thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Dossier in InSite

Het dossier heeft twee toepassingen. Je gebruikt dossieritems voor het registreren en archiveren van informatie, en in workflows. Als je een dossieritem toevoegt, selecteer je altijd eerst een bepaald type dossieritem. Op basis hiervan zal Profit automatisch een workflow starten, als dit nodig is.

Inhoud

Beschrijving

Het dossier is volledig geïntegreerd met Profit InSite.

Mogelijkheden:

  • Dossieritems vastleggen (eventueel met bijlagen).
  • Dossieritems en bijlagen bij dossieritems raadplegen. Een bijlage is bijvoorbeeld een factuur (van verkooprelaties) of een loonstrook (bij medewerkers).
  • Dossieritems vastleggen in de workflow en de voortgang volgen. Je ontvangt de dossieritems die je moet afhandelen via de workflow in het overzicht Mijn taken.

    Voorbeeld:

    Je hebt afspraken met een debiteur vastgelegd in een pdf-bestand. Dit bestand heb je als bijlage aan een e-mailbericht gekoppeld. Je kunt het hele e-mailbericht (inclusief de bijlage) insturen als dossieritem bij de debiteur, zodat je dit altijd bij de debiteur kunt terugvinden.

    Als een debiteur een klacht heeft, leg je dit vast als een dossieritem van het type Klacht. Deze dossieritems komen automatisch in een workflow terecht. De verantwoordelijke accountmanager moet de klacht afhandelen.

Voorbereiding

Dossieritem aanmaken

Bij het insturen van een dossieritem zie je automatisch alleen de velden die op dit dossieritem van toepassing zijn. Dit is afhankelijk van de inrichting van het type dossieritem. Als je een instuurprofiel gebruikt, is dit ook afhankelijk van de instellingen van het profiel.

Er is geen limiet aan de bestandsgrootte van de bijlagen als je deze via Profit Windows vastlegt. Als je dossieritems via InSite vastlegt, is de limit 30 MB.

Dossieritem insturen in InSite:

  1. Start het toevoegen van een dossieritem.
  2. Vul de velden in.
  3. Vink In dossier plaatsen aan als je het dossieritem wilt registreren bij een bestemming, zoals een organisatie of een medewerker.

    Dit veld is niet zichtbaar als je bij het type dossieritem hebt aangegeven dat een bestemming altijd verplicht is, of als er geen enkele bestemming voor het type dossieritem is ingesteld.

  4. Als je op basis van het type dossieritem een bijlage mag toevoegen, is de knop Bestand kiezen beschikbaar. Je kunt dan één of meerdere afbeeldingen toevoegen als bijlage.

    Slepen en neerzetten

    Afbeelding kiezen in de Verkenner

    Afbeelding plakken vanaf het Klembord

    Foto maken met de webcam

    Let op:

    Je kunt een e-mailbericht vanuit Outlook in het dossieritem slepen. Dit werkt echter niet in elke browser. Bovendien kan het gebeuren, dat het e-mailbericht uit Outlook verwijderd wordt. AFAS kan dit niet beïnvloeden. Test dit zelf voordat je deze werkwijze gaat gebruiken.

  5. Vul de overige velden in.

    De overige velden zijn afhankelijk van de inrichting van het type dossieritem.

    Let op:

    Als je eigen weergaven maakt voor het zoeken van de kenmerkwaarden met groeperingen/verdichtingen erin kun je bij het insturen van een dossieritem via Profit of InSite geen gebruik maken van de zoekweergave. Je kunt dan alleen een waarde invullen. Je kunt in de standaard weergave voor enmerkwaarden wel gebruik maken van de zoekweergave.

  6. Klik op: Aanmaken.

    Als het dossieritem in de workflow komt en je mag de eerste taak behandelen, kun je nu meteen het dossieritem aanpassen. Als de instuurder van het dossieritem ook de beoordelaar is, gaat de workflow in één keer door, de aanvraag is dan meteen beoordeeld.

Dossieritem raadplegen en reactie toevoegen

Je kunt een dossieritem raadplegen in InSite en daarbij eventueel een reactie plaatsen.

Bij het raadplegen van een dossieritem zie je alleen de ingevulde velden.

De meeste dossieritems zijn vastgelegd bij een specifieke bestemming, zoals een organisatie of persoon, of bij een afgeleide daarvan, zoals een debiteur, medewerker, werkgever, etc. In InSite open je eerst de bestemming en daarna raadpleeg je de dossieritems van de bestemming.

Dossieritems raadplegen en reactie toevoegen:

  1. Ga naar: InSite.
  2. Open de bestemming waarvan je een dossieritem wilt raadplegen. Wil je bijvoorbeeld een dossieritem bij een verkoopfactuur raadplegen, dan open je de betreffende debiteur. Wil je een dossieritem bij een project raadplegen, dan open je het project.
  3. Open het dossieritem.

    Je kunt direct een reactie toevoegen die bij het dossieritem opgeslagen wordt.

  4.  Vul een reactie in.
  5. Klik op: Reactie plaatsen.

    Let op:

    Een gebruiker kan zijn eigen reacties verwijderen. Open de te verwijderen reactie en verwijder deze. Een gebruiker kan geen reacties van een andere gebruiker verwijderen.

    De reactie is onmiddellijk zichtbaar:

Bijlages raadplegen:

Als je een dossieritem opent, zie je een afdrukvoorbeeld van de (eerste) bijlage.

  1. Gebruik de lijst om een andere bijlage te openen of gebruik de bladerknoppen. De bladerknoppen zijn niet beschikbaar in een mobiele weergave.

  2. Als je de muis op een bijlagenaam plaatst, zie je de knoppen om een bijlage te raadplegen of te downloaden.

Nieuw in Profit 12

Bij vijf of meer bijlagen kun je alle bijlagen ook als een zip-bestand downloaden.

Dossieritems met aanklikbare bijlagenaam raadplegen in weergave

Een dossieritem kan meerdere bijlagen bevatten. Je kunt deze bijlagen toevoegen aan het overzicht als hyperlinks.

Voorbeeld van een overzicht zonder hyperlinks:

Voorbeeld van een overzicht met hyperlinks:

Als je het overzicht aanpast, zal voor elke bijlage een aparte regel worden getoond.

Let op:

Hierdoor zal een dossieritem met meerdere bijlagen ook meerdere keren in het overzicht staan.

Overzicht aanpassen:

Om de hyperlinks zichtbaar te maken in het overzicht, moet je het overzicht aanpassen en het veld Naam toevoegen aan het overzicht.

Zie ook

Process

Dossier

Work area

InSite/OutSite CRM