Grootboekrekeningschema

In SB leveren we een standaard grootboekrekeningschema mee, gebaseerd op het referentiegrootboekschema (RGS) versie 3.5. Als leidraad gebruiken wij het ‘decimale grootboekrekeningschema MKB’ van Boekhoudplaza. Wij houden dit altijd up-to-date en breiden dit uit naar aanleiding van wensen van onze klanten of als standaard grootboekrekeningen voor specifieke branches bestaan. In principe hoef je dit dus niet zelf in te richten. Het is wel mogelijk om van de meeste grootboekrekeningen omschrijvingen aan te passen en/of kopieën te maken.

Een standaard grootboekrekeningschema heeft meerdere voordelen.

• Je kunt direct beginnen met SB zonder een grootboekrekening toe te voegen. Uiteraard kan je natuurlijk ook zelf grootboekrekeningen toevoegen en wijzigen.
• Je kunt direct beginnen met factureren. We leveren natuurlijk de omzetrekeningen mee.
• Je kunt direct beginnen het verwerken van bank- en kasmutaties. Bij het toevoegen van een bankrekening wordt automatisch een grootboekrekening gekoppeld.
• Je kunt direct beginnen met onze Scanbox voor inkoopfacturen. Alle denkbare kosten- en investeringsrekeningen zitten erin.
• Je kunt direct beginnen met vaste activa. We leveren alle denkbare activagroepen mee, hieraan zijn natuurlijk de juiste grootboekrekeningen gekoppeld.
• Omdat alle grootboekrekeningen gekoppeld zijn aan het RGS kunnen wij direct verschillende rapportages genereren, bijvoorbeeld:
  • Kolommenbalans
  • Winst- en verliesrapportage
  • Brugstaat
  • Jaarrekening
  • KVK-stukken
  • Kpi’s: Brutomarge, omzet verdelingen, kostenverdelingen en diverse ratio’s.

Aansluiting subadministraties en grootboek

Omdat wij de aansluiting tussen de subadministraties (Verkoop, Inkoop, Vaste activa) en het grootboek altijd willen garanderen is het niet mogelijk om boekingen te doen op de volgende grootboekrekeningen.

• 01x0 en 02x0: Verkrijgingsprijs voor vaste activa

  Het saldo sluit altijd aan op de saldi van de vaste activa en afschrijvingsstaat.

• 1100: Bank en 1000: Kas

  Het saldo sluit altijd aan op het saldo van de bank of kas.

• 1300: Debiteuren en 1600: Crediteuren

  In sommige boekhoud- of finance-appplicaties, zoals AFAS Profit Financieel, wordt voor iedere klant/debiteur of leverancier/crediteur een afzonderlijke grootboekrekening toegevoegd. AFAS SB werkt anders. Alle verkoop- en inkoopfacturen worden gejournaliseerd op 1300: Debiteuren of 1600: Crediteuren. Wijzigingen, zoals crediteringen resulteren in correcties op deze journaalposten. De subadministratie Verkoop en Inkoop en de financiële administratie in het grootboek vormen samen een gesloten systeem.

  Om deze reden staan wij het niet toe om rechtstreeks op deze grootboekrekeningen te boeken. De aansluiting zou hierdoor verloren gaan. Correcties moeten dus ook altijd in de bron (een Verkoopfactuur of Inkoopfactuur) plaatsvinden.

  Vanuit AFAS snappen wij de behoefte om inzicht te hebben in alle journaalposten die geschreven zijn vanuit Verkoop of Inloop.

  Wil je de journaalposten inzien? Gebruik dan een van de volgende weergaven:

  • Kolommenbalans.
  • Journaalposten. Een beknopte weergave waarbij de kolommen op één pagina passen.
  • Journaalposten met btw-informatie. Hierin zijn de velden Btw-tarief, Btw-sectie en Btw-bedrag toegevoegd.
  • Journaalposten (logging). Hierin staan de velden Toegevoegd op en Toegevoegd door, zodat je kunt zien wie wanneer iets heeft gejournaliseerd.
  • Journaalposten met afwijkende boekstukdatum.
  • Jaarcontrole.
  • Grootboekkaart.

  Het saldo sluit altijd aan op de opstaande posten.

• 1340: Rekening-courant groepsmaatschappij 1

  SB kopieert deze grootboekrekening in alle administraties binnen een klantomgeving, zodra een nieuwe administratie wordt toegevoegd. Vanaf dat moment worden rekening-courantboekingen tussen administraties automatisch in alle betreffende administraties toegevoegd. Zo blijft nooit meer een saldo op de rekening-courant staan.

• 1800: Btw

  Eén van de verschillen van AFAS SB ten opzichte van AFAS Profit Small Business of een andere applicatie is dat wij:

  • Eén grootboekrekening hebben voor de gehele btw-subadministratie, namelijk 1800: Btw.
  • Geen handmatige boekingen toestaan op de grootboekrekening 1800: Btw.

  In veel boekhoudpakketten bestaan voor de btw-subadministratie verschillende grootboekrekeningen. Bijvoorbeeld ‘btw – te vorderen’, ‘btw – af te dragen’, ‘btw – betaald/ontvangen’. In de praktijk kan dit goed werken mits de volgende zaken nauwkeurig in acht worden genomen.

  • Btw over privégebruik: btw die betaald moet worden zonder bijbehorende factuur.
  • Afrondingen: deze moeten elke periode juist worden weggeboekt, ook als deze door (jaar)suppleties worden beïnvloed.
  • Boeterente: bijvoorbeeld wegens te laat aangeven en/of betalen. Deze moeten buiten de subadministratie voor de btw worden gehouden.
  • Fiscale eenheid: de overboekingen naar de hoofdadministratie moeten consequent en met de juiste datum worden gedaan.
  • Start administratie
    • Btw-positie: bij de start van een administratie moet de btw-positie van in de vorige software geadministreerde jaren juist worden verwerkt. Dit staat los van de btw-boekingen uit de subadministratie van de huidige software.
    • Aansluiting: bij een start halverwege een lopend boekjaar moet aansluiting bestaan met wat reeds is aangegeven.

  Op basis van uitgebreid onderzoek naar de btw-subadministraties dat wij in veel verschillende administraties hebben uitgevoerd is het volgende gebleken.

  • Btw over privégebruik: deze staat vaak wel in een aangifte, maar zonder bijbehorende, juiste journaalpost.
  • Afrondingen: praktisch geen enkele klant boekt deze elke periode af en al helemaal niet als sprake is van suppleties.

    In veel administraties wordt slechts eens in de paar jaar een afrondingsverschil geboekt als onderdeel van een boeking om een boekjaar sluitend te krijgen. Soms wordt het helemaal nooit geboekt, waardoor het verschil ieder jaar groter wordt.

  • Boeterente: deze wordt vaak abusievelijk op een grootboekrekening van de subadministratie geboekt. Dit blijft over het algemeen te lang onopgemerkt. Het verschil is op een gegeven moment door de stapeling van afrondingsverschillen niet meer eenvoudig te herleiden en wordt weggeboekt op een 'overige' grootboekrekening als bijzondere last, of, wat nog onjuister is, als ‘privé opname’ bij een natuurlijke persoon.
  • Fiscale eenheid: de periodieke overboeking naar de ‘hoofdadministratie’ vindt hoogstens eens per jaar plaats. Dit wordt regelmatig jaar op jaar vergeten bij het consolideren van de cijfers, omdat als ook sprake is van een fiscale eenheid voor de Vennootschapsbelasting, deze posten tegen elkaar wegvallen. Hierdoor raken wel de balansen van de afzonderlijke administraties vervuild.
  • Start administratie: problemen die ontstaan bij de start van een nieuw softwarepakket worden niet opgelost. Deze zijn op termijn door het stapelen met andere oorzaken niet meer te isoleren. Hierdoor blijven deze openstaan of worden met ‘onbekende bestemming’ weggeboekt.

  Al met al blijkt uit ons onderzoek dat een mix van bovenstaande zaken ervoor zorgt dat de meeste subadministraties uit andere boekhoudpakketten niet aansluiten op het grootboek. Dit is onder andere te verklaren uit het feit dat de werkwijze die een administratie- of accountantskantoor hanteert bij het voeren van een administratie het niet toelaat om al deze onvolkomenheden te voorkomen.

  • Focus: in een aangifteperiode ligt de focus op het gereed krijgen van de btw-aangifte voor álle ondernemers. Deze ligt niet op het tot op de laatste cent kloppend krijgen van de aansluiting tussen de verschillende subadministraties en het grootboek.
  • Kleine afwijkingen: het gaat vaak in eerste instantie om een verschil van enkele euro’s. Hierdoor blijven afwijkingen regelmatig langdurig onder de radar.
  • Speld in hooiberg: doordat een administratie over het algemeen niet dagelijks wordt bijgehouden, de afwijkingen verspreid voorkomen over een set van grootboekrekeningen en altijd wel een saldo ‘te vorderen of af te dragen btw’ bestaat bij een bedrijf in uitvoering kost het zoeken naar de aansluiting veel tijd. Dit werkt de bovengenoemde onvolkomenheden natuurlijk direct in de hand.
  • Start administratie: op dit moment ligt de focus vaak op het ‘oppakken van de draad’ in het huidige btw-tijdvak en niet op het perfect vastleggen van de beginbalans en de eerdere btw-tijdvakken in het boekjaar.
  • Btw over privégebruik: in veel boekhoudpakketten komt dit niet voort uit een gewone boeking, maar moet afzonderlijk in de btw-aangifte worden vastgelegd. Dit wordt vaak éénmalig gedaan op het moment dat dat de jaarcijfers bepaald worden en alle cijfers tegen het licht worden gehouden.

  Kortom: wij hebben om al deze redenen gekozen om in AFAS SB één grootboekrekening: 1800: Btw te gebruiken. Wij zorgen ervoor dat de subadministraties (verkoop, inkoop, memoriaal) altijd aansluiten bij de btw-subadministratie.

  • Iedere verkoopfactuur, inkoopfactuur of memoriaalboeking met btw wordt direct in het juiste btw-tijdvak verwerkt.
  • Op basis van het land van een klant of crediteur, of op basis van gekozen bijzondere btw-regelingen, zoals verlegging, wordt btw in de juiste sectie verwerkt.
  • Afrondingsverschillen worden iedere periode op de juiste grootboekrekening weggeboekt, ook in geval van een fiscale eenheid.
  • De btw wordt automatisch geconsolideerd naar de hoofdadministratie van een fiscale eenheid.
  • De btw-positie op de beginbalans wordt op een aparte grootboekrekening 2400: geboekt. Deze beïnvloedt dus niet de btw-subadministratie.
  • Btw-privé wordt netjes als memoriaalboeking verwerkt en meegenomen in de juiste sectie.
  • Wij boeken de te betalen of ontvangen btw als openstaande post (crediteur) op grootboekrekening 1810: Crediteur belastingdienst. Deze wordt automatisch afgeletterd tegen de bankmutatie op basis van het gegenereerde betalingskenmerk.

  Hiernaast bieden wij volledige controle over de btw met de volgende overzichten:

  • Btw-aangifte: vanuit iedere sectie is het mogelijk om de onderliggen facturen en memoriaalboekingen in te zien.
  • Btw-rondrekening: in één oogopslag zien of de btw-subadministratie sluitend is. Dit rapport laat dan namelijk een verschil van € 0,00 zien.
  • Btw-controleoverzicht: deze toont geboekte ten opzichte van berekende btw, om boekingsfouten snel te achterhalen.

  Het saldo sluit altijd aan op de btw-aangifte.

• 8000: Omzet

  In veel administraties wordt voor het boeken van omzet per btw-tarief en -situatie een aparte grootboekrekening toegevoegd, bijvoorbeeld Omzet hoog, Omzet laag, Omzet buitenland (EU), Omzet buitenland (geen EU), enzovoorts. Tegelijkertijd bestaat bij veel ondernemingen de behoefte aan een onderverdeling van omzet op basis van de geleverde diensten of producten. Als we de grootboekrekeningen voor btw-tarieven en -situaties combineren met verschillende omzetgroepen ontstaat een groot aantal, in onze ogen overbodige, omzetrekeningen. Ons advies is daarom: doe dit niet!

  Met een aanpak zoals hierboven is het weliswaar mogelijk om omzet per btw-tarief inzichtelijk te maken (bijvoorbeeld voor het controleren van een btw-aangifte), maar dit gaat ten koste van belangrijke andere inzichten, bijvoorbeeld de omzet per omzetgroep. Deze inzichten kunnen alleen worden verkregen door meerdere grootboekrekeningen voor deze bij elkaar op te tellen.

  Vanuit AFAS snappen wij de behoefte om inzicht te hebben in omzet per btw-rubriek. Deze inzichten zijn echter direct beschikbaar in de volgende meegeleverde weergaven:

  • Journaalposten per btw-rubriek.
  • Journaalposten met btw-informatie.
  • Verkoopjournaalpostregels.

  Daarnaast bieden wij met de meegeleverde rapportage Btw-rondrekening inzicht in de aansluiting tussen grootboekrekening 1800: Btw en de verschillende subadministraties, zoals verkoop, inkoop en memoriaal.

  Daarom is ons advies om alleen grootboekrekeningen per omzetgroep toe te voegen en niet per btw-tarief en -situatie. Hiermee is vanuit de boekhouding (de grootboekrekeningen met hun journaalposten) inzicht in omzet per productgroep altijd direct voorhanden.

  Er is geen omzetrekening per btw-tarief nodig, wij raden dat ook af. Voeg deze hoogstens per omzetgroep toe.

Meegeleverde grootboekrekeningen

• Klik hier voor een overzicht van alle meegeleverde grootboekrekeningen, gesplitst per rechtsvorm en branche.