thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Sollicitant Self Service inrichten

Voor Sollicitant Self Service richt je behalve InSite ook OutSite in. Vervolgens voer je de aanvullende stappen voor o.a. de workflows uit.

Ins_Werving en selectie via sollicitatieportaal inrichten

Voor werving en selectie in InSite en OutSite via Sollicitant Self Service richt je InSite, OutSite en de sollicitatieportal in.

Het is overigens ook mogelijk Sollicitant Self Service alleen voor InSite in te richten. Je maakt dan gebruik van de workflows, maar alleen voor je eigen medewerkers. De reacties zijn dan overigens standaard niet zichtbaar voor je eigen medewerkers.

Vervolgens voeg je de documentsjabloon en de juiste berichtsjablonen toe.

Daarna pas je als het nodig is de workflow Sollicitatie en de workflow Sollicitant indienst aan.

Tenslotte richt je vrije inrichting bij medewerkers en sollicitaties, als je hiervan gebruik maakt.

Je kunt eventueel ook gebruik maken van profielen voor sollicitatie. Een vacature voor vrachtwagenchauffeur vraagt bijvoorbeeld om andere velden dan een vacature voor docent Profit.

Nieuw in Profit 15

Inhoud

Sollicitant Self Service in Profit 15

In Profit 15 is het proces van werving en selectie geoptimaliseerd. Je krijgt hierdoor meer controle en mogelijkheden.

Meerdere verantwoordelijke bij vacature.

Bij vacatures kon je één verantwoordelijke opgeven. Uit de praktijk bleek dit niet voldoende, omdat er vaak meerdere verantwoordelijken voor een vacature zijn. Daarom kan je vanaf nu in InSite meerdere verantwoordelijken selecteren bij het aanmaken van een vacature.

De weergave 'Verantwoordelijke bij vacature' is als standaard onderdeel beschikbaar op de pagina's voor het aanmaken en beoordelen van een vacature.

Als je in het profiel het veld Verantwoordelijke een vaste waarde geeft, dan voegt Profit deze toe als verantwoordelijke.

Voor de meerdere verantwoordelijken zijn nieuwe bestemmingen beschikbaar in de workflows:

  • Verantwoordelijke vacature
  • Verantwoordelijke vacature en vervanger

Google Jobs

Je kan vanaf nu vacatures publiceren op Google Jobs. Om hiervan gebruik te maken ga je naar Algemeen / In & OutSite / Site en open je de eigenschappen van de site. Op het tabblad Google vink je het veld Google for Jobs integratie aan.

Voor het publiceren van de vacatures is het veld Google jobs omschrijving beschikbaar bij het aanmaken van een vacature. Dit veld vul je met een omschrijving van de vacature. Als je geen omschrijving vult, dan neemt Google Jobs de betreffende vacature niet over.

Overige benodigde velden nemen we automatisch over voor de integratie met Google Jobs.

Let op:

Google Jobs is nog niet officieel uitgerold in Nederland en bevindt zich in pilot fase.

Het veld Google jobs omschrijving is beschikbaar in het profiel voor het aanmaken en beoordelen van een vacature.

Sollicitant zonder sollicitatie

Voorheen moest een sollicitant altijd reageren op een vacature om te solliciteren. Het is vanaf nu mogelijk om in InSite en OutSite een sollicitant aan te maken zonder vacature. In OutSite kan iemand zich dus zelf aanmaken als sollicitant of bijvoorbeeld een uitzendbureau meldt in OutSite een sollicitant aan.

Hiervoor is het volgende beschikbaar:

  • De workflow 'Aanmaken sollicitant' is beschikbaar het type dossieritem Aanmaken sollicitant (Profit).
  • In de nieuwe workflow zijn de volgende drie speciale acties beschikbaar:
    • Aanmaken sollicitant: je maakt de sollicitant en een gebruiker aan.
    • Aanmaken sollicitant zonder OutSite toegang: je maakt de sollicitant aan, maar geen gebruiker.
    • Vacature koppelen: Je kan de sollicitant achteraf koppelen aan een vacature. Dit kan alleen via deze actie in de workflow. Het is niet mogelijk om de sollicitant nog te koppelen nadat deze workflow is afgerond. Je kan er dus voor kiezen om de workflow open te laten, zodat je de sollicitant achteraf nog altijd kan koppelen via deze actie.

  • In InSite is een aparte weergave beschikbare: Sollicitant zonder sollicitatie.

    Deze weergave kan je autoriseren op pagina-autorisatie.

    Als je een achteraf nog een vacature koppelt, verdwijnt de sollicitant uit deze weergave en zie je de sollicitant terug in de overige weergaven.

  • Voor de sollicitanten zonder sollicitaties is een nieuwe stamkaart beschikbaar: Sollicitant stamkaart ongeautoriseerd.

    Als je rechten hebt op deze pagina, dan kan je bij alle sollicitanten zonder sollicitaties.

    Voor de sollicitanten zonder sollicitatie geldt dat je alle bestaande acties kan uitvoeren. Je kan dus de sollicitant in dienst melden, contactmomenten vastleggen, aanvullende gegevens opvragen, afspraak maken enz.

Status bij sollicitant

Voorheen was niet direct duidelijk wat de status van de sollicitant was. Hiervoor is een nieuw paginaonderdeel beschikbaar op de stamkaart van de sollicitant.

Je kan hiermee de status handmatig aanpassen op de stamkaart van de sollicitant.

In de standaard workflows kan je de status ook per workflowstap automatisch wijzigen. Dit doe je met Waarde toekennen in de workflowstap.

Je kan de status van de sollicitant alleen aanpassen via de workflow, als de sollicitant is geregistreerd.

Als je niet wilt dat een gebruiker de status handmatig wijzigt, dan ga je naar HRM / Beheer / Instellingen. Op het tabblad HRM selecteer je Status kan niet worden aangepast vanaf de stamkaart sollicitant bij het veld Status aanpassen.

Uitzondering hierop is het wijzigen van de status via de contactmomenten die je vastlegt via de workflow Contactmomenten. Je kan hierin wel de status aanpassen. Wil je ook niet dat het hier kan, dan verberg je het veld voor de status in het profiel.

Alle statussen leveren wij standaard mee. Je vindt deze in het menu HRM / Werving en selectie / Inrichting / Status sollicitant. Je kan voor de statussen de kleur, de volgorde en blokkade bepalen. Het is niet mogelijk om statussen toe te voegen of de omschrijving aan te passen.

Status bij vacature

Je kan vanaf nu bij het aanmaken van een vacature in InSite direct de status van de vacature vullen.

Het veld Status vacature is beschikbaar in het profiel voor het aanmaken en beoordelen van een vacature.

Contactmomenten

Het type dossieritem met bijbehorende workflow 'Contactmoment sollicitant' is nieuw. Je kan deze gebruiken voor het vastleggen van contactmomenten met de sollicitant.

Je kan hiervoor eventueel een weergave opnemen op de stamkaart van de sollicitant. Hierdoor heb je direct inzicht in alle contactmomenten met de sollicitant.

Contractvoorstel

In de workflows 'Medewerker indienst' en 'Sollicitant indienst' is het mogelijk om een contractvoorstel te doen. Dit voeg je toe als bijlage op een ter afhandeling-taak. Vink hiervoor Document als bijlage genereren aan bij Bijlage. Je kunt nu het document Contractvoorstel (Profit) selecteren.

Als je de taak uitvoert in de workflow, genereert Profit het document met de gegevens van de medewerker of sollicitant. Dit document is het voorstel en wordt als bijlage toegevoegd. Je kan dit document beschikbaar maken in OutSite zodat de sollicitant het document kan ondertekenen. Hiervoor is de pagina 'Contractvoorstel' beschikbaar voor OutSite.

Datum voor verwijderen

We hebben een geplande datum verwijderen toegevoegd in de sollicitant. Wij bepalen de datum op basis van het veld Mijn gegevens mogen 1 jaar bewaard worden in de eigenschappen van de sollicitant. Dit betekent niet dat automatisch sollicitanten worden verwijderd, maar dat Profit een voorstel doet welke sollicitanten je kan verwijderen.

De geplande datum verwijdering vult en maakt Profit leeg op meerdere momenten. Hieronder staat de opsomming van deze momenten in de software:

  • Afwijzen

    Als je de laatste sollicitatie afwijst van een sollicitant, dan vult Profit de geplande datum verwijdering in. Dit is op basis van de toestemming die de sollicitant heeft gegeven.

    • Mijn gegevens mogen 1 jaar bewaard worden is aangevinkt

      De gegevens van de sollicitant mogen één jaar bewaard worden. Dit betekent dat Profit de geplande datum verwijdering bepaalt op 1 jaar na de laatst afgewezen sollicitatie.

      Voorbeeld: Een sollicitant heeft een sollicitatie gedaan. Vanwege het ontbreken van een match wordt deze sollicitant op 12-1-2020 afgewezen. Het veld ‘Geplande verwijdering’ wordt gevuld met de waarde 11-2-2020.

    • Mijn gegevens mogen 1 jaar bewaard worden is niet aangevinkt

      De gegevens van de sollicitant mogen 4 weken bewaard worden. Dit betekent dat Profit de geplande datum verwijdering bepaalt op 4 weken na de laatst afgewezen sollicitatie.

      Voorbeeld: Een sollicitant heeft een sollicitatie gedaan. Vanwege het ontbreken van een match wordt deze sollicitant op 11-2-2020 afgewezen. Het veld ‘Geplande verwijdering’ wordt gevuld de waarde 10-3-2020.

  • Solliciteren

    Bij het solliciteren van een sollicitant controleert Profit of er een geplande datum verwijdering is gevuld bij de sollicitant. Als het veld gevuld is, dan maakt Profit het veld weer leeg als de sollicitant weer een nieuwe sollicitatie krijgt.

    • Mijn gegevens mogen 1 jaar bewaard worden is aangevinkt

      De gegevens van de sollicitant mogen één jaar bewaard worden. Dit betekent dat Profit de geplande datum verwijdering bepaalt op 1 jaar na de laatst afgewezen sollicitatie.

      Voorbeeld: Een sollicitant heeft zijn gegevens achtergelaten op 13-2-2020. De sollicitant komt in de pool, maar de organisatie besluit hier niet op te acteren. Direct na het achterlaten van de gegevens wordt de geplande datum verwijdering gevuld met 12-2-2021.

    • Mijn gegevens mogen 1 jaar bewaard worden is niet aangevinkt

      De gegevens van de sollicitant mogen 4 weken bewaard worden. Dit betekent dat Profit de geplande datum verwijdering bepaalt op 4 weken na de laatst afgewezen sollicitatie.

      Voorbeeld Een sollicitant heeft zijn gegevens achtergelaten op de website zonder een sollicitatie te doen. Dit heeft de sollicitant gedaan op 21-2-2020. Bij het achterlaten van de gegevens, heeft de sollicitant aangegeven dat zijn gegevens niet bewaard mogen worden. De geplande datum verwijdering wordt gevuld met 20-3-2020.

Via Algemeen / Beheer / Persoonsgegevens / Verwijderen sollicitanten kun je filteren op de geplande datum verwijdering.

Gegevens bewaren voor dashboard

Op het moment dat je gegevens van sollicitanten verwijderd volgens de AVG, dan was je alle historische gegevens kwijt. Hierdoor kon je bijvoorbeeld geen trend bijhouden voor sollicitaties en vactures in dashboards.

Vanaf nu bewaren wel gegevens die niet te relateren zijn aan een sollicitant, waardoor wel historische gegevens beschikbaar zijn voor de dashboards.

Workflow voor sollicitatie automatisch afhandelen

Op het moment dat je de sollicitant indienst meldt via de indienst workflow en je handelt de workflow af, dan handelt Profit automatisch de workflow voor de sollicitatie af. Dit gebeurt alleen als de speciale actie In dienst nemen sollicitant is opgenomen in de workflow. Het kan zijn dat de workflowstap anders heet, controleer dan of deze van het type In dienst nemen sollicitant is.

Adres niet meer verplicht

Voorheen kon je niet reageren op een vacature zonder het veld Land te vullen. Dit is aangepast.

Je kan nu solliciteren zonder adres. Je kan dus de velden verbergen in het profiel.

Roepnaam en taal

De velden Roepnaam en Taal zijn vanaf nu beschikbaar bij het aanmaken van de sollicitant. Je kan deze velden beschikbaar maken in het profiel.

Het veld Taal kijkt ook naar berichtsjablonen in de betreffende taal.

Toelichting bij afspraak maken

Het veld Toelichting is vanaf nu beschikbaar bij het maken van een afspraak met de sollicitant.Je kan dit veld beschikbaar maken in het profiel.

Sites inrichten met sjablonen voor Sollicitant Self Service

Als je Sollicitant Self Service gebruikt, richt je ook je InSite & OutSite-site in met pagina's die gebaseerd zijn op de gepubliceerde vacaturedocumenten-sjablonen. Hiermee richt je bijvoorbeeld een portal in met vacatures waar de sollicitant later ook zijn eigen sollicitatie kan raadplegen.

De namen van de vacaturedocumenten stel je zelf in.

Deze onderdelen voeg je toe in OutSite, en ook in InSite als je je eigen medewerkers wilt laten solliciteren via Sollicitant Self Service:

Zie ook:

InSite inrichten voor beheren van vacatures/sollicitaties (zonder Sollicitant Self Service)

Profit bevat standaard sjablonen voor vacatures en sollicitaties op grond waarvan je Typen pagina kunt toevoegen in de InSite-website. Daar kun je ze aan je eigen wensen aanpassen. De sjablonen zijn bedoeld om in InSite vacatures toe te voegen, te raadplegen en te wijzigen en om sollicitanten te raadplegen en beheren.

In de standaard meegeleverde sites zijn Sollicitanten, Sollicitaties en de Vacaturebank (vacatures) als typen pagina geactiveerd. Voeg eventueel de meegeleverde sites toe en raadpleeg deze als voorbeeld voor je eigen inrichting.

Als je van Sollicitant Self Service gebruik maakt, moet je ook daarvoor de sites inrichten.

Richt InSite in met deze sjablonen als pagina's:

  • Vacaturebank (vacatures) (Overzicht) (InSite)
    • Aanmaken vacature (Aanmaken) (InSite)
    • Aanpassen vacature (Aanpassen) (InSite)
  • Sollicitanten per vacature (Overzicht) (InSite)
  • Vacature (Tonen) (InSite)
  • Vacatures koppelen (Overzicht) (InSite)

Zie ook:

Documentsjabloon vacature toevoegen

Om aangemaakte vacatures te kunnen publiceren op InSite en OutSite voeg je een documentsjabloon toe. Hierin leg je o.a. vast wie vacatures mogen publiceren en wie ze mogen lezen.

Documentsjablonen zijn onderdeel van Documentmanagement voor InSite en OutSite. Een specifieke vacature publiceer je als document, gebaseerd op het documentsjabloon voor vacatures.

Je kunt kiezen om te publiceren voor:

  • InSite portal als je de vacature alleen op InSite wilt publiceren.
  • OutSite portal als je de vacature alleen op OutSite wilt publiceren.
  • In & OutSite portal als je de vacature gelijktijdig op zowel InSite als OutSite wilt publiceren.

    Als je het documentsjabloon van de vacature eerst op InSite voor je eigen medewerkers en, bijvoorbeeld bij geen reactie, in een later stadium in OutSite wilt publiceren, moet je twee documentsjablonen toevoegen: één voor InSite en één voor OutSite. In dit geval moet je de vacature als document twee keer toevoegen en twee keer publiceren, één keer op InSite en in een later stadium op OutSite.

Documentsjabloon toevoegen in Profit

  1. Open Profit.
  2. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Documentsjabloon.
  3. Klik op: Nieuw.
  4. Vul de Omschrijving en Omschrijving meervoud in. Bijvoorbeeld 'Vacaturebeschrijving' en 'Vacaturebeschrijvingen'.
  5. Selecteer Vacature (Profit) bij Gebaseerd op.
  6. Selecteer bij Type portal of het documentsjabloon voor zowel InSite als OutSite, alleen InSite of alleen OutSite bedoeld is.
  7. Klik op: Voltooien.

Vervolgens opent Profit direct de eigenschappen van het documentsjabloon.

Documentsjabloon aanpassen in Profit

Je kunt het documentsjabloon aanpassen door het bijvoorbeeld aan een workflow te koppelen of beoordelaars in te stellen.

  1. Open de eigenschappen van het documentsjabloon als dit nog niet geopend is.
  2. Ga naar het tabblad: Auteurs.
  3. Stel een gebruikersgroep, autorisatierol, selectie of basis in die het documentsjabloon (de vacature) mag toevoegen als auteur.

    Standaard staat hier autorisatierol Manager InSite ingesteld.

  4. Ga naar het tabblad: Lezers.
  5. Klik op: Nieuw.
  6. Stel ook andere gebruikersgroepen, autorisatierollen, selecties of basis-groepen in die het documentsjabloon mogen lezen. Ook stel je in welk lezersniveau zij hebben.

    Standaard staan hier de basistypen Geautoriseerde InSite-gebruikers met lezersniveau In persoonlijk overzicht en daarnaast basistype Iedereen met lezersniveau Lezen.

  7. Klik op: OK.

Activeer het documentsjabloon voor de juiste site(s) in Profit

Je moet het nieuwe documentsjabloon activeren voordat je het kunt gebruiken in de site. Als je het documentsjabloon op zowel InSite als OutSite wilt publiceren, activeer je het in beide sites.

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Site.
  2. Open de eigenschappen van de site.
  3. Ga naar het tabblad: Documentsjablonen.

    Je ziet nu de documentsjablonen met de omschrijving in het meervoud.

  4. Vink Geactiveerd aan achter het documentsjabloon dat je zojuist hebt toegevoegd.
  5. Klik op: OK.

    Profit moet de site nu eerst opnieuw publiceren. Dit kan enkele minuten duren. Als de site volledig gepubliceerd is open je InSite/OutSite.

  6. Je kunt nu een specifieke vacature toevoegen gebaseerd op het nieuwe documentsjabloon (mits je de overige inrichting hebt uitgevoerd).

Zie ook:

Berichtsjablonen voor Sollicitant Self Service toevoegen

Je voegt berichtsjablonen toe voor de communicatie via e-mail met de sollicitant. Je gebruikt de berichtsoorten als basis voor je eigen berichtsjablonen. Profit bevat standaard drie berichtsoorten die je kunt gebruiken bij Sollicitant Self Service.

De drie berichtsjablonen zijn:

  • Toegang tot portal

    Hiermee geef je de sollicitant inloggegevens om in te loggen op OutSite en zijn sollicitatie te raadplegen. Er bestaat al een berichtsjabloon van dit type. Deze is ook ingesteld in de workflow. Je kunt ook zelf een berichtsjabloon voor sollicitanten aanmaken. Je koppelt de berichtsjabloon voor de inloggegevens in de eigenschappen van de OutSite-klantportalsite die je speciaal voor sollicitaties hebt ingericht.

  • Workflowactie

    Hiermee kun je de sollicitant er bijvoorbeeld op attenderen dat zijn sollicitatie een statusverandering heeft ondergaan en er een reactie is toegevoegd aan zijn sollicitatiedossier.

    Ook in de actie Verzoek om extra informatie in de Sollicitatie-workflow koppel je een berichtsjabloon van deze soort die je zelf eerst moet toevoegen.

    Deze berichtsjablonen koppel je in de betreffende workflowactie.

  • Sollicitatie afwijzing

    Hiermee kun je de sollicitant melden dat hij/zij is afgewezen op de vacature. Deze berichtsjabloon werkt alleen bij de actie Afwijzen.

    Ongeacht of je deze berichtsjabloon instelt in de afwijzen-actie, kan de gebruiker bij het uitvoeren van de actie kiezen uit alle op deze berichtsoort gebaseerde, toegevoegde berichtsjablonen. Bij de actie in de standaard workflow voor sollicitatie stel je dus geen berichtsjabloon in.

Berichtsjablonen voor Sollicitant Self Service toevoegen:

  1. Open Profit.
  2. Ga naar: Algemeen / Beheer / Bericht / Berichtsjabloon.
  3. Als je een nieuw bericht aanmaakt, selecteer je bij soort:
    • voor de berichtsjabloon met inloggegevens: Toegang tot portal.
    • voor de workflowacties: Workflowactie.
    • voor de afwijzing van de sollicitatie: Sollicitatie afwijzing.
    • voor het informeren van de sollicitanten via de knop Informeren in InSite: Sollicitant informeren

Berichtsjabloon gebaseerd op Toegang tot portal koppelen in de site:

Je koppelt een nieuwe berichtsjabloon gebaseerd op Toegang tot portal in de site. Als je de berichtsjabloon alleen hebt aangepast, hoef je niets te doen.

Berichtsjabloon Sollicitant afwijzing en Sollicitant informeren:

Deze berichtsjablonen kan je selecteren via de actie Informeren en Afwijzen in InSite. Deze acties vind je in de weergave met alle sollicitanten bij de vacature. Je kan met de actieknoppen direct aan meerdere sollicitanten hetzelfde bericht sturen.

Berichtsjablonen gebaseerd op workflowacties koppelen in workflows:

Zie: Workflow sollicitatie raadplegen/aanpassen

Zie ook

Workflow sollicitatie raadplegen/aanpassen

Voor werving en selectie via InSite en OutSite heb je twee workflows tot je beschikking. Je kunt deze zelf aanpassen. De workflows zijn: Sollicitatie en Sollicitant indienst.

Ook als je alleen van Sollicitant Self Service via InSite (voor je eigen medewerkers) gebruik maakt, kun je deze workflows gebruiken. Wij raden aan om in dat geval een nieuwe workflow aan te maken, gebaseerd op de workflow Sollicitatie. Een reden is bijvoorbeeld dat de standaard workflow inloggegevens aan de sollicitant verstuurt. Dit is voor een medewerker niet nodig.

Profit bevat standaard een workflow waarmee de sollicitatie vanaf het moment van solliciteren naar de juiste gebruikers wordt doorgezet. Je kunt de workflow aanpassen.

Je kunt ook een nieuwe workflow toevoegen gebaseerd op de huidige workflow. Dit doe je bijvoorbeeld als je bij bepaalde vacatures extra stappen wilt doorlopen. De nieuwe workflow koppel je dan via het profiel.

Je kunt je sollicitanten gedurende het wervingsproces vragen hun gegevens aan te vullen met een BSN en een rekeningsnummer. Het is hiervoor wel nodig dat de taak aanpasbaar is, dit regel je in de inrichting van de workflow. Als de wijzigbare taak dan bij de sollicitant staat, kan de sollicitant de informatie toevoegen.

Context

Via aanvullende gegevens kun je de sollicitant extra aanvullende gegevens laten vullen voor het indienst melden van de medewerker. Je kan de sollicitant dan dus bijvoorbeeld BSN en IBAN laten vullen. Deze gegevens zijn in een eerder stadium van de sollicitatie niet nodig. Door het toevoegen van een aparte context hiervoor in het profiel en deze te koppelen, zorg je ervoor dat de medewerker deze gegevens kan vullen. Hiervoor voeg je in de workflow ook een speciale actie toe.

Bestemmingen

In de workflows is het mogelijk om een taak te koppelen aan de bestemmingen Sollicitant en Vacature selectie.

Workflow sollicitatie raadplegen/aanpassen:

  1. Open Profit.
  2. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  3. Open de eigenschappen van het type dossieritem Sollicitatie (Profit).
  4. Ga naar het tabblad: Workflows.
  5. Open de workflow Sollicitatie (Profit).

    Ins_Sollicitanten beheren_10

    Je ziet nu de meegeleverde workflow met de taken en acties.

  6. Klik op: de + om de hele workflow te zien als Profit deze niet direct toont.

    De sollicitatie komt eerst bij de gebruiker die als contact staat ingesteld in de vacature. Deze krijgt als taak de gegevens te beoordelen op echtheid en hij kan vervolgens de sollicitant aanmaken.

  7. Dubbelklik op een van de meegeleverde Speciale acties om deze toe te voegen aan de workflow.

    Je ziet de meegeleverde acties linksonder. Bijvoorbeeld Aanmaken sollicitant zonder OutSite-toegang, Verzoek om extra informatie van sollicitant, Uitnodigen sollicitant of In dienst nemen sollicitant.

  8. Klik op: een actie of taak om de eigenschappen te zien.
  9. Richt de sollicitant met portaltoegang conditioneel in.
  10. Selecteer Alleen InSite bij Reactie verplicht als je wilt dat altijd een reactie wordt toegevoegd door de beoordelende gebruiker.

    Dit speelt met name bij acties zoals Verzoek om extra informatie. Hierbij moet de sollicitant iets doen/aanleveren. Om ervoor te zorgen dat je niet zelf maar de sollicitant de informatie direct in Profit toevoegt, laat je de sollicitant via de reactie weten wat je van hem verlangt. Dit hangt ook samen met de tekst in de berichtsjabloon die je toevoegt.

  11. Stel per actie een berichtsjabloon in.

    Dit geldt met name als je specifieke berichtsjablonen hebt toegevoegd voor Sollicitatie Self Service.

    • Bij de actie Verzoek om extra informatie stel je in dat het bericht verzonden moet wordt bij starten van de actie gericht aan de gebruikers van de taak (portalgebruikers). En je selecteert de berichtsjabloon die je voor deze actie hebt toegevoegd of voeg er nu een toe.
    • Bij de actie Afwijzen stel je geen berichtsjabloon in. Als de gebruiker deze actie uitvoert via de workflowtaak, ziet hij alle beschikbare berichtsjablonen die zijn gebaseerd op berichtsoort Sollicitatie afwijzing.
  12. Wijzig per taak de Gebruikers als je wilt dat de taak (dossieritem) naar een andere gebruiker gaat.

    Je kunt nu bijvoorbeeld als bestemming voor de taak Beoordelen sollicitatiegegevens de Verantwoordelijke vacature instellen in plaats van de Contact vacature. Dit zijn beide specifieke bestemmingen voor Sollicitant Self Service, die je invult in de vacature.

  13. Klik op: Opslaan.
  14. Klik op: Publiceren.

Zie ook:

Workflow Sollicitant in dienst raadplegen/aanpassen

Profit bevat standaard een workflow waarmee de sollicitant door de juiste gebruiker in dienst wordt gemeld, namelijk Sollicitant indienst. Je kunt de workflow aanpassen.

Workflow 'Sollicitant indienst' raadplegen/aanpassen:

  1. Open Profit.
  2. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  3. Open de eigenschappen van het type dossieritem Sollicitant indienst.
  4. Ga naar het tabblad: Workflows.
  5. Open de workflow Sollicitant indienst.
  6. Klik op: de + om de hele workflow te zien.

    raadplegen/aanpassen (10)

    Je ziet nu de meegeleverde workflow met de taken en acties.

  7. Klik op: een actie of taak om de eigenschappen te zien.
  8. Wijzig per taak de Gebruikers als je wilt dat de taak (dossieritem) naar een andere gebruiker gaat.
  9. Klik op: Opslaan.
  10. Klik op: Publiceren.

Zie ook:

Vrije inrichting Sollicitant overnemen

Vrije velden die je nodig hebt voor de sollicitatie neem je op in alle betrokken tabellen als je wilt dat de inhoud daar overgenomen wordt. Daarbij is het belangrijk dat Profit de vrije velden vanuit de sollicitatiegegevens alleen overneemt naar de sollicitants- en persoons-/medewerkergegevens als ze precies overeenkomen qua naam en instelling.

Als je bijvoorbeeld Nummer rijbewijs wilt opnemen in het online sollicitatieformulier in OutSite, dan voeg je dit niet alleen toe in het bestand Aanmaken sollicitatie, maar ook in het bestand Medewerker. Op deze manier wordt de waarde overgenomen in de medewerkergegevens na het indienst nemen van de sollicitant.

De naam en de instelling van het vrije veld in de sollicitatiegegevens moet precies overeenkomen met die van het vrije veld in de genoemde bestanden.

Vrije velden toevoegen in alle betrokken tabellen:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool.
  2. Open de functiegroep Werving en selectie.
  3. Open het bestand Aanmaken sollicitatie.
  4. Voeg het vrije veld toe.
  5. Wijzig de instelling van het veld op het tabblad Context. Maak het veld Zichtbaar.
  6. Voeg het vrij veld toe op de tabbladen Aanmaken sollicitatie (OutSite) en Aanmaken sollicitatie (InSite).Vrije velden voor de workflow-stap Beoordelen sollicitatie moet je toevoegen op Aanmaken sollicitatie (InSite).
  7. Autoriseer voor Aanmaken sollicitatie (InSite) zoals je gewend bent.
  8. Open de functiegroep Medewerker.
  9. Voeg het veld daar ook toe met dezelfde instellingen.

    Let op:

    De instellingen moeten precies hetzelfde zijn. Dit geldt voor de Label, Veldtype, Veldlengte enz.

  10. Sluit de Management tool. af.

Zie ook:

Stamkaart sollicitant

Voor de sollicitant is een stamkaart beschikbaar in InSite.

Vanuit de vacature op OutSite, kan een kandidaat simpel informatie invullen die automatisch op zijn of haar stamkaart in InSite terechtkomt. Via de stamkaart zijn razendsnel diverse actie in gang te zetten; van een uitnodiging voor een gesprek tot verzoeken om diploma’s of een rekeningnummer toe te voegen.

De nieuwe pagina's voor bijvoorbeeld de nieuwe stamkaart Sollicitant zijn na de overgang toegevoegd aan de rol Manager InSite. Deze rol krijgt de functionaliteiten Sollicitant beheren en Sollicitant raadplegen. Controleer of de gebruikers die iets moeten doen met sollicitanten de rol Manager InSite hebben. Zo niet, voeg dan deze functionaliteit(en) toe aan een rol die zij wel hebben

Vrije inrichting op stamkaart sollicitant

Je kunt vrije velden en tabbladen toevoegen aan de stamkaart in InSite.

Let op:

Vrije velden die je hebt aangemaakt voor Profit 12, zijn niet zichtbaar in InSite. We raden aan om deze velden opnieuw aan te maken om ze te tonen op InSite.

Vrije tabbladen koppelen aan functionaliteit:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool.
  2. Open Werving en selectie.
  3. Klik op Ja bij de melding..
  4. Selecteer het bestand Sollicitant.
  5. Voeg vrije velden toe.
  6. Ga naar het tabblad: Tabbladen: Aanvullende gegevens sollicitant.
  7. Klik op: Nieuw.
  8. Vul de omschrijving in.
  9. Selecteer de velden.
  10. Klik op: OK.
  11. Sluit de Management tool
  12. Klik op Ja bij de melding.

Functionaliteit autoriseren:

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.
  2. Open de eigenschappen van de functionaliteit Sollicitaties raadplegen van het type InSite portal.
  3. Ga naar het tabblad: Pagina-onderdelen.
  4. Ga naar: Sollicitant / Sollicitant stamkaart / Pagina onderdelen.
  5. Selecteer het vrije tabblad.
  6. Vink Alleen bekijken of Onderhouden aan.
  7. Klik op: OK.
  8. Herhaal de stappen 3 t/m 7 voor de functionaliteit Sollicitaties beheren.
  9. Na het opnieuw inloggen op InSite zijn de nieuwe velden en tabbladen zichtbaar op de stamkaart van de sollicitant.

Gegevens opvragen en afspraak maken

Standaard zijn de nieuwe functies Gegevens opvragen en Afspraak maken beschikbaar op de stamkaart Sollicitant.Via de functie Afspraak maken, nodig je de sollicitant uit voor een gesprek. Via de functie Gegevens opvragen vraag je de aanvullende gegevens op bij de sollicitant. Hierbij wordt alleen een bericht gestuurd, maar nog geen workflow gestart. De sollicitant start de workflow op het moment dat de opgevraagd gegevens zijn gevuld en ingestuurd.

Om van deze actie gebruik te maken richt je onderstaande in. Wil je dit op een later moment inrichten, haal de functies dan eerst weg van de pagina.

  • Workflows
    • Richt de workflow Afspraak sollicitant in. Deze vind je in het type dossieritem -117 Afspraak sollicitant (Profit).

      Via deze workflow kun je een datum en tijd voorstellen aan de sollicitant. Als de sollicitant het voorstel accepteert, dan is automatisch een afspraak vastgelegd in de Profit Agenda. Het is ook meteen mogelijk om een locatie uit Profit te selecteren bij het maken van de afspraak.

      Selecteer in deze workflow het berichtsjabloon Workflowtaak: Uitnodiging sollicitatie (Profit).

    • Richt de workflow Aanvullen gegevens sollicitant in. Deze vind je in het type dossieritem -115 Aanvullen gegevens sollicitant (Profit).

      De sollicitant start deze workflow. Je kan hiermee alle gegevens opvragen die een medewerker kan bevatten. De gegevens die je opvraagt bepaal je zelf met behulp van profielen.

  • Profielen
    • Richt het aanmaken- en beoordelenprofiel van het type Afspraak sollicitant in.
    • Richt het aanmaken- en beoordelenprofiel van het type Aanvullen gegevens sollicitant in.
  • Berichtsjabloon
    • Richt het berichtsjabloon Aanvullen gegevens (Profit) in.
    • Richt het berichtsjabloon Workflowtaak: Uitnodiging sollicitatie (Profit) in.
  • Type pagina
    • Activeer type pagina Sollicitanten in de eigenschappen van de OutSite-site.
  • Vrije velden en vrije tabbladen op het profiel Afspraak sollicitant voeg je toe via het menu Algemeen / Beheer / Management tool, functiegroep Profielen In & OutSite / Sollicitatie afspraak.

Autorisatie op basis van vacatures

Het is mogelijk om autorisatie toe te passen op vacatures. Je ziet hierdoor alleen de vacatures waarvoor je geautoriseerd bent en je ziet alleen de sollicitanten die hebben gereageerd op die betreffende vacatures. De autorisatie wordt bepaald door:

  • Verantwoordelijke
  • Contactpersoon
  • Selectie

In de eigenschappen van de vacature vul je de verantwoordelijke, contactpersoon en de selectie.

Selectie

Je maakt een selectie van het type Verantwoordelijken vacature. In de selectie kun je een filter opnemen voor de verantwoordelijken.

Het is mogelijk om meerdere verschillende selecties te maken.

Als je een selectie toevoegt aan een vacature dan geldt het volgende:

  • De gebruiker ziet in de selectie in overzicht 'Vacaturebank (Vacatures)' de vacatures waar de gebruiker recht op heeft middels selectie, verantwoordelijke of contactpersoon.
  • In de weergave 'Mijn sollicitanten', staan de sollicitanten van de vacatures waar de gebruiker recht op heeft middels selectie, verantwoordelijke of contactpersoon.
  • Je kunt de selectie in de workflow voor sollicitatie opnemen als bestemming om de selectie de sollicitatie te laten beoordelen.

Afwijzingsredenen en Workflowstatussen aanvullen

Vul vrije tabellen aan met de statussen die in workflows gebruikt kunnen worden.

Met Profit worden diverse vrije tabellen meegeleverd. Deze tabellen zijn al (gedeeltelijk) gevuld, maar je kunt zelf extra waarden aan deze tabellen toevoegen.

Voor dit onderdeel onderhoud je de volgende vrije tabel(len):

  • Reden afwijzing
  • Status sollicitatie beoordelen

Vrije tabellen aanvullen

Zie ook:

Profiel toevoegen voor sollicitatie

In een profiel kun je velden verzamelen die ingevuld moeten worden. Ook kun je daarin een workflow koppelen. Voor een sollicitatie is standaard een profiel meegeleverd, namelijk Standaard sollicitatie. Je kunt, gebaseerd op dit standaard profiel eigen profielen toevoegen. Je maakt bijvoorbeeld voor de vacature van account manager het veld Rijbewijs verplicht.

In het profiel dat je toevoegt voor sollicitatie, kun je alleen nieuwe contexten met velden toevoegen. Er wordt geen context meegeleverd.

Zodra je een nieuwe vacature aanmaakt, koppel je daarin het juiste profiel.

Context

Je legt de veldinstellingen van het profiel vast. Deze instellingen worden automatisch toegepast als je het profiel gebruikt in InSite. De Veldinstellingen bepalen het gedrag van velden, bijvoorbeeld of een veld verplicht is, wijzigbaar is of een bepaalde (wijzigbare) voorkeurwaarde heeft. Met veldinstellingen kun je de dagelijkse processen optimaliseren, fouten voorkomen en de consistentie van de bedrijfsgegevens vergroten.

De veldinstellingen zijn ingedeeld in verschillende groepen, deze worden 'contexten' genoemd. Je moet een context eerst toevoegen, daarna koppel je deze aan een profiel. Je kunt één context ook hergebruiken in andere profielen.

Voor de sollicitatieprofielen zijn de volgende contexten beschikbaar:

  • Aanmaken sollicitatie (InSite)
  • Aanmaken sollicitatie (OutSite)
  • Aanvullende gegevens (OutSite)

Via aanvullende gegevens kun je de sollicitant extra aanvullende gegevens laten vullen voor het indienst melden van de medewerker. Je kan de sollicitant dan dus bijvoorbeeld BSN en IBAN laten vullen. Deze gegevens zijn in een eerder stadium van de sollicitatie niet nodig. Door het toevoegen van een aparte context hiervoor en deze te koppelen, zorg je ervoor dat de medewerker deze gegevens kan vullen. Hiervoor moet ik de workflow ook de speciale actie Verzoek om extra informatie van sollicitant zijn ingericht.

Zie ook:

Talentpool

Via de nieuwe pagina Sollicitanten (ongeautoriseerd) kun je massaal bestaande sollicitanten wijzen op een nieuwe vacature. De nieuwe pagina is toegevoegd aan de functionaliteit Sollicitant raadplegen.

Bewaartermijn gegevens

Tijdens het solliciteren kan de sollicitant nu middels een vinkveld aangeven dat zijn/haar gegevens 1 jaar bewaard mogen worden. Dit veld is standaard zichtbaar in het profiel. Als je dit veld niet zichtbaar wil hebben, dan wijzig je de contexten Aanmaken sollicitatie. Hierin is het veld Mijn gegevens mogen 1 jaar bewaard worden beschikbaar.

Het veld is alleen ter informatie en kan gebruikt worden voor het maken van een rapport of analyse.

Process

Werving en selectie

Work area

HRM