Importeren organisaties en personen
Je kunt organisaties en personen toevoegen door de gegevens te importeren in Accountancy Lite.
Beschrijving
Je kunt organisaties en personen ook importeren in Accountancy Lite. Je gebruikt deze mogelijkheid bijvoorbeeld als je een adressenbestand hebt gekocht of als je gegevens wilt overnemen die vanuit een andere applicatie geëxporteerd zijn.
Profit zal een achternaam van twee tekens standaard zien als een voorvoegsel. Hierdoor kan de volgende melding optreden: Vul ten minste een achternaam in bij een persoon. Je kunt dit als volgt voorkomen:
- Ga naar: Algemeen / Inrichting / Vrije tabel.
- Open de vrije tabel Voorvoegsels.
- Blokkeer voorvoegsels die overeenkomen met te importeren achternamen. Hierdoor zal de te importeren achternaam niet als voorvoegsel geïmporteerd, maar als achternaam.
Nieuwe organisaties met contactpersonen importeren
Je kunt nieuwe organisaties en de bijbehorende contactpersonen in één keer importeren met de importfunctie Organisatie nieuw of Organisatie nieuw/mutatie. Contactpersonen zijn personen die aan één of meerdere organisaties gekoppeld zijn.
Bij het importeren van (contact)personen kun je direct de autorisatierol meenemen.
Accountancy Lite zal controleren of de te importeren organisatie al bestaat, zodat er geen doublures ontstaan in de database. Accountancy Lite voert deze controle uit door de te importeren organisatie te vergelijken met bestaande organisaties op basis van bijvoorbeeld naam of kamer van koophandel nummer. Je bepaalt zelf welke controle wordt toegepast.
Bij een nieuwe organisatie kan een contact worden toegevoegd met een bestaand persoon, maar er worden geen wijzigingen doorgevoerd in de eigenschappen van de betreffende persoon. Deze situatie geeft geen foutmelding. Raadpleeg Contactpersonen Nieuw/Mutaties.
Import van nieuwe en wijzigingen bij bestaande Organisaties
Het is mogelijk zowel nieuwe organisaties als mutaties bij bestaande in een keer te importeren. Ook Contact(person)en kun je via deze import importeren. Bij het importeren van (contact)personen kun je direct de autorisatierol meenemen.
Eerst controleert Accountancy Lite of de organisatie al bestaat. Je kunt zelf het veld opgeven waarop je wilt controleren. Omdat in deze import, nieuw en mutatie gecombineerd zijn, zijn er bijna geen velden in de veldenlijst verplicht (geel). Daardoor is het mogelijk om alleen de sleutelvelden (de velden waarop gecontroleerd wordt of de organisatie al bestaat) en de velden die aangepast moeten worden, te importeren. De sleutelvelden liggen niet vast, maar zijn instelbaar in de vooringave.
Als er geen bestaande organisatie wordt gevonden die voldoet aan de zoekcriteria, wordt er afhankelijk van de waarde van het veld Nieuwe aanmaken indien niet gevonden actie ondernomen.
Let op:
Als een nieuwe organisatie wordt toegevoegd, moeten alle velden die verplicht zijn bij het aanmaken van een nieuwe organisatie, ingevuld worden. Ook al zijn ze niet geel.
Organisatie (nieuw/mutatie) importeren:
- Ga naar: CRM / Beheer / Import CRM / Organisatie nieuw/mutatie.
- Stel de importopties in.
Let op:
Raadpleeg de informatie bij Velden over de importopties zodat je weet wat de implicaties van de keuze zijn!
- Als je ook Contactpersonen wilt importeren, vink je het veld Contacten toevoegen aan.
- Vervolgens ga je verder met importeren volgens de wizard.
Contacten importeren
Je kunt nieuwe contactpersonen en de bijbehorende personen en organisaties in één keer importeren. Contactpersonen zijn personen die aan één of meerdere organisaties gekoppeld zijn, daarom importeer je ze bij de Import organisaties. Je gebruikt daarvoor de Organisaties Nieuw of de Organisaties Nieuw/Mutaties import. Je kunt nieuwe of bestaande contactpersonen importeren. Het is ook mogelijk Contacten van het type Afdeling of Afleveradres te importeren (zie verder). Bij het importeren van (contact)personen kun je direct de autorisatierol meenemen.
Let op:
Importeer het bestand eerst een keer in een testomgeving.
Omdat je voor de import gebruik maakt van de organisatie import waarmee ook personen en contacten worden geïmporteerd kan het zijn dat velden verplicht zijn die niet direct te maken hebben met het te importeren type, de verplichte velden herken je aan de gele achtergrond. Zo bevat deze import:
- Velden voor organisatie
- Velden voor personen, in de import aangeduid met (Persoon).
- Velden voor contactpersoon, in de import aangeduid met (Contact).
Je voegt de contactpersoon direct toe aan een bestaande of nieuwe organisatie. Vandaar dat ook één of meerdere organisatievelden verplicht zijn. Ook de adresvelden zijn altijd verplicht.
In de import controleer je of een organisatie al bestaat. Het veld waarop je controleert moet zo uniek mogelijk zijn. Naam of Adres zijn vaak niet uniek genoeg waardoor te vaak wordt gemeld dat een organisatie al bestaat, terwijl het niet om dezelfde gaat. Het komt ook voor dat de namen van twee organisaties afwijken terwijl het wel om dezelfde gaat. Dit kan bijvoorbeeld als in de database de volledige naam staat en in het aangeleverde bestand een afkorting. Je kunt daarom het best controleren op Kamer van koophandel-nummer omdat dit een uniek nummer is.
Voorbeeld:
Je hebt een adressenbestand gekocht om een mailing te versturen aan nieuwe prospects. Dit adressenbestand wil je importeren. Het bestand bevat organisaties en contactpersonen. Je wilt alleen de nieuwe organisaties importeren of nieuwe contactpersonen bij al bestaande organisaties of bestaande personen koppelen aan organisaties. De precieze gegevens die aangeleverd worden zijn: organisatienaam, contactpersoon, functie contactpersoon, geslacht contactpersoon, adres organisatie.
Nieuwe contactpersonen en nieuwe organisaties importeren:
- Ga naar: CRM / Beheer / Import CRM / Organisatie nieuw/mutatie.
- Selecteer of je met een bestaande of nieuwe definitie de import wilt uitvoeren.
- Klik op: Volgende.
Je ziet nu een venster met importopties.
- Vink Postadres is adres aan, als het importbestand per organisatie maar één adres bevat.
- Vink Zoek woonplaats bij postcode aan om het veld Woonplaats in het bestand buiten beschouwing te laten en de juiste woonplaats bij de postcode te zoeken. Dit bevordert een consistente spelling en schrijfwijze van de plaatsnamen in de database. Als je deze optie niet gebruikt, kunnen er voor dezelfde plaats meerdere namen in de database komen (bijvoorbeeld Den Haag 's Gravehage, en 's Gravenhage).
- Bij Organisatie vergelijken op selecteer je het veld in het importbestand waarop gecontroleerd moet worden of de organisatie al bestaat. Het veld dat je selecteert wordt ook verplicht in de import.
- Vink Contacten toevoegen aan.
- Bij (Cont.)pers. vergelijken op selecteer je het veld in het importbestand waarop gecontroleerd moet worden of de persoon al bestaat, bijvoorbeeld Naam + geslacht. Als de persoon bestaat, wordt hij toegevoegd als contact aan de organisatie. Als de persoon niet bestaat wordt hij als persoon toegevoegd en als contactpersoon aan de organisatie. Je kunt ervoor kiezen om de contacten altijd nieuw toe te voegen via Altijd nieuw toevoegen, er wordt dan dus niet gekeken of de contacten al bestaan.
Verder kun je vergelijken op de volgende combinaties:
- Burgerservicenummer
- Naam + geslacht
- Naam, geslacht + e-mail werk
- Naam, geslacht + geboortedatum
- Naam, geslacht + mobiel werk
- Naam, geslacht + telefoonnr. werk
- Persoons-Id
Als je bijvoorbeeld kiest voor Burgerservicenummer is de kans klein dat je dubbele contacten toevoegt omdat dit een uniek nummer is. Als je kiest voor Naam + geslacht is deze vergelijking veel minder strikt omdat deze combinatie bij meer personen voor kan komen, denk bijvoorbeeld aan P. de Vries + man.
- Nieuw contact toevoegen (afdeling of afleveradres)
- Klik op: Volgende.
Je vult in dit venster de eigenschappen van het importbestand in.
- Het Bestandstype is afhankelijk van de indeling van het importbestand. Als je hier niet het juiste type selecteert, kan Accountancy Lite de gegevens in het bestand niet inlezen.
- In Bestand opties geef je aanvullende instellingen op voor de indeling van de regels. Je kunt bijvoorbeeld opgeven dat tekenreeksen tussen aanhalingstekens staan, zodat Accountancy Lite de tekenreeksen als één geheel ziet en in één veld plaatst. Als de eerste regel van het bestand veldnamen (labels) bevat, vink je Eerste regel bevat veldnamen aan.
- Klik enkele malen op: Volgende. (Tot je het venster met de velden ziet):
In deze stap koppel je de velden uit het importbestand aan de velden die bekend zijn in Accountancy Lite:
- De velden met gele achtergrond zijn verplicht. Je moet een veld koppelen uit het importbestand, tenzij Accountancy Lite het veld standaard vult (dan staat de waarde 0 of Alg in de kolom Waarde).
- Adresvelden hebben geen gele achtergrond bij organisatie, maar zijn daar wel verplicht.
Als je adressen bij contacten wilt importeren, moet je de adressen ook koppelen bij de contacten.
- Andere velden zijn niet verplicht, maar als je deze koppelt, hoef je de betreffende gegevens later niet handmatig vast te leggen.
- Je koppelt een veld uit het importbestand aan een Accountancy Lite-veld, door het importveld op het Accountancy Lite-veld te slepen en dan los te laten.
Op de (gele) regel met Naam (Organisatie) staat nu de actie Inlezen, omdat Accountancy Lite de waarde van het veld zal inlezen vanuit het importbestand.
- Zoek het veld Land (Adres organisatie) op (verder naar beneden). Zoals je ziet zal Accountancy Lite dit veld vullen met een standaardwaarde. Omdat het om Nederlandse adressen gaat, leg je vast dat Accountancy Lite voor elke importregel automatisch de waarde NL moet gebruiken:
- Selecteer de regel met Land (Adres organisatie).
- Selecteer Vaste waarde.
- Geef de waarde NL op.
- Koppel de adresvelden:
- Straat (Adres organisatie)
- Huisnummer (Adres organisatie)
- Postcode (Adres organisatie)
Welke velden precies verplicht zijn, hangt af van de Land-instellingen.
- Koppel de velden van de persoon, bijvoorbeeld
- Achternaam (Persoon)
- Voornaam (Persoon)
- Zoeknaam (Persoon)
- Geslacht (Persoon)
- Zoek het veldLand (Persoon) op (verder naar beneden). Geef bij dit veld de vaste waarde NL op, net zoals bij Land (Organisatie).
- Koppel de adresvelden van de organisatie ook bij de contactpersoon. Hierdoor importeer je hetzelfde adres bij de organisatie en de contactpersoon.
Ga helemaal naar beneden in de veldenlijst en koppel deze velden:
- Straat (Adres contact)
- Huisnummer (Adres contact)
- Postcode (Adres contact)
- Klik tweemaal op Volgende.
- Vul de omschrijving in. Accountancy Lite bewaart de importdefinitie onder deze naam, zodat je de volgende keer niet alle instellingen opnieuw hoeft vast te leggen.
- Klik op: Volgende.
Accountancy Lite toont een samenvatting van de importdefinitie.
- Klik op: Voltooien.
Afdeling en afleveradres importeren:
- Bij de importopties aangeven dat je contacten vergelijkt op persoons-id.
- Vul Persoon met -20 (Afdeling) of -10 (Afleveradres).
- Vul Soort contact met de waarde AFD of AFL meegeven.
- Importeer de adresvelden bij het contact zodanig dat het betreffende adres herkent wordt. Er kunnen namelijk meerdere afleveradres zijn. Je moet dus naam afdeling, straat, postcode, huisnummer, woonplaats en land ook importeren voor de herkenning van het juiste afleveradres.
Tegelijk een nieuw persoon en een nieuw dossieritem importeren:
Je hebt de mogelijkheid om in Profit een nieuw persoon en een nieuw dossieritem tegelijk te importeren (bijvoorbeeld vanaf een website).
- Zet de autonummering van de persoon uit. Hierdoor kun je een nummer meegeven aan de nieuw aan te maken persoon, vanuit de website. Dit is nodig om straks het dossieritem op in te kunnen sturen.
- Op de website waarvan je de informatie importeert, genereer je een persoonsnummer.
- Aan dit persoonsnummer voeg je met de connector een persoon toe.
- Tenslotte importeer je een dossieritem op dit nummer (persoon).
Import nieuwe personen
Je kunt nieuwe personen in een keer importeren.
Accountancy Lite controleert of een persoon al bestaat door te zoeken op een bepaald veld. Als er een persoon gevonden wordt die voldoet aan de zoekcriteria, wordt er een foutmelding gegeven en de regel wordt niet geïmporteerd.
Nieuwe Personen importeren:
- Ga naar: CRM / Beheer / Import CRM / Persoon nieuw.
Je krijgt nu het vooringave scherm met de importopties.
- Stel de importopties in.
- Vervolgens ga je verder met importeren volgens de wizard.
Import van nieuwe personen en mutaties bij bestaande personen
Je kunt nieuwe personen en mutaties op bestaande personen in een keer importeren.
Accountancy Lite controleert of de persoon al bestaat. Je kunt zelf het veld opgeven waarop gecontroleerd moet worden.
Als er geen bestaande persoon wordt gevonden die voldoet aan de zoekcriteria, wordt er afhankelijk van de waarde van het veld Nieuwe aanmaken indien niet gevonden actie ondernomen.
Omdat in deze import nieuw en mutatie gecombineerd zijn, zijn er bijna geen velden in de veldenlijst verplicht (geel). Daardoor is het mogelijk om alleen de sleutelvelden (de velden waarop gecontroleerd wordt of een persoon al bestaat) en de velden die aangepast moeten worden, mee te geven. De sleutelvelden liggen niet vast, maar zijn instelbaar in de vooringave.
Let op:
Als je een nieuwe persoon importeert, moeten alle velden die verplicht zijn bij het toevoegen van een nieuwe persoon, ingevuld worden. Ook al zijn ze niet geel. Het gaat om de velden Geslacht en Achternaam).
Personen (nieuw/mutatie) importeren:
- Ga naar: CRM / Beheer / Import CRM / Persoon nieuw/mutatie.
Je krijgt nu het vooringave scherm met de importopties.
- Stel de importopties in.
- Vervolgens ga je verder met importeren volgens de wizard.
Personen via import muteren
Je kunt organisatie- en persoonsgegevens wijzigen door de mutaties te importeren. Bij grote aantallen mutaties is dit vaak een snelle methode, waarbij je bijvoorbeeld de volgende werkwijze aanhoudt:
- Je exporteert een weergave met te wijzigen gegevens naar Microsoft Excel.
- Je voert de mutaties door in het werkblad.
- Je bewaart het werkblad als csv-bestand.
- Je importeert het csv-bestand in Accountancy Lite.
Hierdoor hoef je niet elke te muteren organisatie op te zoeken en afzonderlijk te muteren.
Schema
Voorbeeld:
Bij de personen in de ACLDemo-omgeving is het voorkeursmedium niet vastgelegd. Als je dit via het eigenschappenscherm wilt doen, moet je dezelfde handeling honderden keren uitvoeren. Je kunt er echter ook voor kiezen om de code TEL (=telefonisch) van het voorkeursmedium te importeren voor alle personen waarbij nog geen voorkeursmedium is vastgelegd. Vervolgens leg je de afwijkingen vast, als dit nog nodig is.
Als je een bestaande persoon importeert via de mutatie-import, zal Accountancy Lite de gegevens die in Accountancy Lite zijn vastgelegd, overschrijven met de te importeren gegevens. Velden die niet via de import worden aangeboden, worden ook niet overschreven.
Bij deze import moet Accountancy Lite de personen in de database matchen met de gegevens in het importbestand. De makkelijkste manier om dit te doen is door een match op persoonscode: deze codes in Accountancy Lite zijn immers uniek. Als het importbestand is aangeleverd door een derde partij kan het voorkomen dat het importbestand geen persoonscodes bevat. Zoek in die situatie altijd naar een sluitende match. De importwizard heeft bijvoorbeeld de mogelijkheid om te matchen op burgerservicenummer.
In deze case muteer je het veld Voorkeursmedium bij organisaties.
Weergave toevoegen
Bij bepaalde personen is het voorkeursmedium bekend en dit is vastgelegd in Profit. Bij deze personen wil je niets wijzigen. Je wilt alleen personen die in het binnenland gevestigd zijn en bij wie geen voorkeursmedium bekend is , het voorkeursmedium TEL (telefonisch) geven.
Je exporteert in het binnenland woonachtige personen zonder voorkeursmedium naar een Excel-bestand. Hiervoor heb je een nieuwe weergave nodig die ook de velden Land en Voorkeursmedium bevat.
Weergave toevoegen:
- Ga naar: CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon.
- Voeg een weergave toe:
- Vraag de werkbalk Weergaven op met Ctrl+Shift+K, als deze niet getoond wordt.
- Ga naar: Weergaven / Nieuwe weergave....
- Voeg een weergave toe op basis van de weergave Personen.
- Klik op: Volgende.
- Bepaal zelf een naam.
- Klik op: Volgende.
- Vink Alle beschikbare koppelingen weergeven aan.
- Zoek op Land (in de rubriek Adres) en toe aan de gegevensverzameling.
- Voeg ook het veld Voorkeursmedium toe aan de gegevensverzameling.
- Verplaats de velden naar boven.
- Klik op: Voltooien.
Weergave exporteren
Je exporteert alleen de personen waarbij geen voorkeursmedium is vastgelegd naar het Excel-bestand.
Weergave exporteren:
- Vul het volgende snelfilter in:
Land: NL
Voorkeursmedium: []
- Open de eigenschappen van een persoon.
- Ga naar het tabblad: Persoon.
- Je ziet het veld Voorkeursmedium dat je via de import gaat wijzigen. Als je een zoekvenster op dit venster opvraagt, zie je dat de code van de nieuwe (te importeren) code TEL is.
- Keer met Annuleren terug naar de weergave.
- Exporteer de weergave naar Excel.
- Sla het bestand op als csv-bestand (gescheiden door lijstscheidingstekens), bijvoorbeeld als medium.csv. Plaats dit bestand in een map op de C-schijf.
CSV-bestand importeren in Profit
Je importeert het CSV-bestand in Accountancy Lite. Hierbij gebruik je de functie CRM / Beheer / Import CRM / Persoon nieuw/mutatie die de volgende mogelijkheden biedt:
- Muteren van bestaande personen
Hiervoor bied je alleen een sleutelveld van de organisatie aan en de gegevens die je wilt wijzigen. Het sleutelveld is een veld waaraan de persoon herkenbaar is, bij voorkeur de code van de persoon. Alleen dit veld is verplicht tijdens de import.
- Toevoegen van personen die nog niet voorkomen in Accountancy Lite.
Hiervoor moet je alle velden aanbieden die bij het toevoegen van een persoon verplicht zijn. De importwizard toont echter alleen het sleutelveld als verplicht veld met een gele achtergrond.
Je kunt in de importwizard bepalen dat je alleen bestaande organisaties wilt muteren, om te voorkomen dat je per ongeluk organisaties toevoegt.
CSV-bestand importeren in Profit:
- Ga naar: CRM / Beheer / Import CRM / Persoon nieuw/mutatie.
- Selecteer de importactie Import via nieuw aan te maken definitie.
- Klik op: Volgende.
- Selecteer Persoons-Id in Persoon vergelijken op.
Hiermee gebruik je de persoonscode als sleutelveld. Dit veld zal als verplicht veld met een gele achtergrond getoond worden in de veldenlijst.
- Vink Nieuwe pers. aanmaken indien niet gevonden uit. Je wilt immers geen nieuwe personen toevoegen op basis van het importbestand.
- Klik op: Volgende.
- Selecteer het importbestand en vul een log-bestand in. Neem verder de onderstaande instellingen over.
- Klik op: Volgende.
- Sleep het veld Nr.. op Persoon ( Persoon ).
- Selecteer het veld Voorkeursmedium.
- Stel de vaste waarde TEL in.
- Klik enkele keren op Volgende.
- Vul de omschrijving Mutatie-import personen medium voor de importdefinitie in.
- Voer de import uit.
Resultaat controleren
Je controleert of de code bij de door jou geselecteerde personen inderdaad gewijzigd is.
Resultaat controleren:
- Ga naar: CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon.
Verkooprelatie en organisatie importeren
Als je een nieuwe verkooprelatie toevoegt, zal Accountancy Lite ook een nieuwe organisatie of persoon toevoegen. Bij het importeren gebruikt Accountancy Lite dezelfde methode. Je kunt met dezelfde functie nieuwe records importeren of bestaande records wijzigen.
Let op:
Er zijn aparte functies voor het importeren van verkooprelaties-personen en verkooprelaties-organisaties.
Tijdens de import controleert Accountancy Lite of organisatie en verkooprelatie al bestaan. Hierbij kunnen zich de volgende situaties voordoen:
- Nieuwe organisatie en verkooprelatie
Accountancy Lite voegt een organisatie en een verkooprelatie toe en koppelt deze aan elkaar.
- Bestaande organisatie en bestaande verkooprelatie
Als zowel de organisatie als de verkooprelatie al bestaan, worden deze niet toegevoegd.
- Nieuwe verkooprelatie, maar bestaande organisatie
De organisatie is al bekend in Accountancy Lite, dus deze zal niet worden toegevoegd. Als de verkooprelatie niet bekend is, zal Accountancy Lite deze toevoegen en koppelen aan de bestaande organisatie.
Accountancy Lite voegt alleen nieuwe verkooprelaties of organisaties toe, als je dit aangeeft in de importinstellingen. Zo niet, dan vindt alleen mutatie-import plaats.
Nieuwe organisaties met contactpersoon importeren:
- Ga naar: CRM / Beheer / Import CRM / Verkooprelatie (organisatie).
- Geef aan of je met een bestaande of nieuwe definitie de import wilt uitvoeren.
- Klik op: Volgende.
Je ziet nu een venster met importopties.
Je bepaalt hier de manier waarop Accountancy Lite controleert of een organisatie, verkooprelatie of contact al bestaat in Accountancy Lite. De betreffende velden zullen verplicht zijn bij het leggen van koppelingen tussen importvelden en Profit-velden.
Contacten importeren bij verkooprelaties
Je kunt bij een verkooprelatie ook contacten importeren. Daarvoor vink je de optie Contacten toevoegen aan in de Verkooprelatie-import. Op dat moment kun je kiezen waarop Accountancy Lite moet controleren om te voorkomen dat één persoon meermaals aan de database toegevoegd wordt. Je kunt bijvoorbeeld laten controleren op Persoons-ID of Burgerservicenummer. Je kunt vervolgens ook Nieuwe (contact)persoon aanmaken indien niet gevonden aanvinken. Daarnaast is het mogelijk om autorisatierollen, afleveradressen en afdelingen te importeren als contact.
Contacten importeren bij verkooprelaties:
- Ga naar: CRM / Beheer / Import / Verkooprelatie (organisatie).
- Selecteer de importactie, bijvoorbeeld Import via nieuw aan te maken definitie.
- Klik op: Volgende.
Je komt nu in het scherm met opties voor deze specifieke import.
- Neem onderstaande gegevens over:
- Selecteer bij (Cont.)pers. vergelijken op de optie Nieuw contact toevoegen (afdeling of afleveradres) als je afleveradressen en afdelingen wilt importeren. In de importdefinitie kun je vervolgens het veld Soort contact vullen met AFL voor afleveradressen en AFD voor afdelingen.
Let op:
Afdelingen kunnen alleen geïmporteerd worden bij verkooprelaties van het type Organisatie, bij verkooprelaties van het type Persoon is dit niet mogelijk.
- Voltooi de importwizard.
Adrescorrecties verkooprelaties importeren
De mutatie-import van een adres werkt als volgt bij verkooprelaties (organisaties):
- Bij het importeren van een adres zonder verhuisdatum wordt het betreffende adres overschreven.
- Bij het importeren van een adres met een verhuisdatum wordt een nieuwe regel in de adreshistorie toegevoegd.
|
Direct naar |