Werving en Selectie in InSite

Je kunt werving en selectie via InSite en OutSite gebruiken. Zet hierbij Sollicitant Self Service in. Daarmee bespaar je werk en tijd, want de sollicitant vult alvast zijn eigen gegevens in.

Voordelen:

Besteed je tijd aan de sollicitanten in plaats van aan de administratie rond het wervingsproces.
Potentiële medewerker meteen betrokken door sollicitatieportal.
Professionele automatische feedback naar iedere sollicitant voorkomt frustraties en houdt je imago hoog.

Inhoud

Voorbereiding

Werving en selectie in InSite inrichten

Vacaturebeheer in InSite

Je voegt een vacature toe en publiceert deze als document op InSite en OutSite zodat de sollicitant op de vacature kan solliciteren.

Je kunt de vacature aanmaken in InSite of in Profit. In dit help artikel behandelen we het proces in InSite. Klik hier voor het proces in Profit.

Praktijkvoorbeeld:

Je kan vanuit de workflow Sollicitatie en Aanmaken sollicitant aanvullende gegevens opvragen. Hiervoor is de speciale actie 'Opvragen aanvullende gegevens' beschikbaar in de workflow om in te richten. In de praktijk zien we geregeld dat er één vacature gecreëerd wordt voor bijvoorbeeld stagiaires en reguliere sollicitanten. Echter, de benodigde informatie verschilt tussen deze twee groepen, waardoor het opvragen van gegevens niet altijd toepasselijk is. Ons advies is om meerdere vacatures te creëren, tenminste één voor stagiaires en één voor reguliere sollicitanten. Op deze manier kun je verschillende sollicitatieprofielen koppelen en de juiste informatie opvragen bij de betreffende sollicitant (stagiaire of regulier).

Vacatures aanmaken

Je kunt een nieuwe vacature aanmaken in InSite. Je koppelt de sollicitanten in Profit of in InSite aan de vacature. In het tweede geval moet je dan wel eerst de sollicitatie aanmaken, vervolgens selecteer je de sollicitant. Ook wordt er dan een workflow gestart.

Vacature aanmaken:

Ga naar: InSite.
Ga naar: Werving en selectie.
Klik op: Vacature aanvragen.
Geef een Omschrijving op.
Vul de Begindatum en eventueel de Einddatum vacature in.
Na de einddatum sluit Profit de vacature en kun je de binnengekomen sollicitaties gaan beoordelen. Bij Sollicitant Self Service worden vacatures automatisch gesloten: de vacature wordt verwijderd uit overzichten en solliciteren is niet meer mogelijk.
Selecteer Reden vacature.
Selecteer de medewerker bij Hoofdverantwoordelijke. De hoofdverantwoordelijke kun je gebruiken voor het toepassen van autorisatie op weergaven, berichtsjablonen, filters en pagina's.
Selecteer de Werkgever waarvoor de vacature geldt.
Selecteer de Functie waarvoor de vacature is.
Selecteer de Organisatorische eenheid waarvoor je een nieuwe medewerker wilt werven.
Selecteer het Indienstprofiel.
Selecteer bij Werkniveau het niveau waar de sollicitant aan moet voldoen. Je kunt hier kiezen uit dezelfde waarden als bij Opleidingsniveau, maar dit hoeft niet. Een sollicitant kan bijvoorbeeld wel het werkniveau bereikt hebben, maar niet het opleidingsniveau hebben. Je kunt hier bij het beoordelen van de sollicitanten een analyse voor raadplegen.
Je kunt de waarden hiervoor zelf uitbreiden bij Opleidings/werkniveau.

Als de sollicitant in dienst komt, neemt Profit de waarde hier en bij Opleidingsniveau niet over naar de medewerker.
Selecteer bij Werkervaring het aantal jaar ervaring waar de sollicitant aan moet voldoen.
Selecteer bij Opleidingsniveau het niveau waar de sollicitant aan moet voldoen.
Selecteer de Verantwoordelijke(n).
Als je in het profiel het veld Verantwoordelijke een vaste waarde geeft, dan voegt Profit deze toe als verantwoordelijke.
Voeg eventueel Criteria toe aan de vacature. Deze criteria worden gebruikt voor het uitsturen van een Job alert.
Selecteer onder Beoordelingscriteria bij vacature de beoordelingscriteria waarop de sollicitant beoordeeld moet worden. Je kunt hier de beoordelingscriteria selecteren die je in Profit hebt vastgelegd bij de vacature.
Vul de Vacaturekenmerken.
Bij Aantal uren p/wk vul je het aantal uren per week in voor de vacature.

Bij Contracttype geef je aan om wat voor type contract het gaat.
Klik op: Aanmaken.
Zodra je terugkomt in het overzicht met de vacatures vind je de nieuwe vacature met de status Open.

Vacature aanmaken als document voor publicatie in InSite en OutSite

Je voegt de al aangemaakte vacature toe als document voor InSite en OutSite. Hiermee publiceer je de vacature zodat sollicitanten in InSite en OutSite kunnen solliciteren. Dit doe je in het kader van Sollicitant Self Service.

Dit document is in feite de uiteindelijke 'advertentie'. Het gaat hier niet om de velden, maar om de tekst en de lay-out van de vacature. Je baseert het document op de vacature zelf, bijvoorbeeld 'Docent Profit', die je al hebt toegevoegd in Profit/InSite. Je kunt per vacature maar één document-pagina aanmaken.

Het document voeg je toe op dezelfde manier als andere documenten via Documentmanagement. Het documentsjabloon is gekoppeld aan de standaard vacaturegegevens. Als het documentsjabloon voor InSite is, maak je het aan via InSite. Als het documentsjabloon voor zowel InSite als OutSite is, kun je zowel via InSite als via OutSite de vacature als document aanmaken.

Vacature aanmaken als document in InSite en OutSite:

Open InSite of OutSite (afhankelijk waar je de vacature wilt publiceren).
Ga naar: Dossiers & Docs (als auteur) als je de vacature op InSite wilt publiceren. Wil je de vacature op OutSite publiceren? Ga dan naar stap 3.
Ga naar: Sitebeheer / Nieuw / Document (als sitebeheerder).
Selecteer de naam van het documentsjabloon dat je voor de vacature hebt toegevoegd.
Bijvoorbeeld Vacaturebeschrijving. Je ziet alleen het documentsjabloon waar je voor geautoriseerd bent als auteur.
Selecteer bij Gegeven de vacature zelf.
Klik op: Document bewerken.
Je ziet nu de groeperingen van velden ingevuld met de gegevens uit de vacature Docent Profit.
Verwijder groeperingen of voeg eventueel groeperingen toe, bijvoorbeeld met vrije velden (op tabbladen). Dit doe je in de sjabloonpagina.
Klik op: <Voeg hier de introductie in>.
Vervolgens zie je de mogelijkheid om tekst te bewerken.
Voeg de wervende tekst van de vacature toe.
Klik op: Concept publiceren om het document te tonen op InSite en OutSite zodat geïnteresseerden kunnen solliciteren. Als je het document niet direct publiceert, maar alleen aanmaakt, kun je het onderhouden en alsnog publiceren via het overzicht Mijn ingestuurde documenten.

Vacatures raadplegen in InSite

Je kunt vacatures raadplegen in InSite.

Ga naar: Werving en selectie.
Ga naar de Vacaturebank. InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is. Je ziet de openstaande en vervulde vacatures.
Open een vacature.
Je ziet de eigenschappen van de vacature.

Bij Sollicitanten zie je ook de sollicitanten op deze vacature.
Ga weer terug naar het startscherm van Werving & selectie en klik op: Vacature publicaties.
Je ziet de vacature die daadwerkelijk via de externe vacaturesite worden aangeboden.

Vacatures aanpassen in InSite

Je kunt de eigenschappen van de vacature aanpassen in InSite.

Je kunt in InSite geen sollicitanten handmatig koppelen aan een vacature. Dit doe je via de workflow bij Sollicitant Self Service. Sollicitanten kun je in Profit wel handmatig aan de vacature koppelen.

Vacature aanpassen in InSite:

Ga naar: InSite.
Ga naar: Werving en selectie.
Ga naar: Vacaturebank.
InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is. Je ziet de openstaande en vervulde vacatures.
Selecteer een vacature.
Klik op: Aanpassen.
Wijzig de Contactpersoon als je wilt dat een andere gebruiker de sollicitatiegegevens beoordeelt.
Wijzig de hoofdverantwoordelijke. De hoofdverantwoordelijke kun je gebruiken voor het toepassen van autorisatie op weergaven, berichtsjablonen, filters en pagina's.
Wijzig bij Status de status handmatig, bijvoorbeeld naar Teruggetrokken. Normaal zal de status bij Sollicitant Self Service wijzigen door een stap in de workflow.
Wijzig de verantwoordelijken van de vacature.
Nadat je de juiste gegevens hebt gewijzigd klik je op: Aanpassen.

Sollicitantenbeheer in InSite

Via de workflow Sollicitaties handel je de sollicitaties af die binnenkomen via de gepubliceerde vacature op InSite en OutSite.

Bij Sollicitant Self Service laat je de sollicitant zijn gegevens zelf toevoegen. Dit bespaart je werk en tijd. Ook handel je de sollicitaties gestructureerd af. Hiervoor gebruik je de sollicitatieportal in OutSite en de meegeleverde workflow Sollicitatie.

Sollicitanten solliciteren via de vacature in de sollicitatieportal in OutSite. Vervolgens komt de sollicitatie in de workflow. De workflow ziet er zo uit.

Ins_Sollicitanten beheren via workflow (10)

Eerst komt de sollicitatie via de workflow automatisch als taak in inSite bij de contactpersoon. Deze beoordeelt of de sollicitatie serieus is bedoeld.

Vervolgens komt de sollicitatie als taak bij de verantwoordelijke gebruiker die de sollicitant inhoudelijk beoordeelt en één van hen in dienst neemt.

Ook kun je via de workflow de sollicitant verzoeken om meer informatie, de sollicitant uitnodigen of een andere vacature koppelen. Via de sollicitatie workflow handel je vervolgens iedere sollicitant af: je neemt er één aan en de andere sollicitanten wijs je af.

Sollicitatiegegevens beoordelen (workflow)

Zodra een sollicitant gesolliciteerd heeft, doorloopt de sollicitatie de standaard workflow Sollicitatie. De gebruiker die in de vacature is aangemerkt als Verantwoordelijke krijgt de taak om de sollicitatiegegevens globaal op echtheid te beoordelen. Vervolgens maakt deze gebruiker de sollicitant aan of verwijdert deze. Als de sollicitant is aangemaakt, krijgt deze direct een e-mailbericht met inloggegevens voor de portal.

Sollicitant verzoeken om meer informatie (workflow)

Je kunt de communicatie tussen jou en de sollicitant op twee manieren laten verlopen: óf alleen via e-mail óf via e-mail en de reactie in de portal. Als je een verzoek doet via e-mail en de sollicitant stuurt je een e-mail terug met de aanvullende gegevens, dan moet je als HR-medewerker alsnog zelf de gegevens in Profit toevoegen. Ons advies is om dit via e-mail en reactie in de portal te laten verlopen.

Om te voorkomen dat je zelf de informatie handmatig moet verwerken, gebruik je de combinatie e-mail + reactie in de portal. Je stuurt hiermee dus niet alleen een e-mailbericht, maar zorgt dat de sollicitant naar de sollicitatieportal gaat om daar te reageren op de reactie die je hebt toegevoegd. De combinatie e-mail + reactie in de portal werkt in de workflow als volgt:

Je attendeert de sollicitant via een e-mail (met de juiste, algemene tekst) op het verzoek in de sollicitatieportal. Je voegt dit zelf toe in een berichtsjabloon die je aan de actie koppelt.
Voorbeeld:

Wij ontvangen graag nog extra informatie. Log hier in om te zien welke gegevens wij precies nodig hebben en voeg de gevraagde informatie toe.
Via de Reactie bij het uitvoeren van de actie vertel je precies wat nog nodig is. (Voorwaarde is dat je de reactie hebt ingesteld als 'Verplicht voor InSite' in de workflow).
Voorbeeld:

Beste John, zou je je cv willen toevoegen? Bij voorkeur als pdf-bestand. Alvast bedankt.
Vervolgens kan de sollicitant inloggen in de sollicitatieportal en zijn gegevens aanvullen.
Nadat de sollicitant zijn gegevens heeft toegevoegd, komt de sollicitatie weer terug in je takenlijst en kun je de gegevens raadplegen.

Sollicitanten

Je legt sollicitanten vast in InSite.

Autorisatie:
Het is mogelijk om autorisatie toe te passen op sollicitanten en sollicitaties. Je maakt hiervoor gebruik van gegevensfilter Sollicitanten en Sollicitaties. Met behulp van de ingerichte gegevensfilters kan je sollicitanten en sollicitaties filteren in InSite en Profit. Lees hier meer over de inrichting van de gegevensfilters.
Verantwoordelijke sollicitant
Om het beheer van sollicitanten nog efficiënter te maken, kan je één of meerdere verantwoordelijke(n) koppelen aan een sollicitant. Dit doe je in InSite of in Profit. De gekoppelde verantwoordelijke(n) zijn ook beschikbaar als workflowbestemming en als veld binnen het gegevensfilter voor sollicitanten.
Portaltoegang sollicitant
In de OutSite-website (WerkenBij) bevindt zich een sollicitatieportal die zorgt voor een gemakkelijke communicatie tussen jou en de sollicitant. Iedereen die interesse heeft kan via deze portal solliciteren op een vacature. Sollicitanten kunnen eenvoudig hun eigen sollicitatiegegevens raadplegen en aanvullen.

Het is mogelijk om ervoor te kiezen om met sollicitanten te communiceren via e-mail in plaats van via de sollicitatieportal. Echter, als een sollicitant per e-mail aanvullende gegevens aanlevert, moet je als HR-medewerker deze gegevens handmatig invoeren in InSite. Daarom raden wij aan om altijd de communicatie via de portal te laten verlopen. De sollicitant ontvangt dan een e-mail met het verzoek om zijn gegevens aan te vullen in de portal.

Sollicitanten krijgen toegang tot hun sollicitatiegegevens zodra de gebruiker is aangemaakt. Vervolgens ontvangen zij de inloggegevens voor het portal. Als verantwoordelijke voor de sollicitant kun je deze gegevens verzenden vanaf de sollicitant stamkaart of via de workflow

Sollicitant aanmaken en verantwoordelijke toevoegen:

In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 4.

Als een sollicitant niet zelf solliciteert via OutSite kan je handmatig een sollicitant aanmaken in InSite om de sollicitant vervolgens uit te nodigen voor een eventueel gesprek. Hierbij is het ook mogelijk om direct een organisatorische eenheid of één of meerdere verantwoordelijke(n) te koppelen aan de sollicitant. Deze verantwoordelijke(n) zijn ook beschikbaar als workflowbestemming en als veld binnen het gegevensfilter voor sollicitanten. Daarnaast is het ook mogelijk om een organisatorische eenheid en 1 verantwoordelijke te koppelen bij het toevoegen van een sollicitatie. Deze worden dan gekoppeld aan de sollicitant die bij de sollicitatie hoort ten behoeven van de gegevensfilters 'Autorisatie op sollicitanten'.

Ga naar:InSite en klik vervolgens op: HRM.
Klik op: Werving en selectie.
Klik op: Aanmaken sollicitant.
Vul de Persoonlijke informatie, Adres en Contactgegevens in.
Selecteer bij Verantwoordelijke bij sollicitant de medewerker(s) die verantwoordelijk is/zijn.
Onder Verantwoordelijken kan je een organisatorische eenheid verantwoordelijk maken voor de sollicitant.
Hierbij selecteer je de organisatorische eenheid waarin de medewerkers zitten die rechten moeten krijgen op de sollicitant. Voorbeeld: voor de afdeling Opleidingen staat er een vacature open. Cas de Graaf is manager van de afdeling. Je selecteert hier dus de organisatorische eenheid van Cas en niet van de afdeling Opleidingen.
Vul de velden onder Niveau in.
Vul de Motivatie in en voeg een Bijlagen (CV) toe.
Klik op: Aanmaken.

Sollicitant stamkaart:

Vanaf de sollicitant stamkaart kan je de sollicitant toegang geven tot het portal.

Ga naar: InSite en klik vervolgens op: HRM.
Klik op: Werving en selectie.
Open de sollicitant stamkaart.
Klik op: Toegang tot portal.

Naast dat je vanaf de sollicitant stamkaart de toegang kan verlenen tot het portal, kan je hier ook zien of de sollicitant wel of niet toegang heeft en met welk e-mailadres. Daarnaast zie je ook wanneer de laatste e-mail is verzonden.

De sollicitant stamkaart biedt nog extra mogelijkheden. Je kunt er bijvoorbeeld het e-mailadres voor de portal-toegang aanpassen. Mocht het nodig zijn, dan kan je vanuit de stamkaart eenvoudig (opnieuw) een uitnodiging voor portal-toegang versturen naar de sollicitant.
Vul het e-mailadres in waar de sollicitant de inloggegevens op ontvangt.
Selecteer bij Portal voor welk portal je de sollicitant toegang wilt geven.
Klik op: Aanmaken.

Portaltoegang (workflow)

Met de workflow Portaltoegang sollicitant (Profit) kan je de volgende acties uitvoeren.

Je kan de sollicitant portaltoegang verlenen als de sollicitant nog geen portaltoegang heeft.
Je kan de sollicitant portaltoegang verlenen door de gebruiker en/of persoon te deblokkeren wanneer hij geblokkeerd is.
Je kan het e-mail adres voor de portaltoegang wijzigen. Dit kan alleen als de gebruiker enkel een OutSite gebruiker is.
Je kan het e-mail bericht aan de sollicitant over portaltoegang opnieuw verzenden.

Met de speciale workflowactie Verzenden e-mail portaltoegang kan je de e-mail voor de portaltoegang los versturen. Deze actie is beschikbaar in de workflows van de typen dossieritems:

Onboarden (-170)
Sollicitatie (-44)
Aanmaken sollicitant (-141)

Vanuit de workflow 'Sollicitatie (-44)' is het ook mogelijk om door middel van de workflowactie "Aanmaken sollicitant zonder e-mail", een sollicitant inclusief portalgebruiker aan te maken zonder dat de e-mail voor portaltoegang wordt verzonden.

Sollicitant koppelen aan andere vacature (workflow)

De gebruiker die in de vacature is aangemerkt als Verantwoordelijke vacature kan de sollicitant koppelen aan een andere vacature.

Dit gebruik je bijvoorbeeld als een sollicitant niet geschikt is voor de vacature waarvoor hij gesolliciteerd heeft, maar wel voor een andere vacature. Je gebruikt hiervoor de workflow Sollicitaties aanmaken (Profit).

Ook kun je deze actie gebruiken om open sollicitaties aan een specifieke vacature te koppelen. Als je de actie op deze manier wilt gebruiken moet je een vacature met de naam Open sollicitatie aanmaken en solliciteren.

De workflow voor de oorspronkelijke sollicitatie wordt afgehandeld. In de oorspronkelijke sollicitatie wijzigt de status naar Afgewezen en in de nieuwe, open sollicitatie wordt de status Gekoppeld aan andere vacature.

Sollicitant koppelen aan andere vacature via sollicitant stamkaart:

Ga naar: InSite.
Klik op: Werving en selectie.
Open de sollicitant stamkaart.
Klik op: Sollicitaties aanmaken.
Selecteer een vacature bij Gebaseerd op sollicitatie.
Wanneer je een vacature selecteert, worden alle gegevens overgenomen die bij de eerste sollicitatie zijn ingevuld, denk aan: contactgegevens, motivatie en CV.
Klik onder Vacatures koppelen op: Nieuw.
Selecteer de vacatures die je aan de sollicitant wilt koppelen.
Klik op: Toevoegen.
Klik op: Insturen.

Sollicitant koppelen aan andere vacature via workflow:

Ga naar: InSite.
Ga naar: Mijn InSite.
Open de taak bij Mijn taken.
Klik op: Andere vacature koppelen.
Selecteer een andere vacature.
In de workflowactie is de reactie verplicht gemaakt.

Je voegt nu een reactie toe die je ook extern, op de portal wilt tonen aan de sollicitant:
Vul de reactie in.
Selecteer eventueel een reactiesjabloon.
Selecteer Extern en intern bijReactie zichtbaar als je wilt dat de sollicitant de reactie in de sollicitatieportal ziet.
Klik op:Bevestigen.
De sollicitant krijgt nu via de workflow een e-mailbericht met het verzoek in te loggen op de sollicitatieportal (als je dit als tekst in de berichtsjabloon dat aan de workflowactie koppelt, hebt opgenomen). Dit e-mailbericht is gebaseerd op de berichtsjabloon Workflowactie.

In de sollicitatieportal kan de sollicitant deze reactie raadplegen.

Sollicitant uitnodigen (workflow)

Doorgaans maak je telefonisch een afspraak met de sollicitant als je deze wilt uitnodigen. Je kunt de sollicitant de uitnodiging laten bevestigen via de workflow. De sollicitant ontvangt dan een e-mailbericht en een verzoek naar de sollicitatieportal te komen en de uitnodiging te bevestigen.

Deze actie is gebaseerd op een combinatie van een standaard e-mailbericht (met bijvoorbeeld de tekst 'raadpleeg de sollicitatieportal') met een extern zichtbare reactie. Dit onderdeel van de workflow kun je naar eigen inzichten wijzigen/gebruiken.

Er zijn twee methoden om een sollicitant uit te nodigen. in beide gevallen bevestigt de sollicitant via de portal de uitnodiging.

Methode 1: Sollicitant uitnodigen met details in berichtsjabloon

Start de uitnodiging aan de sollicitant.
Klik op de sollicitatie waarvoor je de sollicitant wilt uitnodigen.
Vul de gegevens in.

De bovenstaande gegevens worden in het e-mailbericht opgenomen, als het berichtsjabloon hiervoor is ingericht. De sollicitant hoeft dus niet meer naar de afspraak op de portal te gaan om deze gegevens te zien.

Voor de rest van de stappen, zie hieronder bij methode 2.

Methode 2: Sollicitant uitnodigen & bevestiging vragen via workflow:

Ga naar: InSite.
Ga naar: Mijn InSite.
Open de taak met status Open bij Mijn taken.
Klik op de actie: Uitnodigen.
Je voegt nu een reactie toe die je ook extern, op de portal wilt tonen aan de sollicitant:
Selecteer Extern en intern bij Reactie zichtbaar.
Klik op: Bevestigen.
De sollicitant krijgt nu via de workflow een e-mailbericht met het verzoek in te loggen op de sollicitatieportal (als je dit als tekst in de berichtsjabloon dat aan de workflowactie koppelt, hebt opgenomen). Dit e-mailbericht is gebaseerd op de berichtsjabloon Workflowactie.

In de sollicitatieportal kan de externe sollicitant deze reactie raadplegen.

De status van zijn sollicitatie is nu Uitgenodigd.

Je neemt na de gesprekken met de uitgenodigde sollicitanten een beslissing. Eventueel beoordeel je hen met behulp van de analyse.

Sollicitant afwijzen (workflow)

De gebruiker die in de vacature is aangemerkt als Verantwoordelijke vacature beoordeelt de sollicitant inhoudelijk en wijst deze af. Dit is ingesteld in de standaard workflow Sollicitatie. Je kunt dit zelf wijzigen.

Er zijn verschillende manieren om sollicitanten af te wijzen:

Sollicitaties afwijzen vanaf sollicitant stamkaart.
Sollicitanten collectief afwijzen via de vacature
Dit doe je bijvoorbeeld nadat je één sollicitant hebt aangenomen.
Eén sollicitant afwijzen via de workflowtaak.

In alle gevallen selecteer je een berichtsjabloon om daarmee de sollicitant op de hoogte te brengen.

Zodra je de afwijzing hebt voltooid, is ook de workflow van de geselecteerde sollicitatie afgehandeld. Als je een sollicitatie afwijst vanuit de vacature, dan zoekt Profit bij de betreffende sollicitatieworkflow naar de actie voor het afwijzen. Als de sollicitatieworkflow in een stap zit waar deze actie niet beschikbaar is of de actie voor het afwijzen zit niet in de workflow, dan wordt de sollicitatieworkflow niet afgewezen. Is de actie wel beschikbaar en heeft de gebruiker rechten op de actie, dan zorgt Profit ervoor dat de sollicitatieworkflow doorgaat naar de actie afwijzen.

Sollicitaties afwijzen vanaf sollicitant stamkaart:

Je kunt meerdere sollicitaties van een sollicitant in één keer afwijzen:

Ga naar: InSite.
Ga naar: Werving en selectie.
Open de sollicitant stamkaart.
Klik op: Sollicitaties afwijzen.
Selecteer de sollicitaties die je wilt afwijzen.
Klik op: Afwijzen.
Selecteer een Berichtsjabloon.
Geef eventueel een Reden afwijzing op.
Klik op: Afwijzen.

Sollicitanten collectief afwijzen bij de vacature:

Let op:

Voor de inrichting van de workflow geldt het volgende: bij de actie Afwijzen mag de reactie niet als verplicht zijn ingesteld. Als de reactie wel verplicht is, dan werkt de actie Afwijzen namelijk niet.

Je kunt meerdere sollicitanten in één keer afwijzen.

Ga naar: InSite.
Ga naar: Werving en selectie
Ga naar: Vacaturebank
Selecteer de vacature.
Vink meerdere sollicitaties aan.
Je kunt alleen de sollicitanten afwijzen die als taak bij je staan als Verantwoordelijke vacature.
Klik op de actie:Afwijzen.
Een verschijnt een popup. Deze is niet te autoriseren of uit te zetten.
Selecteer een berichtsjabloon.
Je kunt nu kiezen uit alle berichtsjablonen die je hebt gebaseerd op de berichtsoort Sollicitatie afwijzing.
Vink Geen bericht versturen aan, als je geen bericht wilt versturen aan de afgewezen sollicitant.
Selecteer een waarde bij: Reden afwijzing.
Klik op: Voltooien.
Vul eventueel een reactie in.
Klik op: Bevestigen.

Eén sollicitatie afwijzen via workflow:

Ga naar: InSite.
Ga naar: Mijn taken.
Open het dossieritem met de sollicitatie.
Klik op de actie: Afwijzen.
Een verschijnt een popup. Deze is niet te autoriseren of uit te zetten.
Selecteer een berichtsjabloon.
Je kunt nu kiezen uit alle berichtsjablonen die je hebt gebaseerd op de berichtsoort Sollicitatie afwijzing.
Vink Geen bericht versturen aan, als je geen bericht wilt versturen aan de afgewezen sollicitant.
Selecteer een waarde bij: Reden afwijzing.
Klik op: Voltooien.
Vul eventueel een reactie in.
Klik op: Bevestigen.

Sollicitant in dienst melden in InSite

Let op:

Vanaf Profit 6 kun je geen gebruik meer maken van de workflows voor in dienst, herindienst en sollicitant in dienst. Daarom is het belangrijk dat je op tijd overstapt op Onboarden!

Je kunt een sollicitant in dienst melden in InSite. Hiermee wordt de indienst-wizard opgestart. De gegevens die je hebt gevuld onder de sollicitant neemt Profit over naar de medewerkergegevens.

Profit kan ook rekening houden met vrije inrichting bij sollicitanten als je dit hebt ingericht.

Op het moment dat je de sollicitant indienst meldt via de indienst workflow en je handelt de workflow af, dan handelt Profit automatisch de workflow voor de sollicitatie af. Dit gebeurt alleen als de speciale actie In dienst nemen sollicitant is opgenomen in de workflow. Het kan zijn dat de workflowstap anders heet, controleer dan of deze van het type In dienst nemen sollicitant is.

Sollicitant in dienst melden met de indienst-wizard in InSite:

Ga naar: InSite.
Ga naar: Werving en selectie.
Ga naar: Sollicitanten.
InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is.
Open de sollicitant.
Klik op de actie: In dienst melden.
Richt het indienst profiel in als je deze actie niet ziet staan.
Klik op: het profiel.
Vervolgens start de 'In dienst-wizard'.
Vul de velden in.
Voltooi de wizard.

Sollicitant aanpassen in InSite

Je kunt de sollicitanten raadplegen en aanpassen in InSite. Dit doe je bijvoorbeeld als je een sollicitant ontmoet hebt en je wilt de indruk die deze gemaakt heeft registreren.

Je kunt de aan de sollicitant gekoppelde vacature niet handmatig verwijderen of aanpassen in InSite. Dit doe je bij gebruik van Sollicitant Self Service via de workflow. Je kunt de gekoppelde vacature in Profit aanpassen voor de sollicitant mits deze niet in de workflow zit.

Je kunt ook sollicitanten per vacature raadplegen.

Sollicitant aanpassen:

Ga naar:InSite.
Ga naar: Werving en selectie.
Ga naar: Sollicitanten.
InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is.

Je ziet de sollicitanten. Standaard zie je alleen de sollicitanten waarvan de sollicitatie nog open is.

Open de eigenschappen van de sollicitant.
Klik op: Aanpassen.
Wijzig Indruk sollicitant met de indruk die de sollicitant gemaakt heeft. De mogelijke indrukken kun je zelf onderhouden in de vrije tabel.
Wijzig de overige gegevens.
Klik op: Aanpassen.

Sollicitant beoordelen

Om sollicitanten te kunnen beoordelen op algemene beoordeling en beoordelingscriteria die zelf in te richten is, leg je per vacature beoordelaars vast. De vacature verantwoordelijke legt de beoordelaars vast. Als de beoordelaars zijn vastgelegd is het mogelijk om per sollicitatie de beoordeling op twee manieren te starten in InSite. Dit kan vanaf de sollicitant stamkaart en vanuit de sollicitatie workflow.

Video AFAS Open 2024:

Lees hier meer over de inrichting!

Beoordeling uitvragen:

Ga naar: InSite en klik op: HRM.
Klik op: Werving en selectie.
Open de sollicitant stamkaart.
Klik op: Beoordeling sollicitant opvragen.
Selecteer de juiste sollicitatie.
Klik op: Opvragen.
De beoordelaars krijgen nu de taak om de sollicitant te beoordelen.

Beoordeling sollicitant invullen:

Open de taak voor de beoordeling.
Vul de velden Beoordeling en Beoordelingscriteria in.
Geef eventueel een reactie.
Klik op: Goedkeuren.

Zodra er beoordelingen voor de sollicitant zijn, is het gemiddelde van de beoordelingen zichtbaar bij Gemiddelde beoordeling op de sollicitant stamkaart. Het is nu in één oogopslag zichtbaar wat de gemiddelde beoordeling is van de sollicitant. Daarnaast is er ook een overzicht van de beoordelingen beschikbaar:

Open de sollicitant stamkaart.
Klik op: Beoordelingen bij sollicitant.
Het overzicht met de beoordelingen wordt geopend.
Selecteer een beoordeling om de beoordeling te openen.

Sollicitaties vergelijken en beoordelen

Je kunt de sollicitaties met elkaar vergelijken en beoordelen aan de hand van de weergave in InSite of via de analyse Werving en selectie analyse (Profit). Je beoordeelt de sollicitaties bijvoorbeeld op het moment dat je een deel van de sollicitanten gaat uitnodigen. Voeg eventueel de velden Werkervaring, Werkniveau en Opleidingsniveau toe aan de analyse om nog beter inhoudelijk te kunnen vergelijken.

Als je gebruik maakt van Sollicitant Self Service kunnen de vervolgstappen (bijvoorbeeld verzoeken om meer informatie, uitnodigen, etc.) uitgevoerd worden door de gebruiker die de sollicitanten als taak in zijn takenlijst heeft. Als je Sollicitant Self Service niet gebruikt, kun je handmatig de sollicitant aanpassen, uitnodigen en afwijzen of in dienst melden.

Sollicitaties beoordelen via weergave in InSite:

Ga naar: InSite.
Ga naar: Werving en selectie.
Ga naar: Sollicitanten.
Je hebt nu een overzicht van de sollicitaties.
Filter op Vacature om de sollicitanten per vacature te zien.
Raadpleeg de kolommen Status enTaak voor de voortgang per sollicitatie.
Raadpleeg per sollicitant het Opleidingsniveau en de Indruk voor een oppervlakkige beoordeling van de sollicitanten.

Sollicitaties beoordelen via analyse in Profit:

Ga naar: Profit.
Ga naar: HRM / Uitvoer / Analyse HRM
Open de analyse: Werving en selectie analyse (Profit)
Vul een filter in als je slechts een deel van de sollicitaties wilt beoordelen.
Klik op: Voltooien.
Ga naar het tabblad: Werving en Selectie Cockpit. Raadpleeg de voortgang van de sollicitaties.
Ga naar het tabblad: Werving & Selectie 3. Beoordeel het niveau van de sollicitanten.

Direct naar