Medewerker indienst
Met deze muterende workflow ben je als manager in staat om een medewerker indienst te melden. Er zijn twee workflows. De workflow Medewerker in dienst (digitaal ondertekenen) wordt geblokkeerd uitgeleverd.
|
Direct naar Workflow inrichten in vogelvlucht |
Medewerker indienst (Ondertekenen buiten WF)
Met deze muterende workflow meld je als manager een medewerker indienst.Hierbij wordt niet gebruik gemaakt van het digitaal ondertekenen via AFAS.
Schema van de workflow
Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.
Inrichting
Nadat de medewerker is toegevoegd, komt deze ter beoordeling te liggen bij de rol Personeelsadministratie. Deze heeft 2 opties: akkoord geven of afkeuren, waardoor de mutatie teruggaat naar de instuurder. Na akkoord krijgt de leidinggevende de volgende taak:
Genereer voor de medewerker die (her)indienst komt de arbeidsovereenkomst 'Arbeidsovereenkomst indienst (ondertekenen buiten WF)'. Verstrek de overeenkomst aan de tekenbevoegden voor ondertekening (voordat de medewerker (her)indienst komt). Leg de ondertekende arbeidsovereenkomst vast in het dossier van de medewerker.
Condities
Er worden geen taken conditioneel afgehandeld.
Speciale acties
Er zijn drie speciale acties te gebruiken. Opnieuw insturen indienst , registreren medewerker indienst en afkeuren medewerker indienst. Door deze acties worden de gegevens wel of niet verwerkt in Profit.
Waarom welke stappen?
De workflow komt langs personeelszaken om de registratie te controleren. Doordat de leidinggevende of personeelslid zelf de gegevens invoert is er bewust voor gekozen om na akkoord door de personeelsadministratie geen bevestiging te vragen.
Omdat de medewerker toegevoegd is via de actie Medewerker Indienst wordt er geen portalgebruiker aangemaakt. Hierdoor is het niet mogelijk de bijlage digitaal te onderteken, voor de medewerker daadwerkelijk indienst komt. Als je dit wel wilt, gebruik dan de workflow Sollicitant Indienst of Medewerker indienst (Digitaal ondertekenen).
Richt je draaiboek Indienst zo in, dat een taak wordt gestart om het document Arbeidsovereenkomst Indienst (Ondertekenen buiten WF) (Profit) te generen om deze vervolgens aan te bieden aan de tekenbevoegde. Na ondertekening kan het ondertekende document aan het dossier worden toegevoegd. Je kan ook een (vrij) type dossieritem laten starten, dit richt je in de workflow in binnen Nieuw dossieritem, binnen de actie Registreren medewerker.
Wordt de workflow gestart vanuit een signaal?
Geen.
Medewerker indienst (Digitaal ondertekenen)
Met deze muterende workflow meld je als manager een medewerker indienst. Hierbij wordt gebruik gemaakt van het digitaal ondertekenen via AFAS. De workflow Medewerker in dienst (digitaal ondertekenen) wordt geblokkeerd uitgeleverd. Wij leveren deze workflow geblokkeerd uit omdat het technisch niet mogelijk is om een medewerker voor zijn indienst datum digitaal te laten ondertekenen. We kunnen namelijk geen portalgebruiker aanmaken voor iemand die niet in dienst is. Alleen de leidinggevende kan de arbeidsovereenkomst dus maar ondertekenen.
Tip!
Gebruik in plaats van deze workflow de workflow Sollicitant indienst (Profit). Met deze muterende workflow ben je in staat om de sollicitant in dienst te melden. Tijdens het proces wordt de arbeidsovereenkomst gegenereerd en ondertekend, waarna de sollicitant via de portal (OutSite) het contract ondertekent.
Zie verder Geblokkeerde gegevens zichtbaar maken.
Schema van de workflow
Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.
Inrichting
Nadat de medewerker is toegevoegd, komt deze ter beoordeling te liggen bij de rol Personeelsadministratie. Deze heeft 2 opties: akkoord geven of afkeuren, waardoor de mutatie teruggaat naar de instuurder. Na akkoord wordt de arbeidsovereenkomst gegenereerd. Via enkele stappen zal de Personeelsadministratie de overeenkomst eerst ondertekenen. Daarna volgt ondertekening door de medewerker. In de laatste actie wordt de medewerker geregistreerd als indienst.
Condities
Er worden geen taken conditioneel afgehandeld.
Speciale acties
Er zijn drie speciale acties te gebruiken. Opnieuw insturen indienst , registreren medewerker indienst en afkeuren medewerker indienst. Door deze acties worden de gegevens wel of niet verwerkt in Profit.
Waarom welke stappen?
De workflow komt langs personeelszaken om de registratie te controleren. Doordat de leidinggevende of personeelslid zelf de gegevens invoert is er bewust voor gekozen om na akkoord door de personeelsadministratie geen bevestiging te vragen.
De ondertekening door de (potentiële) medewerker kan alleen plaatsvinden als het e-mailadres van de medewerker is vastgelegd.
Wordt de workflow gestart vanuit een signaal?
Geen.