Optimalisaties Payroll audits en Basis cao juli 2025 (Basis CAO)
1. AuditsAudit: Loonuren zonder loondagen
De audit 100.009.330 ‘Audit: loonuren zonder loondagen’ deactiveren wij per 1 juli 2025. Er zijn inmiddels veel verschillende situaties (onder andere bij verschillende WAZO-uitkeringen) waarin deze audit onterecht afgaat. De toegevoegde waarde van deze audit is daardoor minimaal geworden. In plaats hiervan is een nieuwe audit toegevoegd:
Audit: Dagtabel wordt toegepast zonder loondagen
Om te voorkomen dat er in een tijdvak geen loonheffing wordt berekend als de dagtabel wordt toegepast, maar er geen loondagen zijn, is de audit 100.009.498 ‘Audit: dagtabel wordt toegepast zonder loondagen’ toegevoegd. Deze wordt geactiveerd per 1 juli 2025.
Audit: Percentage bijzonder tarief is laag
Deze audit nam in de prognose voor toekomstige tijdvakken niet de juiste bedragen mee als sprake was van het direct uitbetalen van opbouw keuzebudget of reservering van vakantietoeslag over overwerk. Looncomponent 100.002.549 ‘Reservering vakantietoeslag overwerk’ is daarom uit grondslag 100.010.612 ‘Reserveringen tbv audit % BT’ verwijderd. Daarnaast zijn looncomponenten 100.003.120 ‘Storting in Keuzebudget’ en 100.019.533 ‘Direct uitbetaald uit Keuzebudget’ toegevoegd grondslagen 100.010.613 ‘Uitbetalingen van reserveringen tbv audit % BT’ en 100.010.623 ‘Uitbetalingen van reserveringen NT tbv audit % BT’.
Let op! Deze wijziging veroorzaakt geen automatische TWK.
2. Verwerken inhouding schade auto
Inhouding op het loon i.v.m. schade
Wanneer een medewerker schade veroorzaakt aan de leaseauto en daarvoor een inhouding op het loon moet worden gedaan, dan zijn er een verschillende situaties mogelijk:
1. Er is sprake van privégebruik en een bijtelling en de schade is niet het gevolg van onrechtmatig of onzorgvuldig handelen van de medewerker.
2. Er is sprake van privégebruik en een bijtelling en de schade is is wel het gevolg van onrechtmatig of onzorgvuldig handelen van de medewerker.
3. Er is geen sprake van privégebruik en een bijtelling.
Voor situatie 1 kan je de al bestaande looncomponent 100.008.124 ‘Inhouding schade leaseauto’ gebruiken.
Voor situatie 2 en 3 voldoet die looncomponent niet, omdat rubriek ‘Werknemersbijdrage privé-gebruik auto’ in de loonaangifte dan niet gevuld mag worden. Daarom is de volgende looncomponent nieuw toegevoegd die je kan gebruiken in deze situaties:
De journalisering van deze looncomponent is overgenomen van looncomponent 100.008.128 ‘Inhouding schade leaseauto’. Wanneer je dit anders wilt pas je dit aan in de journaalstructuur.
Vermindering van de bijtelling
Wanneer dit vooraf is overeengekomen, mag de werkgever de verhaalde kosten voor schade aan de leaseauto in mindering brengen op de bijtelling voor het privé gebruik van een leaseauto. Dit mag niet wanneer de schade het gevolg is van onrechtmatig of onzorgvuldig handelen van de medewerker.
De nieuw toegevoegde looncomponent 100.007.029 ‘Verm. bijtelling auto ivm inhouding schade’ vermindert de bijtelling met de inhouding die is berekend voor de schade met looncomponent 100.008.124 ‘Inhouding schade auto’. Je moet wel parameter ‘Bijtelling verminderen met inhouding schade’ daarvoor op ‘Ja’ zetten op het gewenste niveau.
De audit 100.009.394 ‘Audit: negatieve bijtelling auto’ is daarnaast uitgebreid, zodat deze ook met rekening houdt met de vermindering in verband met de inhouding voor de schade.
3. Minimumloon bij afwijkende werkweek
De volgende twee looncomponenten werden niet altijd op de juiste wijze berekend als sprake was van een afwijkende werkweek t.b.v. uurloon in de arbeidsvoorwaarde en wanneer parameter ‘Werkweek t.b.v. uurloon toepassen’ op ‘Ja’ stond:
Deze looncomponenten werken door in bijvoorbeeld de aanvulling tot het minimumloon, maar ook in looncomponenten die worden afgetopt zodat de medewerker bruto minstens het minimumloon verdient (zoals bij de 30%-regeling).
Omdat de parameter ‘Werkweek t.b.v. uurloon toepassen’ om meerdere plekken in de formule wordt gebruikt, en soms wel degelijk op ‘Ja’ moet staan, hebben we een nieuwe parameter toegevoegd: de parameter ‘Omrekening voor werkweek toepassen’. Standaard staat ook deze parameter op ‘Ja’, om onbedoelde correcties in het verleden te voorkomen. Als je een afwijkende werkweek ten opzichte van het rooster toepast, ga dan na welke instellingen je voor de berekening van het minimumloon wil toepassen. Tip: test dit in een testomgeving.
4. De 30%-regeling i.c.m. prorata berekeningen
Wanneer rekening moet worden gehouden met het minimum (= de inkomensnorm) of het maximum (= aftoppen op de WNT) en de medewerker tijdens de periode in of uit dienst treedt, dan werd de berekening niet juist uitgevoerd. Voor de prorata berekening van dit minimum en maximum in een periode moeten de werkdagen volgens het contract in die betreffende periode worden afgezet tegen 260 werkdagen per jaar, herleid naar werkdagen per periode. De volgende looncomponenten zijn daarom aangepast per 1 januari 2025:
Wanneer je dit in een voorgaand jaar moet corrigeren, omdat een medewerker anders niet aan de inkomensnorm voldoet, dan muteer je parameter ‘Prorata berekenen op basis van 260 werkdagen per jaar’ per de gewenste datum naar ‘Ja’.
Let op! Deze wijziging veroorzaakt een TWK per 1 januari 2025 voor medewerkers met de 30%-regeling. Dit kan correcties veroorzaken in een periode waarin de medewerker in of uit dienst treedt.
5. Afrondingsverschillen thuiswerkvergoeding
Er konden afrondingsverschillen ontstaan tussen de berekening van looncomponent 100.008.585 ‘Maximum onbelaste thuiswerkvergoeding’ en de uitbetaalde thuiswerkvergoedingen van looncomponenten;
De situatie ontstond wanneer deze looncomponenten een vast bedrag per maand werden toegekend. Hierdoor kon een bijtelling van 1 cent ontstaan.
In bovenstaande looncomponenten wordt daarom vanaf 01-07-2025 de afronding geoptimaliseerd.
6. Storting in Keuzebudget
Looncomponent 100.003.120 ‘Storting in Keuzebudget’ kon in uitzonderlijke situaties een negatieve waarde krijgen, waardoor deze looncomponent geen inhouding, maar een uitbetaling berekende. Dat is opgelost in de formule van deze looncomponent.
Let op! Deze wijziging veroorzaakte een TWK per 1 januari 2025 voor medewerkers waarbij deze looncomponent een uitbetaling berekende. Dit kan correcties veroorzaken.