Onboarden (Profit)

De workflow Onboarden biedt één gestroomlijnd en inzichtelijk proces voor het in dienst- en herindienst nemen van medewerkers.
Het uitvragen van aanvullende gegevens is volledig geïntegreerd in deze nieuwe workflow. De uitvraag kan vanuit de workflow worden gestart en het onboarden proces wordt vervolgd zodra de benodigde informatie is aangeleverd door de sollicitant.

Genereer vervolgens het document met de arbeidsovereenkomst en laat het digitaal ondertekenen door zowel de werkgever als de medewerker.
Tenslotte is het ook mogelijk om met deze nieuwe workflow een opvolgend dienstverband aan te gaan waarbij de medewerker in één proces uit dienst en weer in dienst gemeld wordt.

Schema van de workflow

Inrichting

Er worden verschillende statussen gebruikt binnen deze workflow: Status onboarden. Denk aan ingestuurd, in behandeling, ter ondertekening, ondertekend en geregistreerd. Zo ziet de behandelaar direct waar in de flow de taak zich bevindt.

Condities

Deze workflow heeft de volgende condities:

Aanvullende gegevens compleet

Controleert of het dossieritem - 122 Aanvullende gegevens sollicitant opvragen (Profit) is afgerond. Dit zorgt ervoor dat het vinkje 'Aanvullende gegevens compleet' de waarde 'Ja' krijgt. Wanneer de uitgevraagde aanvullende gegevens compleet zijn, wordt conditioneel de draaiboektaak documenten gestart.

Zijn de aanvullende gegevens incompleet? Dan wordt er na 5 dagen een mail verstuurd aan de sollicitant ter reminder. Ook de instuurder wordt hiervan op de hoogte gebracht en kan naar wens contact opnemen met de sollicitant.

Geen actie op lopend dienstverband

Controleert of bij het veld 'Actie lopend dienstverband' op dienstverband ongewijzigd laten (O) of Geen lopend dienstverband (G) staat. Op basis van de conditie wordt bepaald of er een lopend dienstverband beëindigd moet gaan worden, of dat er geen actie nodig is. Wanneer er sprake is van een beëindiging zal er separaat een workflow voor deze beëindiging starten.

Geen verplichte draaiboektaken aanwezig

Controleert of de draaiboektaken met de waarde 'Vervolgtaak moet geaccordeerd zijn voor onboarden' in het draaiboek 'Aanvullende gegevens sollicitant' en 'Aanvullende gegevens sollicitant vanuit functie' zijn ingestuurd en afgehandeld. Wanneer de verplichte persoonsdocumenten ontvangen zijn, zal de taak conditioneel worden afgehandeld. Het beoordeel proces wordt gestart. Zijn de verplichte persoonsdocumenten incompleet? Dan wordt er na 5 dagen een mail verstuurd aan de sollicitant ter reminder.

Lopend dienstverband is beëindigd

Deze conditie controleert of het dienstverband beëindigd is, die eerder in de workflow (conditioneel) separaat is gestart. Wanneer er bij 'Actie lopend dienstverband' een waarde 'Medewerker uit-dienst melden (U) of bij meerdere dienstverbanden 'Dienstverband afsluiten (A)' staat dat het dienstverband is beëindigd. Hiervoor is het vinkveld 'Dienstverband beëindigen uitgevoerd' toegevoegd. Deze wordt op 'Ja' gezet als de workflow '-16 Medewerker uitdienst (Profit)' of '-32 Dienstverband afsluiten (Profit)' is gestart vanuit onboarden en is ingestuurd en afgehandeld.

Lopend dienstverband moet beëindigd worden

Op basis van de conditie wordt bepaald of er een lopend dienstverband beëindigd moet gaan worden, of dat er geen actie nodig is. Wanneer er sprake is van een beëindiging zal er separaat een workflow voor deze beëindiging starten. Wanneer de Actie lopend dienstverband de waarde 'Medewerker uit-dienst melden (U)' of 'Dienstverband afsluiten (A) (bij meerdere dienstverbanden) heeft, dan wordt de speciale actie 'Lopend dienstverband beëindigen' gestart.

Reminder

Wanneer de verplichte persoonsdocumenten ontvangen zijn, zal de taak conditioneel worden afgehandeld. Het beoordeel proces wordt gestart. Zijn de verplichte persoonsdocumenten incompleet? Dan wordt er iedere 5 dagen een mail verstuurd aan de sollicitant ter reminder dat nog niet alle taken zijn aangeleverd.

Speciale acties

Er zijn 10 speciale acties: Afkeuren onboarden, Bijlage(n) ondertekenen, Draaiboek documenten genereren, Lopend dienstverband beëindigen, Ondertekende bijlage(n) verwijderen, Openstaande draaiboektaken verwijderen, Opnieuw insturen onboarden, Registreren onboarden, Uitvragen aanvullende gegevens, Verzenden e-mail portaltoegang.

Waarom welke stappen?

Aanvullende gegevens uitvragen

Deze taak wordt conditioneel afgehandeld. Met deze speciale workflowactie wordt het uitvragen van aanvullende gegevens gestart. Hierbij worden de draaiboektaken gegenereerd voor de sollicitant.

• De speciale actie ‘Aanvullende gegevens uitvragen’ wordt gestart.

Portaltoegang sollicitant

Deze taak wordt conditioneel afgehandeld. Met deze taak wordt de portaltoegang voor de sollicitant geregeld en wordt de sollicitant op de hoogte gebracht hiervan.

• De speciale actie ‘Verzenden e-mail portaltoegang’ wordt gestart.

De e-mail voor de portaltoegang wordt bewust verzonden nadat de actie 'Aanvullende gegevens uitvragen' is gestart. Op deze manier ziet de sollicitant direct taken op het moment dat hij voor het eerst inlogt op de portal.

Wacht op aanvullende gegevens

Wanneer de uitgevraagde aanvullende gegevens compleet zijn, wordt conditioneel de draaiboektaak documenten gestart. Zijn de aanvullende gegevens incompleet? Dan wordt er na 5 dagen een Mail verstuurd aan de sollicitant ter reminder. Ook de instuurder wordt hiervan op de hoogte gebracht en kan naar wens contact opnemen met de sollicitant.

• De speciale actie ‘Draaiboek documenten genereren’ wordt gestart of er wordt een herinnering verstuurd middels de conditionele actie: ‘Herinnering versturen’. Er wordt in deze actie een mail verstuurd aan de sollicitant. Berichtsjabloon: ‘Workflowtaak: Reminder openstaande taak onboarden’. Tevens gaat er een Ter info naar de instuurder.

Wachten op verplichte draaiboekitems

Wanneer de verplichte persoonsdocumenten ontvangen zijn, zal de taak conditioneel worden afgehandeld. Het beoordeel proces wordt gestart. Zijn de verplichte persoonsdocumenten incompleet? Dan wordt er na 5 dagen een Mail verstuurd aan de sollicitant ter reminder.

• De conditionele actie: ‘Compleet verplichte draaiboekitems’ wordt gestart of er wordt een herinnering verstuurd middels de conditionele actie: ‘Herinnering versturen’. Er wordt in deze actie een mail verstuurd aan de sollicitant. Berichtsjabloon: ‘Workflowtaak: Reminder openstaande taak onboarden’. Tevens gaat er een Ter info naar de instuurder.

Beoordelen

Controleer de ingevoerde gegevens goed. Deze gegevens worden overgenomen in de overeenkomst die ter ondertekening zal worden aangeboden aan de tekenbevoegden. Tijdens het genereren van de overeenkomst wordt bepaald op bais van 'actie lopend dienstverband' of er een dienstverband moet worden afgesloten. Deze workflow wordt conditioneel opgestart. Ben je het niet eens met de mutatie? Keur deze dan af inclusief een goede onderbouwing. De Instuurder krijgt de taak terug ter beoordeling.

• Je hebt de keuze uit de actie: ‘Akkoord, geneer de overeenkomst’ of de speciale actie ‘Niet akkoord’. Wanneer je niet akkoord bent, kan je de mutatie aanpassen om deze vervolgens opnieuw te laten beoordelen. Het kan voorkomen dat je na aanpassing de draaiboektaken die al gegeneerd zijn, wilt verwijderen, zodat deze opnieuw gegenereerd worden obv jouw nieuwe mutatie. Na deze actie kom je terug bij de taak ‘Aanvullende gegevens uitvragen’. Ben je wel akkoord de Arbeidsovereenkomst gegenereerd. Het document ‘Arbeidsovereenkomst indienst worklfow mutatie’ is hier gekoppeld in Bijlage.

Lopend dienstverband beëindigen

Op basis van de condities wordt bepaald of er een lopend dienstverband beëindigd moet gaan worden, of dat er geen actie nodig is. Wanneer er sprake is van een beëindiging zal er separaat een workflow voor deze beëindiging starten.

• De speciale actie: ‘Lopen dienstverband beëindigen’ wordt gestart of de conditionele actie ‘Geen actie op lopend dienstverband’ wordt gestart.

Arbeidsovereenkomst controleren

Controleer het document en vul dit aan waar nodig. Na akkoord, wordt het document als PDF ter ondertekening aangeboden aan de tekenbevoegde(n) en de medewerker. Na ondertekening wordt de mutatie daadwerkelijk geregistreerd in Profit. Ben je het niet eens met de mutatie? Klik dan op 'Document niet akkoord' inclusief een goede onderbouwing. De beoordelaar krijgt de taak dan terug ter beoordeling en kan de wijziging doorvoeren.

• Je kunt kiezen uit de actie ‘Document akkoord voor ondertekening’ wordt gestart. Alle bijlagen worden dan in deze actie geconverteerd naar PDF, of je kiest voor de speciale actie ‘Niet akkoord’. Wanneer je niet akkoord bent, kan je de mutatie aanpassen. De beoordelaar krijgt de taak dan terug ter beoordeling en kan de wijziging doorvoeren.

Ter ondertekening leidinggevende

Beoordeel of het bijgevoegde document akkoord is. Als je op de knop 'Akkoord en ondertekenen' klikt, kun je het document digitaal ondertekenen. Houd je mobiele telefoon bij de hand om de sms-verificatiecode in te kunnen vullen. Na de digitale ondertekening zal de overeenkomst ter ondertekening aangeboden worden aan de medewerker. Ben je het niet eens met het document, keur dit dan af inclusief een goede onderbouwing. De Beoordelaar krijgt de taak terug ter beoordeling.

• Je kunt kiezen uit de speciale actie ‘Akkoord & ondertekenen’ of je kiest voor de speciale actie ‘niet akkoord’. Wanneer je niet akkoord bent, kan je de mutatie aanpassen. De beoordelaar krijgt de taak dan terug ter beoordeling en kan de wijziging doorvoeren.

Ter ondertekening sollicitant

Je nieuwe werkgever is akkoord en heeft het document digitaal ondertekend. Ben jij ook akkoord met het document? Klik dan op de knop 'Akkoord en ondertekenen' om ook jouw digitale handtekening te zetten. Houd je mobiele telefoon bij de hand om de sms-verificatiecode in te kunnen geven. Ben je het niet eens met het document, keur deze dan af inclusief een goede onderbouwing. De Beoordelaar krijgt de taak terug ter beoordeling.

• Je kunt kiezen uit de speciale actie ‘Akkoord & ondertekenen’ of je kiest voor de speciale actie ‘niet akkoord’. Wanneer je niet akkoord bent, gaat de taak door naar Personeelszaken om de getekende bijlage te kunnen verwijderen of terug te zetten wanneer deze tocht wel goed blijkt te zijn.

Controle lopend dienstverband beëindigd

Deze taak controleert of het dienstverband beëindigd is, die eerder in de workflow (conditioneel) separaat is gestart.

• De conditie bepaalt of het dienstverband is beëindigd of dat er geen dienstverband is om te beëindigen. In beide gevallen zal de speciale actie ‘Registreren’ gestart worden.

Registreren

Na ondertekening wordt de mutatie automatisch (conditioneel) afgehandeld en verwerkt in Profit.