Finance Auditor inzetten bij de jaarovergang

Met de Finance Auditor automatiseer je het proces van terugkerende audits op je financiële administratie en kun je pro-actief optreden als er problemen gesignaleerd worden. Denk hierbij zowel aan tekortkomingen en fouten als fraude.

In control door de Finance Auditor

De wereld van de financieel medewerker verandert snel. Het geven van advies en het creëren van inzichten voor de organisatie wordt steeds belangrijker. Dus wil je niet meer tijd dan nodig besteden aan je boekhouding.

Daarom is de Finance Auditor ontwikkeld, jouw persoonlijke boekhoudassistent. De Finance Auditor automatiseert veelvoorkomende controles binnen je administratie. Waar je voorheen zelf verantwoordelijk was voor de uitvoer van controles, neemt de Finance Auditor deze taak van je over. De Finance Auditor controleert met ruim 100 audits. Met één druk op de knop start je op elk gewenst moment de audits en kun je eventuele signaleringen eenvoudig verhelpen.

Een greep uit de beschikbare audits:
  • Btw-plicht debiteur niet overeenkomstig met land van herkomst;
  • Medewerker uit dienst en eigenaar van bedrijfseigendom volgens activa-administratie;
  • Gebruiker geautoriseerd voor onderhouden bankrekeningen en aanmaken betaalopdracht;
  • Btw-aangifte niet tijdig ingediend;
  • Afschrijving activa komt niet overeen met saldo verzamelrekening;
  • Bankrekening medewerker gelijk aan bankrekening crediteur;
  • Grootboekrekening met budgetteren aan zonder budget;

Controles uitvoeren en beoordelen

Je voert controles uit op basis van de instellingen die per auditregel zijn vastgelegd.

Controle uitvoeren:

  1. Ga naar: Financieel / Finance Auditor / Resultaat
  2. Klik op de actie: Genereren audit
  3. Selecteer een administratieset, als je de audit voor meerdere administratiesets wilt uitvoeren. Als je geen administratieset selecteert, wordt de audit voor de huidige administratie uitgevoerd.

    Een administratie kan in de eigenschappen van een auditregel uitgesloten zijn voor een specifieke administratie.

  4. Vul het boekjaar in en vink in de volgende stap de uit te voeren controles aan.

    Let op:

    Profit plaatst deze taak in de wachtrij. Terwijl de taak in de wachtrij wordt uitgevoerd, kun je gewoon doorwerken. Zie: Wachtrij gebruiken en beheren.

Resultaat beoordelen:

  1. Als je een auditcontrole hebt uitgevoerd, zie je de weergave Samenvatting (openstaand). Deze weergave toont alleen fouten en waarschuwingen, met andere woorden alle zaken waarop wellicht actie nodig is.
  2. Als je wilt kijken naar de resultaatregels van een specifieke controle, dubbelklik je de gewenste regel. Dan wordt de weergave Audit-resultaat geopend met de bijbehorende resultaatregels.

  3. Klik op de toelichting om deze te openen.
  4. Dubbelklik op een regel om de bron te openen. Vaak kun je het probleem dan verhelpen.

    Voorbeeld:

    De controle heeft betrekking op de eigenschappen van debiteur 10001.

    Dubbelklik op de regel om de eigenschappen van debiteur 10001 te openen en de eigenschappen direct aan te passen.

  5. Opgeloste waarschuwingen en fouten blijven staan, tenzij je deze verwijdert met de actie Opgelost.

Als je een auditmelding hebt opgelost, zal deze bij een volgende controle niet meer verschijnen. Als je de oorzaak niet hebt opgelost, komt de melding terug als je de audit weer genereert.

Auditresultaat negeren:

Als een auditresultaat telkens naar voren komt terwijl je dit niet relevant vindt, kun je dit negeren met de nieuwe actie Negeren. Hierdoor wordt alleen een specifiek resultaat genegeerd, zodat dit niet opnieuw naar voren komt bij het uitvoeren van een audit.

Voorbeeld:

Er komt steeds een resultaat bij de auditregel Org./pers. die crediteur en medewerker is.

Medewerker Richard is namelijk ook een crediteur en je besluit dit te accepteren, daarom negeer je dit resultaat. In toekomstige audits zal dit niet meer gemeld worden. De genegeerde regel wordt gelogd en je kunt deze altijd raadplegen.

Een andere medewerker, namelijk Tanja, wordt crediteur. Dit zal wel gemeld worden als je weer een auditcontrole uitvoert.

Als je de genegeerde regel van 'Medewerker Richard is ook een crediteur' weer weghaalt, terwijl de situatie ongewijzigd is, dan zal Richard de volgende keer weer in het auditresultaat staan.

Door een auditresultaat te negeren geef je aan dat je de betreffende situatie (en het daaraan verbonden risico) bewust accepteert.

Alle genegeerde auditresultaten zie je in de functie Financieel / Finance Auditor / Genegeerd resultaat en in de eigenschappen van de auditregel op het tabblad Genegeerd auditresultaat. Je kunt een genegeerde regel verwijderen (via de eigenschappen van de audit-controleregel), dit betekent dat de betreffende gegevens weer 'meedoen' bij de volgende keer dan je audits uitvoert.

Alle uitvoerde controles raadplegen:

  1. Financieel / Finance Auditor / Resultaat
  2. Open de weergave: Samenvatting (alle).

    Dit is een samenvatting van de uitgevoerde controles.

    • Bij regels met een groene achtergrond zijn op basis van de controleregel geen fouten geconstateerd.
    • Bij andere regels is er wel een probleem geconstateerd.