Inrichten Verwijderen personen, medewerkers en relaties met mutaties

Als je persoonsgegevens gaat verwijderen/anonimiseren, moet je dit eerst inrichten.

Autoriseren

Het verwijderen van personen, inkooprelaties, etc. is onherroepelijk. Er is ook geen logging van. Houd hier rekening mee als je de menukeuzes autoriseert.

Voeg eventueel ook een workflow toe via welke de opdracht of aanvraag om persoonsgegevens te verwijderen, moet verlopen. Zo zorg je ook voor een controle op het al of niet verwijderen en voorkom je dat het verwijderen een eenmansactie wordt.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Menu.
3. Ga naar: Algemeen / Beheer / Persoonsgegevens.
4. Autoriseer de menukeuzes:
   • Persoonsvelden
   • Verwijderen inkooprelaties
   • Verwijderen verkooprelaties
   • Verwijderen personen
5. Sla de wijzigingen op.

Gegevensfilter instellen

Stel de gegevensfilters in zodat geblokkeerde personen (en hun dossiers) niet meer zichtbaar zijn.

1. Voeg gegevensfilters in de Autorisatie tool toe met en zonder geblokkeerde medewerkers.

   

2. Autoriseer deze voor iedereen en het filter met de geblokkeerde medewerkers voor de gebruiker die de persoonsgegevens gaat verwijderen.

   

   (Via tabblad Autorisatie / HRM / Medewerker / Medewerker (MSS) / Filters).

De geblokkeerde inkooprelaties en verkooprelaties filter je via Ordermanagement of Financieel.

Zie ook:

• Autorisatie met gegevensfilter

Weergave aanpassen

Voeg een eigen weergave toe in CRM / Organisatie/personen, gebaseerd op de Personen-weergave.

Voeg daarin toe het veld Gewijzigd toe. Hiermee kun je snel de zojuist gewijzigde of verwijderde medewerker terug te kunnen vinden, mocht deze niet in z'n geheel verwijderd zijn.

Workflow maken

Voeg eventueel een workflow toe via welke (via InSite en/of OutSite) de opdracht of aanvraag om persoonsgegevens te verwijderen, moet verlopen. Zo zorg je ook voor een controle op het al of niet verwijderen en voorkom je dat het verwijderen een eenmansactie wordt.

Zie ook:

• Workflow bouwen

Anonieme, geblokkeerde persoon/in- of verkooprelatie toevoegen

Als je persoonsgegevens gaat verwijderen/anonimiseren, voeg je eerst één 'anonieme' persoon toe waaraan Profit de niet te verwijderen gegevens gaat toevoegen. De persoon moet geblokkeerd worden.

Dit doe je ook voor inkoop- en verkooprelaties (van het type persoon).

1. Ga naar:
   • CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon voor een nieuwe anonieme persoon
   • CRM / Organisatie/persoon / Verkooprelatie voor een nieuwe verkooprelatie van het type persoon
   • CRM / Organisatie/persoon / Inkooprelatie voor een nieuwe inkooprelatie van het type persoon.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer Persoon.
4. Klik op: Volgende.
5. Voeg bij Naam de naam van de anonieme persoon (verkooprelatie/inkooprelatie) toe. Geef de persoon een herkenbare naam. Bijvoorbeeld Anoniem Persoon, Anonieme Debiteur, Anonieme Crediteur.
6. Verwijder de vink bij Autonummer nieuw persoon.
7. Vul een specifieke code in waaraan je direct kunt zien dat het niet om een gewone persoon, etc. gaat. Bijvoorbeeld **** of 0000.
8. Voeg eventueel een bestaand algemeen mailadres toe. Mocht er iets gemaild worden naar deze persoon, dan kun je hierop controleren.
9. Vul een adres in, bijvoorbeeld jullie eigen adres.
10. Vul de verplichte velden als die er zijn.
11. Klik op: Volgende.
12. Selecteer Nieuwe persoon als je de melding krijgt dat er al overeenkomstige gegevens zijn.
13. Klik op Volgende tot je kunt voltooien.
14. Vul de verplichte velden.
15. Klik op: Voltooien.
16. Open de eigenschappen van de persoon / inkooprelatie / verkooprelatie.
17. Bij persoon:
    • Ga naar het tabblad: Algemeen.
    • Vink Geblokkeerd aan.
    • Klik op OK bij de melding.
18. Bij inkooprelatie / verkooprelatie:
    • Ga naar het tabblad: Organisatie/persoon.
    • Vink Volledig blokkeren, niet meer zichtbaar aan.
    • Ga naar het tabblad: Debiteur / Crediteur.
    • Vink Is debiteur / Is crediteur aan, als je dit bij het toevoegen nog niet gedaan hebt.
19. Vul de verplichte velden.
20. Sla de wijzigingen op.

Uiteindelijk heb je voor alle drie de specifieke gegevens en voor personen zonder specifieke gegevens een anonieme versie.

Vrije velden kenmerken als Privacygegevens

Als je vrije velden hebt, is het verstandig daarbij aan te geven of het privacygevoelige persoonsgegevens betreft of niet. Zodra je dit hebt ingevuld zie je het vrije veld ook terug in het overzicht van de persoonsvelden. Daarmee maak je je overzicht compleet, bijvoorbeeld voor als je controle krijgt voor de AVG. Ook de rapporten, weergaven, etc. waarin je het veld hebt gebruikt zie je zodoende terug en kun je eventueel wijzigen.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool.
2. Open de tabel met gegevens. Bijvoorbeeld via Medewerker / Medewerker.
3. Open de eigenschappen van het vrije veld.
4. Ga naar het tabblad: Veld eigenschappen.
5. Vink Veld bevat privacygevoelige persoonsgegevens aan.
6. Vul bij Beschrijving o.a. het doel in waarvoor je dit gegeven registreert.

   

   Klik op: OK.

Zie ook

• Verwijderen/anonimiseren relaties en personen met mutaties