Verwijderen/anonimiseren personen en relaties met mutaties

Je kunt personen, medewerkers en inkoop- en verkooprelaties (van het type persoon) die mutaties hebben, massaal verwijderen of anonimiseren.

Dit doe je bijvoorbeeld om tegemoet te komen aan de wet AVG die stelt dat je persoonsgegevens niet langer mag bewaren dan het doel waarvoor ze verzameld zijn, vereist.

Gebruik het stappenplan om je bestaande Profit omgeving klaar te maken voor de AVG. De wet is per 25 mei 2018 van toepassing. Het geschikt maken van je omgeving volgens het stappenplan is een eenmalige actie. Als je voldoet aan de AVG kun je vervolgens periodiek je gegevens opschonen volgens het overzicht dat je zelf maakt.

Doel en bewaartermijn

Je bepaalt als organisatie zelf hoe lang je persoonsgegevens wilt bewaren. De wet AVG bepaalt dit niet. Andere wetten zeggen daar wel iets over. Voor de Belastingdienst moet je facturen e.d. bijvoorbeeld zeven jaar bewaren.

Maak zelf een overzicht van hoe lang je welk persoonsgegevens (inkoop-/verkooprelaties, Cliënten IB, medewerkers, etc.) voor het doel waarvoor ze verzameld zijn, wilt behouden. Ze mogen niet langer bewaard worden dan nodig.

Persoonsgegevens stapsgewijs verwijderen

In Profit is een persoon bijna altijd nog iets anders dan alleen een persoon. Een persoon kan ook een inkooprelatie, verkooprelatie, cliënt IB, medewerker, gebruiker, etc. zijn met daaraan gekoppelde specifieke gegevens.

Bij het verwijderen van een verkooprelatie haalt Profit alleen de specifieke gegevens van verkooprelaties weg. De andere specifieke gegevens verwijdert Profit niet. Verwijder je bijvoorbeeld verkooprelatie Arend Willig, dan blijft persoon Arend Willig nog bestaan.

Het is dus belangrijk eerst de specifieke gegevens te verwijderen en daarna pas de persoon. De te verwijderen persoon wordt ook pas zichtbaar bij het verwijderen als er geen andere koppelingen meer zijn.

Als het niet mogelijk is om de bijbehorende persoon te verwijderen, worden de daaraan gekoppelde gegevens verplaatst naar één persoon die je speciaal hiervoor toevoegt. Bijvoorbeeld 'Anoniem Persoon'.

Dossieritems, vrije contactbestanden en vrije velden worden niet altijd verwijderd, maar in een aantal gevallen verplaatst naar de anonieme persoon/relatie. Bijvoorbeeld dossieritems waarbij ook een andere bestemming dan de te verwijderen persoon/medewerker/relatie bij betrokken is. Mocht blijken dat daar nog teveel informatie aanwezig is, dan kun je dit vervolgens nog verwijderen.

Overige persoonsgegevens

Het is mogelijk Cliënten IB en Vpb massaal, inclusief de bijbehorende persoonsgegevens te verwijderen via de beheerfunctie in Profit Fiscaal.

Medewerkers en gebruikers kun je ook apart verwijderen.

Inkoop-, verkooprelaties en contactpersonen zonder mutaties kun je verwijderen via Verwijderen inkoop- en verkooprelaties zonder mutaties.

Voorbereiding

• Stappenplan Klaar voor de AVG
• Inrichten Verwijderen personen en relaties met mutaties

Werkwijze

• Gebruik van privacygevoelige velden raadplegen
• Overzicht 'wanneer wat verwijderen' maken
• Verwijderen/anonimiseren inkoop- en verkooprelaties
• Verwijderen ongekoppelde personen met mutaties
• Anonieme persoon/medewerker/relatie raadplegen