thumb_up
thumb_down
link
Copy link
Copied
insert_emoticon
lmatfy
Copied

Inkoopaanvraag via OCI met inkooporder via XML inrichten

Als je gebruik maakt van inkoopaanvragen via de OCI-koppeling kun je de uiteindelijke inkooporder via XML-order naar de inkooprelatie versturen.

De inrichting daarvoor wordt hieronder beschreven.

Als je in plaats van XML-inkooporders de inkooporder alleen als pdf via e-mail wilt verstrekken richt je dat in volgens deze beschrijving.

Beide methodes werken alleen als je de inkoopaanvraag hebt ingericht.

Inhoud

Autoriseren

Voor OCI moet je de menukeuze, de acties en tabbladen autoriseren. Bovendien kun je een gegevensfilter instellen op OCI-profielen, als dat bij jullie nodig is.

Richt de autorisatie van dit onderdeel in, zodat de juiste gebruikers toegang hebben tot de benodigde functies en gegevens.

Autorisatie Profit Windows inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
  3. Selecteer de te autoriseren groep.
  4. Ga naar het tabblad: Menu.
  5. Autoriseer menukeuze:  Algemeen / Ordermanagement / Beheer / Inrichting / OCI-profiel.
  6. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
  7. Autoriseer de acties en tabbladen:

    Purch_Inrichten Inkoop OCI -Autoriseren (10)

  8. Ga naar: Extra / Gegevensfilters.
  9. Selecteer Ordermanagement - OCI-profielen bij Filtertype.
  10. Stel eventueel filters in. Standaard staat het filter op volledige toegang. Dit geldt alleen voor de weergave in InSite.
  11. Klik op: Sluiten.

InSite inrichten

  1. Voeg het pagina-onderdeel OCI-profielen toe.

    De pagina Inkoopaanvraag moet toegevoegd zijn in InSite.

  2. Autoriseer de pagina's.

Zie ook:

Contact opnemen met inkooprelatie

Neem contact op met de inkooprelatie.

Zonder contact met hen, lukt het niet om de inrichting te volbrengen!

Je ontvangt van hen alle benodigde gegevens.

Welke gegevens je nodig hebt hangt af van het type OCI-profiel (specifiek voor bepaalde inkooprelatie of het algemene Profit profiel). Zie hieronder.

Specifiek meegeleverd OCI-profiel van een inkooprelatie (bijv. Distrivers, Technische Unie):

Zie de lijst van meegeleverde OCI-profielen die geschikt zijn voor XML-order.

Je ontvangt van de inkooprelatie:

  • gewone Gebruikersnaam en Wachtwoord voor de webshop. Let op:
  • eventueel Gebruikersnaam export en Wachtwoord voor het terugsturen van de inkooporder als XML-order, als dit nodig is.
  • eventueel het GLN nummer van de inkooprelatie. Dit vul je in in het OCI-profiel bij Voorkeurwaarden, veld Nr. debiteur (leverancier).

Per specifiek OCI-profiel levert Profit het Export-URL-adres mee, dus je hoeft dit niet zelf in te vullen.

Bij algemene Profit OCI-profiel

Bij het meegeleverde Profit OCI-profiel, dat niet de naam draagt van een specifieke inkooprelatie, moet je bij de inkooprelatie:

  1. Vragen om de gewone Gebruikersnaam en het Wachtwoord.
  2. Vraag na of het mogelijk is via XML-order inkooporders aan te leveren. Zo ja, vraag om de gegevens:
    • op welk internetadres dat mogelijk is. Het internetadres vul je vervolgens in bij Export-URL.
    • welke gebruikersnaam en wachtwoord eventueel nodig zijn. Deze vul je in bij Gebruikersnaam export en het bijbehorende Wachtwoord.

OCI-profiel voor XML-orders inrichten

Vul behalve de gegevens voor de OCI-koppeling ook de Export-instellingen en het GLN-nummer (nummer van de leverancier), voor zover nodig. Deze ontvang je van de inkooprelatie.

Purch_Inkoop via XML-order inrichten - OCI (10) OCI-profiel voor XML-orders (15)

Het GLN vul je in bij Nr. debiteur (leverancier) bij de voorkeurswaarden/leveringsgegevens:

Purch_Inkoop via XML-order inrichten - OCI (10) OCI-profiel voor XML-orders (16)

OCI-profiel inrichten voor XML-orders:

  1. Ga naar: Ordermanagement / Beheer / Inrichting / OCI-profiel.
  2. Zie verder:

OCI-profiel inrichten

Als je een bestaand OCI-profiel vervangt omdat verstrekken via XML-order nu wel mogelijk is, moet je het oude profiel blokkeren en na toevoegen van het nieuwe OCI-profiel bij de inkooprelatie de verstrekkingswijze op XML-order instellen.

Inkooprelatie instellen/controleren voor verstrekkingswijze XML-order

Zodra je het OCI-profiel waarbij de Export-URL is gevuld, hebt toegevoegd, voegt Profit bij de inkooprelatie als verstrekkingswijze de verstrekking XML-order toe. Deze wordt gebruikt om de inkooporder te verstrekken.

Als je een bestaand OCI-profiel vervangt omdat verstrekken via XML-order nu wel mogelijk is, moet je het oude profiel blokkeren en na toevoegen van het nieuwe OCI-profiel bij de inkooprelatie de verstrekkingswijze op XML-order instellen.

Inkooprelatie instellen/controleren voor verstrekkingswijze XML-order:

  1. Ga naar: Ordermanagement / Inkoop / Inkooprelatie.
  2. Open de eigenschappen van de inkooprelatie voor wie je het OCI-profiel hebt gekoppeld. Bijvoorbeeld Technische Unie.
  3. Ga naar het tabblad: Digitaal.
  4. Controleer of daar voor het type rapport Inkooporder de verstrekkingswijze XML-order is ingesteld. Wijzig deze anders of voeg deze toe:
  5. Klik op de actie: Onderhouden.

    Purch_Inkoop via XML-order inrichten (20)

  6. Selecteer de verstrekkingswijze XML-order als deze niet staat ingesteld.
  7. Klik op: Voltooien.

Deblokkeer communicatieprofiel

  1. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
  2. Open het communcatieprofiel: Digitale inkooporders.
  3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  4. Verwijder de vink bij Geblokkeerd.
  5. Ga eventueel naar het tabblad: Berichttypen.

    Je ziet daar XML inkooporder bij het Berichttype.

    De XML-order wordt opgebouwd op basis van exportdefinitie van de OCI-definitie van het OCI-profiel van de inkooporder. Profit verzendt de XML naar de Export-URL uit het OCI-profiel. Dit is dus per inkooprelatie anders en daarom vul je geen verbindingsgegevens in.

Artikelgroepen koppelen

Als je niet wilt dat alle bestelde artikelen in de voorkeur artikelgroep terechtkomen, maak je een koppeling tussen de productgroepen van de inkooprelatie en je eigen artikelgroepen. Op die manier bepaal je per artikelgroep in welke andere artikelgroepen de artikelen van de webshop terechtkomen en dus ook waar de kosten e.d. geboekt worden in Profit Financieel.

Je kunt op verschillende manieren omgaan met vanuit de inkooprelatie in Profit opgenomen artikelen.

Je kunt ook een nieuwe artikelgroep toevoegen waar je alle nieuwe artikelen in laat opnemen en van daaruit kun je ze ook telkens aan een artikelgroep toevoegen.

OCI-Artikelgroepen koppelen aan bestaande artikelgroepen in OCI-profiel

  1. Ga naar: Ordermanagement / Beheer / Inrichting / OCI-profiel.
  2. Open de eigenschappen van het OCI-profiel waarin je OCI-artikelgroepen wilt koppelen, anders dan aan de Voorkeur artikelgroep.
  3. Ga naar het tabblad: Artikelgroep.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Vul een code in bij OCI-artikelgroep.
  6. Selecteer bij Artikelgroep een bestaande eigen artikelgroep.
  7. Klik op: Voltooien.
  8. Doe dit voor alle artikelgroepen die je wilt koppelen.
  9. Sla de wijzigingen op.

Lees hier meer over de artikelen die toegevoegd worden.

(Vrije) velden toevoegen

In de gegevensverzamelingen vind je het veld Bron met daarin de vermelding OCI als het artikel afkomstig is uit de OCI-koppelingen. Je kunt dit veld bijvoorbeeld opnemen in een weergave.

Je kunt eventueel vrije velden toevoegen op het OCI-profiel. Bijvoorbeeld om een eigen classificering te gebruiken zoals Categorie, met keuzes als Kantoorartikelen, etc.

Dit doe je in de functiegroep Inkoopproces, bestand OCI-profiel.

Alleen voor OCI-profielen die gebaseerd zijn op de Profit-definitie kun je ook vrije velden toevoegen voor Item, Artikel en Inkoopaanvraagregels.

Zie ook:

Zie ook

Er zijn twee momenten waarop je een koppeling maakt tussen de artikelgroepen in Profit en artikelgroepen uit de webshop:

  • Vooraf, bij de inrichting voor in gebruik name van de OCI-koppeling: Vraag hiervoor bij de leverancier vooraf de artikelgroepen op.
  • Tijdens het gebruik van de OCI-koppeling: De artikelgroepen uit de webshop worden automatisch gekoppeld in het OCI-profiel waarna je als beheerder van het OCI-profiel zelf de koppeling legt met de artikelgroepen in Profit.

Let op! Het advies is om deze koppeling vooraf, bij de inrichting van het OCI profiel, in te regelen als je gebruik maakt van verschillende artikelgroepen en eventueel verschillende rekeningen inkoop.

Om OCI-artikelgroepen te koppelen aan de bestaande artikelgroepen in Profit volg je deze stappen.

Bij het toevoegen van artikelen in Profit vanuit de OCI-koppeling geldt o.a. het volgende:

  • Profit slaat artikelen uit de webshop op als 'voorraadhoudende artikelen' als die aan een artikelgroep met de instelling 'Bevat voorraadartikelen' zijn gekoppeld.
  • Voorraadhoudende artikelen uit de webshop slaat Profit op met de volgende voorraadinstellingen:
    1. Voorraadcontrole: Controle op vrije voorraad (verkooporder en pakbon)
    2. Bestelvoorstel bij verkoop: Nooit (geen actie bij verkooporder).
    3. Voorraadaanvulling: Uit
    4. Toewijzing: Geen automatische toewijzing en wachtorders niet toewijzen.
  • Bij voorraadhoudende artikelen wordt de inkoopprijs automatisch ook als de VVP gevuld bij het artikel.
  • De velden Afwijkende afleverdatum (orderregel) en Gewenste leverdatum in de inkooporder zijn te wijzigen ondanks dat de gegevens van een inkooporder bij OCI worden aangeleverd vanuit de webshop.

Direct naar

  1. Inkooporders via OCI-koppeling inrichten
  2. Inkooporder via website inkooprelatie (OCI) via mail/pdf inrichten
  3. Inkooporder via website inkooprelatie (OCI) met XML inrichten
  4. Inkooporder via website per specifieke OCI-koppeling van inkooprelatie inrichten
  5. Inkooporder via website via Profit-OCI-koppeling inrichten

Process

OCI

Work area

Ordermanagement