseren van de e-factuur neemt Profit de Omschrijving boeking over van de e-factuurregel naar de financiële boeking.

Opbouw van de boekingsomschrijving

De opbouw hangt af van de gevonden match, voorkeur boekingsomschrijving bij de crediteur en de verwerkingsroute.

De prefix (voorvoegsel) van de boekingsomschrijving hangt af van de manier waarop je de e-factuur verwerkt:

• Via E-factuurregels verwerken en daarna Journaliseren gebruikt Profit [e-ikf].
• Via Boeken journaalpost gebruikt Profit [efa].

Bij Boeken journaalpost heeft ook de regelinstelling Waarde overnemen van vorige regel in de boekingslay-out invloed op de boekingsomschrijving.

Boekingsomschrijving bij Boeken journaalpost

Bij Boeken journaalpost vult Profit de boekingsomschrijving op basis van de crediteur.

• Bij een e-factuur met een bekende crediteur (status Te boeken) vult Profit:

  [efa] [Crediteurnaam]

• Bij een e-factuur met een onbekende crediteur (status Crediteur onbekend) vult Profit eerst:

  [efa] E-factuur

  Selecteer je daarna een crediteur, dan wijzigt Profit de omschrijving naar:

  [efa] [Crediteurnaam]

• Heeft de crediteur een Voorkeur boekingsomschrijving, dan voegt Profit deze toe: [efa] [Crediteurnaam] - [Voorkeur boekingsomschrijving]
• Koppel je een verplichting of ontvangst aan een boekingsregel, dan gebruikt Profit voor die regel de omschrijving van die match:

  [Omschrijving verplichting/ontvangst] - [Voorkeur boekingsomschrijving]

Bij Boeken journaalpost is ook de regelinstelling Waarde overnemen van vorige regel in de boekingslay-out van invloed op de boekingsomschrijving.

Zie afbeelding hieronder. Deze instelling bepaalt of Profit de omschrijving met eventueel handmatig toegevoegde tekst uit de vorige boekingsregel overneemt:

• Staat het vinkje Waarde overnemen van vorige regel aan, dan neemt Profit de omschrijving van de vorige regel over naar de volgende regel.
• Staat het vinkje uit, dan wordt de extra tekst niet meegenomen naar de volgende regel.
• De instelling wijzigt de standaardbron van de omschrijving niet. Een gekoppelde verplichting of ontvangst kan dus nog steeds een andere omschrijving opleveren.

Bijvoorbeeld een e-factuur zonder crediteur. De journaalpostregels krijgen direct een omschrijving [efa] E-factuur, waarbij in alle regels van dezelfde journaalpost deze omschrijving wordt herhaald. Zodra je op de eerste boekingsregel een crediteur hebt geselecteerd, dan wijzigt dit in [efa] [Crediteurnaam], waarbij alle regels van dezelfde journaalpost deze omschrijving volgen. Tenzij een verplichting of ontvangst wordt gekoppeld, dan wordt in deze journaalpostregel de omschrijving van de verplichting of ontvangst overgenomen. En deze wordt dan herhaald op de volgende regels. De btw-regel krijgt de boekingsomschrijving van de Crediteurpost-regel (de eerste boekingsregel).

Schematisch is de werking als volgt: