Verwijderen inkoop-/verkooprelaties met mutaties
Je kunt inkoop- en verkooprelaties (van het type persoon) die mutaties hebben massaal verwijderen of anonimiseren. Bij het verwijderen zie je alleen de inkoop- en verkooprelaties waarbij in de laatste 7 jaar geen mutatie heeft plaatsgevonden. Als mutatie geldt de boekstukdatum van de journaalpost.
|
Inhoud |
Specifieke gegevens inkoop-/verkooprelatie raadplegen
In Profit is een inkoop/verkooprelatie altijd ook een persoon. Daarnaast kunnen er nog andere specifieke gegevens zijn, zoals gebruiker, medewerker, cliënt IB, etc. Dit noemen we koppelingen.
Voordat je gaat verwijderen is het verstandig na te gaan welke koppelingen een inkooprelatie/verkooprelatieheeft.
Specifieke gegevens (koppelingen) raadplegen:
- Ga naar: CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon.
- Open de gewijzigde weergave Personen waarin ook de andere specifieke gegevens zichtbaar zijn.
Hier zie je de personen en welke specifieke gegevens per persoon zijn toegevoegd.
Een persoon kan ook nog een contactpersoon bij een organisatie zijn. Dit is ook in de wizard Verwijderen personen niet zichtbaar. Wel zie je bij contactpersonen die in OutSite op de portal kunnen inloggen het veld Gebruiker aangevinkt.
- Filter op verkoop- of inkooprelaties. Je ziet dat de debiteur ook een gebruiker kan zijn als deze toegang heeft tot het klantportaal/OutSite.
- Klik eventueel op CTRL + Shift + B om de geblokkeerde personen te tonen. Als je vervolgens nog geen geblokkeerde personen kunt zien, ben je hiervoor mogelijk niet geautoriseerd.
- Open de persoon.
- Ga naar het tabblad: Contacten.
Als deze persoon ook contact is bij een of meerdere organisaties kunnen er nog andere specifieke gegevens zijn opgeslagen. Open de eigenschappen van het contact en raadpleeg de gegevens.
- Ga naar het tabblad: Koppelingen.
Hier zie je nogmaals waar de persoon specifieke gegevens bij heeft.
- Klik op de debiteurgegevens of crediteurgegevens.
Het is niet mogelijk om naar de specifieke gebruikersgegevens te gaan. Deze moeten via de Autorisatie tool verwijderd/aangepast worden.
- Raadpleeg het tabblad: Dossier.
- Raadpleeg de overige gegevens. Bijvoorbeeld recente mutaties die nog niet gejournaliseerd zijn.
- Vink eventueel het vrije veld Niet verwijderen aan op het vrije tabblad, als blijkt dat in het dossier gegevens staan die bewaard moeten blijven.
- Vul eventueel in het vrije veld Doel niet verwijderen in waarom je de gegevens toch niet verwijdert. Hier kan bij controle voor de AVG naar gevraagd worden.
- Klik op: OK. Je komt nu weer in de persoonsgegevens.
- Als er geen reden is om de relatie te bewaren kun je ook het veld Geblokkeerd in de eigenschappen vinken.
Hiermee zorg je ervoor dat je tijdens het filteren op te verwijderen personen, aan de instelling bij Geblokkeerd kunt zien dat je deze inderdaad wilt verwijderen.
Verwijderen Inkoop-/verkooprelaties
Je kunt inkooprelaties en verkooprelaties van het type persoon verwijderen. Er kunnen andere gegevens gekoppeld zijn, zoals 'Deelnemer bij evenement' die niet verwijderd mogen worden. In die gevallen vervangt Profit in de koppeling de persoonsgegevens door andere persoonsgegevens, en wel van de specifieke anonieme, geblokkeerde inkooprelatie/verkooprelatie die je hebt toegevoegd.
- Ga naar:
- Algemeen / Beheer / Persoonsgegevens / Verwijderen verkooprelaties
- Algemeen / Beheer / Persoonsgegevens / Verwijderen inkooprelaties.
- Selecteer bij Vervangen door de anonieme, geblokkeerde debiteur/crediteur van het type persoon, die je hebt toegevoegd en waaraan je eventueel niet te verwijderen gegevens wilt koppelen.
- Klik op: Volgende.
Je ziet alleen de relaties waarbij de laatste 7 jaar geen mutatie of nooit een mutatie heeft plaatsgevonden.
- Filter eventueel. Bijvoorbeeld op geblokkeerd of niet. Of vóór een datum waarop de gegevens voor het laatst gewijzigd zijn (zodat je niet de juist vandaag toegevoegde verkooprelaties verwijdert).
- Druk op de sneltoets Ctrl+S en vervolgens op Ctrl+A om alle inkoop- of verkooprelaties te selecteren die je wilt verwijderen
- Klik op: Voltooien.
De taak wordt verwerkt via de wachtrij.
Een verkooprelatie en inkooprelatie waarbij geen andere specifieke gegevens zijn gevuld, wordt met persoon en al verwijderd.
Als er wel andere specifieke gegevens (koppelingen) waren gevuld, verwijdert/anonimiseert Profit alleen de verkooprelatiegegevens. De andere specifieke gegevens moet je apart verwijderen en eventueel daarna nog de persoon.