thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Conversie en autorisatie (Profit 15)

Dit onderwerp heeft betrekking op de conversie en autorisatie voor Profit 15.

Meer weten over alle nieuwe functionaliteit? Bekijk onze Nieuw in Profit 15 pagina op de AFAS Klantportal.

Inhoud

Signalen

Vanaf Profit 15 kun je per berichtsjabloon meerdere talen koppelen. Met andere woorden: het berichtsjabloon bevat per taal een vertaald onderwerp en de vertaalde e-mailinhoud.

Hierdoor koppel je per signaal nog maar één berichtsjabloon, in plaats van een berichtsjabloon per taal. In de conversie worden de berichtsjablonen van signalen samengevoegd tot één berichtsjabloon dat alle talen bevat.

Voorbeeld

Het signaal Debiteur/Openstaand saldo > 10.000 heeft de bestemming e-mail. Je hebt vier berichtsjablonen gekoppeld,namelijk:

  • Signaal - Debiteur/Openstaand saldo (NL)
  • Signaal - Debiteur/Openstaand saldo (EN)
  • Signaal - Debiteur/Openstaand saldo (FR)
  • Signaal - Debiteur/Openstaand saldo (DU).

Tijdens de conversie naar Profit 15 worden deze berichtsjablonen samengevoegd tot één berichtsjabloon met de bovenstaande talen. Dit berichtsjabloon wordt gekoppeld aan het signaal.

De andere berichtsjablonen blijven bestaan, maar zijn niet meer gekoppeld aan het signaal.

E-mailinstellingen

Je legt de e-mailinstellingen per omgeving vast via Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen, tabblad E-Mail (in Small Business is dit het tabblad Verstrekking). Op dit tabblad is het Server voor uitgaande mail vervangen door het veld Type e-mailserver. Vanaf Profit 15 kies je eerst het type e-mailserver en op basis hiervan verschijnen de juiste velden.

Het nieuwe veld Type e-mailserver krijgt automatisch een waarde op basis van het veld Server voor uitgaande e-mail.

Server voor uitgaande e-mail (Profit 14)

Type e-mailserver (Profit 15)

Veld is leeg

Geen

mailserver

AFAS Online

Andere waarde dan leeg of 'mailserver'

SMTP

Daarnaast is er een nieuwe keuze, namelijk Exchange Azure AD. Hiermee kun je vanaf Profit 15 Exchange Online via Azure AD Connect inrichten.

Invulformulieren

Autoriseer de nieuwe functie Algemeen /In & OutSite / Invulformulier / Ingevulde formulieren. Hiermee kun je ingevulde formulieren van verschillende invulformulieren selecteren en verwijderen.

AFAS Pocket

Projecten en bouw:

  • Autoriseer eerst Projecten / Team / Teamrol, actie Aut. niet teamleden en tabblad Pocket. Deze onderdelen heb je nodig voor de autorisatie per teamrol van projecten en werkbonnen.
  • Autoriseer de nieuwe tabbladen voor de onderdelen Projecten en werkbonnen.
  • Autoriseer het het onderdeel Bouw.

Familie

Locaties

Autoriseer de nieuwe actie Wijzigen locatiecode in Algemeen / Locatie / Locatie.

Dossier

Autoriseer het nieuwe tabblad Document voor het automatisch genereren van documenten bij nieuwe dossieritems.

Autoriseer het nieuwe tabblad Reactielabels voor het toekennen van labels aan reacties op dossieritems.

E-mail versturen vanuit workflow

De oude geadresseerde Contactpersoon v/h dossieritem is in Profit 15 hernoemd naar Contactpersoon v/h dossieritem (portal-gebruikers). Als je de geadresseerde Contactpersoon v/h dossieritem in Profit 14 had geselecteerd, is deze automatisch omgezet naar Contactpersoon v/h dossieritem (portal-gebruikers).

In Profit 15 is Contactpersoon v/h dossieritem een nieuw veld. Voor meer informatie, zie E-mail versturen vanuit workflow.

Forecast

De forecaststatussen onderhoudt je voortaan via de functie CRM / Sales Automation / Inrichting / Forecaststatus, in plaats van een vrije tabel. Autoriseer deze functie en de tabbladen en acties van deze functie.

Tijdens de conversie worden de waarden van de vrije tabel geconverteerd. Na de overgang op Profit 15 vul je per forecaststatus de scoringskans in. Profit berekent het verwachte bedrag voortaan op basis van de forecaststatus.

Werving en selectie

Er zijn twee wijzigingen tijdens de overgang naar Profit 15:

  • In Profit 15 is het veld Status aanpassen in de HRM-instellingen toegevoegd. Dit krijgt standaard de waarde 'Status van de sollicitant kan worden aangepast vanaf de stamkaart van de sollicitant'. Wil je een andere waarde gebruiken? Selecteer deze dan in de HRM-instellingen via HRM / Beheer / Instellingen.
  • Voor het nieuwe tabblad Verantwoordelijke in de eigenschappen van de vacature wordt de autorisatie overgenomen van het tabblad Algemeen. Als een medewerker dus rechten heeft op het tabblad Algemeen in de eigenschappen van de vacature, krijgt deze automatisch toegang tot het tabblad Verantwoordelijke.

Contractbeheer financieel

De functionaliteit Contractbeheer is uitgebreid en gewijzigd.

Je kunt nu contractregels toevoegen (niet in Small Business). Contractregels hebben een eigen looptijd, contractwaarde en eigen verdeling naar verplichtingen.

Autoriseer de nieuwe functie Financieel / Contractbeheer / Contractregels.

In de conversie worden de contracten geconverteerd naar contracten en contractregels. Velden die eerst per contract werden vastgelegd en nu per contractregel worden gevuld met de bij het contract vastgelegde waarde. Verder worden de wijzigingen in contracten en contractregels geconverteerd naar de contracthistorie. Voor de contracthistorie geldt dat als Verplichting aanmaken in het contract op Nee stond (niet was aangevinkt), dit veld nu gevuld wordt met de waarde 0: geen verplichting. Als het veld Verplichting aanmaken wel was aangevinkt dan wordt de waarde geconverteerd naar de methode 2: Per jaar, pro rata verdelen’.

Ook wordt in de conversie het veld ‘Workflow’ bij het profiel Aanmaken contractverlenging financieel gevuld met de niet geblokkeerde workflow uit het dossieritem ‘Contractverlenging (Financieel) (Profit)’

Het bestaande veld Status wordt in de nieuwe situatie anders bepaald. Hieronder een overzicht van de wijzigingen:

  • Actief: Begindatum van het contract is kleiner of gelijk aan systeemdatum, Einddatum is groter of gelijk aan systeemdatum, Opgezegd op is leeg
  • Actief en opgezegd: Begindatum is groter dan systeemdatum, Opgezegd op is gevuld en groter dan de systeemdatum, In overweging is niet aangevinkt.
  • In overweging: In overweging is aangevinkt in het contract.
  • Toekomstig: Begindatum is groter dan systeemdatum, Opgezegd op is leeg en In overweging is niet aangevinkt.
  • Toekomstig en opgezegd: Begindatum is groter dan systeemdatum, Opgezegd op is gevuld en In overweging is niet aangevinkt.
  • Beëindigd: Opgezegd op is gevuld en kleiner of gelijk aan de systeemdatum én In overweging is niet aangevinkt. Of: Stilzwijgend verlengen is Nee en de Einddatum van de laatste contractregel is kleiner dan de systeemdatum.

E-factuur

Op het tabblad Instellingen is het nieuwe veld Type e-mailserver toegevoegd. Vanaf Profit 15 kies je eerst het type e-mailserver (POP3 of Azure AD) en op basis hiervan verschijnen de juiste velden.

Als in Profit 14 het het veld E-mailbijlagen als e-factuur inlezen aangevinkt was, dan krijgt het veld Type e-mailserver in Profit 15 de waarde POP3.

Autorisatie facturatie

Voor de functionaliteiten van de facturatiecockpit en verzamelfactuur in Profit Financieel is onderstaande gewijzigd met betrekking tot de autorisatie:

  • De menukeuze 'Factureren' is hernoemd naar Facturatiecockpit. Het pad is: Financieel / Facturering / Facturatiecockpit.
  • Als je in de aparte module (Ordermanagement, Abonnementen, Projecten/ Uren/declaraties, CRM) geautoriseerd was voor de Factureren-menukeuze, ben je dat ook voor de nieuwe menukeuze van de Facturatiecockpit in Financieel en de acties die bij die module horen.

    Het gaat om de acties:

    • Factureren abonnementen, Factureren cursussen, Factureren ordermanagement, Factureren nacalculatie en Factureren termijnen.

    • Ook de overige acties zijn afkomstig uit de modules, dus al eerder geautoriseerd. Uitzondering daarop is de actie: Factureren te factureren regels - Dit is een nieuwe actie. Als om een technische reden het factureren vastloopt, kun je er via deze actie voor zorgen dat Profit de al aangemaakte 'te factureren'-regels alsnog in een factuur omzet.
    • De actie Collectief verwijderen heeft alleen betrekking op verkoopfacturen uit Ordermanagement.
  • De mogelijkheid tot journaliseren in de Factureren-wizards van de Facturatiecockpit en vanuit de modules via de wizard vanuit cursussen, abonnementen, nacalculatie en termijnen is nieuw. (Niet bij Ordermanagement).

Hieronder zie je hoe je kunt autoriseren:

Onderdeel

Actie

Autorisatie in de Autorisatie tool via

Facturatiecockpit

Factureren abonnementen

Abonnementen \ Abonnementen \ Acties \ Automatisch factureren

 

Factureren nacalculatie

Project \ Facturering \ Automatisch factureren

 

Factureren cursussen

CRM \ Cursusmanagement \ Facturering \ Automatisch factureren

 

Factureren termijnen

Project \ Project \ Factuurtermijn \ Factureren

 

Factureren ordermanagement

Facturering algemeen \ Verkoopfactuur \ Acties \ Genereren factuur

 

Factureren te factureren regels (nieuw)

Facturering algemeen \ Verkoopfactuur \ Acties \ Factureren te factureren regels

 

Afdrukken

Facturering algemeen \ Verkoopfactuur \ Acties \ Afdrukken factuur

 

E-mailen

Facturering algemeen \ Verkoopfactuur \ Acties \ E-mailen

 

Output

Facturering algemeen \ Verkoopfactuur \ Acties \ Output

 

Crediteren

Facturering algemeen \ Verkoopfactuur \ Acties \ Crediteren factuur

 

Collectief verwijderen

Facturering algemeen \ Verkoopfactuur \ Acties \ Collectief verwijderen verkoopfactuur

Verkooprelatieprofiel en projectinstellingen gewijzigd voor facturatie

  • De instelling voor Factureringsmethode in de projectinstellingen Facturering/voorraad voor projectfacturen is vervallen. Deze stond op het tabblad Projecten maar is nu alleen nog geldig voor concepten, dus daarom verplaatst naar het tabblad Concepten. De opties bij deze instelling waren: Factureren per verkooprelatie (1), Factureren per project (2) en Factureren per regel (3).
  • Daarnaast had en houd je de instellingen voor het verzamelen van facturen in het verkooprelatieprofiel. Alleen deze instellingen gebruik je nu nog.

    Daarbij is bij het veld Verzamelmethode de optie 'Standaard' (0) van naam gewijzigd naar Per verkooprelatie (0). Ook is de nieuwe optie Per regel (99) toegevoegd. De optie 'Per medewerker' heet nu 'Per verkooprelatie/medewerker'.

De vervallen instelling voor projecten zonder concepten wordt geconverteerd:

  • Als je Factureringsmethode 'per project' had, wijzigt in je verkooprelatieprofiel(en) de instelling Verzamelmethode bij projectfacturen van 'Standaard' (0) naar 'Per project' (2).
  • Als je bij Factureringsmethode 'per regel' had, wordt de instelling bij Verzamelmethode bij projectfacturen de nieuwe optie 'Per regel' (99).

Daarnaast zijn de velden in de tabbladen van het verkooprelatieprofiel gereorganiseerd.

Let op:

Controleer de autorisatie of dit nog correct is met de nieuwe inhoud op de bestaande tabbladen.

  • De velden Bankrek. verkoopfactuur waar je debiteuren hun e-facturen aan moeten betalen, Voorkeur Portal voor de verstrekking OutSite en voor het bepalen van de btw- en betalingsinstelling voor Ordermanagement het veld Debiteur factuurinstelling, zijn verplaatst - deze stonden op tabblad Algemeen, maar staan nu op het tabblad Factureren:

    Blijven staan zijn dus de velden Aantal exemplaren afdrukken, Bijlage samenvoegen met .pdf verkoopfactuur, G-rekening e-factuur (nieuw) en de velden voor de Facturatie frequentie en Extra dagen facturatie frequentie.

  • Van het tabblad Factureren zijn alle velden rond verzamelperiode, verzamelmethode en verstrekking van de bijlage voor de verschillende typen factuur (project, termijn, abonnement, cursus en ordermanagement) verplaatst naar het nieuwe tabblad Verzamelfactuur per onderdeel:

    De beide nieuwe tabbladen moet je autoriseren.

  • Menukeuze: tabblad Menu / Algemeen / Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.

    Tabbladen: tabblad Autorisatie / Algemeen / Financieel / Debiteur / Verkooprelatieprofiel / tabbladen Verzamelfactuur en Verzamelfactuur per onderdeel.

Wat abonnementen betreft:

  • In het verkooprelatieprofiel had je op het tabblad Factureren voor abonnementsfacturen (en ordermanagementfacturen) de velden Verzamelen op factuur en Verzamelen op project. Deze velden zijn verwijderd.
  • Abonnementen hebben in het verkooprelatieprofiel een eigen instelling voor verzamelmethode gekregen in het nieuwe tabblad Verzamelfactuur per onderdeel, apart van de Ordermanagement-instelling. Als verzamelmethode heb je drie mogelijkheden: Niet verzamelen, Per verkooprelatie, Per project.

Tijdens de conversie worden de instellingen bij de vervallen velden geconverteerd naar de nieuwe verzamelmethode:

  • Als je alleen ‘Verzamelen op factuur’ aan had staan, wordt de verzamelmethode voor abonnementen nu: Per verkooprelatie.

    Bij deze optie neemt Profit in de verzamelde abonnementsfactuur de Afwijkende contactpersoon over uit de abonnementen die verzameld worden op voorwaarde dat de afwijkende contactpersoon bij alle abonnementen dezelfde is.

  • Als je zowel 'Verzamelen op factuur' als ‘Verzamelen op project’ had, wordt de verzamelmethode: Per project.

    Deze optie gebruik je als je in de abonnementskop projecten selecteert en de facturen van verschillende abonnementen op hetzelfde project wilt verzamelen.

De nieuwe functionaliteit rond Verzamelfacturen over de onderdelen heen, via tabblad Verzamelfactuur, wordt binnenkort beschreven.

Autoriseren Verzamelfactuur

Autoriseer voor de nieuwe functie Verzamelfacturen het volgende:

  • Menukeuze: Financieel / Facturering / Verzamelfactuur.
  • Actie: Financieel / Verzamelfactuur / Genereren verzamelfactuur.

Autoriseer ook het Verkooprelatieprofiel met de tabbladen:

  • Menukeuze: tabblad Menu / Algemeen / Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.
  • Tabbladen: tabblad Autorisatie / Algemeen / Financieel / Debiteur / Verkooprelatieprofiel / tabbladen Verzamelfactuur en Verzamelfactuur per onderdeel.

Daarnaast zijn bij verzamelfacturen deze twee acties als volgt geautoriseerd:

  • Klaarzetten abonnementen - Als de gebruiker recht heeft op de actie Automatisch factureren bij abonnementen, dan is dat ook bij deze actie in Profit Financieel het geval.
  • Klaarzetten cursussen - Als de gebruiker recht heeft op de actie Automatisch factureren bij cursussen, dan is dat ook bij deze actie in Profit Financieel het geval.

Finance Auditor

De functionaliteit van de Finance Auditor is uitgebreid en gewijzigd.

Je kunt resultaatregels nu negeren, zodat de regels bij een volgende controle niet opnieuw in beeld komen. Autoriseer de onderstaande nieuwe onderdelen:

  • De functie Financieel / Finance Auditor / Genegeerd resultaat
  • De actie Negeren (in Financieel / Finance Auditor / Resultaat)
  • Het tabblad Genegeerd resultaat (in Financieel / Finance Auditor / Inrichting)
  • De actie Collectief verwijderen (in Financieel / Finance Auditor / Inrichting)

Autoriseer de actie Eigenschappen auditregel (in Financieel / Finance Auditor / Resultaat)

De actie Bron openen is vervallen, je dubbelklikt nu op een regel in het auditresultaat om de bron te openen. Je kunt deze actie niet meer autoriseren. Profit controleert namelijk of je geautoriseerd bent om de bron te openen.

Voorbeeld:

Als je bijvoorbeeld dubbelklikt op een auditresultaat t.a.v. een grootboekrekening terwijl je niet geautoriseerd bent om het grootboek te openen, dan kun je het grootboek niet openen via de Finance Auditor.

De actie Collectief verwijderen (in Profit 14) heet nu Opgelost. De autorisatie hiervan is niet gewijzigd.

Intercompany met voorraad

Als je de functionaliteit voor intercompany met voorraad wilt gebruiken, waarbij Profit het in- en verkoopproces tussen administraties geautomatiseerd afhandelt, moet je dit eerst activeren en inrichten.

Activeer de functionaliteit:

  • Intercompany ordermanagement

    De activering is alleen aan te zetten wanneer de activering ‘Voorraad in meerdere administraties’ is geactiveerd.

Wijziging per P15 van andere intercompany functionaliteit

  • De activering ‘Intercompany’, voor intercompany facturering, heet vanaf Profit 15 ‘Intercompany projecten’.

Autoriseer de menukeuzes:

  • Ordermanagement / Intercompany / Intercompanyfactuur
  • Ordermanagement / Intercompany / Inrichting / Intercompanyscenario

Autoriseer de tabbladen en acties:

  • Ordermanagement / Intercompany / Intercompany / de tabbladen en acties.
  • Ordermanagement / Item / Groeperingen / Artikelgroep / tabblad Integratie intercompany
  • Ordermanagement / Item / Groeperingen / Integratiegroep / tabblad Integratie intercompany

    Voor de journalisering van de intercompany verkoop -en inkoopfactuur en voorraad staan instellingen in de artikel- en integratiegroep om de kostprijs, inkoop en opbrengst van intercompany anders te boeken dan reguliere inkoop en verkopen.

Ordermanagement / Verkoopproces / Pakbon / actie Aanmaken ontvangst.

Vaste verrekenprijs per magazijn

Nieuw in Profit 15

Je kunt per magazijn afwijken van de standaard Vaste verrekenprijs van een artikel.

Dit gebruik je bijvoorbeeld als je een Retouren-magazijn hebt naast je gewone magazijnen. Daarbij kun je dan artikelen die daar liggen een VVP van 0,- Euro geven met deze nieuwe functie. Zodra een artikel dan via een magazijnverplaatsing naar een ander magazijn gaat, dan zal automatisch weer de normale VVP van dat artikel berekend worden.

Als je werkt met magazijnen in meerdere administraties kun je hiermee ook verschillende VVP’s gebruiken over de administraties heen.

Hiervoor moet je eerst de activering Vaste verrekenprijs per magazijn aanzetten. Deze activering kun je niet meer uitzetten.

Vaste verrekenprijs per magazijn per artikel:

  1. Ga naar: Ordermanagement / Item / Artikel.
  2. Open de eigenschappen van het artikel.
  3. Klik op de actie: Prijs/korting.
  4. Ga naar het tabblad: Verrekenprijs.
  5. Klik op: Nieuw
  6. Vervolgens zie je in de Nieuwe Verrekenprijs-wizard het veld Magazijn. Dit veld is niet verplicht.
    • Laat je het veld leeg, dan geldt de algemene VVP voor dit artikel.
    • Vul je het veld in, dan creëer je een afwijkende VVP voor dat magazijn. Alle andere magazijnen houden de algemene VVP voor dat artikel.
  7. Vul bij Verrekenprijs de nieuwe prijs in. 

    Bij Begindatum zie je de systeemdatum. Je kunt dit veld niet aanpassen.  

  8. Klik op: Voltooien.

Meetstaten-tabblad in project (Bouw)

Het tabblad Meetstaten is nu zichtbaar te maken in de projecteigenschappen. Hierop zie je de voor het project gemaakte meetstaten.

Je autoriseert dit via: Project / Project / Project / Tabbladen / Meetstaten.

Zie ook:

Roostercontrole per boekingslay-out Uren boeken (InSite)

Je kunt nu per boekingslay-out van uren boeken in de kalenderweergave instellen hoe Profit bij de actie Week afsluiten moet controleren op het rooster. Deze instelling is dan afwijkend van de controle die in de projecteninstellingen staan voor de roostercontrole.

Hiermee kun je via definitie autorisatie sturen welke gebruikers(groepen) via welke boekingslay-outs hun uren boeken en dus met welke controle zij hun week afsluiten.

Je hebt in de boekingslay-out de mogelijkheden:

0: Geen controle

1: Sluitend boeken

2: Overschrijding toestaan

3: Conform projectinstellingen.

Conversie:

Bestaande boekingslay-outs krijgen de instelling Conform projectinstellingen (3) bij de conversie naar Profit 15. Hiermee controleert Profit alles precies zoals bij Profit 14, op de manier zoals je bij Projecten had ingesteld.

Bij Conform projectinstellingen controleert Profit bij de actie Week afsluiten op de projecteninstelling in:

  • Projecten / Beheer / Instellingen / Project, op het tabblad Controle bij het veld Roostercontrole:

Aangifte analyse - Autorisatie

Voor de functionaliteit van de Aangifte analyse in Profit Fiscaal is onderstaande autorisatie nodig:

Onderdeel

Menu

Autorisatie in de Autorisatie tool via

Aangifte analyses

Aangifte analyses

Fiscaal \ Uitvoer \ Aangifte analyses

 

Aangifte analyses

Fiscaal \ Uitvoer \ Beheer \ Aangifte analyses

Direct naar

  1. Applicatiebeheer
  2. Platformondersteuning en productondersteuning
  3. Conversiewerkzaamheden bij een nieuwe Profit-versie
  4. Autorisatie
  5. Licentie
  6. Communicatieservice inrichten
  7. Aangifte doen vanuit extern pakket
  8. Signalen inrichten
  9. Veldinstellingen beheerder
  10. Boekingslay-out
  11. Geplande taken
  12. AFAS Remote
  13. Vrije inrichting
  14. Gegevens importeren in Profit
  15. Blokkeringen
  16. Selectie
  17. Profit Agenda inrichten
  18. Meekijken AFAS Support

Process

Omgeving

Work area

Algemeen