Signalen
Met een signaal attendeer je gebruikers op belangrijke gebeurtenissen, zoals een jubileum, het aflopen van een tijdelijk dienstverband, het overschrijden van een betalingstermijn of het scoren van een grote order.
De Profit-beheerder maakt de signaaldefinities en zorgt dat de signalen elke nacht gegenereerd worden (via een geplande taak). Elke gebruiker ziet zijn eigen signalen in InSite en kan deze afhandelen. Een afgehandeld signaal verdwijnt uit de lijst van de gebruiker. Als een signaal naar meerdere gebruikers gaat, is elke gebruiker verantwoordelijk voor zijn eigen signalen.
Voorbeeld:
Een signaal gaat naar de medewerkers van de Afdeling Debiteurenbewaking, deze bestaat uit drie medewerkers. Elke medewerker handelt zijn eigen signalen af. Als de eerste medewerker het signaal heeft afgehandeld, verdwijnt dit bij hem uit de lijst. Bij de andere medewerkers blijft dit signaal staan, tot ook zij het signaal afhandelen.
Beschrijving
Profit genereert een signaal als zich een bepaalde situatie voordoet, waarbij dit signaal naar specifieke ontvangers gaat en een specifieke meldingstekst heeft. De gebruiker leest het signaal, neemt wanneer noodzakelijk actie en handelt het signaal af. Op deze manier worden iedere dag de zaken afgehandeld die op dat moment belangrijk zijn. Hieronder komen de belangrijkste onderdelen van signalen aan de orde.
Er zijn drie typen signalen, namelijk gebaseerd op gegevens, op datum en het repeterend signaal.
|
Signaal op gegevens |
Signaal op datum |
Repeterend signaal |
Uitleg |
Signalen als een veld een bepaalde waarde heeft.
|
Signalen als een gebeurtenis plaatsvindt. Bij deze signalen is het mogelijk het signaal een aantal dagen voor en na de gebeurtenis te tonen. |
Signaal dat automatisch met een bepaalde frequentie moet terugkomen. |
Voorbeeld |
Een debiteur heeft een te hoog saldo aan openstaande posten of een medewerker is te vaak ziek. |
Een debiteur is 10 jaar klant of een medewerker is binnenkort jarig. |
|
Wanneer |
Wanneer het zich voordoet, m.a.w. wanneer het veld de waarde heeft. Bijvoorbeeld: zo lang een bepaalde debiteur een te hoog saldo heeft. Nadat de debiteur betaald heeft en het saldo hierdoor verlaagd is, wordt het signaal niet meer gegenereerd. |
Vanaf enkele dagen voor de datum t/m enkele dagen na de datum. Bijvoorbeeld: Bij een verjaardag zie je het signaal dus enkele dagen voor de verjaardag t/m enkele dagen er na, zodat je ruim de tijd hebt om het feestvarken te feliciteren. |
Op basis van een in te stellen frequentie. Bijvoorbeeld: Elke maand, op de eerste maandag van de maand. |
Bestemming |
De ontvangers van het signaal. De mogelijkheden:
|
De ontvangers van het signaal. De mogelijkheden:
|
De ontvangers van het signaal. De mogelijkheden:
|
Signaaltekst |
Bij een signaal dat in InSite getoond wordt, bepaal je welke signaaltekst getoond wordt. Bijvoorbeeld: Debiteur X heeft een te hoog saldo, namelijk 1234 euro. |
Je hebt aparte teksten voor, tijdens en na de gebeurtenis. Bijvoorbeeld:
|
Bij een signaal dat in InSite getoond wordt, bepaal je welke signaaltekst getoond wordt. |
Signalen genereren
Het verdient aanbeveling om signalen elke nacht automatisch te genereren. Plan de signalen in als Geplande taak.
Genereer signalen altijd na middernacht, zodat de signalen gebaseerd zijn op de huidige datum. Als je Profit HRM gebruikt, moet je eerst de actuele gegevens bijwerken en daarna de signalen genereren.
De gebruikers kunnen signalen raadplegen via InSite, of ze ontvangen een e-mailbericht met het signaal. Als je signalen aan het testen bent, kun je de signalen ook raadplegen in Profit. Deze functionaliteit is bedoeld voor het testen van signalen tijdens de implementatiefase, niet voor het normale gebruik.
Voorbeeldsignalen in Profit
Profit bevat standaard een groot aantal voorbeeldsignalen. Deze signalen hebben de aanduiding (Profit) in de naam. Je kunt deze signalen niet rechtstreeks toepassen, omdat het hier meegeleverde data betreft. In de praktijk kopieer je de meegeleverde signalen meestal en past ze daarna aan. Het is echter ook mogelijk om een nieuw signaal toe te voegen, gebaseerd op een gegevensverzameling.