Optimalisatie Inkoopofferte met offertaanvragen

De volgende functionaliteit is uitgebreid en verbeterd:

Inkoopofferte

• De kop van de inkoopofferte kun je nu in een aantal gevallen naderhand nog wijzigen.

Offerteaanvragen

• De mail die Profit verstuurt vind je nu via de actie Dossier terug. Daarmee kun je dus precies achterhalen wat de klant heeft ontvangen.
• De knop Alles downloaden is ook bij twee of meer bijlagen beschikbaar in InSite en Outsite.
• In de boekingslay-out Inkoopofferte kun je nu direct naar de offerteaanvragen via de actie Opslaan en offerteaanvragen. Eerst de offerte opslaan en dan via de weergave naar de aanvraag gaan, is niet meer nodig.

  (Als je in de boekingslay-out inkoopofferte bij veld Direct definitief maken de optie Altijd aan hebt staan, dan zie je de actie Opslaan en offerteaanvragen niet).

• Bij het toevoegen van de offerteaanvraag kun je nu eventueel een Vervaldatum offerteaanvraag toevoegen, afwijkend van de vervaldatum van de inkoopofferte.

  Als er meerdere offerteaanvragen worden gedaan met een andere vervaldatum zie je dat terug in het veld Uiterste vervaldatum (bovenin bij de subtitel van de eigenschappen van de offerteaanvraag én in de inkoopofferte).

• In de subtitel van de offerteaanvraag-eigenschappen is nog meer info toegevoegd zoals Vervaldatum en Totaalbedrag.

  Let op:

  Heb je eigen rapporten voor Offerteaanvraag? Deze verwijzen naar Vervaldatum van offerte. Wijzig dit naar Vervaldatum van offerteaanvraag, waar nodig.

• Heb je een ingestuurde offerte onbedoeld geaccepteerd? Dit accepteren kun je nu ongedaan maken met de nieuwe actie Acceptatie terugdraaien. Deze actie moet je eerst autoriseren.

Uitnodigen Offerteaanvraag

• Bij het uitnodigen kun je in de wizard nu ook het veld Onderwerp vullen. Dit verschijnt in de onderwerpregel van je bericht als je dit hebt ingericht in het berichtsjabloon met het veld Onderwerp e-mail, bij Bericht. Als je dit niet gebruikt, kun je dit veld verbergen.

  

  Let op:

  Voeg het veld Onderwerp toe aan je berichtsjabloon of verberg het om duidelijk te maken dat het niet gebruikt wordt.

Raadplegen/wijzigen en accepteren offerteaanvraag

• De via mail ontvangen offerte is nu via de Add in/PCC Tool vast te leggen (Vastleggen-actie). Het type dossieritem is Ontvangen offerte (-67). Omslachtig downloaden en toevoegen in Profit is hiermee verleden tijd.
• In Profit kun je nu meerdere bijlagen tegelijk toevoegen bij het handmatig toevoegen van een offerte.
• Als je een Ontvangen offerte handmatig vastlegt van een inkooprelatie die je nog niet uitgenodigd hebt dan maakt Profit vanaf nu de offerteaanvraag aan in het dossier en zie je het in het Offerteaanvragen-tabblad.
• Bij de offerteaanvragen in Profit kun je direct het dossier raadplegen via de actie Dossier. Daar vind je ook de workflowhistorie en de ontvangen offerte terug.

  De autorisatie is hiervoor uitgebreid:

  • Voor offerteaanvragen kun je nu de actie Dossier autoriseren.
  • Ook bij Ontvangen offerte kun je de actie Dossier autoriseren en bovendien de actie Acceptatie terugdraaien.

  Let op:

  Pas de autorisatie op de actie Acceptatie terugdraaien (ontvangen offertes) en de nieuwe actie Dossier (bij offerteaanvragen en ontvangen offertes) aan indien nodig.

• Afwijzen/terugtrekken offerteaanvraag
  • Het veld Onderwerp is toegevoegd aan de wizard Ontvangen offerte afwijzen. Wil je het onderwerp in het e-mailbericht verwerken, dan voeg je het veld Omschrijving (verstrekking) toe aan je berichtsjabloon.
  • Op het tabblad Ontvangen offertes in de offerteaanvraag eigenschappen heb je de nieuwe actie Afwijzen zonder e-mail. Deze actie zie je als je geautoriseerd bent voor de afwijzen-actie. Dit gebruik je bijvoorbeeld als je al telefonisch hebt afgewezen. Nu hoef je dus niet meer alsnog een e-mail te versturen.
  • Nadat een offerteaanvraag is teruggetrokken, kan de inkooprelatie nu opnieuw uitgenodigd worden.

Workflow

• Op meerdere plekken in de workflow moest je soms de actie Terugtrekken gebruiken. Op die plekken kun je de nieuwe speciale actie Vervallen gebruiken.

  Voorheen was je bijvoorbeeld verplicht om, als de inkooprelatie geen offerte wilde uitbrengen en 'bedankte', alsnog de actie Terugtrekken uit te voeren om de status van de offerteaanvraag van Onderhanden naar Teruggetrokken te krijgen. Dit is opgelost als je de nieuwe speciale actie Vervallen toevoegt in de bestaande workflow Offerteaanvraag.

  Let op:

  Maak je gebruik van de workflow Offerteaanvraag (-66)? Voeg dan in de bestaande workflow de nieuwe speciale actie Vervallen toe op de juiste plaatsen. Je laat met deze muterende stap de status van offerteaanvraag correct op Afgehandeld zetten, daar waar dit nodig is.