thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Job alert

Met de Job alert functionaliteit kan een gebruiker zich inschrijven om een bericht te ontvangen bij nieuwe vacature(s). Bij het inschrijven kan de gebruiker kiezen voor welke soort vacature hij interesse heeft op basis van criteria. Op basis van deze criteria maakt de software een match tussen vacature en gebruiker.

De functionaliteit kunnen we het best beschrijven door de onderstaande stappen in het proces:

  • De gebruiker kan zich in In- of OutSite inschrijven voor een Job alert op basis van criteria.
  • De gebruiker moet zijn Job alert bevestigen via de mail.
  • Zodra de gebruiker zijn Job alert heeft bevestigd gaat de functionaliteit matches maken tussen vacature en sollicitant. Als er een match is verstuurd gaat er automatisch een mail naar de sollicitant met daarin de betreffende vacature. Hierbij worden meerdere vacatures verzameld in één e-mail.
  • De gebruiker kan zich via deze mail op elk moment uitschrijven voor de Job alert.

Voor het inrichten van Job alert doorloop je onderstaande stappen.

jobalert4

Inhoud

Berichtsjablonen

Profit levert 2 berichtsjablonen mee:

Menu: Algemeen / Beheer / Bericht / Berichtsjabloon

De inhoud van het bericht kan je zelf wijzigen.

  1. Maak een kopie van het berichtsjabloon (Profit).
  2. Ga naar het tabblad: E-mail.
  3. Selecteer de juiste Taal.
  4. Ga onder Acties naar Inhoud e-mail.
  5. Pas de inhoud aan.

Berichtsjablonen koppelen

De berichtsjablonen koppel je aan je site, bijvoorbeeld je Werkenbij site. Dit doe je door onderstaande stappen te doorlopen:

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Site
  2. Open de eigenschappen van de site
  3. Ga naar het tabblad Berichtsjablonen en koppel de juiste berichtsjablonen.

Criteria vastleggen & Matchen

Criteria vastleggen

Om te beginnen moet je eerst de inrichting voor het instellen van een job alert aanmaken. Je geeft aan op welke criteria je een job alert wilt uitvragen aan de gebruiker en waar uiteindelijk een match op gemaakt wordt.

Een aantal voorbeelden van criteria zijn:

  • Vakgebied
  • Opleidingsniveau
  • Kennisniveau
  • Locatie

Er wordt vanuit Profit geen lijst met standaard criteria meegeleverd. Je legt zelf de juiste criteria vast door onderstaande stappen te doorlopen.

  1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Inrichting / Job alert.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Vul de Omschrijving in (bijvoorbeeld locatie).
  4. Selecteer Type. Je hebt hier de keuze uit Enkele keuze of Meerdere keuzen. In bovenstaand voorbeeld; bij inschrijving kan gebruiker 1 locatie of meerdere locaties selecteren.
  5. Geef een Volgnummer op. Het volgnummer bepaald de volgorde van de lijst aan criteria.
  6. Maak de Criteria, indien nodig, verplicht.
  7. Geef een Toelichting. Deze tekst wordt bij het inschrijven getoond.
  8. Klik op Voltooien en open vervolgens het criterium.
  9. Ga naar het tabblad: Opties en klik op: Nieuw.
  10. Maak de opties aan. Bijvoorbeeld; Leusden en Apeldoorn.

jobalert1

Wanneer je de criteria hebt vastgelegd is het noodzakelijk om dit te koppelen aan je profiel.

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
  2. Open het profiel Inschrijven Job alert.
  3. Ga naar het tabblad Criteria job alert en klik op: Nieuw.
  4. Selecteer de criteria en klik op: Voltooien.

Matchen

Een match maken we op basis van de criteria en opties die zijn vastgelegd bij de sollicitant en vacature. Dus als de sollicitant een match heeft op basis van de vastgelegde opties, dan is er een match ten behoeve van Job alert. Op basis van bepaalde voorwaarden wordt de vacature aan de sollicitant gematcht. Aan de hand van deze match wordt het berichtsjabloon verzonden.

Voorbeeld 1

In voorbeeld 1 is er een volledige match op basis van vakgebied (ICT), locatie (Leusden) en opleidingsniveau (HBO).

Voorbeeld 2

In voorbeeld 2 is er een match op basis van locatie (Amersfoort).

Voorbeeld 3

In voorbeeld 3 is er geen match tussen de sollicitant en de vacature. De optie ICT is aanwezig bij de sollicitant maar de optie Amersfoort niet.

Voorbeeld 4

In voorbeeld 4 is er geen match tussen sollicitant en de vacature. De opties ICT en HBO matchen met de vacature, maar Amersfoort matcht niet.

Voorwaarden

Voor het maken van een match zijn een aantal voorwaarden van toepassing:

  • Vacature is gepubliceerd

    Matches voor Job alert worden pas gemaakt op het moment dat de vacature is gepubliceerd. Hierbij is ook een verschil tussen InSite en OutSite. Een InSite gebruiker ontvangt alleen een Job alert voor een vacature die op InSite is gepubliceerd.

  • Job alert genereren staat aan

    Op de vacature is de instelling Job alert genereren aanwezig. Pas als deze instelling aanstaat bij de vacature worden voor deze vacature matches gemaakt met sollicitanten.

  • Job alert status sollicitant

    Het veld Status Job alert moet gevuld zijn met de waarde Ingeschreven voor Job alert.

  • Begin- en einddatum van de vacature

    De systeemdatum op de dag van het draaien van de geplande taak moet tussen de begin- en einddatum van de vacature liggen. Als de datum van de geplande taak buiten dit bereik ligt, dan wordt er geen Job alert verstuurd.

Triggers

Als de vacature en sollicitant voldoen aan bovengenoemde voorwaarden, dan zorgen triggers voor het bijwerken van matches.

Voor het matchen zijn de volgende triggers aanwezig:

  • Criterium blokkeren

    Als de gebruiker een criterium blokkeert, dan moeten alle gemaakte matches op dat criterium ongedaan worden gemaakt.

  • Criterium deblokkeren

    Als de gebruiker een criterium blokkeert, dan opnieuw proberen een match te maken tussen de sollicitant en de vacature waarbij criterium in gebruik is.

  • Optie blokkeren

    Als een gebruiker een optie blokkeert, dan moeten alle gemaakte matches op de optie ongedaan worden gemaakt.

  • Vacature Job alert

    De instelling Job alert genereren aan- of uitzetten op de vacature kan zorgen voor matches tussen de vacature en sollicitant. Het uitzetten zorgt voor het verwijderen van alle matches tussen betreffende vacature en sollicitant. Het aanzetten van de instelling zorgt voor het maken van matches.

  • Opties toevoegen/aanpassen/verwijderen bij vacature

    Bij het toevoegen, aanpassen of verwijderen van opties (bij criteria) bij de vacature wordt er gekeken of er nieuwe matches of matches verwijderd moeten worden.

  • Opties toevoegen/ aanpassen/ verwijderen bij sollicitant

    Bij het toevoegen, aanpassen of verwijderen van opties (van criteria) bij de sollicitant wordt er gekeken of er nieuwe matches zijn of matches verwijderd moeten worden.

Inschrijven

Het inschrijven voor een job alert gaat op basis van een nieuwe Workflow. Het inschrijven kan zowel binnen OutSite als InSite. De gebruiker legt een minimale set aan persoonsgegevens vast en kiest de opties bij criteria voor het ontvangen van een job alert. Zodra de inschrijving is voltooid wordt een persoon en sollicitant aangemaakt. Als de inschrijving vanuit OutSite is gedaan ontvangt de persoon een mail (berichtsjabloon) om de job alert te bevestigen. Na het bevestigen gaat de persoon job alert ontvangen.

Na het bevestigen wordt er een sollicitant/persoon aangemaakt. Wanneer deze persoon solliciteert wordt er gekeken naar achternaam en e-mail. Is er een match? Dan wordt geen nieuwe sollicitant aangemaakt en wordt de bestaande sollicitant (en persoon) gebruikt. Is er geen match? Dan maakt het systeem wel een nieuwe sollicitant aan.

Als een sollicitant niet bevestigt, dan wordt deze sollicitant na 72 uur automatisch weer verwijderd uit het systeem. Hierbij wordt zowel de persoon als de sollicitant verwijderd. De persoon wordt alleen verwijderd als het enkel een sollicitant betreft.

Typen pagina activeren

Je activeert de pagina Job alert in de eigenschappen van de site.

  1. Ga naar:Algemeen / In & OutSite / Site
  2. Open de eigenschappen van de site.
  3. Ga naar het tabblad: Typen pagina.
  4. Vink Geactiveerd aan achter de naam van de pagina.
  5. Klik op: OK.

InSite inrichten

Voor InSite zijn de volgende pagina's beschikbaar:

  • Inschrijven job alert (aanmaken)
  • Bevestiging job alert (portal)
  • Beoordelen inschrijving job alert (tonen)

OutSite inrichten

Voor OutSite zijn de volgende pagina's beschikbaar:

  • Inschrijven job alert (aanmaken)
  • Bevestiging inschrijving job alert (tonen)
  • Bevestiging job alert (portal)
  • Bevestiging uitschrijving job alert (tonen)

Vacature

Om te zorgen dat er ook daadwerkelijk een job alert verzonden kan worden geef je dit aan in de vacature.

  1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Vacature.
  2. Open de vacature en ga naar het tabblad: Overig.
  3. Vink Job alert genereren aan.
  4. Ga naar het tabblad: Job alert criterium en klik op: Nieuw.
  5. Geef hier de criteria voor de vacature op.
  6. Klik op: Voltooien.

Versturen

Het versturen van de berichtsjablonen voor job alert gaat via een (nieuwe) geplande taak. Iedere keer als deze taak draait, kijkt Profit naar nog niet verzonden matches. De geplande taak gaat de nog niet verzonden matches verzamelen om te versturen op basis van de frequentie van de sollicitant.

De gebruiker selecteert bij het inschrijven de frequentie ten behoeve van de job alert. Deze frequentie bepaald hoe vaak de sollicitant matches gaat ontvangen. Dit kan dagelijks, wekelijks en maandelijks. De combinatie tussen de laatst verzonden job alert en de frequentie bepaald of een nieuwe match verstuurd wordt bij het draaien van de geplande taak.

Voorbeeld

Een sollicitant heeft een match met een nieuwe vacature. De vorige Job alert is verzonden op 5-7-2021 en de frequentie van de sollicitant staat op maandelijks. Bij het draaien van de geplande taak op 22-7-2021 wordt deze match niet verstuurd. Pas een maand na 5-7-2021 gaat deze match verstuurd worden richting de sollicitant.

Direct naar

  1. Sollicitant Self Service
  2. Werving en selectie in InSite inrichten
  3. Vacature aanmaken en publiceren in InSite
  4. Solliciteren in OutSite
  5. Solliciteren in InSite
  6. Sollicitanten beheren in InSite
  7. Job alert

Process

Werving en selectie

Work area

HRM