Factureren in het nieuwe jaar
Het is niet ondenkbaar dat je in het nieuwe jaar vanuit een pakbon een factuur wilt genereren met een factuurdatum en factuurnummer van het voorgaande jaar.
Je kunt handmatig een factuur met een factuurdatum buiten de huidige tellerreeks genereren vanuit de pakbon. Je gebruikt dit als jullie huidige teller een periodieke teller met jaar-tag is en je wilt de factuurdatum op een datum in het vorige jaar stellen.
Je huidige teller is bijvoorbeeld 'V2022_001' en je wilt de factuurdatum op 16/12/2021 stellen. Normaal controleert Profit hierop, maar door het veld Afw. datum handmatige factuur in de pakbon te vullen en vervolgens een factuur te genereren, is dit mogelijk.
Let op:
Je moet het veld Afw. datum handmatige factuur aan de boekingslay-out van de pakbon (tabblad Kop) toegevoegd hebben.
Handmatig factuur met datum buiten tellerreeks genereren vanuit pakbon:
- Ga naar: Ordermanagement / Verkoopproces / Pakbon.
- Open de eigenschappen van de pakbon.
- Vul een waarde in bij Afw. datum handmatige factuur, bijvoorbeeld een datum voorbij de grens van de huidige teller.
- Klik op de actie: Aanmaken factuur.
Je krijgt nu de vraag of je zeker weet dat je de pakbon wilt omzetten in een factuur.
- Klik op: Ja.
Profit maakt van de pakbon een factuur en de factuur zie je in de boekingslay-out.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Omdat je in de eigenschappen van de pakbon de gewenste factuurdatum van het vorige jaar opgeeft, zal Profit een verkoopfactuur maken met de opgegeven factuurdatum en een factuurnummer uit de reeks van de teller van het vorige jaar.
Wat te doen als je in Ordermanagement toch een factuur van een pakbon hebt gemaakt met een verkeerde factuurdatum? Allereerst moet je via Ordermanagement – Verkoopproces – Factuur de betreffende factuur selecteren en boven de weergave voor de actieknop ‘Crediteren’ kiezen. Hiermee wordt de alleen de factuur gecorrigeerd en niet de geleverde voorraad. Je kunt als je vervolgens handmatig een verkoopfactuur aanmaakt ook geen voorraadhoudende items gebruiken. Die moeten altijd via de pakbon. Bij de pakbon hebben we echter geen knop ‘Crediteren’. Je zult de volgende acties moeten uitvoeren: Voeg aan de boekingslay-out van de pakbon het veld ‘Creditorder’ toe aan de kop. Zie de printscreen.
Maak via Ordermanagement – Verkoopproces – Pakbon – Nieuw handmatig een negatieve pakbon aan voor de creditering. Hierbij moet je in de kop van de boekingslay-out het veld ‘Creditorder’ hebben aangevinkt en een min voor het aantal eenheden in de regel zetten. Gaat het om een groot hoeveelheid regels dan kun je de actieknop ‘Overnemen orderregels’ in de pakbon gebruiken om de regels uit de ‘Foutieve pakbon’ over te nemen. Zie voor meer informatie hierover de volgende help item: https://kb.afas.nl/index.php/details/kb/product:se:al:sb:bk//?0100000018444010129720160202#overnemen orderregels
Voltooi de pakbon en maak daarna handmatig een nieuwe pakbon en vergeet daarbij dus niet het veld ‘Afwijkende datum handmatige factuur’ met de datum van vorig jaar te vullen. Daarna kunt je deze ‘goede pakbon’ omzetten naar een factuur. Ons advies is het echt op deze manier te corrigeren en niet dingen te gaan proberen te verwijderen. Dit om correcte mutaties tussen Ordermanagement en Financieel te waarborgen. Denk hierbij aan voorraadwaarde en saldo op debiteuren. De accountant kan zo ook zien wat er gebeurd is.
