Werkwijze instellen
Zoals in het onderwerp globale werking van SB werd uitgelegd leg je informatie over je bedrijfsprocessen vast in zogenaamde gebeurtenissen, zoals inkoopfacturen en verkoopfacturen. Dit onderdeel beschrijft hoe je de werkwijze die jouw onderneming bij deze bedrijfsprocessen wil gebruiken kunt instellen, zodat deze zo efficiënt en foutloos mogelijk kan vastleggen.
Voorbeeld
Wanneer je verkoop goed draait, dan voeg je vanzelfsprekend veel verkoopfacturen toe. Dit wil je in zo min mogelijk tijd kunnen doen. Misschien maak je in het verkoopproces gebruik van een bepaalde standaard werkwijze, zoals het e-mailen van een kopiefactuur naar een contactpersoon, of heb je met specifieke klanten afspraken gemaakt over kortingen. Wanneer je bij iedere verkoopfactuur de gegevens over deze werkwijze of de korting opnieuw moet invullen, dan is dat niet efficiënt en de kans bestaat dat je de korting gaat vergeten.
Het instellen van de werkwijze van jouw onderneming vindt plaats door bepaalde velden een waarde te geven. Deze velden noemen wij instellingen. Een instelling is een veld, dat gebruikt wordt in een bepaalde gebeurtenis, maar waarvan je de waarde kunt invullen op een hoger niveau; het zogenaamde instelniveau.
Instellingen kunnen als los veld voorkomen, bijvoorbeeld of je betalingsherinneringen naar een bepaalde klant wilt verzenden of juist niet, of als groep van bij elkaar horende velden, bijvoorbeeld alle velden van de regelkorting.
Instelniveaus
Het instelniveau bepaalt de het aantal gebeurtenissen waarvoor een ingestelde waarde geldt. Hoe hoger het instelniveau, hoe meer gebeurtenissen hierdoor worden beïnvloed. Als je het e-mailen van verkoopfacturen op administratieniveau uitschakelt, wordt geen enkele verkoopfactuur meer verzonden via e-mail. Stel je een bepaalde korting in bij een specifieke klant, dan wordt deze alleen toegepast bij verkoopfacturen voor deze klant en niet bij andere klanten. SB kent vier instelniveaus.
Administratie
Instellingen die je op het niveau van administratie een waarde geeft gelden voor alle gebeurtenissen die gebruik maken van dit veld. Dit is het hoogste instelniveau.
Voorbeeld
Stel dat jouw onderneming nooit gebruik maakt van factuurkorting voor verkoopfacturen. In dat geval vink je de instelling Factuurkorting toepassen bij je administratie uit. Vanaf dat moment is het bij geen enkele verkoopfactuur mogelijk om factuurkorting te geven.
Profiel
Instellingen die je op het niveau van een profiel, bijvoorbeeld een activagroep, of productgroep verkoop een waarde geeft gelden voor alle gebeurtenissen die gebruik maken van dit profiel.
Voorbeeld
Voor het registreren van vaste activa leveren wij meerdere activagroepen mee. Binnen deze activagroepen is de afschrijvingstermijn en methode afschrijven ingesteld. Alle vaste activa die gebruik maken van deze activagroepen worden via deze ingestelde werkwijze afgeschreven.
Bij een productgroep verkoop staat de grootboekrekening ingesteld. Een verkoopproduct is gekoppeld aan een productgroep verkoop. Voor alle verkoopfacturen met dit verkoopproduct wordt de omzet op deze ingestelde grootboekrekening geboekt.
Rol
Instellingen die je op het niveau van een rol, bijvoorbeeld een klant of verkoopproduct, een waarde geeft gelden voor alle gebeurtenissen die gebruik maken van deze rol. Dit is het laagste instelniveau.
Voorbeeld
Stel dat je betalingsherinneringen naar de meeste klanten wilt verzenden, maar naar een paar specifieke klanten niet. Vink in dat geval de instelling Betalingsherinnering aan op administratieniveau en bij de specifieke klanten weer uit. Vanaf dat moment zullen de meeste klanten betalingsherinneringen ontvangen en de specifieke klanten niet.
Let op
Niet iedere instelling gebruikt alle instelniveaus. Sommige werkwijzen stel je alleen op het niveau administratie in. De vervaltermijn van een btw-aangifte is bijvoorbeeld voor alle ondernemingen in Nederland gelijk. Andere werkwijzen stel je alleen bij het niveau klant in, bijvoorbeeld of je betalingsherinneringen wilt verzenden of niet. AFAS bepaalt deze instelniveaus. Wanneer je bij een bepaalde instelling een niveau mist, laat het ons weten.
Een instelling heeft gevolgen voor meer gebeurtenissen, naarmate je deze op een hoger niveau een waarde geeft. Er zijn echter situaties waarin je een ingestelde waarde meestal, maar niet altijd wilt gebruiken. In dat geval is het mogelijk om van een ingestelde waarde af te wijken. Wanneer je niet van de ingestelde waarde mag afwijken spreken we over een Vaste waarde. Wanneer je hiervan mag afwijken noemen we het een Standaardwaarde.
Voorbeeld
Stel dat je meestal geen gebruik wilt maken van betalingskortingen, maar bij bepaalde verkoopfacturen wel. Vink dan betalingskorting op administratieniveau uit en stel afwijken toestaan in. Dan kan je per verkoopfactuur bepalen of je een betalingskorting wilt toepassen.
Afwijken toestaan activeren:
- Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar het gewenste instelniveau, bijvoorbeeld administratie.
- Zoek de gewenste instelling, bijvoorbeeld Betalingskorting.
- Stel de gewenste waarde in, bijvoorbeeld niet toepassen.
- Schakel afwijken toestaan in.
- Klik op Opslaan (Ctrl+S).
Let op
Als je met de muisaanwijzer over een instelling zweeft, of in een instellingsveld klikt, verschijnt een vraagtekentje in de rechterbovenhoek.