Inkoopfactuur boeken
Je boekt het hele factuurbedrag in een inkoopdagboek op één tegenrekening (bijvoorbeeld een kostenrekening).
|
Inhoud |
Inkoopfactuur boeken
Je vult het brutofactuurbedrag (inclusief btw), het nettobedrag (exclusief btw) en de btw-code in. De btw-code bevat het btw-percentage waarmee Accountancy Lite de btw berekent. Het bedrag gaat via de btw-code automatisch mee in de btw-aangifte.
Als je de eerste boekingsregel hebt ingevuld, berekent Accountancy Lite direct het btw-bedrag. Als het netto regelbedrag plus het btw-bedrag gelijk is aan het brutofactuurbedrag, heb je alle gegevens ingevuld. Accountancy Lite voegt dan direct een boekingsregel toe voor de btw en je kunt de boeking voltooien. Als je een ander bedrag hebt ingevuld, kun je de boeking nog niet afronden en moet je het kostenbedrag uitsplitsen.
Bij inkopen maak je gebruik van een factuurnummer en een boekstuknummer:
- Boekstuknummer
Het originele factuurnummer dat door de leverancier op de inkoopfactuur wordt vermeld. Accountancy Lite schrijft dit originele factuurnummer weg als betalingskenmerk in het betaalbestand bij het automatisch betalen van crediteuren. Het nummer kan en mag meerdere keren voorkomen, zo bestaat de mogelijkheid dat je aan het begin van het jaar bijvoorbeeld meerdere keren factuurnummer 2016003 ontvangt.
- Factuurnummer
Het eigen volgnummer voor binnengekomen facturen. Dit is een uniek nummer en kan dus ook maar één keer voorkomen in de administratie. Zelfs over 20 jaar wordt het nummer nog niet vrijgegeven voor hergebruik (tenzij je in de komende 20 jaar hebt besloten om alles opnieuw in te richten). Accountancy Lite kan dit nummer automatisch bepalen op basis van de factuurteller (is gekoppeld aan het dagboek). Je kunt het gegenereerde factuurnummer eventueel nog wijzigen.
Inkoopfactuur boeken:
- Ga naar: Financieel / Boeken / Dagboek.
- Controleer Boekjaar en Periode. Dit zijn het boekjaar en de periode waarin je de mutatie boekt.
- Selecteer het inkoopboek.
- Klik op: Voltooien.
Je ziet nu de boekingslay-out van het dagboek.
- Gebruik als Datum boeking altijd een datum (binnen de geselecteerde periode) waarop de boeking betrekking heeft.
Je kunt de factuurdatum aanpassen door middel van de actie Factuurdatum. Het wijzigen van de factuurdatum zorgt er onder andere voor dat de vervaldatum van de factuur opnieuw wordt berekend. In onderstaand voorbeeld wordt de mutatie vastgelegd in periode 1 ondanks dat de factuurdatum in periode 2 ligt.
- Vul (een deel van) de zoeknaam van de crediteur in bij Zoekhulp of selecteer de crediteur in Rekening.
Als de (gedeeltelijk) ingevulde zoeknaam uniek is, dan stelt Accountancy Lite automatisch de crediteur voor. Als er meerdere crediteuren zijn die het ingevulde gegeven als zoeknaam bevatten, dan toont Accountancy Lite een weergave waarin je de crediteur selecteert. Als de zoeknaam niet voorkomt in Accountancy Lite, dan kun je in de kolom Rekening zoeken naar een crediteur.
Als de crediteur nog niet vastgelegd is in Accountancy Lite, voeg je deze direct toe met de actie Nieuwe inkooprelatie. Dit is niet mogelijk als het veld Rekening al een waarde heeft.
- Vul het originele factuurnummer van de inkoopfactuur in bij Factnr. Crediteur (ook wel Boekstuknummer).
Dit nummer wordt bij het automatisch betalen van de factuur opgenomen bij Omschrijving.
In de kolom Factuurnummer wordt automatisch de interne factuurnummer voorgesteld. Interne factuurnummers zijn uniek en worden gebruikt bij zowel debiteuren als crediteuren. Als er geen factuurnummer verschijnt dan is de teller voor de interne factuurnummers niet aanwezig of niet gekoppeld aan het dagboek Inkoop.
- Vul het volledige factuurbedrag (inclusief btw) in bij Factuurbedrag. Als je een creditnota wilt invoeren, dan kun je het creditbedrag in de kolom Kostenbedrag ingeven.
- De door Accountancy Lite bepaalde vervaldatum kan in de boekingsregel opgenomen zijn, je kunt deze datum aanpassen.
Als je de factuurdatum wijzigt via de actie Factuurdatum, zal Accountancy Lite de vervaldatum automatisch opnieuw berekenen.
- Druk op: Enter.
Accountancy Lite voegt een kostenregel toe.
- Als de crediteur een vaste tegenrekening heeft, neemt Accountancy Lite deze over in de boekingsregel. Anders kies je de tegenrekening.
- Het nettofactuurbedrag verschijnt automatisch in de boekingsregel. De btw-code van de tegenrekening wordt ingevuld.
Als je geen btw kunt boeken bij de kostenrekening, is in de eigenschappen van de rekening het veld Btw toestaan niet aangevinkt.
- Druk op: Enter. als je het hele bedrag op de tegenrekening wilt boeken.
Accountancy Lite voegt een extra boekingsregel toe voor het btw-bedrag.
- Controleer de gegevens.
- Klik op: Voltooien.
Inkoopfactuur sneller boeken met voorkeur tegenrekening
Het boekingsproces verloopt sneller als je een Voorkeur tegenrekening koppelt aan de crediteur. Deze verschijnt automatisch als je tijdens het boeken de crediteur kiest. Als je standaard bijvoorbeeld energie geleverd krijgt van de crediteur, koppel je een energierekening als Voorkeur tegenrekening.
Voorbeeld:
Je hebt een factuur ontvangen van Kantoorhandel De Wit voor levering van papierwaren, toners, printerlinten en inktcartridges. De volgende gegevens staan op de factuur:
- Bedrag: € 1.000,00
- Btw: € 210,00
- Totaal factuurbedrag: € 1.210,00
De voorkeur tegenrekening bij de crediteur Kantoorhandel De Wit' is Kantoorartikelen (4500).
De kostenrekening Kantoorartikelen (4500) heeft als voorkeur btw-code Btw te vorderen hoog (5).
In het inkoopboek vult de volgende gegevens in:
- Rekening: je selecteert de crediteur Kantoorhandel De Wit.
- Bedrag credit: je vult het totale factuurbedrag in van € 1.210,00.
Accountancy Lite genereert de kostenregel en de btw-regel.
Nadat je de tegenrekening hebt ingevuld, zal Accountancy Lite de btw-code van deze rekening automatisch overnemen in de boekingsregel. Als de tegenrekening geen vaste btw-code heeft, moet je een btw-code selecteren in de boekingsregel. Accountancy Lite berekent op basis van de btw-code het btw-bedrag en bepaalt op welke grootboekrekening het btw-bedrag moet worden geboekt. Ook hier krijg je een versnelling door een voorkeur btw-code aan de grootboekrekening te koppelen.
Inkoopfactuur sneller boeken met een voorkeur tegenrekening:
- Vul in het veld Zoekhulp (een deel van) de zoeknaam (wit) van de crediteur in of selecteer de crediteur in Rekening.
- Vul het originele factuurnummer van de inkoopfactuur in bij Factnr. Crediteur (ook wel Bkst.nr.).
In de kolom Factuurnummer stelt Accountancy Lite automatisch het interne factuurnummer voor.
- Vul het volledige factuurbedrag in bij Factuurbedrag.
- Druk op: Enter.
Accountancy Lite toont de vervaldatum en voegt de kostenregel toe.
Omdat de crediteur een vaste tegenrekening heeft, vult Accountancy Lite het rekeningnummer automatisch op de boekingsregel in.
- Het netto factuurbedrag verschijnt ook automatisch in de boekingsregel. De btw-code van de tegenrekening wordt ingevuld.
- Druk op: Enter. Je boekt het hele bedrag op de tegenrekening.
Accountancy Lite voegt een extra boekingsregel toe voor het btw-bedrag. Druk meerdere malen op Enter totdat de boekingsregel is doorgelopen en de cursor op een nieuwe regel verschijnt.
- Klik op: Voltooien.