Gegevensverzameling aanpassen voor documentlay-out
Een documentlay-out is gebaseerd op gegevensverzamelingen. Je neemt in elke gegevensverzameling de benodigde velden op en je legt instellingen vast ten aanzien van veldopmaak, filtering en sortering.
|
Inhoud |
Beschrijving
Hieronder zie je een voorbeeld van de gegevensverzamelingen van de documentlay-out. In de kolom Type zie je om wat voor gegevensverzameling het gaat:
Hoofddocument
Het hoofddocument (en de gekoppelde gegevensverzameling) bepaalt welke brieven je kunt maken.
Voorbeeld:
Je wilt een brief voor alle organisaties maken. Je gebruikt een documentlay-out met een gegevensverzameling die gebaseerd is op organisaties.
Als je de actie Keuze verstrekkingswijze gebruikt, dan kun je in één keer een document genereren voor alle organisaties.
Als je alleen een brief wil maken voor Nederlandse organisaties, kun je een filter gebruiken. Je kunt een filter vastleggen in de documentlay-out, dit wordt dan altijd toegepast. Een andere mogelijkheid is om het filter op te geven als je de samenvoegdocumenten daadwerkelijk genereert.
Je kunt de 'hoofdgegevensverzameling' wijzigen (door velden toe te voegen, een filter in te stellen, etc.), maar je kunt deze gegevensverzameling niet vervangen door een andere.
Gegevensverzamelingen voor het dossier
Hiermee kun je velden uit het dossier gebruiken in de documentlay-out, zoals Onderwerp, Instuurdatum, Afzender, etc.
Deze gegevensverzamelingen zijn alleen beschikbaar als je een documentlay-out hebt toegevoegd die is gebaseerd op een lay-out met de naam [Dossier...]. Je kunt deze gegevensverzamelingen wijzigen, maar niet verwijderen.
Administratieparameters
Bij sommige documentlay-outs gebruik je deze gegevensverzameling om administratiegegevens (zoals naam en adres van de administratie) in het samenvoegdocument op te nemen.
Subdocumenten
Je kunt zelf subdocumenten toevoegen, elk subdocument is gebaseerd op een eigen gegevensverzameling. Subdocumenten hebben twee toepassingen.
- Velden in een documentlay-out opnemen die niet in een andere gegevensverzameling staan.
- Lijsten in documenten opnemen. Voorbeelden van lijsten zijn een lijst met openstaande posten of de salarishistorie van een medewerker.
Niet bruikbare gegevensverzamelingen
Als je een nieuwe documentlay-out aanmaakt op basis van een gegevensverzameling, kun je ook kiezen voor een gegevensverzameling met de toevoeging (Documentgenerator). Deze gegevensverzamelingen worden gebruikt door de documentgenerator, maar je kunt deze gegevensverzamelingen niet gebruiken om een nieuwe documentlay-out aan te maken.
Memovelden met opmaak
Je kunt bij bepaalde memovelden opmaak toepassen. Dit geldt bijvoorbeeld voor de toelichting bij een dossieritem, reacties op een dossieritem, opmerkingen bij debiteuren en crediteuren, forecasts, medewerkers, artikelen, verlofaanvragen, etc.
In documenten wordt altijd de opmaak van het document gebruikt, niet van de memovelden. Als een memoveld opmaak bevat, dan zijn er onderwater altijd codes aanwezig zoals sterretjes. Deze codes zullen dan ook in het gegenereerde Word-document verschijnen.
Werkwijze
|
Direct naar |