Werkwijze vaste activa instellen

Het is mogelijk om Vaste Activa op twee manieren vast te leggen: met of zonder subadministratie.

  1. Ga naar Alle rondleidingen / Inrichting / Vaste activa.

Start de rondleiding.

Methode bijhouden vaste activa wijzigen van Subadministratie naar Grootboek

Het kan voorkomen dat je achteraf geen gebruik wilt maken van een subadministratie en alles handmatig in het grootboek wilt bijhouden. Ons advies is altijd: maak gebruik van de subadministratie. Deze is volledig geautomatiseerd en sluitend.

Wanneer je de instelling wijzigt terwijl al vaste activa zijn toegevoegd tonen wij een signaal om je hierop te attenderen. Zet de volgende stappen om de administratie in orde te maken.

  1. Deblokkeer wanneer nodig alle perioden die binnen het afschrijvingsplan van alle Vaste activa met een fiscale of commerciële waarde vallen.
  2. Draai alle geboekte afschrijvingen van al deze Vaste activa terug.
  3. Verwijder een eventuele Beginstand vast actief, Vast actief zonder inkoopfactuur en Buitengebruikstelling.
  4. Crediteer eventueel een Verkoopfactuur waarmee je een vast actief hebt verkocht.
  5. Selecteer daarna Bijhouden in grootboek in Methode bijhouden vaste activa.
  6. Wijzig eventueel alle Inkoopfacturen die horen bij de aanschaf en extra investeringen op dit Vast actief.

    Selecteer hierbij in het veld Grootboekrekening via Geavanceerd zoeken (F10) dezelfde grootboekrekening.

    Let op

    Is jouw administratie omgezet vanuit AFAS Profit of vind je bovenstaande stappenplan teveel werk?

  • Stel dan alle vaste activa buiten gebruik.
  • Selecteer daarna Bijhouden in grootboek in Methode bijhouden vaste activa.
  • Boek de actuele fiscale of commerciële waarden van alle vaste activa via Memoriaalboekingen.

Vanaf nu kan je via het memoriaal handmatig alle mutaties op vaste activa handmatig boeken.

Methode bijhouden vaste activa wijzigen van Grootboek naar Subadministratie

Wij kunnen ons bij deze stap veel meer voorstellen :-). Je hebt een tijdje alle Vaste activa mutaties handmatig bijgehouden en bent het beu. Je wilt naar een sluitende en geautomatiseerde administratie. Hoe doe je dat?

  1. Voeg een Memoriaalboeking toe.

    Boek de fiscale waarde van alle Vaste activa naar 0299: Tussenrekening beginbalans vaste activa.

  2. Open de gewenste Administratie.
  3. Klik op de inhoudsopgave Instellingen.

    Let op

    Alleen gebruikers met de autorisatierol Accountant kunnen deze functie gebruiken.

  4. Ga naar Vaste activa.
  5. Selecteer Bijhouden in subadministratie bij Methode bijhouden vaste activa.
  6. Ga naar Beginstanden vaste activa.
  7. Klik op Nieuw (N).
  8. Selecteer Beginstand na beginbalans bij Methode toevoegen.

    Hiermee boekt SB de journaalposten automatisch tegen op rekening 0299: Tussenrekening beginbalans vaste activa, waardoor deze weer glad loopt.

    Let op:

    In het jaar van overstappen zullen in de Kolommenbalans de grootboekrekeningen voor vaste activa dubbel zichtbaar zijn. Dit komt omdat op de grootboekrekeningen die gebruikt werden zonder subadministratie nog mutaties zijn geboekt. Het is belangrijk om deze te tonen om inzicht te hebben in alle boekingen. De Eindbalans zal na de tegenboeking in stap 8 hierboven natuurlijk wel op 0 uitkomen. Het volgende boekjaar is nog maar één grootboekrekening zichtbaar.