Declaraties zonder Payroll
Als je werkt met Profit ERP werken, maar (nog) geen HRM/Payroll actief hebt, dan kun je gebruik maken van de functionaliteit Declaraties.
Hierbij geldt dat als een medewerker een declaratie indient, deze niet via de salarisverwerking in Profit uitbetaald wordt. Je werkt namelijk (nog) niet met Payroll.
Benodigdheden voor inrichting:
- In InSite zit standaard de pagina Mijn declaraties.
- Voeg de declaratiekostensoorten toe die gewenst zijn via Projecten / Item / Kosten.
- Voeg de cao toe in de omgeving en koppel deze aan de werkgever.
- Voor het gebruik van declaraties én het uitbetalen daarvan, zijn looncomponenten benodigd. Dit zijn de declaratie onbelast looncomponenten.
Ga hiervoor naar de eigenschappen van de cao en dan naar het tabblad Looncomponent. Filter in de kolom Looncomponent op Declaratie onbelast. Je ziet de looncomponenten die je kunt gebruiken.
- Je moet gebruik maken van voorschotten.
In de profielen van de declaraties zet je de voorkeurswaarde voor het veld Bedrag via voorschot uitbetalen op Ja. Het veld maak je onwijzigbaar. Je kunt enkel voorschotten via de betalingscockpit uitbetalen.
- De betalingscockpit moet benaderbaar en actief zijn.
- Om via de betalingscockpit daadwerkelijk uit te betalen, heb je de bankkoppeling nodig.
Checklist
Een kort overzicht van punten die je kunt controleren, of je al gebruik kunt maken van declaraties zonder payroll.
- Is de InSite pagina voor iedere medewerker benaderbaar?
- Mogen de medewerkers declaraties indienen?
- Zijn de medewerkers in dienst bij een werkgever?
- Is de medewerker in dienst en van het juiste soort?
- Welke cao wordt gebruikt?
- Welke declaraties zijn er?
- Zijn de declaratieprofielen ingericht?
- Heeft het veld Bedrag via voorschot uitbetalen als voorkeur Ja?
- Zijn de juiste looncomponenten aanwezig?
- Is er een juiste kostensoort ingericht?
- Is er in deze kostensoort een looncomponent gekoppeld op parameter Bedrag?
Werkwijze
Wanneer alle stappen ingericht zijn, kun je aan de slag.
- Via InSite de declaratie aanmaken.
- Accorderen via de workflow.
- Via Betalingscockpit niet verwerkte voorschot selecteren.
- Deze openen en controleren.
- Voorschot uitbetalen via actieknop "Verwerken".