Werken medewerkers bij cliënten thuis en gebruik je Nedap Ons voor routeplanning of kilometerregistratie? Controleer dan vooral het weekkaartprofiel en de instelling Adresgegevens meesturen naar Nedap.

Zet adresgegevens alleen aan voor functies waarbij je deze gegevens daadwerkelijk in Nedap Ons nodig hebt. Zo voorkom je dat je meer persoonsgegevens uitwisselt dan nodig.

Houd bij het weekkaartprofiel rekening met de verschillende werkzaamheden van de medewerker. Een wijkverpleegkundige kan bijvoorbeeld zowel bij cliënten werken als administratieve werkzaamheden op kantoor uitvoeren.

Gebruik je Ons Vandaag of Ons Agenda? De keuze hiervoor geldt op het niveau van de organisatie-eenheid. Medewerkers binnen dezelfde organisatie-eenheid gebruiken daarmee dezelfde module.

Heeft een medewerker meerdere dienstverbanden, dan behandelt de koppeling deze dienstverbanden afzonderlijk. Alleen de dienstverbanden waarvoor de medewerker binnen de synchronisatie valt, gaan mee.

Nedap Ons maakt per dienstverband een eigen account. Hierdoor kunnen bijvoorbeeld verschillende rollen of bevoegdheden per dienstverband gelden.

Spreek daarom vooraf af hoe je omgaat met medewerkers met meerdere dienstverbanden en hoe zij in Nedap Ons tussen hun accounts werken.

Werkt een medewerker vanuit één functie voor meerdere organisatie-eenheden? Houd er dan rekening mee dat Profit alleen de primaire organisatie-eenheid als team naar Nedap Ons stuurt.

Moet de medewerker daarnaast bij een ander team kunnen werken of gegevens van een ander team kunnen benaderen? Dan regel je dat aanvullende bereik in Nedap Ons.

Een extra organisatie-eenheid betekent niet automatisch dat de medewerker een andere rol nodig heeft. De rol bepaalt wat iemand in Nedap Ons mag doen. Het bereik bepaalt voor welke teams, locaties of cliënten die bevoegdheid geldt.

Extra bereik vastleggen

Voor aanvullend bereik kun je in Profit werken met een 0%-formatieverdeling op een extra organisatie-eenheid. De medewerker blijft daarbij dezelfde functie houden.

Gebruik de begin- en einddatum van deze regel om vast te leggen in welke periode het aanvullende bereik nodig is.

Let hierbij op het volgende:

• alleen de primaire organisatie-eenheid gaat als team mee naar Nedap Ons;
• een extra organisatie-eenheid zorgt voor aanvullend bereik, maar verandert de rol van de medewerker niet;
• de formatieverdeling werkt in Nedap Ons door in het bereik, niet in het rooster of de agenda;
• een tijdelijke 0%-formatieverdeling stopt niet automatisch doordat het rooster of de aanwezigheid van de medewerker verandert;
• beëindig de regel daarom zelf zodra het aanvullende bereik niet meer nodig is.

Voorbeeld:

Een Wijkverpleegkundige werkt normaal voor Afdeling Noord, maar ondersteunt tijdelijk ook Afdeling Oost. Afdeling Noord is de primaire organisatie-eenheid en gaat daarom als team mee naar Nedap Ons. Voor Afdeling Oost leg je een extra organisatie-eenheid vast, bijvoorbeeld via een 0%-formatieverdeling met een begin- en einddatum.

De medewerker blijft Wijkverpleegkundige. Je hoeft hiervoor dus niet automatisch een extra rol aan te maken. Het aanvullende bereik voor Afdeling Oost regel je in Nedap Ons.

Controleer na afloop van de tijdelijke inzet of de extra formatieverdeling is beëindigd. Omdat deze niet gekoppeld is aan het rooster of de aanwezigheid, kan een niet-beëindigde regel anders langer bereik geven dan bedoeld.

Een medewerker kan naast de normale functie tijdelijk extra werkzaamheden uitvoeren, bijvoorbeeld wondzorg of BHV. Zo'n tijdelijke neventaak wordt niet automatisch vanuit Profit naar Nedap Ons gestuurd.

Het belangrijkste verschil met een gewone functie is de tijdelijkheid. Voor een neventaak moet duidelijk zijn vanaf wanneer en tot wanneer de medewerker de bijbehorende rol of het aanvullende bereik nodig heeft. De koppeling leidt zo'n tijdelijke periode niet automatisch af.

Regel de tijdelijke rol, bevoegdheid of het aanvullende bereik daarom in Nedap Ons.

Let op de einddatum

Leg bij een tijdelijke neventaak vast wanneer deze eindigt en controleer op dat moment ook de inrichting in Nedap Ons.

Een persoonlijk toegekende rol in Nedap Ons vervalt namelijk niet automatisch wanneer in Profit de functie of het team van de medewerker verandert. Beoordeel daarom bij iedere relevante wijziging of de tijdelijke rol of het aanvullende bereik nog nodig is.

Gaat het om een terugkerende bevoegdheid of verplichting, zoals BHV? Gebruik de einddatum dan als moment om opnieuw te beoordelen of de medewerker deze taak en de bijbehorende bevoegdheden moet behouden.

Voorbeeld:

Een medewerker werkt normaal als Verzorgende IG in Wijkteam De Watergaarde, met deskundigheid Verzorgende IG niveau 3 en weekkaartprofiel Extramuraal Basis.

Tijdelijk voert de medewerker daarnaast werkzaamheden uit als Wondverpleegkundige voor het Wondexpertiseteam. Voor deze werkzaamheden zijn de deskundigheid Wondverpleegkundige en het weekkaartprofiel Expertiseprofiel wondzorg van toepassing.

De reguliere functie en inrichting van de medewerker kunnen via de koppeling naar Nedap Ons gaan. De tijdelijke neventaak als Wondverpleegkundige volgt daar niet automatisch uit. Leg de benodigde tijdelijke rol en het aanvullende bereik daarom apart vast in Nedap Ons en spreek af wanneer je deze weer beëindigt.

Controleer bij het einde van de tijdelijke inzet ook of de extra rol en het bereik in Nedap Ons zijn verwijderd.

Bij een flexpool is vooral de snelheid van synchroniseren belangrijk. Medewerkers kunnen op korte termijn worden ingezet en moeten daarom tijdig beschikbaar zijn in Nedap Ons. Laat de geplande taak bij gebruik van een flexpool minimaal elk uur uitvoeren. Een dagelijkse synchronisatie is hiervoor te langzaam.

Spreek daarnaast vooraf af hoe je externe medewerkers in Profit vastlegt en hoe je omgaat met wijzigingen die kort voor een dienst plaatsvinden. Het doel is dat een nieuwe of gewijzigde medewerker zonder extra handmatige tussenstap beschikbaar komt in Nedap Ons.

Werken medewerkers op een vaste locatie, bijvoorbeeld in een behandel- of revalidatieteam? Dan bepaalt de organisatie-eenheid in Profit welk team naar Nedap Ons gaat. Nedap Ons gebruikt dit team vervolgens bij de verdere inrichting van het bereik van de medewerker.

De indeling van organisatie-eenheden in Profit hoeft daarbij niet precies hetzelfde te zijn als de indeling van locaties in Nedap Ons. Leg bij de inrichting daarom vast welke organisatie-eenheden en teams bij welke locaties in Nedap Ons horen.

Het weekkaartprofiel bepaalt hoe de medewerker binnen Nedap Ons werkt en registreert. Bij medewerkers die op een locatie werken, kun je bijvoorbeeld te maken hebben met verschillende werkwijzen:

• de agenda is leidend;
• de medewerker werkt met een combinatie van rooster en agenda;
• de medewerker werkt alleen vanuit het rooster.

Bepaal daarom per functie welk weekkaartprofiel past bij de manier waarop de medewerker in Nedap Ons werkt.

Werken binnen dezelfde organisatie-eenheid meerdere disciplines? Zorg er dan ook voor dat de uursoorten die zij gebruiken voldoende van elkaar te onderscheiden zijn. Dit is bijvoorbeeld van belang wanneer verschillende behandelaren eigen DBC-uursoorten registreren.

Voorbeeld:

Een medewerker werkt als Fysiotherapeut (GRZ) binnen Behandelteam Revalidatie. Voor deze medewerker geldt de deskundigheid Fysiotherapeut en het weekkaartprofiel Behandelaar-DBC.

De organisatie-eenheid Behandelteam Revalidatie bepaalt welk team Profit naar Nedap Ons stuurt. Het weekkaartprofiel Behandelaar-DBC sluit aan op de manier waarop de fysiotherapeut de werkzaamheden en uren in Nedap Ons registreert.

Werken binnen Behandelteam Revalidatie ook andere behandeldisciplines, zorg er dan voor dat de gebruikte DBC-uursoorten voldoende onderscheid maken tussen die disciplines.

Controleer bij de inrichting dus zowel of de organisatie-eenheid naar het juiste team in Nedap Ons leidt als of het gekozen weekkaartprofiel past bij de werkwijze van de medewerker.

Niet iedere medewerker in Profit hoeft in Nedap Ons te staan. Hebben staf-, bestuur- of HR-functies geen cliëntcontact en hebben deze medewerkers Nedap Ons niet nodig? Zet Synchroniseren met Nedap Ons dan op Nee voor deze functies.

Moet een stafmedewerker juist wel toegang hebben, bijvoorbeeld een HR-medewerker die bepaalde gegevens moet kunnen inzien? Zorg dan dat de rol en bevoegdheden in Nedap Ons aansluiten op wat deze medewerker daadwerkelijk nodig heeft.

Nieuwe ziekmeldingen, relevante wijzigingen en herstelmeldingen worden direct vanuit Profit naar Nedap Ons gestuurd. Hiervoor hoef je niet te wachten op de geplande taak. Profit blijft de bron voor de verzuimgegevens. Wijzig een ziekmelding daarom niet alleen in Nedap Ons.

De verwachte einddatum gaat mee naar Nedap Ons. Verstrijkt deze datum terwijl de melding nog loopt, dan schuift Profit de verwachte einddatum automatisch door en wordt ook die wijziging doorgegeven.

De koppeling past de planning niet automatisch aan. De planner beoordeelt zelf welke diensten moeten worden aangepast en of vervanging nodig is.

Bij gedeeltelijke re-integratie gaat niet iedere wijziging in het verzuimpercentage naar Nedap Ons.

Nedap Ons kan zien dat de medewerker een lopend verzuimtraject heeft, maar ontvangt niet het actuele verzuimpercentage. Een tussentijdse wijziging waarbij de medewerker nog niet volledig hersteld is, levert daarom geen afzonderlijk verzuimbericht op.

Spreek binnen de organisatie af hoe de leidinggevende en planner communiceren over de daadwerkelijke inzetbaarheid van de medewerker.

De koppeling kan verlofjaarrechten naar Nedap Ons sturen als je dit onderdeel hebt ingericht. De daadwerkelijke verlofopname of verlofaanvraag gaat echter niet mee.

Bij bijvoorbeeld ouderschapsverlof of ander langdurig verlof moet je de afwezigheid daarom ook in Nedap Ons verwerken.

Spreek af wie deze registratie uitvoert en controleer vooral wanneer het langdurige verlof eindigt, zodat Profit en Nedap Ons daarna weer dezelfde actuele situatie laten zien.

Bereikbaarheidsdienst, consignatiedienst, slaapdienst en oproepdienst kunnen verschillende regels hebben voor registratie en vergoeding. Richt daarom per variant het juiste weekkaartprofiel in. Houd daarbij onderscheid tussen de uren waarin een medewerker bereikbaar is en de uren waarin de medewerker daadwerkelijk werkt.

Is tijdens een oproep extra cliënt- of teambereik nodig? Dat bereik regel je in Nedap Ons. De koppeling voegt dit niet automatisch toe.

Een medewerker kan naast de reguliere werkzaamheden ook planner of roosteraar zijn. De koppeling kent deze rol of de bijbehorende bevoegdheden niet automatisch toe in Nedap Ons.

Maak van de rol als planner of roosteraar niet automatisch een aparte functie in Profit. Doe dit alleen als het HRM-inhoudelijk ook daadwerkelijk om een andere functie gaat.

Bepaal bij de inrichting hoe je de rol in Nedap Ons wilt toekennen:

• Functiegebonden: de rol geldt voor iedereen met een bepaalde functie.
• Persoonsgebonden: de rol geldt alleen voor specifieke medewerkers.

De rol bepaalt wat een medewerker in Nedap Ons mag doen. Het bereik bepaalt voor welke teams de medewerker deze bevoegdheid heeft.

Moet een planner of roosteraar meerdere teams kunnen plannen? Dan is aanvullend bereik nodig in Nedap Ons. Je hoeft hiervoor niet meerdere functies of rollen in Profit aan te maken.

Voorbeeld:

Een medewerker werkt als Verpleegkundige binnen Afdeling Somatiek 2. Voor deze medewerker gelden de deskundigheid Verpleegkundige niveau 5 en het weekkaartprofiel Intramuraal basis.

Naast het werk als verpleegkundige maakt deze medewerker ook roosters voor de afdeling. De functie in Profit blijft Verpleegkundige als het roosteren geen afzonderlijke HRM-functie is.

De reguliere medewerkergegevens, waaronder het team, de deskundigheid en het weekkaartprofiel, gaan via de koppeling naar Nedap Ons. De extra rol als roosteraar ken je in Nedap Ons toe.

Moet deze medewerker ook roosters maken voor andere teams? Regel dan aanvullend bereik voor die teams in Nedap Ons. Daarvoor hoef je in Profit geen extra functie Roosteraar aan te maken.

Gebruik je normdagen vanuit de cao VVT of GHZ, dan kun je deze vanuit Profit naar Nedap Ons sturen.

Hiervoor zijn de activeringen Zeggenschap normdagen en Koppeling Nedap Ons nodig. Daarna leg je bij de medewerker vast welke toepassing geldt.

Normdagen zijn een afspraak over het maximale aantal dagen waarop een medewerker binnen een meetperiode mag worden ingeroosterd. Het is geen rooster. Controleer daarom per medewerker of de juiste toepassing van normdagen is vastgelegd voordat je dit onderdeel in Nedap Ons gebruikt.