thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied

ID-Check

Als werkgever ben je verplicht de identiteit van de medewerkers te controleren. Voor deze controle beschik je over de ID-Check van Valicare. Met de ID-Check valideer je tijdens het indienst melden de identiteit van de medewerker op basis van:

  • Paspoort
  • Identiteitskaart
  • Verblijfsvergunning

De ID-Check valideert de identiteitsdocumenten op basis van visuele aspecten die worden uitgelezen uit de afbeeldingen van de documenten. Deze data gaat door verschillende algoritmes die onder andere aan de hand van documentnummer, geboortedatum en persoonsnummer controleert of de data valide is.

Na het valideren kun je automatisch de data overnemen in de velden van het indienstprofiel. Hiermee voorkom je foutieve data in Profit.

Fair use

AFAS en Valicare bieden de ID-Check onder een fair use policy aan. Deze fair use policy houdt in dat bedrijven met een laag aantal medewerkers (1.000 medewerkers of minder), en daardoor op jaarbasis een klein aantal checks (100) doen, kostenloos gebruik kunnen maken van de ID-Check. Grote bedrijven (1.001 medewerkers of meer) zullen meer dan 100 checks doen en vallen daarom niet onder de fair use. Zij kunnen de ID-check als dienst bij Valicare afnemen. Dit wordt dan per check in rekening gebracht. Over de hoogte van de kosten kan AFAS geen uitspraak doen. Dit kan je wel opvragen bij Valicare.

Let op:

Voor de grote bedrijven (1.001 medewerkers of meer) die meer dan 100 checks doen, geldt niet dat de eerste 100 checks gratis zijn.

Als je als bedrijf onder de fair use valt, dan zijn alle checks gratis. Val je als bedrijf buiten de fair use, dan betaal je voor iedere check.

Vanuit AFAS geven we de omgeving een geanonimiseerd klant-id mee. Deze vind je terug in de eigenschappen van het communicatieprofiel Communicatie met Valicare. Als een bepaalde klant-id veel checks doet (50-100), dan neemt Valicare hierover contact op met AFAS. Deze melding zetten we vervolgens door naar de klant en verschijnt als functionele melding op InSite.

Voor kleine klanten geldt dus dat er een controle zit op het aantal ID-checks dat zij uitvoeren. Als je veel ID-checks uitvoert, dan wordt je hierover geïnformeerd. Eventueel blokkeert Valicare de account.

Bovenstaande is in overleg tussen AFAS en Valicare besloten.

ID-Check inrichten

Om gebruik te maken van de ID-Check richt je het volgende in:

  • Communicatieprofiel deblokkeren

    Open de eigenschappen van het communicatieprofiel Communicatie met Valicare en vink het veld Geblokkeerd uit.

    Let op:

    Vanaf Profit 12 moet je in iedere omgeving waarin deze functionaliteit gebruikt wordt, het communicatieprofiel Valicare deblokkeren. De hoofdomgeving voor communicatieprofielen wordt dus niet gebruikt.

  • Functionaliteit uitbreiden

    Voeg de pagina Identiteitsbewijs valideren toe aan de relevante functionaliteit in Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.

  • Profiel inrichten

    Open de eigenschappen van het indienstprofiel en vink het veld ID-check integreren aan. Hierdoor worden automatisch de velden voor het valideren zichtbaar in het profiel in InSite.

ID-Check gebruiken

  1. Open het indienstprofiel in InSite.
  2. Selecteer het type document dat je wilt valideren.
  3. Klik op: Valideren.
  4. Selecteer de afbeeldingen voor de voor- en achterkant van het document.

    Op de voorkant van het document vind je de pasfoto.

  5. Klik op: Valideren.

    Over het validatieproces zegt Valicare het volgende:

    Wij valideren het paspoort op basis van visuele aspecten die wij uitlezen uit de foto. Deze data gaat door verschillende algoritmes die onder andere aan de hand van documentnummer, geboortedatum, vervaldatum en persoonsnummer controleert of de data valide is. Na het valideren halen wij uit de MRZ-code persoonsgegevens die wij terug sturen. Hierbij waarborgen wij een consistent format die werkbaar is voor alle paspoorten van alle nationaliteiten. Dit zorgt er onder anderen voor dat een conversie vereist is voor bijvoorbeeld voor- en achternaam waarbij speciale tekens eruit worden gehaald.

  6. Als via de ID-check een document succesvol is gevalideerd, worden de gegevens overgenomen in de velden van het indienstprofiel. Deze velden worden ge-disabled en kun je daarom niet meer wijzigen. Dit betreft de velden: geslacht, BSN, geboortedatum, documentnummer en afgiftedatum document.

Tips voor leesbare afbeelding

De volgende voorwaarde wordt aan de afbeelding gesteld om te kunnen valideren bij Valicare:

  • Afbeelding moeten van het formaat PNG, JPEG, JPG, GIF of BMP zijn.
  • Afbeelding mag niet groter zijn dan 10 MB (10240 kilobytes).
  • Afbeelding moet uit minimaal 600x400 pixels bestaan.
  • Afbeelding van voor- en/of achterkant moet aan gelijknamige veld gekoppeld zijn.
  • Alle gegevens moeten zichtbaar zijn.
  • Op de afbeelding mogen geen handen of vingers in beeld staan.
  • Afbeelding moet scherp en niet te donker zijn.
  • Op de afbeelding mag geen licht reflectie van flitser of lamp aanwezig zijn.
  • Identiteitsbewijs moet recht op de foto staan (niet diagonaal/schuin):

Alle gegevens

Veel bedrijven vragen om een kopie identiteitsbewijs, ondanks zij geen wettelijke basis hebben om een kopie te mogen bewaren. In ieder geval hebben zij niet alle gegevens nodig en worden te veel gegevens bewaard met het gevaar op identiteitsfraude. Daarom heeft de overheid de app KopieID ontwikkeld voor particulieren om kopieën te voorzien van een watermerk en dat bepaalde gegevens onzichtbaar gemaakt kunnen worden.

De werkgever heeft wel een wettelijke basis om een kopie te bewaren en hier moeten alle persoonlijke gegevens wel zichtbaar zijn. Wij raden om bij medewerkers aan te geven dat voor de kopie bij indienst en de ID-Check wel alle gegevens zichtbaar moeten zijn.

Rijbewijs

Met een rijbewijs kan je jezelf in Nederland legitimeren. Het rijbewijs is echter geen geldig document om iemands identiteit vast te stellen bij indienst, omdat de nationaliteit ontbreekt op het rijbewijs. Vandaar dat je het rijbewijs niet kunt selecteren als type document.

AVG/GDPR

Alle servers van Valicare staan op Nederlandse bodem.

Er wordt geen enkel persoonsgegeven bij Valicare opgeslagen.

Direct naar

  1. Nieuwe medewerker toevoegen
  2. Autonummering
  3. Werkgevercode als prefix voor de medewerkercode
  4. Formatiebeheer
  5. Medewerker in dienst melden in InSite
  6. Medewerker in dienst melden (België)
  7. Medewerker opnieuw in dienst melden in InSite
  8. Anonieme medewerker
  9. ID-Check
  10. Medewerkers importeren
  11. Persoonsdocumenten

Process

Medewerker

Work area

HRM