Sollicitanten beheren in InSite (Sollicitant Self Service)

Via de workflow Sollicitaties handel je de sollicitaties af die binnenkomen via de gepubliceerde vacature op InSite en OutSite.

Inhoud

Beschrijving

Bij Sollicitant Self Service laat je de sollicitant zijn gegevens zelf toevoegen. Dit bespaart je werk en tijd. Ook handel je de sollicitaties gestructureerd af. Hiervoor gebruik je de sollicitatieportal in OutSite en de meegeleverde workflow Sollicitatie.

Sollicitanten solliciteren via de vacature in de sollicitatieportal in OutSite. Vervolgens komt de sollicitatie in de workflow. De workflow ziet er zo uit:

Ins_Sollicitanten beheren via workflow (10)

Eerst komt de sollicitatie via de workflow automatisch als taak in InSite bij de contactpersoon. Deze beoordeelt of de sollicitatie serieus is bedoeld.

Vervolgens komt de sollicitatie als taak bij de verantwoordelijke gebruiker die de sollicitanten inhoudelijk beoordeelt en één van hen in dienst neemt.

Ook kun je via de workflow: de sollicitant verzoeken om meer informatie, de sollicitant uitnodigen of een andere vacature koppelen.

Via de sollicitatie workflow handel je vervolgens iedere sollicitant af: je neemt er één aan en de andere sollicitanten wijs je af.

Sollicitatiegegevens beoordelen (workflow)

Zodra een sollicitant gesolliciteerd heeft, doorloopt de sollicitatie de standaard workflow Sollicitatie. De gebruiker die in de vacature is aangemerkt als Contactpersoon vacature krijgt de taak om de sollicitatiegegevens globaal op echtheid te beoordelen. Vervolgens maakt deze gebruiker de sollicitant aan of verwijdert deze.

Als de sollicitant is aangemaakt, krijgt deze direct een e-mailbericht met inloggegevens voor de portal.

Sollicitatiegegevens beoordelen via workflow:

  1. Ga naar: InSite.
  2. Ga naar: Mijn InSite.
  3. Open de taak met als onderwerp 'Sollicitatie op...' bij Mijn taken.

    De taak heeft de status Nieuw.

  4. Beoordeel de sollicitatiegegevens. Gaat het bijvoorbeeld om een echte sollicitatie of is het ingestuurd als spam of grap.
  5. Klik op: Verwijderen als je uit de sollicitatiegegevens kunt opmaken dat het niet om een echte sollicitatie gaat.
  6. Selecteer eventueel een Bestaand persoon als de persoon al in Profit voorkomt.

    Als je geen bestaand persoon selecteert, wordt de sollicitant als nieuw persoon aangemaakt.

  7. Klik op: Aanmaken sollicitant of op Aanmaken sollicitant zonder OutSite-toegang als je de gegevens als voldoende beoordeelt.

    Als je op Aanmaken sollicitant klikt, krijgt de sollicitant via de workflow een e-mailbericht met inloggegevens. Dit e-mailbericht is gebaseerd op de berichtsjabloon Toegang tot portal dat in de site is gekoppeld (tabblad Berichtsjablonen). Je kunt zelf een berichtsjabloon toevoegen en het daar koppelen.

    Als je Aanmaken sollicitant zonder OutSite-toegang kiest, krijgt de sollicitant geen inloggegevens voor de portal en moet je de communicatie rond aanvullen van gegevens, etc. op een andere manier uitvoeren en registreren.

  8. Voeg eventueel een reactie toe.
  9. Klik op: Bevestigen.

    De sollicitant kan nu zijn eigen sollicitatie raadplegen. Ook kun je hem verzoeken om meer informatie en/of hem een uitnodiging sturen. Dit laat je via de sollicitatieportal verlopen.

    Vervolgens kun je kiezen uit de volgende acties:

Sollicitant verzoeken om meer informatie (workflow)

Zodra een sollicitant gesolliciteerd heeft, doorloopt de sollicitatie de standaard workflow Sollicitatie. De gebruiker die in de vacature is aangemerkt als Verantwoordelijke vacature kan de sollicitant verzoeken om informatie. Je laat dit zoveel mogelijk via de sollicitatieportal verlopen.

Je kunt de communicatie tussen jou en de sollicitanten op twee manieren laten verlopen: óf alleen via e-mail óf via e-mail en de reactie in de portal. Als je een verzoek doet via e-mail en de sollicitant stuurt je een e-mail terug met de aanvullende gegevens, dan moet je als HR-medewerker alsnog zelf de gegevens in Profit toevoegen.

  1. Om te voorkomen dat je zelf als HR-medewerker de informatie handmatig moet verwerken, gebruik je de combinatie 'e-mail + reactie in de portal'. Je stuurt hiermee dus niet alleen een e-mailbericht, maar zorgt dat de sollicitant naar de sollicitatieportal gaat om daar te reageren op de reactie die je hebt toegevoegd.

    De combinatie 'e-mail + reactie in de portal' functioneert in de workflow als volgt:

  2. Je attendeert de sollicitant via een e-mail (met de juiste, algemene tekst) op het verzoek in de sollicitatieportal. Je voegt dit zelf toe in een berichtsjabloon die je aan de actie koppelt.

    Voorbeeld: 

    Wij ontvangen graag nog extra informatie. Log hier in om te zien welke gegevens we precies nodig hebben en voeg de gevraagde informatie toe.

  3. Via de reactie bij het uitvoeren van de actie vertel je precies wat nog nodig is. (Voorwaarde is dat je de reactie hebt ingesteld als 'Verplicht voor InSite' in de workflow).

    Voorbeeld: 

    Beste John, Zou je je cv willen toevoegen? Bij voorkeur als pdf-bestand. Alvast bedankt.

  4. Vervolgens kan de sollicitant inloggen in de sollicitatieportal en zijn gegevens aanvullen.
  5. Nadat de sollicitant zijn gegevens heeft toegevoegd, komt de sollicitatie weer terug in je takenlijst en kun je de gegevens raadplegen.

Sollicitant verzoeken om meer gegevens via workflow:

  1. Ga naar: InSite.
  2. Ga naar: Mijn InSite.
  3. Open de taak bij Mijn taken.
  4. Klik op: Verzoek om extra informatie als je meer gegevens nodig hebt.

    In de workflowactie is de reactie verplicht gemaakt.

    Je voegt nu een reactie toe die je ook extern op de portal wilt tonen aan de sollicitant:

    Ins_Sollicitant verzoeken om meer informatie (workflow) (10)

  5. Vul de reactie in.
  6. Selecteer Extern en intern bij Reactie zichtbaar.

    De reactie is hiermee zichtbaar in de sollicitatieportal in OutSite en in InSite.

    Let op: 

    Als je niet wilt dat de reactie (en daarmee het hele dossieritem) intern zichtbaar is in InSite bij een solliciterende medewerker, dan moet je de autorisatie op het type dossieritem Sollicitatie aanpassen.

  7. Klik op: Bevestigen.

    De sollicitant krijgt nu via de workflow een e-mailbericht met het verzoek in te loggen op de sollicitatieportal (als je dit als tekst in de berichtsjabloon dat aan de workflowactie koppelt, hebt opgenomen). Dit e-mailbericht is gebaseerd op de berichtsjabloon Workflowactie.

    Je moet het berichtsjabloon in de actie koppelen en instellen dat het bericht verzonden wordt bij starten van de actie gericht aan de gebruikers van de taak (portalgebruikers).

    In de sollicitatieportal kan de sollicitant deze reactie raadplegen en de gegevens aanvullen.

Zodra de sollicitant de informatie als reactie heeft toegevoegd, komt de taak als dossieritem in je takenlijst in InSite.

Raadpleeg de toegevoegde informatie:

  1. Ga naar: InSite.
  2. Ga naar: Mijn InSite.
  3. Open de taak bij Mijn taken. De taak heeft nog steeds de status Beoordelen sollicitant.
  4. Open de nieuwe reactie met de gevraagde informatie.
  5. Voer één van de acties uit:

Sollicitant koppelen aan andere vacature (workflow)

De gebruiker die in de vacature is aangemerkt als Verantwoordelijke vacature kan de sollicitant koppelen aan een andere vacature.

Dit gebruik je bijvoorbeeld als een sollicitant niet geschikt is voor de vacature waarvoor hij gesolliciteerd heeft, maar wel voor een andere vacature. Je gebruikt hiervoor de workflow Sollicitaties aanmaken (Profit).

Ook kun je deze actie gebruiken om open sollicitaties aan een specifieke vacature te koppelen. Als je de actie op deze manier wilt gebruiken moet je een vacature met de naam Open sollicitatie aanmaken en solliciteren.

De workflow voor de oorspronkelijke sollicitatie wordt afgehandeld. In de oorspronkelijke sollicitatie wijzigt de status naar Afgewezen en in de nieuwe, open sollicitatie wordt de status Gekoppeld aan andere vacature.

Sollicitant koppelen aan andere vacature via sollicitant stamkaart:

  1. Ga naar: InSite.
  2. Klik op: Werving en selectie.
  3. Open de sollicitant stamkaart.
  4. Klik op: Sollicitaties aanmaken.
  5. Selecteer een vacature bij Gebaseerd op sollicitatie.

    Wanneer je een vacature selecteert, worden alle gegevens overgenomen die bij de eerste sollicitatie zijn ingevuld, denk aan: contactgegevens, motivatie en CV.

  6. Klik onder Vacatures koppelen op: Nieuw.
  7. Selecteer de vacatures die je aan de sollicitant wilt koppelen.
  8. Klik op: Toevoegen.
  9. Klik op: Insturen.

Sollicitant koppelen aan andere vacature via workflow:

  1. Ga naar: InSite.
  2. Ga naar: Mijn InSite.
  3. Open de taak bij Mijn taken.
  4. Klik op: Andere vacature koppelen.
  5. Selecteer een andere vacature.

    In de workflowactie is de reactie verplicht gemaakt.

    Je voegt nu een reactie toe die je ook extern, op de portal wilt tonen aan de sollicitant:

    Ins_Andere vacature koppelen (workflow) (10)

  6. Vul de reactie in.
  7. Selecteer eventueel een reactiesjabloon.
  8. Selecteer Extern en intern bij Reactie zichtbaar als je wilt dat de sollicitant de reactie in de sollicitatieportal ziet.
  9. Klik op: Bevestigen.

    De sollicitant krijgt nu via de workflow een e-mailbericht met het verzoek in te loggen op de sollicitatieportal (als je dit als tekst in de berichtsjabloon dat aan de workflowactie koppelt, hebt opgenomen). Dit e-mailbericht is gebaseerd op de berichtsjabloon Workflowactie.

    In de sollicitatieportal kan de sollicitant deze reactie raadplegen.

Sollicitant uitnodigen (workflow)

Doorgaans maak je telefonisch een afspraak met de sollicitant als je deze wilt uitnodigen. Je kunt de sollicitant de uitnodiging laten bevestigen via de workflow. De sollicitant ontvangt dan een e-mailbericht en een verzoek naar de sollicitatieportal te komen en de uitnodiging te bevestigen.

Deze actie is gebaseerd op een combinatie van een standaard e-mailbericht (met bijvoorbeeld de tekst 'raadpleeg de sollicitatieportal') met een extern zichtbare reactie. Dit onderdeel van de workflow kun je naar je eigen inzichten wijzigen/gebruiken.

Er zijn twee methoden om een sollicitant uit te nodigen. In beide gevallen bevestigt de sollicitant via de portal de uitnodiging.

Methode 1: Sollicitant uitnodigen met details in berichtsjabloon

  1. Start de uitnodiging aan de sollicitant.
  2. Klik op de sollicatatie waarvoor je de sollicitant wilt uitnodigen.
  3. Vul de gegevens in.

    De bovenstaande gegevens worden in het e-mailbericht opgenomen, als het berichtsjabloon hiervoor is ingericht. De sollicitant hoeft dus niet meer naar de afspraak op de portal te gaan om deze gegevens te zien.

    Voor de rest van de stappen, zie hieronder bij methode 2.

Methode 2: Sollicitant uitnodigen & bevestiging vragen via workflow:

  1. Ga naar: InSite.
  2. Ga naar: Mijn InSite.
  3. Open de taak met status Open bij Mijn taken.
  4. Klik op de actie: Uitnodigen.

    Je voegt nu een reactie toe die je ook extern, op de portal wilt tonen aan de sollicitant:

    Ins_Sollicitant uitnodigen (workflow) (10)

  5. Selecteer Extern en intern bij Reactie zichtbaar.
  6. Klik op: Bevestigen.

    De sollicitant krijgt nu via de workflow een e-mailbericht met het verzoek in te loggen op de sollicitatieportal (als je dit als tekst in de berichtsjabloon dat aan de workflowactie koppelt, hebt opgenomen). Dit e-mailbericht is gebaseerd op de berichtsjabloon Workflowactie.

    In de sollicitatieportal kan de externe sollicitant deze reactie raadplegen.

    De status van zijn sollicitatie is nu Uitgenodigd.

    Je neemt na de gesprekken met de uitgenodigde sollicitanten een beslissing. Eventueel beoordeel je hen met behulp van de analyse.

Sollicitant in dienst melden in InSite

Je kunt een sollicitant in dienst melden in InSite. Hiermee wordt de indienst-wizard opgestart. De gegevens die je hebt gevuld onder de sollicitant neemt Profit over naar de medewerkergegevens.

Profit kan ook rekening houden met vrije inrichting bij sollicitanten als je dit hebt ingericht.

Op het moment dat je de sollicitant indienst meldt via de indienst workflow en je handelt de workflow af, dan handelt Profit automatisch de workflow voor de sollicitatie af. Dit gebeurt alleen als de speciale actie In dienst nemen sollicitant is opgenomen in de workflow. Het kan zijn dat de workflowstap anders heet, controleer dan of deze van het type In dienst nemen sollicitant is.

Sollicitant in dienst melden met de indienst-wizard in InSite:

  1. Ga naar: InSite.
  2. Ga naar: Werving en selectie.
  3. Ga naar: Sollicitanten.

    InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is.

  4. Open de sollicitant.
  5. Klik op de actie: In dienst melden.

    Richt het indienst profiel in als je deze actie niet ziet staan.

  6. Klik op: het profiel.

    Vervolgens start de 'In dienst-wizard'.

  7. Vul de velden in.
  8. Voltooi de wizard.

Sollicitant afwijzen (workflow)

De gebruiker die in de vacature is aangemerkt als Verantwoordelijke vacature beoordeelt de sollicitant inhoudelijk en wijst deze af. Dit is ingesteld in de standaard workflow Sollicitatie. Je kunt dit zelf wijzigen.

Er zijn verschillende manieren om sollicitanten af te wijzen:

  • Sollicitaties afwijzen vanaf sollicitant stamkaart.
  • Sollicitanten collectief afwijzen via de vacature

    Dit doe je bijvoorbeeld nadat je één sollicitant hebt aangenomen.

  • Eén sollicitant afwijzen via de workflowtaak.

In alle gevallen selecteer je een berichtsjabloon om daarmee de sollicitant op de hoogte te brengen.

Zodra je de afwijzing hebt voltooid, is ook de workflow van de geselecteerde sollicitatie afgehandeld. Als je een sollicitatie afwijst vanuit de vacature, dan zoekt Profit bij de betreffende sollicitatieworkflow naar de actie voor het afwijzen. Als de sollicitatieworkflow in een stap zit waar deze actie niet beschikbaar is of de actie voor het afwijzen zit niet in de workflow, dan wordt de sollicitatieworkflow niet afgewezen. Is de actie wel beschikbaar en heeft de gebruiker rechten op de actie, dan zorgt Profit ervoor dat de sollicitatieworkflow doorgaat naar de actie afwijzen.

Sollicitaties afwijzen vanaf sollicitant stamkaart:

Je kunt meerdere sollicitaties van een sollicitant in één keer afwijzen:

  1. Ga naar:InSite
  2. Ga naar: Werving en selectie.
  3. Open de sollicitant stamkaart.
  4. Klik op: Sollicitaties afwijzen.
  5. Selecteer de sollicitaties die je wilt afwijzen.
  6. Klik op: Afwijzen.
  7. Selecteer een Berichtsjabloon.
  8. Geef eventueel een Reden afwijzing op.
  9. Klik op: Afwijzen.

Sollicitanten collectief afwijzen bij de vacature:

Let op:

Voor de inrichting van de workflow geldt het volgende: bij de actie Afwijzen mag de reactie niet als verplicht zijn ingesteld. Als de reactie wel verplicht is, dan werkt de actie Afwijzen namelijk niet.

Je kunt meerdere sollicitanten in één keer afwijzen.

  1. Ga naar: InSite.
  2. Ga naar: Werving en selectie.
  3. Ga naar: Vacaturebank.
  4. Selecteer de vacature.
  5. Vink meerdere sollicitaties aan.

    Je kunt alleen de sollicitanten afwijzen die als taak bij je staan als Verantwoordelijke vacature.

  6. Klik op de actie: Afwijzen.

    Een verschijnt een popup. Deze is niet te autoriseren of uit te zetten.

  7. Selecteer een berichtsjabloon.

    Je kunt nu kiezen uit alle berichtsjablonen die je hebt gebaseerd op de berichtsoort Sollicitatie afwijzing.

  8. Vink Geen bericht versturen aan, als je geen bericht wilt versturen aan de afgewezen sollicitant.
  9. Selecteer een waarde bij: Reden afwijzing.
  10. Klik op: Voltooien.
  11. Vul eventueel een reactie in.
  12. Klik op: Bevestigen.

Eén sollicitatie afwijzen via workflow:

  1. Ga naar: InSite.
  2. Ga naar: Mijn taken.
  3. Open het dossieritem met de sollicitatie.
  4. Klik op de actie: Afwijzen.

    Een verschijnt een popup. Deze is niet te autoriseren of uit te zetten.

  5. Selecteer een berichtsjabloon.

    Je kunt nu kiezen uit alle berichtsjablonen die je hebt gebaseerd op de berichtsoort Sollicitatie afwijzing.

  6. Vink Geen bericht versturen aan, als je geen bericht wilt versturen aan de afgewezen sollicitant.
  7. Selecteer een waarde bij: Reden afwijzing.
  8. Klik op: Voltooien.
  9. Vul eventueel een reactie in.
  10. Klik op: Bevestigen.

Sollicitant aanpassen in InSite

Je kunt de sollicitanten raadplegen en aanpassen in InSite. Dit doe je bijvoorbeeld als je een sollicitant ontmoet hebt en je wilt de indruk die deze gemaakt heeft registreren.

Je kunt de aan de sollicitant gekoppelde vacature niet handmatig verwijderen of aanpassen in InSite. Dit doe je bij gebruik van Sollicitant Self Service via de workflow. Je kunt de gekoppelde vacature in Profit aanpassen voor de sollicitant mits deze niet in de workflow zit.

Je kunt ook sollicitanten per vacature raadplegen.

Sollicitant aanpassen:

  1. Ga naar: InSite.
  2. Ga naar: Werving en selectie.
  3. Ga naar: Sollicitanten.

    InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is.

    Je ziet de sollicitanten. Standaard zie je alleen de sollicitanten waarvan de sollicitatie nog open is.

    Open de eigenschappen van de sollicitant.

  4. Klik op: Aanpassen.
  5. Wijzig Indruk sollicitant met de indruk die de sollicitant gemaakt heeft.

    De mogelijke indrukken kun je zelf onderhouden in de vrije tabel.

  6. Vul Reden afwijzing in.

    De mogelijke redenen voor afwijzing kun je zelf onderhouden in de vrije tabel.

  7. Wijzig de overige gegevens.
  8. Klik op: Aanpassen.

Zie ook

Sollicitaties vergelijken en beoordelen

Je kunt de sollicitaties met elkaar vergelijken en beoordelen aan de hand van de weergave in InSite of via de analyse Werving en selectie analyse (Profit). Je beoordeelt de sollicitaties bijvoorbeeld op het moment dat je een deel van de sollicitanten gaat uitnodigen. Voeg eventueel de velden Werkervaring, Werkniveau en Opleidingsniveau toe aan de analyse om nog beter inhoudelijk te kunnen vergelijken.

Als je gebruik maakt van Sollicitant Self Service kunnen de vervolgstappen (bijvoorbeeld verzoeken om meer informatie, uitnodigen, etc.) uitgevoerd worden door de gebruiker die de sollicitanten als taak in zijn takenlijst heeft. Als je Sollicitant Self Service niet gebruikt, kun je handmatig de sollicitant aanpassen, uitnodigen en afwijzen of in dienst melden.

Sollicitaties beoordelen via weergave in InSite:

  1. Ga naar: InSite.
  2. Ga naar: Werving en selectie.
  3. Ga naar: Sollicitanten.

    Je hebt nu een overzicht van de sollicitaties.

  4. Filter op Vacature om de sollicitanten per vacature te zien.
  5. Raadpleeg de kolommen Status en Taak voor de voortgang per sollicitatie.
  6. Raadpleeg per sollicitant het Opleidingsniveau en de Indruk voor een oppervlakkige beoordeling van de sollicitanten.

Sollicitaties beoordelen via analyse in Profit:

  1. Ga naar: Profit.
  2. Ga naar: HRM / Uitvoer / Analyse HRM.
  3. Open de analyse: Werving en selectie analyse (Profit).
  4. Vul een filter in als je slechts een deel van de sollicitaties wilt beoordelen.
  5. Klik op: Voltooien.
  6. Ga naar het tabblad: Werving en Selectie Cockpit. Raadpleeg de voortgang van de sollicitaties.
  7. Ga naar het tabblad: Werving & Selectie 3. Beoordeel het niveau van de sollicitanten.

Zie ook