Persoon

Als je een persoon toevoegt stel je eerst vast om wat voor type persoon het gaat. Een fiscale cliënt via fiscaal en een inkoop- of verkooprelatie via Ordermanagement. Er ontstaat automatisch een gekoppelde persoon. Je kunt personen ook als zodanig vastleggen via CRM, dan heb je nog geen koppeling naar een inkoop- of verkooprelatie of fiscale cliënt.

Inhoud

Video

Beschrijving

Je kunt organisaties en personen op twee manieren toevoegen:

via organisatie (of persoon) waarbij je de type-gegevens later toevoegt
via het juiste type organisatie of persoon

De eerste manier start bij de functie Organisatie of Persoon. Op deze manier voeg je organisaties en personen toe, zonder gebruik te maken van een van de specifieke typen. De doelgroep van mogelijke nieuwe klanten, bestaat uit dit soort organisaties zonder type.

Je kunt zowel in InSite als in Profit organisaties en personen toevoegen.

Je benadert deze organisaties en personen bijvoorbeeld in het kader van marketingacties, maar je gebruikt deze nog niet in andere processen in Accountancy Lite. Zodra je aan een organisatie een offerte toevoegt, zet je de organisatie om naar een verkooprelatie. Dit betekent dat je op het moment dat een organisatie 'zonder type' om een offerte vraagt, je extra gegevens moet invullen. Op dat moment wordt de organisatie een verkooprelatie met de status Prospect.

De tweede manier om een organisatie of persoon toe te voegen, start bij het specifieke type. Als je een Verkooprelatie of Inkooprelatie toevoegt, voegt Accountancy Lite automatisch een organisatie toe. Als je een Medewerker toevoegt, voegt Accountancy Lite automatisch een persoon toe.

Voorbeeld:

Een nieuwe klant heeft iets bij je gekocht. Een klant is een verkooprelatie en die voeg je toe via menufunctie Verkooprelatie in Profit Ordermanagement of Profit Financieel. Je vult via de wizard eerst de organisatiegegevens in en vervolgens de aanvullende gegevens van het type Verkooprelatie.

Een contactpersoon bij een organisatie voeg je toe bij een organisatie. Als je een contactpersoon toevoegt, wordt deze als persoon geregistreerd.

Afhankelijk van het type persoon dat je toevoegt, moet je specifieke velden invullen. Je kunt instellen dat je deze velden direct wilt invullen bij het toevoegen van een persoon (zie Instellingen organisatie en personen). Als je ze niet in de wizard toont, dan kun je deze later alsnog via de eigenschappen invullen.

Werkwijze

Persoon toevoegen
Persoon blokkeren

Persoon toevoegen

Personen voeg je toe in de module waarbij ze horen zodat je meteen de juiste informatie vastlegt. Voordat je een persoon toevoegt moet je dus eerst vaststellen wat voor type persoon het is. Als je een verkooprelatie toevoegt doe je dat in Profit Ordermanagement een debiteur leg je vast in Profit Financieel, je legt dan in één keer de persoon en de verkooprelatie vast. Hetzelfde geldt voor de inkooprelatie. Als je niet weet wat voor type persoon het is voeg je de persoon toe in Profit CRM. Als je in Profit CRM een persoon toevoegt leg je alleen de algemene gegevens vast. Bij het direct toevoegen van bijvoorbeeld een medewerker in Profit HRM vul je eerst de algemene persoonsgegevens in en daarna automatische in dezelfde wizard de specifieke medewerkergegevens.

Afhankelijk van het type voeg je een Persoon toe via:

Verkooprelatie: Ordermanagement / Verkoop / Verkooprelatie

Deze specifieke aanvullende velden kun je direct tonen bij het toevoegen van een persoon. Als je de aanvullende velden niet in de wizard ziet , kun je ze na het toevoegen van de persoon, invullen in de eigenschappen.

Persoon toevoegen:

Ga naar: CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon.
Klik op: Nieuw.
Accountancy Lite start de wizard voor het toevoegen van een persoon.
Selecteer Persoon.
Klik op: Volgende.
Je vult nu de algemene persoonsgegevens in.
Vul bij het veld Naam de uitgebreide persoonsnaam met aanhef in.
Let op:

Houd de volgende invulmethode aan: de heer of mevrouw, voorletters met punten, voorvoegsel met kleine letters, achternaam met hoofdletter.

Op deze manier verdeelt Accountancy Lite de invoer direct over de invoervelden, nadat je op de Tab-knop of Enter drukt. Als je dit goed doet, bespaar je veel tijd.

Dus: 'mevr G. van Enter-Hovink' of 'dhr C. Ansink'.

Voorbeeld: Snelinvoer persoon België

In België is het voorvoegsel onderdeel van de achternaam. Dit heeft gevolgen voor de sortering op achternaam omdat Profit tijdens het toevoegen van een persoon het voorvoegsel afsplitst van de achternaam. Als je nu in een Belgische administratie (in de eigenschappen van de administratie heeft het veld Land wetgeving de waarde BE) een persoon aanmaakt met de naam 'Coen van den Kadrie' wordt de achternaam 'van den Kadrie'. Als het voorvoegsel met een hoofdletter begint, bijvoorbeeld 'Karin Van der Meijden', wordt de achternaam 'Van der Meijden'.
Vul de Zoeknaam in.
Controleer de velden Voorletters, Voornaam, Voorvoegsel', Achternaam en Roepnaam en pas deze eventueel aan.
Vink Geboortenaam apart vastleggen aan om de geboortenaam te registreren.
Let op:

Voor Medewerkers en Cliënten IB is dit verplicht.
Klik rechts naast het veld Adres op de zoekknop om een nieuw adres toe te voegen.
Let op:

Accountancy Lite controleert op dubbele invoer: je krijgt een melding als de database al een persoon bevat met dezelfde naam of hetzelfde adres.
Vul de telefoon- en e-mailvelden waar mogelijk. Je kunt hier ook de gegevens van het werk noteren.
Vink eventueel Vul aanvullende velden persoon in aan, als je deze optie kunt selecteren.
Klik op: Volgende.
Vul de Titulatuur/correspondentie-velden in.
- Titel/aanhef: Kies de aanhef waarmee de persoon aangesproken/aangeschreven moet worden. Standaard wordt de Algemene aanhef ('de heer' en 'mevrouw') voorgesteld. Je kunt hier ook een aanhef op grond van een titel selecteren.
- Tweede titel: Bij een dubbele titel kun je bovendien dit veld gebruiken.
- Correspondentie: Laat dit veld leeg als de persoon geen correspondentie wenst te ontvangen;
- Voorkeurmedium
Vul de extra communicatiegegevens in.
Klik op: Volgende.
Vul de Persoonsgegevens in en eventuele opmerkingen.
Klik op: Voltooien.

Controle op dubbele personen in de database:

Accountancy Lite controleert bij het toevoegen van een persoon altijd of deze al voorkomt.

Ga naar: CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon.
Klik op: Nieuw.
Accountancy Lite start de wizard voor het toevoegen van een persoon.
Selecteer Persoon.
Klik op: Volgende.
Vul bij het veld Naam de naam van de persoon in.
Verlaat het veld met Tab.
Accountancy Lite constateert dat de persoon al in de Accountancy Lite -database staat en zal dit melden.
Bepaal hoe je wilt doorgaan:
- 'Nieuwe persoon': De persoon wordt nu direct toegevoegd, zonder verder controle. Let op: je riskeert een dubbele invoer!
- 'Toon resultaten': Er verschijnt een nieuwe weergave met mogelijk overeenkomende personen. Controleer of de persoon die je probeert aan te maken al bestaat. Klik op de regels en let goed op de naam- en adresgegevens.
- Zie je de persoon die je wilde invoeren in deze weergave? Klik op Annuleren.
- Komt de persoon die je wilde invoeren níet voor in de weergave? Klik op Annuleren.
- 'Annuleren': Je keert terug naar het invoerscherm.
Je keert nu terug in het venster Persoon toevoegen.

Zie ook