Méthodes d’approbation et de clôture

Cette table vous donne un aperçu des actions possibles pour l’approbation et la clôture. Vous voyez aussi quatre méthodes pour l’approbation et la clôture suivant que vous approuvez ou non pour Profit Payroll.

	Approbation d’un coût réel	Clôture de coût réel	Approbation pour Payroll
Lignes de coût réel	Blocage des lignes de coût réel pour qu’elles ne puissent plus être modifiées ou supprimées.	Transfert des lignes de coût réel vers la facturation du projet.	Transfert des lignes de coût réel vers Payroll. S’applique uniquement aux lignes dont le type d’heures, de coûts ou de travail est configuré pour l’intégration à Payroll.
Accumulation de congés sur la base du coût réel (hors heures de récupération)	Mise à jour des soldes de période (accumulation uniquement !) des employés concernés si cela est défini sous le type de congé. Dans le cas contraire, les soldes de période sont mis à jour lors de la saisie des lignes de coût réel. L’enregistrement s’effectue via Profit HRM.	s.o.	s.o.
Heures de récupération	Mise à jour des soldes de période (accumulation et enregistrement) des employés concernés si cela est défini sous le type de congé. Dans le cas contraire, les soldes de période sont mis à jour lors de la saisie des lignes de déclaration.	s.o.	s.o.
Remarque	Profit exécute cette étape automatiquement si le paramètre de projet Accorder directement est sélectionné. Dans ce cas, Profit bloque les lignes directement après la saisie.	Si la case à cocher Accorder directement est sélectionnée, vous pouvez aussi sélectionner Clôturer directement. Dans ce cas, Profit approuve les lignes de coût réel directement, puis les rend automatiquement facturables.	Profit exécute cette étape automatiquement si la configuration HRM n’est Approuver pour Payroll pas sélectionnée. Dans ce cas, Profit transfère les lignes automatiquement vers Payroll après saisie ou approbation.

Les étapes d’approbation et de clôture se suivent selon une séquence logique. Les deux étapes sont nécessaires pour pouvoir facturer des lignes de coût réel. L’étape Approuver pour Payroll n’en dépend pas. C’est pourquoi vous pouvez exécuter l’étape Approuver pour Payroll à deux moments :

Approbation du coût réel suivie de l’approbation pour Profit Payroll.
Approbation du coût réel et approbation pour Profit Payroll séparées.

Méthode 1 : Approbation du coût réel suivie de l’approbation pour Payroll

Vous approuvez d’abord le coût réel. Seules les lignes de frais approuvées dans le coût réel, peuvent être approuvées pour Payroll. Vous avez ainsi un meilleur contrôle des frais déduits.

Comme vous le voyez dans le schéma, vous pouvez aussi annuler une approbation :

Si vous annulez Accorder calcul a posteriori, Profit débloque les lignes de déclaration concernées. Vos employés peuvent alors à nouveau modifier ou supprimer ces lignes.
L’approbation entraînant la mise à jour des soldes de période, son annulation entraîne également une nouvelle mise à jour (retour à la situation antérieure) de ces soldes de période.
Si vous annulez Approuver pour Payroll alors que les lignes concernées ont déjà été payées, il en résulte un effet rétroactif.

Méthode 2 : Approbations séparées du coût réel et pour Payroll

Vous approuvez le coût réel, mais les lignes de coûts non approuvées peuvent néanmoins être approuvées pour Payroll. Dans cette configuration, les processus d’approbation se déroulent donc indépendamment l’un de l’autre. Il peut alors arriver que vous n’évaluiez une saisie de coûts qu’après son transfert vers Payroll.

Dans la configuration ci-dessous, Profit met à jour les soldes de période pour les heures de récupération, après que vous avez approuvé les saisies d’heures de récupération. L’approbation a donc deux conséquences : les lignes d’heures de récupération sont bloquées et les soldes d’heures de récupération sont mis à jour. Vous conservez ainsi un contrôle optimal des soldes d’heures de récupération.

Cette méthode permet également de mettre à jour les soldes d’heures de récupération lors de l’approbation du coût réel ou directement après la saisie. Il n’y a pas de différence par rapport à la méthode 1. L’annulation d’une approbation n’est pas affichée dans ce schéma.

Méthode 3 : Uniquement approbation pour Payroll

Vous n’utilisez pas l’approbation du coût réel. Cela signifie que vous n’évaluez pas les lignes de coût réel concernant les heures de récupération. C’est pourquoi les soldes de congés au titre des heures de récupération doivent être mis à jour directement après la saisie des lignes de coût réel. Cela doit être configuré dans les propriétés du type de congé Heure de récupération.

Attention:

Si vous n’utilisez pas Accorder calcul a posteriori, les lignes de coût réel peuvent encore être modifiées. Cela signifie que les employés peuvent modifier ultérieurement les saisies sans votre approbation.

Méthode 4 : Absence d’approbation

Vous n’approuvez pas les lignes de coût réel :

Cela signifie que vous n’évaluez pas les lignes de coût réel concernant les heures de récupération. Voir plus loin la méthode 3.
Vous n’évaluez pas non plus les lignes de coût réel à rémunérer. Profit approuve ces lignes automatiquement après leur saisie.