Documenten

Je gebruikt de Documentgenerator voor het samenstellen en verzenden van brieven en mailingen (zowel mailingen op papier als via e-mail). Je kunt verzonden documenten - onder voorwaarden - opslaan in het dossier.

Beschrijving

Je kunt de Documentgenerator op twee manieren gebruiken. Je genereert samenvoegbrieven die je ook opslaat in het dossier of je genereert samenvoegbrieven die je niet opslaat in het dossier.

Samenvoegbrieven genereren en opslaan in het dossier

Je genereert samenvoegbrieven en je slaat deze op in het dossier. Voor elke geselecteerde organisatie of persoon ontstaat een dossieritem met als bijlage een samenvoegbrief. Je kunt ook e-mailberichten maken op basis van een documentlay-out, waardoor gepersonaliseerde e-mailberichten ontstaan.

Dit wordt toegelicht in de volgende onderwerpen:

• Document samenvoegen en opslaan in dossier
• Document samenvoegen, e-mailen en opslaan in dossier
• Onderwijsdocumenten
• Verzuimdocumenten
• Document genereren voor medewerker via Profit Windows
• Document genereren via gekoppeld profiel in InSite

Samenvoegbrieven genereren, maar niet opslaan in het dossier

Je genereert samenvoegbrieven voor bijvoorbeeld een aantal organisaties of debiteuren. Deze mogelijkheid gebruik je bijvoorbeeld voor algemene aankondigingen, grootschalige acties, een verhuisbericht, etc.

Voorbereiding

• Documenten inrichten
• Barcode-lettertypen downloaden voor rapporten en documenten

  Je downloadt de Profit Barcode Fonts via de AFAS Klantportal. Volg de instructies die daar vermeld worden.

• Ondersteuning Microsoft Word controleren

  Op je werkstation of terminal server moet een ondersteunde versie van Microsoft Word geïnstalleerd zijn.

  Je genereert het document via de server van AFAS, maar je kunt het document alleen op je eigen systeem openen.

• PCC installeren

  Het PCC is niet noodzakelijk voor het genereren van documenten. Als je het PCC hebt geïnstalleerd en gekoppeld, kan een document wel automatisch worden geopend op je werkstation. Als je InSite hebt, kun je het document openen via Mijn bestanden.

Document genereren met Documentgenerator

Je genereert een samengevoegd document via de Documentgenerator, dit document wordt niet opgeslagen in het dossier.

Je gebruikt deze mogelijkheid bijvoorbeeld bij een verhuisbericht voor de relaties, een algemene kortingsactie voor alle klanten, een uitnodiging voor een personeelsfeest, etc.

Hierbij wordt informatie uit Profit samengevoegd met de documentlay-out van je keuze. Er ontstaat één samenvoegbestand met alle gegenereerde documenten. Deze methode staat ook bekend onder de term 'samenvoegen' of 'mailmerge'.

Als je de brieven in een bepaalde volgorde (bijvoorbeeld op achternaam) wilt genereren, geef je eerst de sortering op in de documentlay-out. Het is onder voorwaarden mogelijk om gebruik te maken van een afwijkend paginaformaat.

Document genereren:

1. Ga naar:
   • Algemeen / Uitvoer / Document (alle documentlay-outs)
   • CRM / Uitvoer / Document
   • Financieel / Uitvoer / Document
   • Fiscaal / Uitvoer / Document
   • HRM / Uitvoer / Document HRM
   • Ordermanagement / Uitvoer / Rapport
   • Projecten / Uitvoer / Document

    Profit toont alle documentlay-outs, behalve geblokkeerde documentlay-outs.

2. Dubbelklik op het document.
3. Gebruik een filter om de juiste geadresseerden te selecteren.

   

4. Klik op: OK. 
5. De vervolgstappen zijn afhankelijk van de situatie:

   Bestand wordt automatisch geopend

   Profit kijkt eerst altijd of het bestand automatisch geopend kan worden op je werkstation.

   Profit en je systeem moeten correct zijn ingericht, zie Inrichting controleren. Je kunt zelf het volgende controleren:

   • Je hebt het PCC geïnstalleerd en gekoppeld aan de omgeving.
   • Je hebt een ondersteunde versie van Word geïnstalleerd op je werkstation.

   Het bestand wordt opgeslagen in de map Downloads op je pc. Je kunt het bestand daarom ook als volgt openen:

   • Start Windows Verkenner en open de volgende map: C:\Users\Jouw gebruikersnaam\Downloads.
   • Je kunt deze map ook openen via %userprofile%\Downloads.

   Bestand handmatig openen via InSite

   Bestand openen via InSite:

   1. Start InSite.
   2. Klik op: Communication Center.

      

   3. Klik op het bestand.

      Je kunt veel verschillende soorten bestanden openen via deze lijst, kijk altijd naar de aanduiding in de kolom Type.

      

      Het bestand wordt op je harde schijf opgeslagen en je opent dit in je lokaal geïnstalleerde versie van Microsoft Office.

      Geëxporteerde bestanden worden na 48 uur verwijderd uit de weergave Mijn bestanden. Je kunt bestanden zelf verwijderen via Algemeen / Uitvoer / Mijn bestanden in Profit Windows.

   Als je een Word-bestand handmatig opent via Mijn bestanden, dan moet de optie E-mailbijlagen en andere onbewerkbare bestanden openen in leesweergave uitgevinkt zijn. Open Word, ga naar Bestand / Opties en controleer deze instelling.

   

   Bestand handmatig openen via Profit Windows

   Bestand openen via Profit Windows:

   1. Ga naar: Algemeen / Uitvoer / Mijn bestanden.
   2. Dubbelklik op het bestand.
   3. Sla het bestand op een lokale schijf op.
   4. Open het bestand in je lokaal geïnstalleerde versie van Microsoft Office.

   Zie ook:

   • Bestanden opslaan

   Als je een Word-bestand handmatig opent via Mijn bestanden, dan moet de optie E-mailbijlagen en andere onbewerkbare bestanden openen in leesweergave uitgevinkt zijn. Open Word, ga naar Bestand / Opties en controleer deze instelling.

   

   De bestandsnaam van het gegenereerde document begint altijd met het woord Uitvoer. Als je bijvoorbeeld samenvoegbrieven maakt op basis van 'Qlik Seminar', dan krijgt het bestand de naam 'Uitvoer Qlik Seminar'.