Bepalen veldenset
Selecteer in de gegevensverzameling de velden die je nodig hebt voor de output.
Let op:
Hoe minder velden je gebruikt, hoe overzichtelijker de uiteindelijke uitvoer zal worden. Ook verbetert de performance als de gegevensverzameling minder gegevens uit de database ophaalt.
Beschrijving
Bij het bewerken van een gegevensverzameling gebruik je altijd een wizard. Aan de linkerkant staan alle velden die je kunt gebruiken, aan de rechterkant staan de velden die in de output gebruikt worden. Als je een veld in de output wilt gebruiken, moet je dit in het linkervak opzoeken en verplaatsen naar het rechtervak. Je kunt het benodigde veld opzoeken via het zoekvak.
Als je de benodigde velden in het rechtervak hebt geplaatst, heb je de volgende mogelijkheden:
- Naam wijzigen
- Volgorde wijzigen
Plaats de velden in een overzichtelijke volgorde. Bij het wijzigen van een weergave is de volgorde van de velden in het rechtervak ook de volgorde van de kolommen in de weergave van links naar rechts.
- Presentatie wijzigen
Je hebt verschillende mogelijkheden om de presentatie te wijzigen. Je kunt datumvelden bijvoorbeeld weergeven in cijfers (01-01-2015), of uitgeschreven (1 januari 2015). In rapporten en analyses beschik je over extra mogelijkheden in het rapport of de analyse.
- Gegevens verdichten
Je kunt regels verdichten, bijvoorbeeld per jaar of per grootboekrekening.
Categorieën in gegevensverzamelingen
Elke gegevensverzameling bevat een categorie-indeling. Een categorie groepeert velden die logischerwijs bij elkaar horen. De categorie-indeling is standaard ingeschakeld (het veld Categorieën weergeven is aangevinkt), omdat deze indeling het overzicht vergroot.
De categorie Functievelden is altijd zichtbaar, vooropgesteld dat de gegevensverzameling Functievelden bevat. De functievelden bevatten een berekende waarde die in de database is opgenomen.
De overige categorieën zijn alleen zichtbaar als Categorieën weergeven is aangevinkt. Het gaat om de volgende categorieën:
- Logging (Audit velden)
Deze categorie is beschikbaar als Small Business wijzigingen op het betreffende veld bijhoudt in een logboek. Logging bevat altijd de volgende velden:
- Aangemaakt op
- Toegevoegd door
- Gewijzigd op
- Gewijzigd door
- Vrije velden
Als je vrije velden toevoegt in de omgeving, zijn deze beschikbaar in de gegevensverzamelingen. Als je bijvoorbeeld aan de tabel Debiteur vrije velden toevoegt, vind je deze terug in alle gegevensverzamelingen die debiteurgegevens bevatten.
Onder de categorie Vrije velden staan ook eventuele vaste vrije velden. Deze velden zijn standaard opgenomen in Small Business, maar als je deze wilt gebruiken moet je deze toevoegen met de Management tool.
Als velden in een nieuwe Build verwijderd of aangepast zijn, kunnen deze geconverteerd worden naar vaste vrije velden. Hierdoor verlies je geen gegevens en kun je deze velden gebruiken in gegevensverzamelingen.
Voor veel gegevens die je zelf kunt onderhouden, kun je omschrijvingen/vertalingen toevoegen in de talen die in je licentie beschikbaar zijn. Deze kun je ook gebruiken in gegevensverzamelingen. Voor meer informatie, zie Onderdelen vertalen naar de gebruikerstaal.
Velden zoeken
Met de zoekfunctie zoek je een veld op naam.
Veld zoeken met de zoekfunctie:
- Open de gegevensverzameling.
Je kunt de gegevensverzameling openen om deze aan te passen bij het wijzigen van een rapport, analyse, weergave, document of GetConnector.
- Vul de zoekterm in.
- Klik op: Zoeken (F3).
Small Business zoekt van boven naar beneden en toont het eerst resultaat.
- Je kunt de zoekopdracht herhalen en doorgaan met zoeken met Zoeken (F3).
Let op:
Small Business toont niet alle zoekresultaten in één keer. Bij een groot aantal zoekresultaten heeft dit namelijk een negatieve invloed op de performance.
da
- De wizard toont de locatie van het veld:
- Klik op: Volgende.
Nu wijzig je de presentatie van de velden.
- Klik op: Voltooien.
Handmatig zoeken:
Iedere gegevensverzameling is gebaseerd op tabellen. Deze tabellen in de gegevensverzameling zijn donkerrood van kleur. Een tabel bevat vaak onderliggende tabellen.
Je opent een sluit een tabel met respectievelijk 
en 
. Zoek je bijvoorbeeld het veld Omschrijving functie in de weergave Medewerkers, dan open je de volgende tabellen:
Bij het navigeren zie je regelmatig dezelfde velden terug in onderliggende tabellen, zoals in dit voorbeeld:
Selecteer altijd de velden op een zo hoog mogelijk niveau. Hierdoor is het achteraf eenvoudiger de gebruikte velden terug te vinden.