Sollicitatie onboarden zonder e-mail (Profit)

Met deze workflow kun je een sollicitant aannemen en onboarden, zonder gebruik te maken van e-mailcommunicatie. Alle benodigde acties worden afgehandeld binnen het systeem, zoals het bijwerken van gegevens, het beoordelen van de sollicitant en het eventueel starten van het dienstverband.

Schema van de workflow

Inrichting

Er worden verschillende statussen gebruikt binnen deze workflow: Status sollicitatie. Denk aan open, afgewezen en aangenomen. Zo ziet de behandelaar direct waar in de flow de taak zich bevindt.

Condities

Datum beoordelen gestart is gevuld: de actie Sollicitant beoordeling beëindigen is alleen zichtbaar als deze datum is ingevuld.

Speciale acties

Er zijn 12 speciale acties waarvan er in deze workflow 6 worden gebruikt, namelijk: Sollicitant en portaltoegang bijwerken, Sollicitant beoordelen, Sollicitant beoordeling beëindigen, Aanmaken sollicitant, Afwijzen sollicitant, In dienst/onboarden sollicitant en Andere vacature koppelen.
De overige speciale acties worden gebruikt in de workflow variant Sollicitatie zonder onboarden (Profit) en/of Sollicitatie onboarden met e-mail (Profit).

• De speciale actie In dienst nemen / onboarden doet het volgende:
  1. Het hoogt het "aantal in dienst genomen sollicitanten" van de vacature op. Deze waarde wordt gebruikt voor het automatisch afsluiten van de vacature. Je kunt bij de vacature "Vacature automatisch afsluiten" instellen. Dan moet je ook een aantal sollicitanten en een status opgeven.

     

  2. Als je de in dienst of onboarden registreert en deze heeft als aanleiding een sollicitatie workflow (die in een stap zit waarbij de actie "In dienst nemen / onboarden" mogelijk is), dan wordt die actie automatisch uitgevoerd zodat tegelijk met het afronden van in dienst/onboarden ook de sollicitatie wordt afgerond.
• De actie Andere vacature koppelen sluit de originele sollicitatie en krijgt de status mee die is ingericht onder 'Waarde toekennen' en maakt een nieuwe sollicitatie aan op de gekozen vacature. Daarnaast wordt het veld 'Datum afgewezen' gevuld met de datum waarop de workflowactie is uitgevoerd.
• Sollicitant beoordelen: De beoordelaars krijgen een workflow om de sollicitant te beoordelen
• Sollicitant beoordeling beëindigen: Alle openstaande beoordelingen worden beëindigd en de sollicitatie workflow kan verder worden afgehandeld.
• Afwijzen sollicitant: Met deze actie wordt de sollicitant afgewezen en start het dossieritem 'Afwijzen sollicitant'.
• Sollicitant en portaltoegang bijwerken: Wanneer er al een sollicitant is gekoppeld aan de bestemming van het dossieritem en er zijn eventuele wijzigingen, dan worden deze wijzigingen direct opgeslagen bij aanmaken.

Waarom welke stappen?

Automatisch registreren

De gegevens van de sollicitant en persoon worden automatisch bijgewerkt en indien nodig wordt portaltoegang verleend.

Beoordelen

De verantwoordelijke van de vacature beoordeelt de sollicitant. Hier kunnen verschillende acties gekozen worden:

• Sollicitant beoordelen
• Sollicitant beoordeling beeindigen (alleen als de beoordelingsdatum is ingevuld)
• Afwijzen sollicitant
• Andere vacature koppelen
• In dienst / onboarden sollicitant

Het verdere verloop van het in dienst/onboarden proces pak je op vanaf de stamkaart van de sollicitant.