Cursusmanagement ESS-workflows

Dit onderwerp beschrijft de inrichting van ESS: de medewerker schrijft zich in voor een cursus. Hierna start een workflow, zodat een leidinggevende de inschrijving kan beoordelen.

Let op:

Alleen bij ESS wordt de workflow gestart.

Als een leidinggevende een medewerker inschrijft (MSS), dan wordt er geen workflow gestart.

Voor ESS gebruik je twee workflows:

• Beoordelen inschrijving
• Beoordeling afmelding

Workflow Beoordelen inschrijving inrichten

Als een medewerker zich inschrijft voor een cursus kan de manager de aanvraag beoordelen via de workflow.

Het inrichten van de workflow bestaat uit het vastleggen van verantwoordelijken bij een taak en het toevoegen van acties bij taken.

Er is ook een workflow voor het beoordelen van een afmelding bij een cursus.

Type dossieritem in Profit:

Er zijn drie verschillende situaties mogelijk voor het inschrijven van een cursus. Afhankelijk van de situatie gebruikt Profit een type dossieritem:

• Bij anonieme inschrijvingen gebruikt Profit het type dossieritem -64 Anonieme cursusinschrijving OutSite (Profit).

  Anonieme inschrijvingen zijn niet ingelogde bezoeker in OutSite die een invulformulier invullen waarmee ze zich inschrijven voor een cursus.

• Als een medewerker zich via InSite inschrijft voor een cursus gaat dat via type dossieritem -38 Inschrijving Medewerker InSite (Profit).
• Als een ingelogde bezoeker in OutSite zich inschrijft voor een cursus, krijg je geen workflow taak in InSite om te beoordelen.

  Het type dossieritem -12 (dat alleen voor de cursusberichten wordt gebruikt) is een technisch type dat niet te onderhouden is door de Profit-gebruiker en hier is geen workflow aan gekoppeld. Je ziet dit type daarom niet in de weergave met 'Type dossieritems'.

Workflow Beoordelen inschrijving inrichten:

In dit voorbeeld richten we in dat de leidinggevenden van een medewerker (instuurder) de inschrijving voor een cursus beoordeelt.

1. Open Profit.
2. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
3. Open de eigenschappen van het type dossieritem Inschrijving Medewerker InSite (Profit).
4. Ga naar het tabblad: Workflows.
5. Open de eigenschappen van de workflow.
6. Klik op: de taak Beoordelen.

   

7. Klik op:  achter Taak bestemd voor.

   

8. Selecteer de Rol / Verantwoordelijkheden of Groep die de taak mag afhandelen. Je kunt het filter gebruiken om de lijst in te korten

   In dit voorbeeld de Leidinggevenden - instuurder.

9. Klik op: de pijl naar rechts om de Leidinggevenden - instuurder toe te voegen in het kader Bestemd voor.

   

10. Klik op: Opslaan en sluiten.
11. Vouw de workflow verder uit via de knop . Je ziet nu alle elementen van de workflow.
12. Klik op: de taak Inschrijving akkoord. De instuurder moet deze taak afhandelen.
13. Klik op:  achter Taak bestemd voor.
14. Selecteer de Rol / Verantwoordelijk of Groep die de taak mag afhandelen.

    In dit voorbeeld de Instuurder.

15. Klik op: de pijl naar rechts om de Instuurder toe te voegen in het kader Bestemd voor.
16. Klik op: Opslaan en sluiten.

    Bij de taak Inschrijving akkoord definieer je nu nog een actie zodat de instuurder de workflow aanvraag kan afhandelen.

17. Selecteer het element Afhandelen en sleep dat op de taak Inschrijving akkoord.

    

18. Klik op: de taak Terugdraaien inschrijving. De leidinggevende van de instuurder voert deze taak uit.
19. Klik op:  achter Taak bestemd voor.
20. Selecteer Beoordelen inschrijving bij Overnemen van taak.

    

21. Klik op: Opslaan en sluiten.

    De instuurder moet de aanvraag nog afhandelen.

22. Sleep een taakTer afhandeling op de actie Afhandelen achter Terugdraaien inschrijving.
23. Klik op: deze actie en wijzig de omschrijving in Inschrijving niet akkoord.

    Deze taak is bestemd voor de instuurder.

24. Selecteer Inschrijving akkoord bij Overnemen van taak.
25. Klik op: Opslaan en sluiten.

    Met deze actie schrijf je de deelnemer uit bij de cursus.

26. Klik op: Publiceren.

    Hierdoor treedt de workflow in werking.

    

27. Sluit de Workflow Editor.

Workflow Beoordelen afmelding inrichten

Als een medewerker zich uitschrijft bij een cursus (ESS) wordt er een workflow gestart. Je kunt deze gebruiken om de afmelding te laten beoordelen of om iemand op de hoogte te stellen via een Ter info taak.

Workflow Beoordelen afmelding inrichten:

1. Open Profit.
2. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
3. Open de eigenschappen van het type dossieritem Cursusafmelding.
4. Ga naar het tabblad: Workflows.
5. Open de eigenschappen van de workflow Beoordelen afmelding.

   

6. Klik op: de pijl naar rechts om de Leidinggevenden - instuurder toe te voegen in het kader Bestemd voor.

   

7. Klik op: Opslaan en sluiten.
8. Vouw de workflow verder uit via de knop . Je ziet nu alle elementen van de workflow.
9. Klik op: de taak Ter info. De instuurder moet deze taak afhandelen.
10. Klik op:  achter Taak bestemd voor.
11. Je ziet hier de Rol / Verantwoordelijk of Groep die de taak mag afhandelen. In dit voorbeeld de Instuurder.
12. Klik op: de taak Afmelding niet akkoord. De instuurder kan de afmelding Afhandelen of Opnieuw insturen.
13. Klik op: Publiceren.

    Hierdoor treedt de workflow in werking.

    

14. Sluit de Workflow Editor.

Voor het beoordelen van een cursusinschrijving beschik je over een aparte workflow.

Meer informatie:

• Workflow Beoordelen inschrijving inrichten