Afwezigheidscockpit met vervangingen in InSite

Welke leraar is ziek of heeft verlof en is hiervoor wel een vervanger geregeld? Je wilt de vervangingen op tijd geregeld hebben en niet voor verrassingen komen te staan. Hiervoor maak je gebruik van de afwezigheidscockpit in InSite. Als je een ziekmelding of verlofboeking ziet staan in de cockpit, dan kun je direct een vervanging aanmaken om deze te koppelen.

Deze functionaliteit is alleen beschikbaar als je werkt met de activering Onderwijs.

Afwezigheidscockpit raadplegen:

1. Ga naar: InSite.
2. Klik op: Medewerkers.

   InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is.

3. Klik op: Afwezigheidscockpit incl. vervanging

   Je ziet de actuele en toekomstige ziekmeldingen en verlofboekingen met eventueel gekoppelde vervangingen.

4. Selecteer de ziekmelding of verlofboeking waaraan je een vervanging wilt koppelen.
5. Klik op: Vervanging aanmaken.
   • Vervanging aanmaken voor verlofboeking

     Een medewerker die verlof heeft opgenomen wil je vervangen. Hiervoor voeg je in de verlofboeking een vervanging toe.

     Vervanging toevoegen:

     1. Ga naar: InSite.
     2. Klik op: Medewerkers.

        InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is.

     3. Open de verlofboeking van de medewerker.

        Je ziet de vervanging die is gekoppeld of nog beoordeeld.

     4. Klik op: Vervanging aanmaken.
     5. Selecteer de medewerker die de afwezige medewerker gaat vervangen.

        Je start hierdoor de functionaliteit voor het toevoegen van een subdienstverband voor de vervanging van de afwezige medewerker.

        De volgende velden zijn automatisch gevuld:

        • Begindatum contract is gevuld met de begindatum van de verlofboeking.
        • Einddatum contract is gevuld met de einddatum van de verlofboeking.
        • Vervangingsdienstverband is aangevinkt.
        • Vervanger is gevuld met de afwezige medewerker.
        • Verlof is gevuld met de verlofboeking waaruit je de actie Vervanging aanmaken hebt gestart.
        • De velden onder Org. eenheid/functie zijn gevuld met de actuele gegevens van de afwezige medewerker. Dit geldt niet voor het veld Functie, de waarde hiervan is overgenomen uit het dienstverband waar deze subdienstverband op is gebaseerd.
     6. Vul de overige gegevens in.
     7. Klik op: Toevoegen.

        In de verlofboeking zie je de gekoppelde vervanging.

   • Vervanging aanmaken voor ziekmelding

     Als een medewerker ziek is, dan wil je deze vervangen. Hiervoor voeg je in de ziekmelding een vervanging toe.

     Vervanging toevoegen:

     1. Ga naar: InSite.
     2. Klik op: Medewerkers.

        InSite kan bij jou anders zijn ingericht, waardoor de omschrijving van de actie anders is.

     3. Open de ziekmelding van de medewerker.
     4. Klik op: Vervanging aanmaken.
     5. Selecteer de medewerker die de afwezige medewerker gaat vervangen.

        Je start hierdoor de functionaliteit voor het toevoegen van een subdienstverband voor de vervanging van de afwezige medewerker.

        De volgende velden zijn automatisch gevuld:

        • Begindatum contract is gevuld met de begindatum van de ziekmelding.
        • Einddatum contract is gevuld met de einddatum van de ziekmelding.
        • Vervangingsdienstverband is aangevinkt.
        • Vervanger is gevuld met de afwezige medewerker.
        • Ziekmelding is gevuld met de ziekmelding waaruit je de actie Vervanging aanmaken hebt gestart.
        • De velden onder Org. eenheid/functie zijn gevuld met de actuele gegevens van de afwezige medewerker. Dit geldt niet voor het veld Functie, de waarde hiervan is overgenomen uit het dienstverband waar deze subdienstverband op is gebaseerd.
     6. Vul de overige gegevens in.
     7. Klik op: Toevoegen.

        In de ziekmelding zie je de gekoppelde vervanging.