thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied
Inkoopfacturen (e-facturen) Condities in de workflow

Voor e-facturen geldt dat de workflow inkoopfactuur altijd gestart wordt. In de workflow inkoopfactuur kan je condities bouwen. Deze condities leiden tot een bepaalde taak of kunnen ervoor zorgen dat de taak automatisch afgehandeld wordt.

Velden voor sturing van de workflow

Onderdeel

Toelichting

Confronteren

Voor alle e-facturen wordt de tabel status confronteren e-factuur bijgehouden, beschikbare waarden:

  • 0: Niet van toepassing
  • 1: Ontvangst(en) zonder verschillen
  • 2: Ontvangst(en) met verschillen

    Voor alle facturen wordt de tabel status confronteren bijgehouden, beschikbare waarden:

  • 0: Niet confronteren
  • 1: Te confronteren
  • 2: gedeeltelijk geconfronteerd
  • 3: Geheel geconfronteerd
  • 4: Confrontatie afgehandeld

    Als een factuur de status geheel geconfronteerd (3) heeft dan wordt voor deze factuur de waarden ‘Confrontatieverschil bedrag’ en ‘Confrontatieverschil percentage’ berekend.

Verplichtingen

Voor alle e-facturen wordt de tabel status verplichting e-factuur bijgehouden, beschikbare waarden:

  • 0: Niet van toepassing
  • 1: Vrijgegeven verplichting(en) zonder verschillen
  • 2: Geblokkeerde verplichting(en) zonder verschillen
  • 3: Verplichting(en) met verschillen

Vrije matching

Voor alle e-facturen wordt de tabel status vrije matching e-factuur bijgehouden, beschikbare waarden:

  • 0: Niet van toepassing
  • 1: Vrije matchingsregel(s)
  • 2: Vrije matchingsregel(s) beoordelen via workflow

Handmatig boeken

Voor alle e-facturen wordt de tabel handmatig boeken e-factuur bijgehouden, beschikbare waarden:

  • 0: Niet van toepassing
  • 1: Handmatig geboekte regel(s) zonder matching

Match inkooprelatie

Voor alle e-facturen wordt behouden via deze velden bijgehouden hoe de inkooprelatie gevonden is:

  • Match Inkooprelatie KvK of ID
  • Match Inkooprelatie Adres
  • Match Inkooprelatie Naam
  • Match Inkooprelatie Bankrekening

Match bankrekening

Voor alle e-facturen wordt behouden of de voorkeurbankrekening overeenkomt met de bankrekening van uit het xml-bestand:

  • Bankrekening is voorkeur bankrekening (ja/nee)

Match administratie

Voor alle e-facturen wordt behouden via deze velden bijgehouden hoe de administratie gevonden is:

  • Match Administratie KvK of ID
  • Match Administratie Naam
  • Match Administratie Woonplaats

Je kunt bijvoorbeeld de volgende condities toevoegen:

  • Automatisch goedkeuren bij geen matchverschil
  • Automatisch goedkeuren bij confrontatieverschil < 1%
  • Matchingverschil bij confrontatie
  • Voorkeur bankrekening wijkt af
  • Geen match op bankrekening inkooprelatie
  • Geen match op administratienaam

Automatisch goedkeuren bij geen matchverschil

In dit voorbeeld werken we de conditie Automatisch goedkeuren bij geen matchverschil uit. De andere condities kun je op dezelfde manier toevoegen:

Stel dat de factuur volledige klopt en dat de bankrekening overeenkomst met de voorkeur bankrekening van de inkooprelaties. Dan kan je een conditie maken die ervoor zorgt dat de inkoopfactuur automatisch goedgekeurd wordt. Je kan dan een conditie maken met een filter:

  • Status confrontatie e-factuur <=1 (0 of 1) EN
  • Status verplichting <= 2 (0, 1 of 2) EN
  • Vrije matching <=1 (0 of 1) EN
  • Status handmatig boeken = 0 EN
  • Bankrekening is voorkeur bankrekening = Ja

Condities toevoegen aan workflow:

  1. Open Profit Windows.
  2. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  3. Open de eigenschappen van het type dossieritem -5 Inkoopfactuur (Profit).
  4. Ga naar het tabblad: Workflows.
  5. Open de eigenschappen van de workflow die je gebruikt voor het beoordelen van e-facturen.
  6. Klik op de eerste actie. Deze heet waarschijnlijk E-factuur.
  7. Voeg onder Workflowbeheer de gegevensverzameling E-factuur toe.

  8. Klik op: Voltooien.

    Je opent nu de eigenschappen van de gegevensverzameling.

  9. Voeg de velden die je wilt gebruiken in de conditie toe:

  10. Klik op: Voltooien.

    Nu moet je de conditie zelf nog aanmaken.

  11. Open Conditie en klik op de +

  12. Vul de omschrijving in; in dit voorbeeld Automatisch goedkeuren bij geen matchverschil.
  13. Klik op: Gegevensverzamelingen.
  14. Dubbelklik op E-factuur.

    Je opent nu het filterscherm.

  15. Klik op: Geavanceerd filter en voeg de filterwaarden toe:

  16. Klik op: OK.

Automatisch goedkeuren bij confrontatieverschil < 1%

Stel dat de factuur bijna volledige klopt en dat de bankrekening overeenkomst met de voorkeur bankrekening van de inkooprelaties. De afspraak is dat facturen met een confrontatieverschil van minder dat 1 % automatisch goedgekeurd wordt. Dan kan je een conditie maken die ervoor zorgt dat de inkoopfactuur automatisch goedgekeurd wordt. Je kan dan een conditie maken met een filter

  • Status confrontatie = 3 (geheel geconfronteerd)
  • Confrontatieverschil percentage < 1
  • Status verplichting <= 2 (0, 1 of 2) EN
  • Vrije matching <=1 (0 of 1) EN
  • Status handmatig boeken = 0 EN
  • Bankrekening is voorkeur bankrekening = Ja

Matchingverschil bij confrontatie

Stel dat alle facturen met een verschil eerst door de afdeling inkoop beoordeelt moet worden. Je kan dat een conditie maken met een filter:

  • Status confrontatie e-factuur = 2
  • Status verplichting = 3
  • Vrije matching = 2

Voorkeur bankrekening wijkt af

Stel dat dit afwijkt dat wil je dat dit beoordeeld wordt door de ‘afdeling crediteuren’. Je kan dat een conditie maken met een filter:

  • Bankrekening is voorkeur bankrekening = Nee
  • Match Inkooprelatie Bankrekening = Ja

Geen match op bankrekening inkooprelatie

Stel dat dit afwijkt dat wil je dat dit beoordeeld wordt door de ‘afdeling crediteuren’.Je kan dat een conditie maken met een filter :

  • Match Inkooprelatie Bankrekening = Nee

Geen match op administratienaam

Stel dat dit afwijkt dat wil je dat dit beoordeeld wordt door de ‘afdeling crediteuren’. Je kan dat een conditie maken met een filter:

  • Match Administratie Naam = Nee

Direct naar

  1. E-factuur (inkoopfactuur)
  2. E-factuur inrichten (inkoopfactuur)
  3. E-factuur inlezen
  4. Ingelezen e-factuur raadplegen
  5. Nieuwe inkooprelatie aanmaken voor e-factuur met onbekende crediteur
  6. Bijlage pdf van e-factuur raadplegen
  7. E-factuur met e-factuurregels verwerken en journaliseren
  8. E-factuur boeken als inkoopfactuur
  9. E-facturen verwerken
  10. E-factuur overslaan bij het boeken als inkoopfactuur
  11. Pdf-factuur inlezen en boeken als inkoopfactuur
  12. E-facturen collectief verwijderen
  13. Workflow E-factuur in InSite
  14. Condities in de workflow E-factuur
  15. Van UBL naar e-factuur (inkoopfactuur)
  16. Stappen automatisch verwerken e-facturen

Process

Inkoopfactuur

Work area

Financieel