Draaiboek aanvullende gegevens sollicitant

Bij het onboarden van een (nieuwe) medewerker zijn er tal van zaken die uitgevraagd kunnen worden bij de sollicitant. Hierbij kun je bijvoorbeeld denken aan aanvullende gegevens,opleidingen, identiteitsbewijs en familiegegevens. Als je draaiboeken gebruikt, zal Profit automatisch workflows voor de taken genereren, zodat je alle taken rond onboarden geborgd hebt.

De volgende gegevens kunnen worden opgevraagd bij de sollicitant:

Aanvullende gegevens
Documenten
Identiteitsbewijs en VOG
Opleidingen
In sommige gevallen zijn opleidingen van de sollicitant van belang. Dit is met name het geval voor een bepaalde functie waarvoor een opleiding moet zijn genoten. De sollicitant kan direct meerdere opleidingen vastleggen.
Familiegegevens
Dit zal met name gebruikt worden voor het opvragen van een contactpersoon in geval van nood, maar kan ook gebruikt worden voor andere familieleden.

Inhoud

Beschrijving

Een draaiboek is een bundel taken rond onboarden. Voor elk gegeven dat je wilt uitvragen bij de sollicitant, maak je een draaiboektaak aan binnen het draaiboek. De taken worden vanuit de onboarden workflow, via de actie 'Uitvragen aanvullende gegevens' bij de sollicitant in de (OutSite) portal klaargezet. Zo kan je meerdere persoonsdocumenten, aanvullende (persoons)gegevens, opleidingen en familiegegevens uitvragen bij de sollicitant en kan de sollicitant zelf zijn gegevens aanleveren.

Je kunt meerdere draaiboeken gebruiken. Zo kun je een draaiboek aanmaken voor alle sollicitanten; Aanvullende gegevens sollicitant, maar ook specifieke draaiboeken voor bepaalde functies. Hiervoor kun je gebruik maken van het draaiboek Aanvullende gegevens sollicitant (vanuit functie). Je kunt hierbij denken aan de BIG-registratie voor een verpleegkundige of een rijbewijs voor een chauffeur.

Nadat de sollicitant zijn aanvullende gegevens heeft aangeleverd en de arbeidsovereenkomst is ondertekend, komt de eerste werkdag van de medewerker in zicht. Om ervoor te zorgen dat er een welkomstpakket klaar ligt, de laptop van de nieuwe medewerker klaar ligt bij ict maak je gebruik van het draaiboek Indienst. Met het draaiboek Indienst kun je automatisch taken starten voor, op of na de eerste werkdag van de nieuwe medewerker.

Aanvullende documenten

Een sollicitant moet over de juiste documenten beschikken voordat hij als medewerker aan de slag kan gaan. Bij het uitvragen van aanvullende gegevens krijgt de sollicitant de mogelijkheid om onderstaande documenten te uploaden:

VOG
Tewerkstellingsvergunning
BIG
Rijbewijs
Diensttijdoverzicht
Zorgregistraties
Eigen documenten

Voor elk gegeven en document zijn workflows en profieltypen beschikbaar. Deze heb je nodig voor de koppeling in het draaiboek waarmee deze gegevens en documenten worden opgevraagd bij de nieuwe medewerker.

In de Onboarden workflow kan je drie standaard documenten als bijlage genereren. Dit zijn de Geheimhoudingsverklaring, Loonheffingsverklaring en Ambtseed. Dit zijn documenten die de sollicitant moet ondertekenen, maar om deze documenten te kunnen genereren zijn er eerst persoonsgegevens nodig. De workflow voor aanvullende gegevens moet dus eerst binnen zijn voordat de documenten gegenereerd kunnen worden. De gebruiker van de Onboarden taak kan de documenten genereren door middel van de speciale actie "Draaiboek documenten genereren". Met deze speciale actie worden de workflow voor de documenten gestart.

Workflow inrichten

Voor elk gegeven en document dat je wilt uitvragen bij de sollicitant zijn er workflows en profieltypen beschikbaar. Deze heb je nodig voor de koppeling in het draaiboek waarmee deze gegevens en documenten worden opgevraagd. Klik hier om een overzicht van alle beschikbare workflows te zien.

Je legt nu de workflows vast en in de volgende stap koppel je per profiel de juiste workflow.

Ga naar: Algemeen / Workflowmanagement / Workflow.
Open de workflow en pas de workflow naar wens aan.
Wanneer je klaar bent klik je op: Publiceren.

Let op:

Het kan voorkomen dat een medewerker herindienst komt. Hiervoor wil je dat bepaalde taken (denk aan het aanleveren van bepaalde documenten of een rondleiding geven op de eerste werkdag) niet gestart worden. Je kan dit oplossen door in de Onboarden workflow een conditie op de draaiboektaken te maken die controleert of de einddatum salaris kleiner is dan vandaag (Einddatum salaris is <[vandaag]). Hiermee voorkom je dat de aanvullende gegevens worden uitgevraagd. Richt vervolgens wel een aparte taak in voor de salarisadministratie om te beoordelen of alles compleet is.

Het is ook mogelijk om de taken te verwijderen via de speciale actie in de workflow. Houdt er wel rekening mee dat alle taken dan worden verwijderd!

Profiel inrichten

Je maakt profielen aan voor het genereren van workflows op basis van draaiboektaken. Je koppelt de workflow aan je profiel:

Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
Open de eigenschappen van het profiel.
Koppel onder workflow de juiste workflow.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Wanneer je een nieuw profiel aanmaakt is het noodzakelijk om In & OutSite portal (B) te selecteren onder Type portal.

Draaiboek aanmaken

Je maakt de draaiboeken eenmalig aan en koppelt deze aan het onboarden profiel. Het draaiboek 'Aanvullende gegevens sollicitant vanuit functie koppel je aan de betreffende functie bij de werkgever. Bij het onboarden via InSite zullen workflows worden aangemaakt op basis van de taken in het draaiboek.

Draaiboek aanmaken:

Ga naar: Algemeen / Beheer / Draaiboek.
Klik op: Nieuw.
Vul de Omschrijving.
Maak een draaiboek aan van het type Aanvullende gegevens sollicitant vanuit functie (AGF) of Aanvullende gegevens sollicitant (AGS).
Klik op: Voltooien.
De eigenschappen van het draaiboek worden nu geopend.
Ga naar het tabblad: Regels.
Klik op: Nieuw.
Maak de draaiboektaken aan.
Elke draaiboektaak leidt tot één workflow bij het onboarden, als hierbij het draaiboek wordt gebruikt. De omschrijving van de workflow is de omschrijving van de draaiboektaak + naam en geboortenaam van de medewerker.
Koppel een aanmaakprofiel aan de draaiboekregel. Bij het genereren van taken ontstaat er een dossieritem op basis van dit aanmaakprofiel.
Geen een Omschrijving actie mee.
Bepaal of de taak afgerond moet zijn bij onboarden. Je hebt hierbij de mogelijkheid tussen:
- Vervolgtaak niet verplicht voor onboarden (1)
- Vervolgtaak moet geaccordeerd zijn voor onboarden (2)
Klik op: Voltooien.

Draaiboek koppelen aan profiel

Koppel per onboarden profiel het juiste draaiboek voor aanvullende gegevens sollicitant.

Profielen inrichten:

Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
Open de eigenschappen van het profiel.
Selecteer onder Draaiboek de draaiboeken voor:
- Aanvullende gegevens (Aanvullende gegevens sollicitant)
- Nieuwe medewerker
- Bestaande medewerker
Klik op: Opslaan en sluiten.

Draaiboek koppelen aan werkgever

Het draaiboek Aanvullende gegevens sollicitant vanuit functie koppel je aan de betreffende functie in de eigenschappen van de werkgever.

Draaiboek koppelen aan werkgever:

Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
Open de werkgever en ga naar het tabblad: Functie.
Open de eigenschappen van de functie.
Selecteer onder Draaiboek het draaiboek voor aanvullende gegevens sollicitant vanuit functie.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Direct naar