Payroll Cloud inrichten

Met Payroll Cloud kan jouw klant altijd en overal alle zaken omtrent de loonadministratie online regelen.

Video

Licentie en activering

Voor Payroll Cloud heb je een aparte licentie nodig. Neem hiervoor contact op met je accountmanager of de afdeling Commercie van AFAS. Als je niet weet of Payroll Cloud in je abonnement zit, kan je dit terugvinden op de AFAS Klantportal.

Payroll Cloud activeren

Als je de juiste licentie hebt komt het tabblad Payroll Cloud beschikbaar via Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen. Hier geef je aan dat Payroll Cloud in de huidige omgeving gebruikt moet worden. Hierna start je de conversie via HRM / Beheer / Inrichting / Conversie Payroll Cloud. Er verschijnt een melding als de conversie succesvol is voltooid.

De activering kan hierna niet meer uitgezet worden. Controleer bij alle nieuwe tabbladen of je hiervoor geautoriseerd bent.

Werkgever inrichten

Tabblad Payroll Cloud

Je richt de werkgever in waarvoor de loonadministratie gedaan moet worden. Dit noemen we de Payroll Cloud werkgever.

Open de eigenschappen van de werkgever en ga naar het tabblad Payroll Cloud. Vink hier aan dat het om een Payroll Cloud werkgever gaat.

Via Accordering loonaangifte geef je aan dat de loonaangifte via OutSite geaccordeerd kan worden. Je kunt hierbij kiezen uit:

• Accorderen via portal: na het klaarzetten van de loonaangifte in Profit krijgt de loonaangifte de status ‘Ter accordering klant’. Als de gebruiker akkoord geeft in de portal, dan wordt de loonaangifte verzonden.
• Direct accorderen: de loonaangifte wordt direct verzonden na het klaarzetten van de loonaangifte.

Tabblad Rapportenset

Er zijn aparte rapportensets voor Payroll Cloud beschikbaar. De klant krijgt in de portal alle rapporten in één dossieritem tot zijn beschikking. In dit dossieritem heeft de klant de mogelijkheid om de rapportenset goed- of af te keuren.

Selecteer deze rapportensets op het tabblad Rapportenset bij de werkgever. Je kunt ook zelf een eigen rapportenset maken voor Payroll Cloud via HRM / Uitvoer / Beheer / Rapportenset Payroll Cloud.

Er zijn rapporten die geschikt zijn voor het maken van een rapportenset, maar ook rapporten die geen filter hebben. Maak bij deze rapporten gebruik van filtertags om te voorkomen dat de rapporten te veel gegevens tonen, zoals bijvoorbeeld van andere werkgevers.

Lees hier welke rapporten geschikt zijn, en hoe je gebruik van filtertags maakt.

Een rapportenset voor Payroll Cloud kan alleen in het dossier worden gezet. Hierbij geldt het volgende:

• Bij de geaccordeerde rapportenset stuur je elk rapport als los dossieritem in op de periode waarop het van toepassing is.
• Bij het verstrekken van een rapportenset op basis van een dichtgezette periode wordt elk rapport als losse bijlage opgeslagen in één dossieritem.
• Bij het verstrekken van een rapportenset op basis van een dichtgezette periode krijgt de klant een beoordeling workflow. De klant moet deze workflow afhandelen zodat de accountant weet dat er geaccordeerd kan worden.

Bij het genereren (zowel automatisch als handmatig) van de rapportenset worden in het betreffende salarisverwerkingsplan de dossieritems van de eerder verstrekte rapportenset vervangen. Bij het aanmaken van bijvoorbeeld een jaaroverzicht rapportenset is het om die reden belangrijk dat ook daar minimaal dezelfde rapporten inzitten als de gebruikte rapportenset voor de periode. Je kunt in het salarisverwerkingsplan een aparte rapportenset instellen.

Wij adviseren om de jaaropgave niet op te nemen in de rapportenset. Als de jaaropgave in de rapportenset wordt opgenomen, dan wordt deze niet in het dossier van de medewerker gezet. De jaaropgave kun je los van de rapportenset genereren. Je hebt daarbij ook de keuze om deze in het dossier van de werkgever te zetten.

Bij het dichtzetten van de periode komt niet automatisch een rapportenset. Dit zijn de controles en aanpassingen die je uit kunt voeren voor de rapportenset wordt gegenereerd. Ook kan je mutaties van medewerkers uit de verschillenperiode nog in de dichtgezette periode verwerken. De rapportensets kan je vervolgens handmatig genereren via het salarisverwerkingsplan.

Betaalbestand

Als je op werkgeversniveau een betalingsregel aan wilt maken, en het betaalbestand in het dossier wilt zetten, geef je dit aan in de instantie van de Fiscus en bij de werkgever. Controleer via HRM / Organisatie / Inrichting / Instantie of bij de instantie Fiscus, op het tabblad Betalingen of een betalingsregel aanwezig is voor de loonheffing. Hiermee zorg je bij het aanvinken van het veld Betaalbestand in dossier, in de eigenschappen van de werkgever op het tabblad Payroll Cloud, dat Profit op werkgeversniveau een betalingsregel aanmaakt. Met dit veld geef je tevens aan dat het betaalbestand in het dossier gezet moet worden.

Loonstroken uitgesteld verstrekken

Je kunt de loonstroken uitgesteld verstrekken. Dit geef je aan bij de werkgever op het tabblad Loonstrook/jaaropgave. Bij Verstrekkingsmoment selecteer je Automatisch uitgesteld in wachtrij volgens instelling.

Vervolgens geef je in het salarisverwerkingsplan aan hoeveel dagen na het verstrijken van de betaaldatum de loonstroken verstrekt moeten worden.

• Als de betaaldatum in het salarisverwerkingsplan niet is gevuld, dan pakken we de betaaldatum die in het betaalbestand staat plus het aantal Dagen na betaaldatum.
• Als de betaaldatum in het salarisverwerkingsplan is gevuld, dan pakken we de betaaldatum van het salarisverwerkingsplan plus het aantal Dagen na betaaldatum.

OutSite autorisatie

In de eigenschappen van de organisatie van de Payroll werkgever staan de autorisatierollen. Dit zijn de rollen die je de gebruikers van de klant geeft die de rechten op de portal moet krijgen.

Op het tabblad OutSite autorisatie staan deze rollen met de namen 'Vrije rol 1 t/m 10'. Deze rollen zijn vrij te onderhouden in de eigenschappen van de omgeving op het tabblad Vrije autorisatierollen. Deze rollen koppel je vervolgens aan de contactpersonen binnen de organisatie om hem rechten te geven op specifieke functionaliteiten en profielen. De volgende rollen worden standaard meegeleverd:

• Salarisadministrateur: Een gebruiker met deze rol heeft alle rechten op Payroll Cloud OutSite pagina’s.
• Personeelsadministrateur: De personeelsadministrateur kan alles met betrekking salarissen, contracten, roosters en functies. Hij heeft geen rechten op de periodes en de daarbij horende output (zoals voorlopige loonstroken) en input (snelinvoer loonmutaties).
• Manager: De manager heeft alleen rechten op de medewerker, adreswijziging en rekeningwijziging.

Op het tabblad Contacten open je de eigenschappen van de contactpersoon. Hier kan je op het tabblad Autorisatierollen de rollen aanvinken voor de OutSite autorisatie. Let erop dat de beheerder deze rol heeft als Persoon bij organisatie en niet enkel als persoon. Deze rol kan hij bij meerdere organisaties hebben.

De beheerder kan ook in de portal de contactpersonen OutSite autorisatierollen geven.

Je kan van de standaardrollen afwijken als deze niet aansluiten bij de rechten die je de gebruiker van de klant wil geven. Je maakt zelf rollen aan via Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Autorisatierol. Kies bij Type portal voor OutSite portal. Let ook op de portal als je de nieuwe rol baseert op een bestaande rol. Koppel vervolgens de functionaliteit aan de rol.

Accountancy verantwoordelijkheden

Maak van de Payroll Cloud werkgever een verkooprelatie aan, als deze nog niet aanwezig is. Op het tabblad Accountancy verantw.heden in de eigenschappen van de verkooprelatie kan je aangeven welke gebruiker verantwoordelijk is om de administratie te doen voor de organisatie. Deze verantwoordelijkheden kan je in workflows als taakbestemming toevoegen.

Workflows inrichten

Je beschikt over standaard meegeleverde workflows. Hierin zijn de taakbestemmingen Loonadministrateur (vanuit de Accountancy verantwoordelijkheden) of Vrije rol 1 (vanuit de OutSite autorisatie) standaard toegevoegd. Voor de indienstworkflow en muterende workflows is dit niet gedaan. Bepaal zelf of het nodig is om hier een nieuwe workflow voor aan te maken.

De volgende workflows en dossieritems worden standaard voor Payroll Cloud meegeleverd:

• Medewerkerdossier
• Overige loonmutatie
• Signaal via werkgeversportaal
• Rap. set Payroll Cloud (Profit)
• Informeren Payroll Cloud (Profit)
• Loonaangifte accorderen (Profit)
• Journaalposten (Profit)
• Snelinvoer loonmutatie (Profit)
• Betalingen (Profit)
• Periode afsluiten (Profit)

  Standaard wordt deze workflow conditioneel afgehandeld afhankelijk van of er fouten in de salarisverwerking zitten. Zonder fouten wordt de periode hiermee dichtgezet. Er kan wel van deze inrichting worden afgeweken.

  Daarbij kan je de taakbestemming Instuurder voor OutSite gebruiken, zodat de taak ook in OutSite terug kan naar de instuurder.

Als je een bestaande workflow gebruikt, moet bij het kader ‘Zichtbaarheid actie’ de zichtbaarheid actie op ‘Zowel extern als intern’ staan.

Profielen inrichten

Je beschikt over standaard meegeleverde profielen voor het gebruik van Payroll Cloud.

Let bij het maken van een profiel op de volgende punten:

• Per profiel wordt een aparte OutSite pagina aangemaakt.
• Koppel die pagina aan een functionaliteit.
• Koppel die functionaliteit aan een autorisatierol

In een indienstprofiel is het op het tabblad Instantie mogelijk om aan te geven dat de gekoppelde instantie bij de werkgever aangemaakt moet worden. Hierdoor kan je het profiel voor verschillende werkgevers gebruiken.

Speciaal voor Payroll Cloud zijn de onderstaande tags beschikbaar. Wanneer je voor een werkgever of groep medewerkers een specifiek profiel aan wil maken is het raadzaam om deze op een bestaand profiel te baseren en van deze tags gebruik te maken. Hiermee maak je de profielen zo generiek mogelijk en verlaag je de onderhoudslasten.

• [Werkgever OutSite]

  Deze tag levert de werkgeverscode op. De tag kan gebruikt worden om het veld Organisatorische eenheid te vullen. Voeg de werkgever toe aan het organigram als organisatorische eenheid. Zorg dat de OE-code correspondeert met de werkgeverscode.

• [Cao OutSite]

  Deze levert de niet-geblokkeerde cao op. Indien er meerdere niet-geblokkeerde cao’s aan de werkgever zijn gekoppeld wordt het veld niet gevuld.

• [Arbeidsvoorwaarde OutSite]

  Deze levert de niet-geblokkeerde arbeidsvoorwaarde op. Indien er meerdere niet-geblokkeerde arbeidsvoorwaarden aan de werkgever zijn gekoppeld wordt het veld niet gevuld.

• [Periodetabel overnemen]

  Het is mogelijk om in eigen contexten het veld Periodetabel te vullen de waarde van de werkgever. Vul als voorkeurswaarde de tag [Periodetabel OutSite]. Deze tag zorgt ervoor dat de periodetabel wordt opgehaald die is ingesteld bij Periodetabel in eigenschappen van de werkgever op het tabblad Voorkeurwaarde HRM.

  Je kunt het veld Periodetabel in de context hierna op Niet zichtbaar zetten.

Profielen per werkgever autoriseren

Je kunt profielen per werkgever autoriseren.

Ik gebruik de standaard functionaliteit:

Als je gebruik maakt van de standaard functionaliteit voeg je de pagina's per functionaliteit toe.

Manager

Personeelsadministrateur

Salarisadministrateur

Ik gebruik een kopie van de standaard functionaliteiten:

Bij kopieën van de standaard functionaliteiten zijn de pagina's en sjablonen niet losgekoppeld. Als je gebruik wilt maken van de mogelijkheid om profielen per werkgever te autoriseren koppel je zelf de sjablonen los van de functionaliteit.

Autorisatierollen

Functionaliteiten (standaard meegeleverd of een kopie hiervan) hang je onder een autorisatierol. Dus ook als je de standaard meegeleverde autorisatierollen gebruikt is het van belang dat je bovenstaande stappen neemt om per werkgever de autorisatie per profiel te kunnen gebruiken.

Pagina's toevoegen

Activeer de type pagina's voor Payroll Cloud in de eigenschappen van zowel InSite als OutSite.

InSite:

• Accorderen loonaangifte
• Snelinvoer loonmutatie
• Verloningsperiode

OutSite:

• Accorderen loonaangifte
• Verschillende medewerkers pagina's
• Declaraties beoordelen
• Snelinvoer loonmutaties
• Verloningsperiode
• Werkgever

Voeg de gewenste pagina's toe aan OutSite. Voor de portal voor de Payroll Cloud werkgever heb je de pagina 'Portal Werkgever'.

Boekingsmatrix

Als je de pagina's op OutSite hebt gezet, heb je de beschikking tot de snelinvoer loonmutatie, ofwel de boekingsmatrix waarin de klant alle loonmutaties zelf kan invoeren. Hiervoor voeg je eerst de gewenste looncomponenten aan de boekingsmatrix toe.

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao
2. Open de eigenschappen van de cao.
3. Ga naar het tabblad: Definitie snelinvoer.
4. Klik op: Nieuw.
5. Vul de omschrijving in.
6. Vink Direct OutSite-profiel aanmaken aan als Profit direct een profiel moet aanmaken. Vul de overige velden in.

   Bij de medewerker selectie kan je aangeven of de snelinvoer voor een bepaalde groep of alle medewerkers geldt. Standaard worden de selecties Vastloners, Uurloners en Alle medewerkers uitgeleverd.

   Je kan hier zelf selecties aan toevoegen gebaseerd op Snelinvoer OutSite.

   

7. Klik op: Voltooien.
8. Open de eigenschappen van de snelinvoer.

   Je ziet de volgende tabbladen:

   • Kolom snelinvoer

     Op dit tabblad voeg je de looncomponenten toe.

   • Gebruik in profiel

     Dit tabblad toont welke profielen van de snelinvoer gebruik maken. Om een snelinvoer aan een profiel te koppelen, ga je naar de eigenschappen van het profiel.

9. Ga naar het tabblad: Kolom snelinvoer.
10. Klik op: Nieuw.

    Selecteer het looncomponent en de parameter welke je in de boekingsmatrix wilt hebben.

    

    De Omschrijving kolomkop staat in de boekingsmatrix bovenaan. De Omschrijving loonstrook, toont de omschrijving op de loonstrook.

    Let er op dat je deze omschrijvingen niet te lang maakt.

11. De velden onder Vaste waarde verbijzondering bij boeken, geef je op als het looncomponent vaste waarden moet krijgen bij onderstaande velden.

    

12. Vink Verplicht regelboeken op parameter aan als je meerdere regels per medewerker per periode wilt boeken. De boekingsmatrix telt de regels bij elkaar op.

    Door dit aan te vinken heb je de mogelijkheid om per regel te specificeren op onderstaande velden:

    

13. Klik op: Voltooien.

Boekingsmatrix per werkgever

De boekingsmatrix maak je per cao aan. Toch kan het voorkomen dat je per werkgever een aparte boekingsmatrix wil. In dit geval zal je de bestaande autorisatierollen moeten kopiëren, zodat je per werkgever eigen autorisatierollen heb. Deze koppel je aan de organisatie van de werkgever. Tevens maak je per cao een eigen boekingsmatrix per werkgever aan. Je vinkt Direct OutSite-profiel aanmaken aan, zodat hier een profiel voor komt. De pagina's die bij dit profiel ontstaan koppel je aan de autorisatierollen die je voor de werkgever hebt gemaakt.

Snelinvoer met en zonder periode selectie

Voor de snelinvoer van de loonmutaties beschik je over een variant Snelinvoer zonder periode selectie en een variant Selinvoer met periode selectie. Deze zijn allebei gebaseerd op het sjabloon – Snelinvoer loonmutatie.

Dit sjabloon kan op twee manieren bereikt worden. Vanuit de periode profielkeuze of profielkeuze. Dus het gaat erom hoe je in het snelinvoer sjabloon komt.

Snelinvoer zonder periode selectie

Als de snelinvoer wordt gestart vanuit de periode-profielkeuze, dan tonen we de actieknoppen ‘Opslaan’ en ‘Aanmaken’.

• Opslaan: hiemee kan de gebruiker loonmutaties in de betreffende periode opslaan. Bij het opslaan worden de mutaties tijdelijk opgeslagen, maar nog niet ingestuurd.
• Aanmaken: hiermee kan de gebruiker loonmutaties van de periode insturen. Bij het insturen van de loonmutaties gaat de volledige set aan loonmutaties richting de beoordelaar (als die er is).

Snelinvoer met periode selectie

Als de snelinvoer wordt gestart vanuit de profielkeuze, dan tonen we de actieknoppen ‘Aanmaken’, ‘Vorige periode’ en ‘Volgende periode’.

• Aanmaken: hiermee kan de gebruiker loonmutaties van de periode insturen. Bij het insturen van de loonmutaties gaat de volledige set aan loonmutaties richting de beoordelaar (als die er is).
• Vorige periode: hiermee kan de gebruiker naar de snelinvoer van de voorgaande periode. Als de gebruiker loonmutaties heeft ingevoerd in de getoonde periode, dan vraagt de software of deze ingestuurd moeten worden.
• Volgende periode: hiermee kan de gebruiker naar de snelinvoer van de volgende periode. Als de gebruiker loonmutaties heeft ingevoerd in de getoonde periode, dan vraagt de software of deze ingestuurd moeten worden.

Overige aandachtspunten

• Controleer welke type dossieritems zichtbaar zijn voor OutSite en of dit terecht is.
• Het werkgeversdossier dat beschikbaar is, toont alleen dossieritems met de bestemmingen
  • Werkgever
  • Werkgever+contact
  • Werkgever+salarisverwerkingsplan
• Voeg de organisatie toe aan de weergave Mijn taken. De loonadministrateur heeft in de weergave ‘Mijn taken’ de mogelijkheid om via de alias ‘Werkgever’ de organisatienaam in de weergave te tonen. Hij kan dan op hoog niveau zien van welke organisatie de mutatie afkomstig is.
• Richt het type dossieritem 'Vraag stellen klant' in. Zet deze op OutSite zodat klanten hun vragen via deze workflow kunnen inschieten.
• Als je de manager bij de klant een dossieritem wil laten insturen op medewerkers, dan richt je een aanmaakpagina in met de toevoeging 'Medewerker' in de naam. Bijvoorbeeld voor het insturen van een notitie op een medewerker, dan selecteer je de pagina 'Aanmaken notitie medewerker'.
• Controleer of het mailadres van de klant als gebruiker gevuld is. Op dit adres krijgt de gebruiker een notificatie als er een taak klaar staat of output beschikbaar staat om te raadplegen.

  Let op:

  Als een medewerker in dienst is geweest bij meerdere werkgevers in een omgeving, dan heeft de werkgever inzicht in zijn medewerkersdossier. En daarmee heeft de nieuwe werkgever ten onrechte inzicht in gegevens die betrekking hebben op de oude werkgever, zoals loonstroken en verzuimgegevens. Deze situatie kunnen wij helaas niet voorkomen.

Geplande taak

Om er voor te zorgen dat het verwerken van mutaties goed doorloopt moet voor de Payroll Cloud werkgever de taak Verwerken salaris elke dag worden uitgevoerd.

Hiervoor plan je een taak Payroll Cloud verwerken in.

Deze taak loopt alleen bij werkgevers waar de vink Payroll Cloud aanstaat. De taak voert 2 acties uit:

• Periodieken uitvoeren.

  De taak controleert of deze actie uitgevoerd moet worden.

• Salaris verwerken.

Het resultaat van de mutaties wordt alleen getoond in verwerkte salarisverwerkingsplannen. Het is daarom van belang dat je deze taak elke nacht uitvoert.

Verlof en verzuim

De leidinggevenden of de personeelsadministratie van je klanten kunnen zelf verlof en verzuim boeken voor de medewerkers. Hiervoor zijn verschillende pagina's beschikbaar die je kan inrichten in de Payroll Cloud portal.

Bij verlof wordt dit automatisch verrekend met het saldo. Eventueel kun je de integratie maken met de salarisverwerking, zodat boekingen van verlof en verzuim ook zorgen voor 'Salaris (uit uren verlof)' en 'Salaris (uit uren verzuim)'.

Om gebruik te maken van de verlof- en verzuimfunctionaliteit in OutSite, richt je het volgende in:

Functionaliteit inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.
2. Open de eigenschappen van de functionaliteit. Bijvoorbeeld de functionaliteit Salarisadministrateur.
3. Ga naar het tabblad: Pagina's.
4. Klik op: Nieuw.
5. Je ziet alle beschikbare pagina's die je kunt gebruiken in de portal. Deze richt je in OutSite in.

   De beschikbare pagina's koppel je aan de verschillende autorisatierollen.

6. Selecteer de pagina's die je wilt koppelen aan de betreffende functionaliteit.
7. Klik op: Voltooien.
8. Ga naar het tabblad: Pagina-onderdeel.
9. Autoriseer de pagina-onderdelen voor de verschillende pagina's die je hebt gekoppeld.
10. Klik op: OK.

Profiel inrichten:

Voor de verlof- en verzuimfunctionaliteit in OutSite zijn verschillende profielen beschikbaar die je kunt inrichten.

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Filter op de beschikbare profielen voor OutSite of voeg zelf een profiel toe die alleen beschikbaar is voor OutSite.
3. Meer informatie staat onder het onderdeel 'Profielen inrichten' in dit helpitem.

Payroll Cloud ESS

In Payroll Cloud heb je de mogelijkheid om via de Pocket App ESS aan te bieden aan de klanten. Nadat de medewerker op een eenvoudige manier het onboardingsproces doorloopt, kan de medewerker daarna direct zaken zelf regelen. Denk hierbij aan:

• Loonstroken bekijken
• Verlof en/of verzuim boeken
• Digitaal ondertekenen
• Eigen gegevens wijzigen

Om hiervan gebruik te maken richt je het volgende in.

Gebruikers:

Medewerkers die toegang tot Pocket krijgen, voeg je toe of importeer je eerst als gebruiker. De gebruikers geef je geen toegang tot een applicatie (Windows, InSite, OutSite). Standaard is applicatie Pocket aangevinkt. Je zorgt ervoor dat alle gebruikers een e-mailadres hebben en je koppelt ze aan een gebruikersgroep die toegang heeft tot Pocket. Zie tabblad Algemeen, veld Gebruikersgroep in de instellingen van Pocket.

Doordat je gebruikers koppelt aan een gebruikersgroep, kun je ook workflowtaken toekennen aan de gebruikers. Dit werkt hetzelfde als voor de InSite-gebruikers.

Zorg ervoor dat je de autorisatie van de gebruikersgroep controleert. Belangrijk hierbij is dat deze groep rechten heeft op de eigen medewerkergegevens, zodat de medewerker de eigen loonstroken kan raadplegen. Controleer hiervoor de filterautorisatie.

Voor de gebruikers die in OutSite en in Pocket mogen werken, vink je de applicatie OutSite ook aan.

Werkgever inrichten:

In de eigenschappen van de klant die gebruik gaat maken van Payroll Cloud ESS, ga je naar het tabblad Payroll Cloud. Bij Autorisatie Pocket selecteer je de autorisatierol die van toepassing is op de betreffende werkgever. De toegang tot profielen voor bijvoorbeeld verlof wordt bepaald op basis van de autorisatierol die je koppelt.

Autorisatierollen

Als je gebruikt wilt maken van verlofprofielen bij het indienen van verlof, dan richt je hiervoor een OutSite autorisatierol in middels onderstaande stappen:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Autorisatierol.
2. Voeg een autorisatierol toe die gebaseerd is op een lege autorisatierol, vul als omschrijving 'Pocket profielen' in en selecteer OutSite Portal bij Type portal.
3. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.
4. Voeg een nieuwe functionaliteit toe op basis van de bestaande OutSite functionaliteit MSS/Verlof en vul de omschrijving 'Pocket verlofprofielen' in.
5. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Autorisatierol.
6. Open de eigenschappen van de nieuwe autorisatierol en voeg op het tabblad Functionaliteit de zojuist toegevoegde functionaliteit toe. Je koppelt de nieuwe functionaliteit op deze manier aan de nieuwe autorisatierol.
7. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
8. Open de eigenschappen van de werkgever en selecteer de nieuwe autorisatierol op het tabblad Payroll Cloud.

   Doorloop deze stappen ook voor het wijzigen van de declaraties, medewerkergegevens, adres en salarisrekening.

Let op:

Zorg ervoor dat de profielen zijn gekoppeld aan de Pocket instellingen.

Alle aan de Pocket instellingen gekoppelde profielen voor verlof, zijn voor de gebruikers van een Payroll Cloud werkgever te kiezen in Pocket bij het aanmaken van een nieuwe verlofaanvraag. Wil je bepaalde profielen niet zichtbaar hebben voor de werkgever, verwijder de corresponderende aanmakenpagina dan uit de functionaliteit die je net nieuw aangemaakt hebt.

Mijn dossier

Je bepaalt per werkgever of de Payroll Cloud medewerkers beschikken over het eigen dossier in de Pocket App.

Werkgever inrichten:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
2. Open de eigenschappen van de werkgever.
3. Ga naar het tabblad: Payroll Cloud.
4. Vink Mijn dossier aan.

   In de Pocket App komt het menu Mijn dossier beschikbaar voor de Payroll Cloud medewerkers van de werkgever.

5. Klik op: OK.

Signalen

Je beschikt in Profit over verschillende standaard meegeleverde signalen voor Payroll Cloud:

Signalen voor de rol 'Personeelsadministratie'

Signalen met bestemming workflow 'Signaal via werkgeversportaal' --> Rol1 Personeelsadministratie.

• Payroll Cloud - Aanleveren loonmutaties voor salarisverwerking
• Payroll Cloud - Afsluiten periode voor salarisverwerking
• Payroll Cloud - Jaarlijkse salarisverhoging obv begindatum contract
• Payroll Cloud - Dienstjubileum (12,5 jaar)
• Payroll Cloud - Dienstjubileum (25 & 40 jaar)
• Payroll Cloud - Dienstjubileum (elke 5 jaar)
• Payroll Cloud - Identiteitsbewijzen vervallen
• Payroll Cloud - Overige documenten vervallen
• Payroll Cloud - WAB einde contract
• Payroll Cloud - WAB einde proeftijd
• Payroll Cloud - WAB ketenbepaling 3e contract
• Payroll Cloud - WAB ketenbepaling maximale duur
• Payroll Cloud - WAB oproepovereenkomst nadert jaar

Signalen voor de rol 'Loonadministratie klanten (Payroll Cloud)'

Signalen met bestemming gebruikersgroep/rol 'Rol: Loonadministratie klanten (Payroll Cloud)'.

• Payroll Cloud - Medewerker einde contract tbv controle
• Payroll Cloud - Medewerker jarig deze maand tbv controle
• Payroll Cloud - Medewerker met toekomstige mutatie tbv controle
• Payroll Cloud - Ketenbepaling nog te bepalen tbv controle
• Payroll Cloud - Auto 60-maandsperiode tbv controle
• Payroll Cloud - Auto einde gebruik tbv controle
• Payroll Cloud - Auto einde leasecontract tbv controle
• Payroll Cloud - Einde ouderschapsverlof overeenkomst tbv controle

Standaardsignalen met bestemming gebruikersgroep/rol 'Rol: Loonadministratie klanten (Payroll Cloud)'

• Medewerker bereikt AOW-leeftijd (Profit)

Standaardsignalen met bestemming gebruikersgroep/rol 'Functioneel applicatiebeheer'

• ARBO digitaal: Gecontroleerd met fouten (Profit)
• Berichten met status 'Fout bij verzenden'
• Communicatieberichten met foutieve verwerking (Profit)
• Controle fouten geplande taken (Profit)
• Payroll/Betalingen: verzending fout/geannuleerd/afgekeurd (Profit)
• Verzuim/Verzuimbericht: fout bij verzending bericht (Porfit)

Zie ook

• Payroll Cloud