Digitaal ondertekenen via AFAS Pocket

Digitaal ondertekenen met AFAS Signing Service stelt je in staat om documenten, zoals arbeidscontracten, leasecontracten, geheimhoudingsbedingen en verklaringen omtrent gedrag, op een veilige en efficiënte manier online te ondertekenen.

Snel en betrouwbaar

Het digitaal ondertekenen met AFAS Signing Service is een snelle en trefzekere manier om je digitale documenten te voorzien van een rechtsgeldige digitale handtekening. Het biedt een veilige en betrouwbare oplossing voor het ondertekenen van documenten, zonder concessies te doen aan de juridische zekerheid.

Voor het digitaal ondertekenen maakt AFAS gebruik van een eSeal-certificaat, een beveiligd proces en een 'Hardware Security Module' (HSM), wat resulteert in een rechtsgeldige, digitale handtekening met een grote bewijskracht.

Hoe werkt het

Het ondertekenproces begint met het insturen van een dossieritem met bijlagen. De eerste ondertekenaar bepaalt welke bijlagen ondertekend moeten worden en ondertekent deze.

Vervolgens gaat de workflow door naar een eventuele volgende ondertekenaar, die de documenten ook onderteken. Aan het eind van het proces wordt het dossieritem opgeslagen in het persoonlijke dossier van de medewerker.

Medewerkers ondertekenen documenten onder andere via de AFAS Pocket app. Bij ondertekening ontvangt de ondertekenaar een sms-code die hij moet overnemen in de app. Op nieuwere telefoontoestellen wordt de code automatisch ingevoerd vanaf de sms naar de Pocket app. Bij elke geldige handtekening worden de documenten bijgewerkt en wordt een logbestand bijgehouden met alle handelingen.

Na afloop van het ondertekenproces bevat het dossieritem van het ondertekend document de meest recente versie met de digitale handtekeningen van alle ondertekenaars. Je kunt de handtekeningen in het dossieritem altijd raadplegen door een document te openen. Alle ondertekenacties worden geregistreerd in het document SignServiceLog.pdf, dat als bijlage bij het dossieritem wordt opgeslagen.

Digitaal ondertekende documenten kunnen worden geraadpleegd via InSite (intranet) of Pocket. In een digitaal ondertekend document zie je bovenaan de 'stempels' van alle handtekeningen. Als je het document opent in Adobe Reader, zie je een apart paneel met detailinformatie over de digitale ondertekening (let op; niet alle PDF-leesprogramma's ondersteunen het tonen van deze informatie). In het document SignServiceLog.pdf zie je de volledige actiegeschiedenis van het ondertekenproces.