Dashboard Inkoop
Dit dashboard biedt inzicht in het inkoopproces. Inzicht in bestellingen, daadwerkelijke ontvangsten en levertijden.
Let op:
Dit dashboard geeft het beste resultaat als je werkt met ontvangsten die gekoppeld zijn aan inkooporders, anders geeft het dashboard een vertekend beeld.
Grafieken op basis van levertijd worden alleen gevuld als de gewenste, toegezegde of afwijkende leverdatum gevuld is.
|
Inhoud |
Inrichting en rekenregels
Voor dit dashboard is geen aanvullende inrichting noodzakelijk.
Instellingen
Het hele werkblad kijkt naar de instellingen bij het veld “Tijd”. Hier bepaal je of je alle inkopen van het huidige kalenderjaar wilt zien of dat je 12 maanden terug wilt kijken.
Het hele werkblad kijkt naar de instellingen bij het veld “Meting”. Hier bepaal je of je alle inkopen in bedragen of aantallen wilt zien
Klik je op details, dan veranderen de grafieken in tabellen.
De leverdatum wordt als volgt bepaald in het gehele dashboard: Als de afwijkende afleverdatum gevuld is, wordt deze gehanteerd. Is deze leeg, dan wordt er gekeken naar de toegezegde leverdatum.Zijn alle leverdatums uit de order leeg, dan vallen we terug op de levertijd die is ingevuld in de eigenschappen van de crediteur en die dagen worden opgeteld bij de orderdatum.
Let op:
Zijn alle leverdatums uit de order leeg, dan kunnen we geen uitspraken doen over de betrouwbaarheid, want er is niets afgesproken.
Rekenregels
Bedrag
Bedragen worden berekend op het regelbedrag.
Aantal
Aantallen is een som van de ingekochte aantallen per regel.
Werkblad Inkopen
In één oogopslag zien wat de inkopen zijn geweest over het lopende jaar of 12 maanden voortschrijdend.
Wat kan je selecteren
Je kunt een keuze maken voor een administratie, crediteur, item, artikelgroep en magazijn. Bij tijd bepaal je of je het lopende jaar wilt zien of 12 maanden voortschrijdend. Bij meting bepaal je of je aantal of bedrag wilt zien. In de weergave kies je voor grafiek of details, waardoor de grafieken veranderen in een detailtabel.
De KPI’s
De totale inkoopwaarde van de periode die je bij de Tijd heb opgeven. Deze wordt ook afgezet tegen diezelfde periode van een jaar ervoor. Je ziet hier (op de gehele pagina) alle gefactureerde bedragen/aantallen gesommeerd.
Grafiek
Trendgrafiek
Je ziet hier de trend van je inkopen. In de grafiek zie je naast de perioden van dit jaar ook de perioden van vorig jaar.
Vrije grafiek
Je kan hier je eigen grafiek opbouwen. Het is een top/flop grafiek. Je bepaalt zelf je dwarsdoorsnede; crediteur, item, inkoper, artikelgroep, magazijn en branche. Je bepaalt ook of je aantal/bedrag wilt zien of het percentage groei ten opzichte van de vorige periode. Binnen de grafiek bepaal je de sortering van hoog - laag of laag-hoog.
Werkblad Lopende orders
In één oogopslag zien wat de ouderdom van de lopende inkooporders zijn.
Wat kan je selecteren
Je kunt een keuze maken voor een administratie, crediteur, item, artikelgroep en magazijn. Bij toon kies je voor week of maand. Bij meting bepaal je of je aantal of bedrag wilt zien. In de weergave kies je voor grafiek of details, waardoor de grafieken veranderen in een detailtabel.
De grafiek
Ouderdomgrafiek
Je ziet hier de trend van de ouderdom van de lopende inkooporders.
Openstaande bedragen grafiek
Je ziet hier de openstaande orders in bedrag.
Werkblad Kortingen
In één oogopslag zien wat de kortingen zijn geweest over het lopende jaar of 12 maanden voortschrijdend.
Wat kan je selecteren
Je kunt een keuze maken voor een administratie, crediteur, item, artikelgroep en magazijn. Bij tijd bepaal je of je het lopende jaar wilt zien of 12 maanden voortschrijdend. Bij meting bepaal je of je aantal of bedrag wilt zien. In de weergave kies je voor grafiek of details, waardoor de grafieken veranderen in een detailtabel.
Grafiek
Je kunt kiezen of je het bedrag aan korting of het percentage of beide wikt zien.
Werkblad Leveranciersbetrouwbaarheid
In één oogopslag zien wat de betrouwbaarheid van de leveranciers is.
Wat kan je selecteren
Je kunt een keuze maken voor een administratie, crediteur, item, artikelgroep en magazijn. Bij tijd bepaal je of je het lopende jaar wilt zien of 12 maanden voortschrijdend. Bij meting bepaal je of je aantal of bedrag wilt zien. In de weergave kies je voor grafiek of details, waardoor de grafieken veranderen in een detailtabel.
De KPI’s
Dit is de gemiddelde levertijd van de orders. Hierbij wordt dus de datum van de order minus de datum van de goederenontvangst gebruikt.
Grafiek
De grafiek geeft je twee inzichten. Bij de afgesproken levertijd selecteer je of je de gemiddelde levertijd wilt afzetten tegen de afspraak die je hebt vastgelegd bij de crediteur of dat je het afzet tegen de leverdatums die je hebt vastgelegd in de orders. Als je de datum gebruikt uit de orders, dan trek ik de orderdatum van de leverdatum uit de order af. Bij deze leverdatum is nu dus géén rekening gehouden met het aantal dagen uit de eigenschappen van de crediteur, omdat er nu expliciet onderscheid wordt gemaakt.
De sortering is op basis van de afwijking tussen de gemiddelde levertijd en de afgesproken levertijd. Deze is ook goed te zien in de details.
Let op:
De leveranciersbetrouwbaarheid wordt gehaald uit alle geleverde orderregels.
Werkblad Te laat
In één oogopslag zien wat er te laat is in het lopende jaar of 12 maanden voortschrijdend.
Wat kan je selecteren
Je kunt een keuze maken voor een administratie, crediteur, item, artikelgroep en magazijn. Bij tijd bepaal je of je het lopende jaar wilt zien of 12 maanden voortschrijdend..
De KPI’s
Percentage te laat
Het totaal aantal regels waarbij de status “Actief” is en de leverdatum kleiner is dan vandaag OF de status “Afgehandeld” is en de goederenontvangstdatum groter is dan de leverdatum. Hier van kunnen we bepalen dat ze te laat zijn. Dit totaal deel je door het totaal aantal orderregels.
Gem. aantal dagen te laat
Als de status “Actief” is en de leverdatum kleiner is dan vandaag, doe je vandaag – de leverdatum. En als de status “Afgehandeld” is en de goederenontvangstdatum groter is dan de leverdatum, doe je de goederenontvangstdatum – de leverdatum. Dit totaal deel je door het totaal aantal orderregels.
Aantal te laat nog te leveren
Tel de orders op waarbij er aan één of meerdere orderregels geen goederenontvangst gekoppeld is en de leverdatum kleiner is dan vandaag.
Grafiek
Verdeling van de leveranciers die te laat leveren
In dit overzicht heb je inzicht in hoe je leveranciers leveren. Je ziet verticaal hoe vaak er te laat geleverd wordt en horizontaal zie je om hoeveel dagen het gemiddeld gaat. De grote van het bolletje bepaald het aantal orders via deze leverancier. Je kijkt dus echt naar outliers, die vooral richting rechtsboven gaan. En hoe groter het bolletje daar wordt, hoe kwalijker.
Let op:
Rechts zie je de details. Ook om welke orders het gaat. Als de order rood is, dan is deze nog niet geleverd en wel al te laat.
Werkblad Compleetheid
In één oogopslag zien of de order in één keer geleverd is.
Let op:
Het is goed om je leverancier te beoordelen op zowel het te laat leveren als het compleet leveren. Op dit werkblad kijken we niet naar deelleveringen (in tegenstelling tot het vorige werkblad). Daardoor kunnen percentages van elkaar afwijken. Hier zie je dus alleen orders die de status “Afgehandeld” hebben.
Wat kan je selecteren
Je kunt een keuze maken voor een administratie, crediteur, item, artikelgroep en magazijn. Bij tijd bepaal je of je het lopende jaar wilt zien of 12 maanden voortschrijdend. In de weergave kies je voor grafiek of details, waardoor de grafieken veranderen in een detailtabel.
De KPI’s
Compleet
Als er aan een inkooporder maar één goederenontvangst gekoppeld wordt deze gerekend als compleet. Dit deel je door het totaal aantal orders.
Te laat
Het totaal aantal orders waarbij de status “Afgehandeld” is en de goederenontvangstdatum kleiner is dan de leverdatum. Hier van kunnen we bepalen dat ze te laat zijn. Dit totaal deel je door het totaal aantal orders.
Grafiek
Compleetheid per leverancier
Je ziet hier bovenstaande berekeningen in een grafiek. De grafiek is gesorteerd op compleetheid. Iemand kan dus heel compleet leveren, maar wel altijd te laat. Of juist altijd op tijd, maar nooit in één keer. In de details zie je ook om welke orders het gaat. En hoeveel keer ze geleverd zijn en hoeveel dagen te laat.
Werkblad ABC Analyse
In drie kleuren zelf diverse overzichten maken.
Wat kan je selecteren
Je kunt een keuze maken voor een administratie, crediteur, item, artikelgroep en magazijn. In de weergave kies je voor grafiek of details, waardoor de grafieken veranderen in een detailtabel.
Grafiek
Bij de ABC analyse worden je resp. inkooprelaties, artikelgroepen of items in de grafiek verdeeld in drie kleuren: van de items die het grootste aandeel van de inkoop vormen aflopend naar de items die het laagste aandeel van de inkoop vormen. Je kan zelf bepalen of je de analyse in bedrag of aantal wilt tonen.
Berekening van het percentage (staven)
• Bedrag: Regelbedrag / totale regelbedrag.
• Aantal: Aantal besteld / totaal aantal besteld
Berekening van de lijn (cumulatief)
De regelbedragen opgeteld bij de vorige en dat iedere keer afgezet tegen het totaal, totdat je op het totaal van 100% komt. Bij de aantallen wordt hier gerekend met het aantal besteld.
Categorie A (donkerblauw)
Hier vallen de belangrijkste resp. inkooprelaties, artikelgroepen of items onder die 80% van de inkoop voor hun rekening nemen. De meest ingekochte items dus.
Categorie B (lichtblauw)
Dit zijn de resp. inkooprelaties, artikelgroepen of items van middelgroot belang die voor 5% en 15% van de inkoop zorgen.
Categorie C (blauw)
Dit zijn de resp. inkooprelaties, artikelgroepen of items die van minder belang zijn. Zij nemen minder dan 5% van de inkoop voor hun rekening.
Autorisatie
Als je geautoriseerd bent voor de InSite-pagina van een dashboard, kun je het dashboard raadplegen.
Zie ook: