Werving en selectie in Profit

In Werving en selectie registreer je vacatures en sollicitanten en de voortgang van sollicitatiegesprekken. Als je een sollicitant in dienst neemt, kun je deze in dienst melden zonder dat je zijn gegevens opnieuw vastlegt.

De ontwikkelingen rond een sollicitatie kun je via verschillende acties bijhouden. Je kunt bijvoorbeeld de status van een vacature aanpassen als deze is vervuld, en sollicitanten afwijzen als deze niet zijn aangenomen. Zowel vanuit het standpunt van de vacature als van de sollicitant kun je acties ondernemen betreffende een sollicitatie. Zowel vacatures als sollicitanten worden bij de werkgever vastgelegd.

Let op: 

De licentie bepaalt het aantal maximum aantal medewerkers dat je in Profit kunt vastleggen. In dit aantal worden sollicitanten niet meegeteld.

Inhoud

Voorbereiding

Statussen toevoegen en gebruiken

Op de sollicitant stamkaart wordt de status weergegeven met een gekleurde balk. Je kunt de statussen zelf toevoegen en de kleur bepalen. Als je dit gedaan hebt, leg je in de instellingen de initiële status vast. Je kunt de status handmatig aanpassen of via het toekennen van een waarde in de workflow.

Statussen aanmaken:

  1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Inrichting / Status sollicitant.
  2. Maak de status aan met omschrijving en kleur.
  3. Je kunt de volgnummers gebruiken om de statussen in een bepaalde volgorde te zetten.

Instellingen HRM vastleggen:

  1. Ga naar: HRM / Beheer / Instellingen.
  2. Ga naar het tabblad: HRM.
  3. Bepaal hier of de status vanaf de sollicitant stamkaart kunnen worden aangepast.
  4. Geef aan welke status een sollicitatie direct na het aanmaken van de sollicitatie moet krijgen.

Status aanpassen:

Je kunt de status handmatig aanpassen, mits dit is toegestaan op basis van de instellingen HRM.

Daarnaast kun je de status aanpassen via de volgende workflows (via waarde toekennen):

  • Sollicitatie
  • Sollicitant indienst
  • Aanvullende gegevens opvragen
  • Afspraak

Vacature toevoegen

Een vacature heeft altijd betrekking op een bepaalde werkgever, functie en organisatorische eenheid. Een nieuwe vacature krijgt altijd de status Open.

Als je meerdere vacatures voor dezelfde functie hebt, moet je elke vacature apart toevoegen in Profit.

Je kunt vacatures ook importeren.

Vacatures toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Vacature.
  2. Klik op: Nieuw. 
  3. Vul de begindatum in.
  4. Vul de omschrijving in. Elke vacature moet een unieke omschrijving hebben.
  5. Selecteer de functie en de organisatorische eenheid waarvoor je een nieuwe medewerker wilt werven.
  6. Selecteer de medewerker die hoofdverantwoordelijk is voor het wervingsproces en de contactpersoon. Je kunt deze velden naar eigen inzicht vullen.

    De hoofdverantwoordelijke kun je gebruiken voor het toepassen van autorisatie op weergaven, berichtsjablonen, filters en pagina's.

  7. Klik op: Voltooien. 

Sollicitant toevoegen

Je legt een nieuwe sollicitant vast en koppelt deze aan een vacature. Bij een open sollicitatie voeg je een sollicitant toe zonder een vacature te koppelen. Profit registreert de sollicitant automatisch als persoon in Profit CRM.

Bij een interne sollicitatie kun je de betreffende medewerker vastleggen als sollicitant.

Je kunt sollicitanten importeren met HRM / Beheer / Import HRM / Sollicitant.

Sollicitant toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Sollicitant.

    Je kunt deze weergave ook openen vanuit de eigenschappen van de werkgever, tabblad Vacaturebank.

  2. Klik op: Nieuw. 
  3. Selecteer of de sollicitant een bestaande medewerker is (interne sollicitatie) of een nieuwe sollicitant (externe sollicitatie). Je hebt twee mogelijkheden:

    Als je hebt gekozen om de medewerkercode vooraf te laten gaan door de werkgevercode, dan moet je bij Werkgevercode prefix de werkgever opgeven waarvan de code aan de medewerkercode gekoppeld moet worden. Lees hier meer over deze mogelijkheid.

  4. Bij het toevoegen van een nieuwe sollicitant doorloop je eerst enkele schermen met algemene gegevens, zoals personalia, contactgegevens en overige gegevens.

    Als je in Naam de volledige naam invult, zal Profit de andere naamvelden automatisch vullen. Als je bijvoorbeeld de naam 'mevrouw Jeanette de Waard' invult, zal Profit automatisch de velden voor voornaam, achternaam, voorvoegsel, voorletters en geslacht vullen. Controleer deze velden en zorg ervoor, dat de voorletters volledig zijn ingevuld.

Sollicitant koppelen aan sollicitatie

Je kunt een reeds vastgelegde sollicitant koppelen aan een vacature. Hierdoor ontstaat een sollicitatie.

Bestaande sollicitant solliciteert op vacature:

  1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Sollicitant.
  2. Selecteer de sollicitant.
  3. Klik op de actie: Vacature koppelen.
  4. Selecteer de vacature.
  5. Vul de overige velden in.
  6. Klik op: Voltooien. 

Vacature koppelen aan sollicitant

Je kunt een reeds vastgelegde vacature koppelen aan een sollicitant. Hierdoor ontstaat een sollicitatie.

Vacature koppelen aan sollicitatie:

  1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Vacature.
  2. Selecteerde de vacature.
  3. Klik op de actie: Sollicitant koppelen.
  4. Selecteer de sollicitant.
  5. Vul de overige velden in.
  6. Klik op: Voltooien. 

Document genereren voor sollicitant

Voor de sollicitant kun je in Profit een document genereren, als deze is gebaseerd op de juiste basis. Als je zelf een documentlay-out toevoegt houd je hier rekening mee. In Profit zijn de volgende documentlay-outs beschikbaar voor de sollicitant:

  • [Dossier sollicitant] Sollicitant (Profit)
  • [Dossier sollicitant] Actie op sollicitatie (Profit)
  • [Dossier sollicitant] Actie op sollicitatie/Afwijzing (Profit)
  • [Dossier sollicitant] Actie op sollicitatie/Afwijzing in portefeuille (Profit)
  • [Dossier sollicitant] Actie op sollicitatie/Afwijzing na gesprek (Profit)
  • [Dossier sollicitant] Actie op sollicitatie/Ontvangstbevestiging (Profit)
  • [Dossier sollicitant] Actie op sollicitatie/Uitnodiging 1e gesprek (Profit)
  • [Dossier sollicitant] Actie op sollicitatie/Uitnodiging 2e gesprek (Profit)

Zie ook

Acties op een sollicitatie toevoegen

Op sollicitaties kun je verschillende acties ondernemen, zoals een uitnodiging voor een gesprek of het versturen van een brief. De actie vindt plaats op een sollicitatie, niet op sollicitanten of vacatures.

Je kunt bij een actie direct een document genereren, zoals een uitnodiging of een bevestiging.

Voeg eventueel eerst de gewenste documenten toe.

Actie op een sollicitatie toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Vacature.
  2. Open de eigenschappen van de vacature.
  3. Ga naar het tabblad: Sollicitatie.

    Je ziet alle sollicitanten die op de functie gesolliciteerd hebben.

  4. Selecteer de sollicitant.
  5. Klik op de actie: Actie op sollicitatie.
  6. Vul de datum, tijd en type actie in.

    Als de gewenste type actie nog niet bestaat, kun je direct een nieuwe actiesoort toevoegen in deze tabel.

  7. Vink Document genereren aan, als je een document wilt genereren.
  8. Klik op: Voltooien.

Acties op een sollicitatie raadplegen:

  1. Open de eigenschappen van de vacature.
  2. Ga naar het tabblad: Sollicitatie.
  3. Open de eigenschappen van de sollicitatie.
  4. Ga naar het tabblad: Acties op sollicitatie.

Afhandelen actie:

Je kunt de status van een actie bewaken met het informatieveld Gereed:

  1. Open de eigenschappen van de sollicitatie.
  2. Ga naar het tabblad: Acties op sollicitatie.
  3. Open de eigenschappen van de actie.
  4. Vink Gereed aan.

Sollicitant aannemen of afwijzen

Als je een sollicitant aanneemt of afwijst, leg je dat vast door de status van de sollicitatie te wijzigen.

Sollicitant aannemen of afwijzen:

  1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Vacature.
  2. Open de eigenschappen van de vacature.
  3. Ga naar het tabblad: Sollicitatie.
  4. Selecteer de sollicitanten waarvan je de status wilt wijzigen. Selecteer meerdere sollicitanten door deze aan te vinken.
  5. Klik op de actie: Aanpassen status sollicitatie.
  6. Selecteer de nieuwe status.
  7. Klik op: Voltooien.
  8. Klik op: OK.

Sollicitant verwijderen

Tijdens of na de sollicitatieprocedure kun je bepaalde informatie verwijderen. Dit kan nodig zijn vanuit het oogpunt van privacybescherming (AVG) of omdat de sollicitant hierom vraagt.

Sollicitaties

Dit zijn de sollicitaties op vacatures die niet zijn geregistreerd in Profit.

Sollicitanten

Een sollicitant kan op meerdere vacatures hebben gesolliciteerd.

Sollicitant en sollicitaties verwijderen:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Persoonsgegevens / Verwijderen sollicitanten.

    De wizard voor het verwijderen start op. Doorloop de wizard en bepaal zelf welke sollicitaties en sollicitanten je wilt verwijderen.

    In het eerste scherm vink je de sollicitanten aan die wel als persoon zijn aangemaakt. Als er verwijzingen zijn naar andere gegevens, dan worden deze verwijderd of vervangen door de opgegeven vervanger. Het kan zijn dat een sollicitant op meerdere vacatures heeft gesolliciteerd. Als je 1 regel aanvinkt, dan wordt alles van de sollicitant verwijderd. Dus ook de overige sollicitaties.

    In het tweede scherm vink je de te verwijderen sollicitanten aan die nooit zijn aangemaakt als persoon. Er is dus een sollicitaties gedaan, maar de sollicitatie is niet geregistreerd.

    Let op:

    Houd er rekening mee dat deze functionaliteit standaard alle sollicitanten verwijdert. Wanneer je de sollicitant verwijdert, wordt de CV en motivatiebrief ook verwijderd. Controleer daarom goed welke sollicitanten je verwijdert!

Vacature verwijderen:

  1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Vacature en selecteer de vacature.
  2. Klik op: Verwijderen.

    Je kunt een vacature niet verwijderen als deze nog openstaande sollicitaties heeft. Verwijder eerst de betreffende sollicitaties.

Datum voor verwijderen

Door middel van het veld Geplande datum verwijdering doet Profit een voorstel welke sollicitanten je kan verwijderen. Dit veld wordt altijd gevuld met 1 jaar na de sollicitatiedatum. Deze datum blijft staan totdat alle sollicitaties van de sollicitant de status 'Afgewezen' hebben. Wanneer alle sollicitaties de status 'afgewezen' hebben, dan wijzigt de datum in het veld. Hierbij zijn twee smaken o.b.v. het vinkveld 'Mijn gegevens mogen 1 jaar bewaard worden':

  • Mijn gegevens mogen 1 jaar bewaard worden is aangevinkt.

    het veld Geplande datum verwijdering wordt gevuld met de datum 1 jaar na de waarde van het veld Datum afgewezen op de laatste sollicitatie.

  • Mijn gegevens mogen 1 jaar bewaard worden is niet aangevinkt.

    het veld Geplande datum verwijdering wordt gevuld met de datum 4 weken na de waarde van het veld Datum afgewezen op de laatste sollicitatie.

Het is dus van groot belang om sollicitanten af te wijzen via de workflow of het veld Datum afgewezen te vullen in Profit. Wanneer de sollicitant opnieuw solliciteert wordt het veld Geplande datum verwijdering weer aangepast naar 1 jaar na sollicitatiedatum. Bij een sollicitant zonder sollicitatie wordt het veld Geplande datum verwijdering altijd gevuld met 1 jaar na de aanmaakdatum van de sollicitant.

Taakinformatie

De taakinformatie rondom de taak Sollicitanten verwijderen is beschikbaar in de wachtrij. Door middel van de taakinformatie is inzichtelijk welke sollicitanten gedeeltelijk en welke sollicitanten volledig zijn verwijderd. Als alle sollicitanten volledig worden verwijderd, dan krijgt de taak in de wachtrij de status 'Succesvol voltooid'. Wanneer 1 of meerdere sollicitanten gedeeltelijk worden verwijderd, dan krijgt de taak in de wachtrij de status 'Voltooid met waarschuwingen'. Wanneer je op de actieknop 'Taakinformatie' klikt, wordt een melding getoond met daarin het aantal volledig verwijderde sollicitanten en het aantal gedeeltelijk verwijderde sollicitanten. Voor de gedeeltelijk verwijderde sollicitanten geeft Profit in de melding de persoonsnummer mee terug.

Dossieritems

AIs de sollicitant een medewerker is, dan blijven de tijdens de sollicitatieprocedure gemaakte en ingestuurde dossieritems in het dossier van de medewerker staan.

Vacature afhandelen

Als de vacature vervuld is, handel je deze af. De sollicitatieprocedure eindigt hiermee.

Vacature afhandelen:

  1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Vacature.
  2. Open de eigenschappen van de vacature.
  3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  4. Selecteer Vervuld bij Status vacature.
  5. Ga naar het tabblad: Vervuld.
  6. Vul de datum in waarop de vacature vervuld is en selecteer de betreffende sollicitant.
  7. Klik op: OK. 

Vacatures raadplegen

Je beschikt onder andere over weergaven en een rapport.

Weergaven:

  • HRM / Werving en selectie / Vacature
  • HRM / Organisatie / Werkgever, tabblad Vacaturebank.

Rapport:

  • Werkgevers Vacature en Sollicitanten (Profit)

Zie ook

Sollicitant in dienst melden

Als je een sollicitant in dienst meldt, neemt Profit zijn gegevens over in de in dienst wizard.

Sollicitant in dienst melden:

  1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Sollicitant.
  2. Selecteer de sollicitant.
  3. Klik op de actie: In dienst melden.

    Profit start de 'In dienst-wizard'.

Uiterste sollicitatie datum aanpassen

Je kunt de uiterste sollicitatie datum van een vacature aanpassen in Profit.

Uiterste sollicitatie datum aanpassen:

  1. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Vacature.
  2. Open de eigenschappen van de vacature.
  3. Ga naar het tabblad: Vacaturekenmerken.
  4. Wijzig de datum bij Uiterste soll. datum.
  5. Klik op: OK.

Import Werving en selectie

De gegevens van sollicitanten, vacatures en sollicitaties kun je importeren met de importfunctie van Profit.

Werving en selectie importeren:

  1. Ga naar:
    • HRM / Beheer / Import HRM / Vacature
    • HRM / Beheer / Import HRM / Sollicitant
    • HRM / Beheer / Import HRM / Sollicitatie
  2. Selecteer de importactie.
  3. Doorloop verder de importwizard.

Zie ook

Direct naar

  1. Sollicitant Self Service
  2. Werving en selectie in InSite inrichten
  3. Vacature aanmaken en publiceren in InSite
  4. Solliciteren in OutSite
  5. Solliciteren in InSite
  6. Sollicitanten beheren in InSite
  7. Job alert