Afletteren

Bij het afletteren "streep" je bedragen tegen elkaar weg. Het afletteren kan automatisch en handmatig. Je bespaart veel tijd door in het afletter-proces altijd eerst automatisch af te letteren en de uitzonderingen handmatig af te letteren.

Je kunt geen nieuwe mutaties boeken op een geblokkeerde rekening, maar wel bedragen afletteren.

Grootboekrekening automatisch afletteren

Je kunt een grootboekrekening automatisch afletteren en vervolgens de uitzonderingen handmatig afletteren.

Grootboekrekening controleren voor afletteren:

Controleer eerst of je mag afletteren.

1. Ga naar: Small Business / Grootboek / Grootboekrekening
2. Selecteer de af te letteren grootboekrekening.
3. Open de eigenschappen van de grootboekrekening.
4. Controleer of Afletterbaar is aangevinkt.
5. Vink zonodig Afletterbaar aan.
6. Soms kun je bedragen van twee verschillende grootboekrekeningen met elkaar afletteren, bijvoorbeeld de grootboekrekeningen Betaalbaar gesteld salaris en Opgenomen salaris. Vul dan een tweede grootboekrekeningnummer in bij Afletteren met. Bij de gekozen grootboekrekening wordt dit veld dan tegelijkertijd ingevuld met het nummer van de getoonde grootboekrekening.
7. Klik op: OK.

Grootboekrekening automatisch Afletteren:

1. Ga naar: Small Business / Boeken / Afletteren.
2. Selecteer de rekening 2000. Als je deze niet ziet, schakel je het afletteren in zoals hierboven beschreven.
3. Klik op: Voltooien.

   Small Business toont een weergave met alle mutaties die je kunt afletteren. Als in de eigenschappen van de rekening is aangegeven dat je deze tegen een andere rekening kunt afletteren, zie je mutaties van beide rekeningen.

   Sorteer de regels op datum, aflopend. De laatste mutaties staan nu bovenaan.

4. Zoek de regels op die je tegen elkaar wilt afletteren.
5. Je kunt via muliselect een selectie maken van meerdere regels:
   1. Stel een filter in als je een selectie wilt maken van journaalposten die je wilt afletteren.
   2. Selecteer de regels die je wilt afletteren. Druk op Ctrl+S als de kolom met selectievakjes niet wordt getoond in de weergave. Druk op Ctrl+A als je alle regels in één keer wilt aanvinken.
6. Vink alle mutatieregels aan die je tegen elkaar wilt afletteren. Zodra het saldo van de afgeletterde posten € 0,00 is wordt een nieuwe lettercombinatie toegekend. Als je meerdere posten van dezelfde aflettercombinatie wilt voorzien, dan moeten dus eerst alle credit- en daarna alle debetbedragen (of v.v.) geselecteerd worden.
7. Klik op de actie: Automatisch afletteren.

   Je ziet de weergave 'Voorstel aflettering' met de af te letteren journaalpostregels op basis van de selectie die je in de voorgaande weergave hebt gemaakt. Het voorstel wordt gegenereerd volgens het afletter-algoritme.

8. Verwijder de vink bij de journaalpostregels die je niet wilt meenemen in de automatische aflettering. Je moet dan alle journaalposten van de betreffende aflettercode uitvinken. Je kunt snel alle velden uitvinken met Selectie opheffen (sneltoets Ctrl+D) of aanvinken met de sneltoets Ctrl+A.

   Je kunt deze weergave aanpassen.

   Kleine verschillen worden afgeletterd, als de afwijking binnen het toegestane verschil valt op basis van de administratie-instellingen.

9. Klik op: Voltooien.

De financiële mutaties worden bijgewerkt met aflettercode, datum en gebruiker, gelijk aan de handmatige functionaliteit afletteren. Als er verschillen zijn dan worden er journaalposten gemaakt, waarmee het verschil wordt afgeboekt van de grootboekrekening.

Na het uitvoeren van een automatisch aflettering kom je terug in de weergave met nog af te letteren journaalposten. Je kunt opnieuw een selectie maken  en afletteren.  Alle regels die niet afgeletterd kunnen worden, kun je handmatig afletteren via de actieknop Afletteren. Volg deze procedure om de resterende mutatieregels af te letteren. Op deze manier kun je de lijst met journaalposten verkleinen.

Grootboekrekening handmatig afletteren

Grootboekrekening handmatig afletteren:

1. Ga naar: Small Business / Boeken / Afletteren.
2. Selecteer de grootboekrekening. Als je deze niet ziet, schakel je het afletteren in onder de eigenschappen van de grootboekrekening.
3. Klik op: Voltooien.

   Small Business toont een weergave met alle mutaties die kunnen worden afgeletterd. Als in de eigenschappen van de rekening is aangegeven dat deze tegen een andere rekening mag worden afgeletterd, zie je mutaties van beide rekeningen.

4. Sorteer de regels op datum, aflopend. De laatste mutaties staan nu bovenaan.
5. Maak een selectie van regels die je wilt afletteren.

   Stel een filter in als je een selectie wilt maken van journaalposten die je wilt afletteren.

   Druk op Ctrl+S als de kolom met selectievakjes niet wordt getoond in de weergave.

6. Selecteer de regels die je wilt afletteren. Vink hiertoe alle af te letteren mutatieregels aan die je tegen elkaar wilt afletteren. Druk op Ctrl+A als je alle regels in één keer wilt aanvinken.
7. Klik op de actie: Afletteren.

   Een boekingslay-out voor het handmatig afletteren van de mutaties verschijnt. Je ziet in de boekingslay-out met de af te letteren journaalpostregels op basis van de selectie die je in de voorgaande weergave hebt gemaakt.

8. Vink alle mutatieregels aan die je tegen elkaar wilt afletteren. Zodra het saldo van de afgeletterde posten € 0,00 is wordt een nieuwe lettercombinatie toegekend. Als je meerdere posten van dezelfde aflettercombinatie wilt voorzien, dan moeten dus eerst alle credit- en daarna alle debetbedragen (of v.v.) geselecteerd worden.

   Je ziet direct of het saldo gelijk loopt met behulp van de kolom Saldo. Druk op Ctrl+1 als je alle regels in één keer wilt aanvinken.

   Let op: 

   Het is van belang eerst goed te sorteren in de boekingslay-out voordat deze je gaat afletteren. Profit lettert namelijk de regels af van boven naar beneden bij het uitdelen van aflettercodes. Is het saldo + verschil 0, dan deelt Profit een nieuwe aflettercode uit.

   Je kunt kleine verschillen afletteren, als dit op basis van de instellingen is toegestaan. De boeking krijgt het boekstuknummer AFL en de omschrijving: [afl] Afletterverschil kruisposten.

   Je kunt met de actieknop Verschil afboeken posten buiten de grens van toegestane verschil (in de financiële administratie instellingen) afletteren. Je krijgt dan hiervan een melding dat het verschil “buiten” het instelde toegestane verschil valt. Als er posten met verschil worden afgeletterd, wordt er een memoriaal boeking aangemaakt. Het verschil wordt dan geboekt op Rekening verschil kruisposten.

9. Klik op: Voltooien.

   Je komt terug in de weergave met nog af te letteren mutaties. Als je nog niet alle journaalposten hebt afgeletterd, kun je opnieuw een selectie maken en afletteren om de resterende regels af te letteren