Dagboek beheren

Deze pagina beschrijft hoe je dagboeken beheert nadat deze is ingericht. Je wijzigt bestaande instellingen, bewaakt de kwaliteit van vastgelegde gegevens door voorkeurinstellingen toe te passen en past de inrichting aan wanneer je organisatie verandert.

Wil je eerst weten hoe dit proces werkt? Raadpleeg dan de hoofdpagina Dagboek voor de volledige uitleg en achtergrond van het onderwerp.

Beginbalans boeken

Als je een nieuwe omgeving toegevoegd hebt, moet je éénmalig de beginbalans vastleggen. Dit geldt ook als je van een ander boekhoudpakket overstapt op Profit.

In de beginbalans leg je per balansrekening het beginsaldo vast in het laagste (eerste) boekjaar in Profit. Hierbij kun je denken aan vaste activa, banksaldi, kasgeld, voorraden en leningen. Ook leg je de openstaande posten van debiteuren en crediteuren vast. Het saldo van de openstaande posten wordt verzameld geboekt op de grootboekrekening Debiteuren en op die van Crediteuren, elk bij het juiste onderdeel.

Profit neemt elk jaar de eindbalans over als beginbalans voor het volgende boekjaar.

Let op:

Wij adviseren je in ieder geval de openstaande posten en de bank- en kassaldi vast te leggen bij de start van de administratie. Hierdoor kun je tijdens het boeken van de bank- en kasmutaties en het verwerken van elektronische bankafschriften de eindsaldi controleren en openstaande posten afboeken. Je kunt de beginbalansboekingen ook importeren.

Voorbeeld: beginbalans

De beginbalans boekingen van het voorbeeld kan er als volgt uit zien:

Hieronder wordt het boeken van de beginbalans beschreven. Je kunt de beginbalans ook importeren via Financieel / Beheer / Import grootboek / Financiële mutaties. Maak de benodigde Excel-sjablonen of download benodigde importdefinities vanaf de pagina op de Klantportal.

Neem bij het importeren van facturen altijd het factuurnummer mee, anders worden openstaande posten geboekt als vooruitbetalingen.

Let op:

Het instellen van de begindatum boekhouding kan slechts op één moment plaatsvinden, namelijk bij het aanmaken van de omgeving. Daarna is dit niet meer te wijzigen. Een beginbalans kun je niet vóór deze datum boeken.

Mocht je deze datum toch willen wijzigen, dan dient er een aanvraag voor databewerking ingediend te worden bij AFAS Support.

Beginbalans boekingen toevoegen:

1. Ga naar: Financieel / Boeken / Beginbalans.
2. Controleer Boekjaar en Periode. Je boekt de mutaties voor de beginbalans in periode 0.
3. Klik op: Voltooien.

   Profit toont de boekingslay-out van het dagboek. Je kunt de eerste boekingsregel invullen. Je kunt de verschillende soorten boekingen door elkaar heen toevoegen.

4. Vul de boekingsdatum in voor de beginbalans boeking. Als je een factuur inboekt voor een debiteur of crediteur geef je in dit veld de factuurdatum in.

   Let op:

   Voor het beginsaldo van een grootboekrekening gebruik je de boekingsdatum 1 januari. Daarnaast gebruik je bij een openstaande post voor een debiteur of crediteur de werkelijke factuurdatum als boekingsdatum. Dit is nodig voor een juiste bepaling van de ouderdom van de openstaande posten.

5. Selecteer in het veld Rekening de gewenste grootboekrekening, debiteur of crediteur, afhankelijk van het soort boeking dat je boekt.
6. Vul het boekstuknummer in.

   Bij een inkoopfactuur vul je in dit veld het originele factuurnummer van de leverancier in dat op de factuur afgedrukt staat. Bij een verkoopfactuur laat je het veld vullen door de teller van het dagboek of vul je zelf een nummer in. Dit kun je gelijk houden met het eigen (interne) factuurnummer.

7. Vul je eigen (interne) factuurnummer in.

   Bij een verkoopfactuur vul je in dit veld het uitgedeelde factuurnummer in.

   Let op:

   Boek openstaande posten van debiteuren en crediteuren op aparte regels, hierdoor houd je het overzicht over deze posten.

8. Vul de boekingsomschrijving in.
9. Vul het Bedrag debet in als de grootboekrekening een positief saldo moet vertonen. Bij het boeken van een verkoopfactuur (factuur voor een debiteur) moet het bedrag in deze kolom worden ingevuld.
10. Vul het Bedrag credit in als de grootboekrekening een negatief saldo moet vertonen. Bij het boeken van een inkoopfactuur (een factuur van een crediteur) moet het bedrag in deze kolom worden ingevuld.

    Let op:

    Bij het boeken van creditnota's (negatieve facturen) wordt precies andersom geboekt: het bedrag van een creditnota voor een debiteur wordt als Creditbedrag geboekt, terwijl het bedrag van een creditnota van een crediteur juist als Debetbedrag wordt geboekt.

11. Ga naar: de volgende boekingsregel met Enter of Tab.
12. Klik op: Opslaan en sluiten. als je de hele beginbalans hebt geboekt.

Zie ook

• Boekstuknummer, factuurnummer, boekingsdatum en boekstukdatum
• Mutaties raadplegen
• Mutaties verwijderen

Periode blokkeren in een dagboek

Profit gebruikt de periodetabel in de omgeving voor alle administraties. Als je een periode blokkeert in een periodetabel, dan geldt dit voor alle administraties. Als je meerdere administraties hebt dan kun je een periode blokkeren voor één administratie in de administratie-instellingen. Je kunt ook een periode blokkeren voor één dagboek door in de eigenschappen van een dagboek de periode op geblokkeerd te zetten. Je stelt dit in voor de betreffende dagboeken (dus één voor één).

Een financiële mutatie die valt in een geblokkeerde periode kun je niet wijzigen. Mocht het later nodig zijn, dan kun je een geblokkeerde periode altijd weer deblokkeren. Via een instelling op de boekingslay-out is het wél mogelijk om de vrije velden van een journaalpost uit een geblokkeerde periode te wijzigen. Hiermee krijg je de mogelijkheid om informatie op vrije velden te wijzigen, zonder dat je hiervoor de periode hoeft te deblokkeren.

Periode blokkeren in een dagboek:

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Dagboek.
2. Open de eigenschappen van het dagboek.
3. Ga naar het tabblad: Perioden.
4. Selecteer de periode die je wilt blokkeren of deblokkeren of vink de gewenste regels aan.
5. Klik op Acties en gebruik Blokkeren periode en Deblokkeren periode.

   Klik op: Opslaan en sluiten.

Vrije velden toevoegen voor financiële mutaties

Je kunt vrije velden opnemen in de boekingslay-outs voor financiële mutaties. Op die manier kun je de boekingslay-outs aanpassen aan de bedrijfssituatie.

Een financiële mutatie die valt in een geblokkeerde periode uit de financiële periodetabel kun je niet wijzigen. Vanaf nu is het wél mogelijk om de vrije velden van een journaalpost te wijzigen terwijl de periode is geblokkeerd. Je stelt dit in op de boekingslay-outs voor financiële mutaties. Hiermee krijg je de mogelijkheid om details toe te voegen aan financiële mutaties in geblokkeerde perioden, zonder dat je hiervoor de periode hoeft te deblokkeren.

Je voegt vrije velden toe in de Management tool. De vrije velden die je wilt opnemen in de boekingslay-outs voor financiële mutaties voeg je toe in het bestand Financiële mutatie.

Vrije velden toevoegen voor financiële mutaties:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool.
2. Open de functiegroep Financiële mutaties.
3. Selecteer het bestand Financiële mutatie.

   Je ziet dat het toevoegen van vrije velden in dit bestand mogelijk is.

4. Voeg de vrije velden toe.

   Je kunt de velden niet op een tabblad zetten. Open de omgeving opnieuw als je klaar bent.

Vrije velden op boekingslay-out voor financiële mutatie instellen

Je plaatst de vrije velden op een boekingslay-out voor financiële mutaties en je legt per veld de veldinstellingen vast. Volgens stel je per boekingslay-out in of de vrije velden in geblokkeerde perioden aanpasbaar zijn of niet.

Vrije velden op boekingslay-out voor financiële mutatie instellen:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
2. Open één van de boekingslay-outs voor financiële mutaties.
3. Voeg de vrije velden toe aan de boekingslay-out. Voor algemene velden volg je deze stappen:
   1. Ga naar het tabblad: Kop.
   2. Sleep het vrije veld uit de rubriek Algemene velden naar de juiste plaats.
   3. Ga naar het tabblad:  Algemene velden.
   4. Selecteer het vrije veld.
   5. Leg de veldinstellingen vast.
4. Voor regelvelden volg je deze stappen:
   1. Ga naar het tabblad:  Regel.
   2. Sleep het vrije veld uit de rubriek Regel velden naar de juiste plaats.
   3. Ga naar het tabblad:  Regel velden.
   4. Selecteer het vrije veld.
   5. Leg de veldinstellingen vast.
5. Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.
6. Vink Vrije velden in geblokkeerde periodes aanpasbaar aan óf uit.
7. Klik op: OK.

Heb je op een boekingslay-out ingesteld dat de vrije velden aanpasbaar zijn in een geblokkeerde periode? Dan kunnen alle gebruikers die geautoriseerd zijn voor de boekingslay-out van deze mogelijkheid gebruikmaken. Je autoriseert de boekingslay-outs via gegevensfilters.

Zie ook:

• Definities autoriseren met filterautorisatie

  Let op:

  Je kunt per dagboek een aparte boekingslay-out koppelen voor het wijzigen van journaalposten. Heb je op deze boekingslay-out ingesteld dat vrije velden aanpasbaar zijn in geblokkeerde perioden? Dan kunnen alléén gebruikers die geautoriseerd zijn om journaalposten te wijzigen, vrije velden van journaalposten in geblokkeerde perioden wijzigen.

Je kunt de vrije velden van een financiële mutatie in een geblokkeerde periode ook wijzigen met de UpdateConnector FiEntriesCustom. De vrije velden van een financiële mutatie zijn met deze UpdateConnector altijd wijzigbaar. Er wordt geen controle uitgevoerd op de bron van de journaalpost óf de status van de periode in de financiële periodetabel.