thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Vacatures aanmaken en beheren in InSite

Je voegt een vacature toe en publiceert deze als document op InSite en OutSite.

Inhoud

Beschrijving

Je kunt de vacature aanmaken in InSite of in Profit.

Ins_Vacature aanmaken (10)

Als je Sollicitant Self Service gebruikt, maak je de vacature ook aan als document. Daarmee publiceer je deze op InSite en OutSite.

Voorbereiding

Vacatures aanmaken in InSite

Je kunt een nieuwe vacature aanmaken in InSite.

Je koppelt de sollicitanten in Profit Windows of in InSite aan de vacature. In het tweede geval moet je dan wel eerst de sollicitatie aanmaken als HRM manager, waarbij je de sollicitant selecteert. Ook wordt dan een workflow gestart.

Vacature aanmaken in InSite:

  1. Ga naar: InSite.
  2. Ga naar: Werving en selectie.

    Ins_Vacatures aanmaken in InSite (iconen)

    Je ziet de acties en overzichten van de vacatures en sollicitanten.

  3. Klik op: Vacature aanvragen.
  4. Open het profiel die je wilt gebruik voor de vacature.

    InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is.

  5. Selecteer de Functie waarvoor de vacature is.
  6. Selecteer de Organisatorische eenheid waarvoor je een nieuwe medewerker wilt werven.
  7. Selecteer de werkgever waarvoor de vacature geldt.

    Ins_Vacatures aanmaken in InSite (05)

  8. Vul de begindatum in.
  9. Vul eventueel de Einddatum vacature in.

    Na de einddatum sluit Profit de vacature en kun je de binnengekomen sollicitaties gaan beoordelen. Bij Sollicitant Self Service worden vacatures automatisch gesloten: de vacature wordt verwijderd uit overzichten en solliciteren is niet meer mogelijk.

  10. Vul de omschrijving in.
  11. Selecteer de reden van de vacature.
  12. Selecteer de medewerker bij Hoofdverantwoordelijke. De hoofdverantwoordelijke kun je gebruiken voor het toepassen van autorisatie op weergaven, berichtsjablonen, filters en pagina's.
  13. Selecteer de contactpersoon.

    Deze gebruiker gaat de sollicitatiegegevens beoordelen. Gaat het bijvoorbeeld om een echte sollicitatie of is het ingestuurd als spam of grap.

    Ook kan deze gebruiker een bestaand persoon koppelen aan een sollicitatie. Als de sollicitatie echt is, maakt deze contactpersoon de sollicitant aan. Via de workflow krijgt de sollicitant vervolgens een bevestigingsmail en inloggegevens voor de portal. Op de portal kan de sollicitant zijn gegevens raadplegen.

  14. Selecteer Standaard sollicitatie bij Profiel.

    Hiermee bepaal je welke velden op het sollicitatieformulier in InSite en OutSite staan en welke workflow een sollicitatie op de vacature doorloopt. Voor Sollicitatie Self Service is het profiel Standaard sollicitatie meegeleverd, dat aan de meegeleverde workflow Sollicitatie (Profit) is gekoppeld.

    Je kunt ook zelf een profiel met in te vullen velden en een eigen workflow toevoegen.

  15. Selecteer de Functie waarvoor de vacature is.
  16. Selecteer de Organisatorische eenheid waarvoor je een nieuwe medewerker wilt werven.
  17. Selecteer bij Werkniveau het niveau waar de sollicitant aan moet voldoen.

    Je kunt hier kiezen uit dezelfde waarden als bij Opleidingsniveau. Een sollicitant kan bijvoorbeeld wel het werkniveau bereikt hebben, maar niet het opleidingsniveau hebben.

    Je kunt hier bij het beoordelen van de sollicitanten een analyse voor raadplegen.

    Je kunt de waarden hiervoor zelf uitbreiden bij Opleidings/werkniveau.

    Als de sollicitant in dienst komt, neemt Profit de waarde hier en bij Opleidingsniveau niet over naar de medewerker.

  18. Selecteer bij Werkervaring het aantal jaar ervaring waar de sollicitant aan moet voldoen.
  19. Selecteer bij Opleidingsniveau het niveau in waar de sollicitant aan moet voldoen.
  20. Vul de datums van publicatie in bij Publicatie.

    In de periode van vanaf tot is de vacature zichtbaar op InSite en/of OutSite.

    Je kunt met deze datums ervoor kiezen om een vacature eerst intern(InSite) zichtbaar te maken en daarna ook extern(OutSite) zichtbaar te maken.

  21. Selecteer de status van de vacature.
  22. Klik op: Aanmaken.

    Zodra je terugkomt in het overzicht met de vacatures vind je de nieuwe vacature met de status Open.

Vacature aanmaken als document voor publicatie InSite

Je voegt de al aangemaakte vacature toe als document voor InSite en OutSite. Hiermee publiceer je de vacature zodat sollicitanten in InSite en OutSite kunnen solliciteren. Dit doe je in het kader van Sollicitant Self Service.

Dit document is in feite de uiteindelijke 'advertentie'. Het gaat hier niet om de velden, maar om de tekst en de lay-out van de vacature. Je baseert het document op de vacature zelf, bijvoorbeeld 'Docent Profit', die je al hebt toegevoegd in Profit/InSite. Je kunt per vacature maar één document-pagina aanmaken.

Het document voeg je toe op dezelfde manier als andere documenten via Documentmanagement.

De documentsjabloon is gekoppeld aan de standaard vacaturegegevens.

Er zijn verschillende manieren om een document toe te voegen, zowel in InSite als in OutSite. Als de documentsjabloon voor InSite is, maak je het aan via InSite. Als het voor OutSite is, via OutSite. Als de documentsjabloon voor zowel InSite als OutSite is, hoef je maar op één van beide locaties de vacature als document aan te maken.

Als het documentsjabloon voor InSite is, maak je het aan via InSite. Als het documentsjabloon voor zowel InSite als OutSite is, kun je zowel via InSite als via OutSite de vacature als document aanmaken.

Vacature aanmaken als document in InSite:

  1. Open InSite.
  2. Ga naar: Mijn InSite / Documenten (als auteur).
  3. Ga naar: Sitebeheer / Nieuw / Document (als sitebeheerder).
  4. Klik op: Vacature publiceren.
  5. Selecteer de naam van het documentsjabloon dat je voor de vacature hebt toegevoegd. Bijvoorbeeld Vacaturebeschrijving.

    Je ziet alleen de documentsjablonen waar je voor geautoriseerd bent als auteur.

  6. Selecteer bij Gegeven de vacature zelf.
  7. Klik op: Document bewerken.

    Vacature aanmaken als document voor publicatie InSite/OutSite

    Je ziet nu de groeperingen van velden ingevuld met de gegevens uit de vacature Docent Profit.

  8. Verwijder groeperingen of voeg eventueel groeperingen toe, bijvoorbeeld met vrije velden (op tabbladen). Dit doe je in de sjabloonpagina.
  9. Klik op: <Voer hier de Introductie in>.

    Vervolgens zie je de mogelijkheden om tekst te bewerken.

  10. Voeg de wervende tekst van de vacature toe.

    Bijvoorbeeld: Als Profit docent ben je verantwoordelijk voor het geven van cursussen over Profit. Wij verwachten van jou adequate didactische vaardigheden en een proactieve, klantvriendelijke instelling. Ook ben je in staat om de praktijkvragen van de cursisten flexibel en met oog voor de branchegerelateerde processen te beantwoorden.

  11. Klik op: Direct publiceren om het document te tonen op InSite en OutSite zodat geïnteresseerden kunnen solliciteren.

    Als je het document niet direct publiceert, maar alleen aanmaakt, kun je het onderhouden en alsnog publiceren via het overzicht Mijn ingestuurde documenten.

Vacature aanmaken als document voor publicatie OutSite

Bij een documentsjabloon voor OutSite publiceer je de vacature op OutSite. Bij een documentsjabloon voor InSite en OutSite publiceer je de vacature op InSite en OutSite.

Vacature aanmaken als document in OutSite:

  1. Open OutSite.
  2. Log in als sitebeheerder.
  3. Ga naar: Sitebeheer / Nieuw / Document (als sitebeheerder).
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Selecteer: Document.
  6. Selecteer de naam van het documentsjabloon dat je voor de vacature hebt toegevoegd. Bijvoorbeeld Vacaturebeschrijving.

    Je ziet alleen de documentsjablonen waar je voor geautoriseerd bent als auteur.

  7. Selecteer bij Gegeven de vacature zelf.
  8. Klik op: Document bewerken.

    Vacature aanmaken als document voor publicatie InSite/OutSite

    Je ziet nu de groeperingen van velden ingevuld met de gegevens uit de vacature Docent Profit.

  9. Verwijder groeperingen of voeg eventueel groeperingen toe, bijvoorbeeld met vrije velden (op tabbladen). Dit doe je in de sjabloonpagina.
  10. Klik op: <Voer hier de Introductie in>.

    Vervolgens zie je de mogelijkheden om tekst te bewerken.

  11. Voeg de wervende tekst van de vacature toe.

    Bijvoorbeeld: Als Profit docent ben je verantwoordelijk voor het geven van cursussen over Profit. Wij verwachten van jou adequate didactische vaardigheden en een proactieve, klantvriendelijke instelling. Ook ben je in staat om de praktijkvragen van de cursisten flexibel en met oog voor de branchegerelateerde processen te beantwoorden.

  12. Klik op: Direct publiceren om het document te tonen op InSite en OutSite zodat geïnteresseerden kunnen solliciteren.

    Als je het document niet direct publiceert, maar alleen aanmaakt, kun je het onderhouden en alsnog publiceren via het overzicht Mijn ingestuurde documenten.

Vacature aanmaken in Profit voor Sollicitant Self Service

Je voegt een vacature toe in Profit waarin je instelt aan welk profiel het gekoppeld is. Op grond van het profiel bepaalt Profit hoe in InSite en OutSite de vacature getoond wordt en welke workflow een ingestuurde sollicitatie bij Sollicitatie Self Service doorloopt.

Een vacature heeft altijd betrekking op een bepaalde werkgever, functie en organisatorische eenheid. Een nieuwe vacature krijgt altijd de status Open.

Als je meerdere vacatures voor dezelfde functie hebt, moet je elke vacature apart toevoegen in Profit.

Je kunt vacatures ook importeren.

Vacature aanmaken in Profit voor Sollicitant Self Service:

  1. Open Profit.
  2. Ga naar: HRM / Werving en selectie / Vacature.
  3. Klik op: Nieuw.
  4. Selecteer een waarde bij Werkgever.
  5. Vul eventueel de Einddatum vacature in.

    Op deze einddatum zet Profit de vacature dicht en kun je de binnengekomen sollicitaties gaan beoordelen. Bij Sollicitant self service gaat dit dichtzetten automatisch: de vacature wordt verwijderd uit overzichten en solliciteren is niet meer mogelijk.

  6. Selecteer bij Werkniveau het niveau waar de sollicitant aan moet voldoen.

    Je kunt hier kiezen uit dezelfde waarden als bij Opleidingsniveau. Een sollicitant kan bijvoorbeeld wel het werkniveau bereikt hebben, maar niet het opleidingsniveau hebben.

    Je kunt hier bij het beoordelen van de sollicitanten een analyse voor raadplegen.

    Je kunt de waarden hiervoor zelf uitbreiden bij Opleidings/werkniveau.

    Als de sollicitant in dienst komt, neemt Profit de waarde hier en bij Opleidingsniveau niet over naar de medewerker.

  7. Selecteer bij Werkervaring het aantal jaar ervaring waar de sollicitant aan moet voldoen.
  8. Selecteer bij Opleidingsniveau het niveau in waar de sollicitant aan moet voldoen.

    Je kunt de waarden hiervoor zelf uitbreiden. Zie hierboven.

  9. Selecteer bij Verantwoordelijke de gebruiker die via de workflow de sollicitanten inhoudelijk gaat beoordelen en ze afwijst of in dienst meldt.
  10. Selecteer bij Contactpersoon de gebruiker die de sollicitatiegegevens gaat beoordelen bijvoorbeeld of ze echt en volledig zijn.

    Ook kan deze gebruiker een bestaand persoon koppelen aan een sollicitatie. Als de sollicitatie echt is, maakt deze contactpersoon de sollicitant aan. Via de workflow krijgt de sollicitant vervolgens een bevestigingsmail en inloggegevens voor de portal. Op de portal kan de sollicitant zijn gegevens raadplegen.

  11. Selecteer Standaard sollicitatie bij Profiel.

    Hiermee bepaal je hoe het sollicitatieformulier voor de vacature er in InSite en OutSite qua velden uitziet en welke workflow een sollicitatie op de vacature doorloopt. Voor Sollicitatie Self Service is het profiel Standaard sollicitatie meegeleverd, dat aan de meegeleverde workflow Sollicitatie (Profit) is gekoppeld.

    Je kunt ook zelf een profiel met in te vullen velden en een eigen workflow toevoegen.

  12. Klik op: Voltooien.

Vacatures raadplegen in InSite

Je kunt vacatures raadplegen in InSite.

Vacatures raadplegen in InSite:

  1. Klik op: Werving en selectie.
  2. Ga naar: Vacaturebank.

    InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is.

    Je ziet de openstaande en vervulde vacatures.

    Als je vacatures met een einddatum ziet staan, dan kan je de weergave voor InSite aanpassen. Pas het filter van de weergave aan naar:

  3. Open een vacature.

    Je ziet de eigenschappen van de vacature.

    Bij Sollicitanten zie je ook de sollicitanten op deze vacature.

  4. Ga weer terug op het startscherm van Werving & Selectie en klik op Vacature publicaties.

    Je ziet de vacatures die daadwerkelijk via de externe vacaturesite worden aangeboden.

Vacatures aanpassen in InSite

Je kunt de eigenschappen van de vacatures aanpassen in InSite.

Je kunt in InSite geen sollicitanten handmatig koppelen aan een vacature. Dit doe je via de workflow bij Sollicitant Self Service. Sollicitanten kun je in Profit Windows wel handmatig aan de vacature koppelen.

Vacatures aanpassen in InSite:

  1. Ga naar: InSite.
  2. Ga naar: Werving en selectie.
  3. Ga naar: Vacaturebank.

    InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is.

    Je ziet de openstaande en vervulde vacatures.

  4. Selecteer een vacature.

    Je ziet de eigenschappen van de vacature.

  5. Klik op: Aanpassen.
  6. Wijzig de Contactpersoon als je wilt dat een andere gebruiker de sollicitatiegegevens beoordeelt.
  7. Wijzig de hoofdverantwoordelijke. De hoofdverantwoordelijke kun je gebruiken voor het toepassen van autorisatie op weergaven, berichtsjablonen, filters en pagina's.
  8. Wijzig bij Status de status handmatig, bijvoorbeeld naar Teruggetrokken. Normaal zal de status bij Sollicitant Self Service wijzigen door een stap in de workflow.
  9. Klik op: Aanpassen.

Zie ook

Process

Werving en selectie

Work area

HRM