Dossier dans InSite
Le dossier a deux applications. Vous utilisez les pièces de dossier pour l'enregistrement et l'archivage des informations, et dans les workflows. Lorsque vous ajoutez une pièce de dossier, commencez toujours par choisir un type de pièce de dossier. Profit lancera automatiquement un workflow approprié, si cela est nécessaire.
Description
Le dossier est entièrement intégré avec Profit InSite :
- Les employés peuvent consulter les pièces de dossier et les pièces jointes dans les pièces de dossier. Une pièce jointe est, par exemple, une facture (relation de vente) ou une fiche de paie (employés).
- Les employés peuvent définir des pièces de dossier avec des informations.
- Les employés peuvent définir des pièces de dossier dans le workflow et en suivre la progression.
- Les employés reçoivent les pièces de dossier qu'ils doivent traiter via le workflow automatiquement dans l'aperçu Mes tâches.
Exemple :
Vous avez passé des accords avec un client que vous avez consignés dans un fichier PDF. Vous avez ensuite envoyé ce fichier par e-mail au client. Vous avez défini fichier PDF comme pièce de dossier du client, afin que vous puissiez toujours le retrouver au niveau du client.
Vous saisissez la plainte d'un client sous la forme d'une pièce de dossier de type Klacht. Ces pièces de dossier sont automatiquement transférées dans un workflow. Le responsable de compte doit traiter la plainte.
Préparation
- Configurer le dossier dans InSite
Dans InSite, vous utilisez de nouveaux affichages que vous devez configurer.
Méthode
- Envoi d'une pièce de dossier
Lors de l'envoi d'une pièce de dossier, vous visualisez automatiquement les seuls champs relatifs à cette pièce de dossier.
- Consultation d'une pièce de dossier et ajout d'une réaction
Vous pouvez consulter une pièce de dossier dans InSite et ajouter éventuellement une réaction.
- Lien d'une destination à une pièce de dossier
Vous pouvez envoyer une pièce de dossier à une destination, par exemple, à une organisation/personne ou à un employé.
- Modifier le type de pièce de dossier pour InSite
Vous pouvez modifier les types de pièces de dossier existants pour utilisation dans InSite. Procédez dans Profit Windows.
- Ajout de champs libres à un type de pièce de dossier
Profit constitue une solution standard pouvant être étendue grâce à la configuration libre. Vous pouvez notamment étendre Profit avec vos propres tableaux, champs et onglets. Cela vaut également pour le dossier dans InSite.
- Formulaires dans le workflow
Si un formulaire est associé à une pièce de dossier, tous ses champs sont ajoutés dans les propriétés de cette pièce dans la partie Généralités et contiennent la valeur telle que spécifiée par le visiteur. Vous ne pouvez pas modifier ces données..
- Gestion du workflow
Lors du traitement de pièces de dossier, vous pouvez utiliser la Gestion de workflow. Un workflow permet de s'assurer que la pièce de dossier parvienne automatiquement dans les tâches de la personne appropriée.