Control framework vastleggen

Met het menu-item control framework kun je gegevens vastleggen om bepaalde eisen aantoonbaar te maken. Denk hierbij aan ISO of andere certificeringen. CSRD is een voorbeeld van een standaard meegeleverd control framework, maar je kunt er ook zelf één inrichten voor een proces dat op jouw bedrijf van toepassing is. Bij een standaard meegeleverd control framework kun je het Type niet onderhouden, maar als je zelf een Control framework aanmaakt, kan dat wel.

Type

Je maakt een nieuw type control framework aan via Algemeen / Control framework / Inrichting / Type control framework. Hierbij stel je de omschrijving in en bepaal je of je gebruik wil maken van Rapportage-eisen. Dit zijn vaak de eisen die je wil gaan meten binnen het plan en de regel. In de eigenschappen van het type kun je zelf kiezen hoe je dit tabblad wil noemen. Dit kan bijvoorbeeld thema's zijn (zoals binnen Type CSRD), maar je kan het ook eisen of voorwaarden noemen. In het vervolg van dit help-artikel zullen we het Rapportage-eisen noemen.

Per Type control framework kies je ook of je gebruik wil maken van een draaiboek en verantwoordelijken. Hieronder lees je hier meer over.

Plan

Onder het Type control framework maak je een Plan aan. Je kunt één of meerder plannen aanmaken en beslissen op welke Administratie deze plannen betrekking hebben. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een specifiek plan per land.

Per plan selecteer je eventuele Rapportage-eisen die hierop van toepassing zijn. De rapportage-eisen zijn, zoals hierboven beschreven, binnen het Type vastgelegd. Je kan zelf bekijken welke rapportage-eisen je in jouw plan wil gebruiken. Zelf kun je ook rapportage-eisen toevoegen. Dit doe je in de eigenschappen van het plan onder het tabblad Rapportage-eisen.

Regel

Via Algemeen / Control framework / Control framework maak je een nieuwe Regel aan. Regels stel je in voor een afgebakende periode. Je kan bijvoorbeeld een Regel aanmaken voor het jaar 2024. De regel koppel je aan een plan die je al hebt ingericht zoals hierboven staat beschreven. Bij het aanmaken van de regel zal steeds een opvolgend jaar worden voorgesteld en de Verantwoording wordt overgenomen vanuit het Plan dat je kiest. De meeste instellingen binnen de regel wordt overgenomen van de Plan dat is gekozen binnen de regel. Je kunt hiervan binnen de eigenschappen van de Regel afwijken.

Rapportage-eisen

Binnen het tabblad Rapportage-eisen komen de Rapportage-eisen terug die je in het Type en het Plan hebt gekozen. Ook hier kun je zelf rapportage-eisen toevoegen of verwijderen.

Je kan dus op drie verschillende niveaus Rapportage-eisen toevoegen:

• In het Type: Algemeen / Control framework / Inrichting / Type control framework
• In het Plan: Algemeen / Control framework / Inrichting / Control framework plan
• In de Regel: Algemeen / Control framework / Control framework

In de eigenschappen van de Rapportage-eisen kies je ook voor Draaiboekregels en Verantwoordelijken. Deze worden niet vanuit het plan overgenomen en kun je zelf instellen per eis. Ook kun je ervoor kiezen om bij Verantwoordelijken een Specifiek team te kiezen alleen voor deze rapportage-eis.

Draaiboekregels

Wanneer je in het type Control framework Draaiboek heb aangevinkt, kun je deze binnen het Type, Plan, Regel en zelfs de rapportage-eis toevoegen. Je maakt op het tabblad Draaiboekregels via Nieuw een nieuwe draaiboekregel van het type control framework aan. Je kan via de actieknop Draaiboek kun je direct een heel draaiboek toevoegen. Om hier een draaiboek te kunnen selecteren, moet dit draaiboek ook van het type Control framework zijn. Lees hier meer over het toevoegen van draaiboektaken.

Verantwoordelijken

Wanneer je in het type Control framework Verantwoordelijken hebt aangevinkt, kun je dit instellen. Binnen een Control framework maak je gebruik van teams. Deze teams richt je in op verschillende niveau's.

1. Ga naar: Algemeen / Control framework / Inrichting / Teamrollen.
2. Maak hier de rollen aan die je wil gebruiken. Het is daarbij verplicht om een Type control framework te koppelen aan de teamrol. Het is ook mogelijk om in het Type control framework zelf Teamrollen toe te voegen die automatisch aan dit Type control framework gekoppeld zijn.

   Let op:

   Om voor een bepaald type control framework gebruik te maken van Teams en Teamrollen, vink je in de eigenschappen van dit Type het veld Verantwoordelijken aan.

3. Ga naar: Algemeen / Control framework / Inrichting / Team.
4. Maak een team aan die ook gekoppeld wordt aan een Type control framework. Je gebruikt hierbij de zojuist aangemaakte Teamrollen.
5. Ga naar: Algemeen / Control framework / Inrichting / Control framework plan.
6. Open de eigenschappen van een Plan binnen het betreffende Type control framework.
7. Ga naar tabblad Verantwoordelijken. Kies hier het team dat je hebt aangemaakt.

Je kan ook per rapportage-eis een specifiek team aanwijzen. Dit doe je in de eigenschappen van de rapportage-eis onder het tabblad Verantwoordelijken.

Beheersmaatregel

Binnen de rapportage-eisen kun je onder tabblad Beheersmaatregelen specifieke risico's in kaart brengen met betrekking tot de rapportage-eis en aangeven wat de maatregelen zijn die je hiervoor neemt. Deze voeg je toe in de vorm van Beheersmaatregelcombinaties. Deze richt je omgevingsbreed in.

Beheersmaatregelcombinatie aanmaken en toevoegen

1. Ga naar Algemeen / Inrichting / Vrije tabel om het Type beheersmaatregel te gaan inrichten.
2. Open hier de tabel Type beheersmaatregel en voeg te waarden toe. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de waarden risico, dreiging, maatregel en kans.
3. Bij Algemeen / Controleframework / Inrichting / Beheersmaatregel specificeer je de verschillende waarden. Benoem hier bijvoorbeeld bepaalde risico's of maatregelen waarover je uiteindelijk gaat vastleggen.
4. Koppel nu de waarden uit stap 3 die met elkaar in verband staan. Dit doe je via Control framework / Inrichting / Beheersmaatregelcombinatie. Hier koppel je maximaal vijf beheersmaatregelen aan elkaar. Bijvoorbeeld een risico, maatregel en kans die alle drie met elkaar te maken hebben.
5. De aangemaakte beheermaatregelcombinatie voeg je toe in de eigenschappen van de specifieke Rapportage-eis onder het tabblad Beheersmaatregelen. Deze Rapportage-eisen vind je op het gelijknamige tabblad in de eigenschappen van regel (het betreffende jaar).

Definitief maken

Wanneer de CSRD vastlegging voor een Regel (bepaald jaar) is afgerond, kan deze definitief gemaakt worden. Dit doe je als volgt:

1. Ga naar: Algemeen / Control framework / Control framework.
2. Selecteer de regel die je definitief wil maken
3. Klik bovenin op de actieknop Definitief maken

De Beheersmaatregelen die binnen deze regel in de Beheersmaatregelcombinaties zijn vastgelegd, worden op dat moment definitief en zijn op deze manier in te zien op elk gewenst moment, bijvoorbeeld door de accountant. Wanneer je op een later moment via Control framework / Beheersmaatregel in de maatregelen iets wijzigt, heeft dit geen invloed op de regels die definitief zijn gemaakt.

Autorisatie

het menu-item Control framework is te autoriseren in de autorisatietool. Ook kun je hier de verschillende tabbladen autoriseren. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld standaard gebruikersgroep PR-014 Control Framework (Profit). Elke gebruiker is deze groep kan een vrij type control framework aanmaken.

InSite

AFAS levert standaard pagina's mee om je Control framework op InSite te raadplegen. Op InSite gaat het om het niveau van het aanmaken of aanpassen van de Regel. Hiervoor activeer je het Type pagina Control frameworks in Profit. Hierna zijn de InSite pagina's vindbaar binnen Sitebeheer via Bewerken / Onderhouden pagina's. Om ze toegankelijk te krijgen op je InSite, maak je de pagina's vast aan het menu. Het handigste is om de Portalpagina vast te maken in het menu. Vanuit deze portalpagina heb je toegang tot alle bijbehorende pagina's. Maar je kan de pagina's ook op andere manieren inrichten op je InSite.

Je autoriseert de toegang tot InSite pagina's standaard via functionaliteiten en autorisatierollen. De InSite pagina’s van Control framework zijn beschikbaar in de twee functionaliteiten: Control framework beheren en Control framework raadplegen.