Bij de jaarovergang verdient het afronden van de vaste activa administratie ook de aandacht. Het is belangrijk dat je het totaal aan afschrijvingen vanuit de vaste activa administratie vergelijkt met de afschrijvingswaarde in de financiële administratie. Aan het einde van het boekjaar controleer je met behulp van het dashboard Vaste activa of de subadministratie activa aansluit met de financiële administratie. Je kunt dit ook controleren met de Finance Auditor.
Voordat je de aansluiting van de subadministratie met de financiële administratie controleert zorg je ervoor dat de vaste activa gejournaliseerd zijn.
Als alle mutaties met betrekking tot vaste activa in een bepaald boekjaar correct gejournaliseerd zijn, kun je het boekjaar afsluiten door dit te blokkeren in de periodetabel Vaste Activa.
Als alle mutaties met betrekking tot vaste activa in een bepaald boekjaar correct gejournaliseerd zijn, kun je het boekjaar afsluiten door dit te blokkeren in de periodetabel Vaste Activa. In een geblokkeerd jaar kun je geen mutaties meer journaliseren. Mocht dit later toch nog nodig zijn, dan kun je het boekjaar weer deblokkeren.
Je kunt jaren (de)blokkeren onder de volgende voorwaarden:
- Je kunt uitsluitend per geheel jaar (de)blokkeren via de actieknoppen. De perioden (maanden of weken) zijn niet handmatig afzonderlijk te blokkeren. Je ziet in de eigenschappen van de periodetabel de kolom ‘Geblokkeerd’ waarmee wordt aangegeven of een jaar geblokkeerd is of niet.
- Bij het blokkeren van een periodetabel voor Vaste Activa worden ook alle jaren geblokkeerd die liggen voor het opgegeven jaar. Bij deblokkeren worden alle jaren vanaf het opgegeven jaar gedeblokkeerd.
- Alle afschrijvingen, subsidies en verkopen in het te blokkeren jaar moeten gejournaliseerd zijn.
Voorbeeld
Geblokkeerde/openstaande jaren moeten te allen tijde op elkaar aansluiten. Hiermee staat Profit dus niet toe dat er journaalposten gemaakt worden in een situatie dat er één of meer jaren openstaan tussen geblokkeerde jaren.
|
Jaar 1
|
Jaar 2
|
Jaar 3
|
Jaar 4
|
Jaar 5
|
Jaar 6
|
Jaar 7
|
Jaar 8
|
Jaar 9
|
Situatie X
|
G
|
G
|
G
|
G
|
G
|
O
|
O
|
O
|
O
|
Blokkeren
|
G
|
G
|
G
|
G
|
G
|
B
|
B
|
O
|
O
|
Deblokkeren
|
G
|
G
|
G
|
D
|
D
|
O
|
O
|
O
|
O
|
G = Geblokkeerd jaar
O = Openstaand jaar
D = Deblokkeren van een jaar
B = Blokkeren van een jaar
- Bij het blokkeren van een jaar moet het voorliggende jaar ook geblokkeerd zijn, als dit niet het geval is moeten de voorliggende jaren geblokkeerd worden. Voorbeeld: Als in situatie X jaar 7 geblokkeerd wordt dan wordt ook jaar 6 geblokkeerd. De waarschuwende melding die in dat geval wordt gegeven: 'Weet je zeker dat je alle jaren t/m jaar 7 wilt blokkeren?'
- Bij het deblokkeren van een jaar moet het laatste geblokkeerde jaar betreffen, als dit niet het geval is worden de geblokkeerde jaren erna ook gedeblokkeerd. Voorbeeld: Als in situatie X jaar 4 gedeblokkeerd wordt dan wordt ook jaar 5 gedeblokkeerd. De waarschuwende melding die in dat geval wordt gegeven: 'Weet je zeker dat je alle jaren vanaf jaar 4 wilt deblokkeren? Correcties in afgesloten jaren kunnen invloed hebben op de balans en jaarrekening, het vrijgeven van jaren kan tot het gevolg hebben dat er journaalposten ontstaan in oude boekjaren.'
Deze werking van blokkeren/deblokkeren wijkt af van andere (Financiële) periodetabellen. Deze aansluiting van (de)blokkeren van jaren in Profit is met name vanwege de functionaliteit ‘Terugdraaien journaalposten’.
(De)blokkeren van jaren in periodetabel Vaste activa:
- Ga naar: Algemeen / Inrichting / Periode-instellingen / Periodetabel.
- Open de gewenste periodetabel Vaste Activa.
- Klik op de actie: Jaren blokkeren (of klik op de actie Jaren deblokkeren als je wilt deblokkeren).
- Vul het te blokkeren jaar in.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Lees hier meer over boekjaar vaste activa blokkeren.