Medewerker wisselt van cao binnen dezelfde werkgever

Als de medewerker wisselt van cao binnen dezelfde werkgever, dan doorloop je een aantal stappen in Profit.

Beschrijving

Er zijn twee methoden om van cao te wisselen:

  1. Het contract wijzigen.
  2. De medewerker uit- en weer in dienst melden.

Welke methode je toepast hangt af van de administratieve impact én de administratieve verplichtingen van de nieuwe situatie.

Als de medewerker bijvoorbeeld onder de nieuwe situatie naar een andere pensioenuitvoerder moet worden aangeleverd, dan heeft het de voorkeur om een geheel nieuwe inkomstenverhouding te starten. Je volgt in dit geval de methode van het uit en weer in dienst melden.

Hetzelfde geldt als de set aan arbeidsvoorwaarden fundamenteel wijzigt (denk aan andere werkweek, wijziging verlofrechten etc). De impact van uit en dienst melden is onder meer dat er een eindafrekening van vakantietoeslag en/of eindejaarsuitkering plaatsvindt, en dat er dus een nieuwe inkomstenverhouding ontstaat.

Gaat de wisseling van de cao om een ‘technische wijziging’, dan volg je de methode van de contractwijziging.Bijvoorbeeld als je een andere Profit CAO gaat toepassen, omdat je overstapt van de BASIS CAO met eigen inrichting voor een bedrijfstakpensioen (zoals, PFZW, MTB, ABP, detailhandel of de agrarische sector) naar een Profit CAO waarin dit bedrijfstakpensioen standaard is ingericht. Alle arbeidsvoorwaarden en het pensioen blijft in deze situatie gelijk, dan is een nieuwe inkomstenverhouding juist niet wenselijk. Je wijzigt dan het contract van de medewerker.

Methode 1: Het contract wijzigen.

Als een medewerker wisselt van cao binnen dezelfde werkgever, dan kun je dit als volgt doorvoeren.

  • Je voegt de nieuwe cao toe aan de werkgever en controleert alle instellingen:
    • Arbeidsvoorwaarden
    • Werkweek
    • Dienstbetrekkingen
    • Verlofrechten
    • Integratie
  • Je wijzigt het tabblad Contract in de eigenschappen van de medewerker. Voer deze wijziging alleen door aan het begin van een tijdvak, en zorgt dat er geen toekomstmutaties aanwezig zijn. Zorg ook dat alle openstaande workflows zijn afgehandeld.
  • Als je gebruik maakt van integratie van nacalculatie naar Payroll, dan zorg je ervoor dat elke uren-/kosten/-werksoort naar de juiste looncomponenten in de nieuwe cao worden geïntegreerd.
  • Als je loonmutaties boekt of importeert, dan wijzig je de codes waarop je standaard importeert of boekt.

    Let op:

    Je boekt loonmutaties op het externe nummer. Als dat nummer kleiner dan 1000 is, dan kun je in de nieuwe cao de juiste looncomponenten diezelfde waarde geven (vaak ik dat al bij bijvoorbeeld ‘gewerkte contracturen’ die meestal de externe code ‘20’ hebben. Of ‘902’ voor zakelijke kilometers.

  • Je beëindigt vaste looncomponenten op de medewerker (reisafstand, persoonlijke toeslagen, personeelsvereniging, ja/nee parameters voor bepaalde instellingen (wel of geen pensioen, periodieke uitbetaling vakantietoeslag etc).

    Dit kan via een import op salarisparameter. Je importeert eerst een einddatum op de bestaande regel (medewerker, parameternummer, waarde, begindatum én eventueel DV-nummer op toepassing (T, V, H). Vervolgens kun je de nieuwe parameters importeren.

Methode 2: De medewerker uit- en weer in dienst melden.

  • Medewerker uit dienst melden

    Je meldt de medewerker uit dienst via de Uit dienst wizard. Hierdoor berekent Profit onder anderen de vakantietoeslag. De opgebouwde waarde van de vakantietoeslag kun je niet meenemen naar een andere cao, omdat per cao andere regels gelden.

  • Medewerker in dienst melden

    Je meldt de medewerker in dienst via de In dienst wizard en selecteer de nieuwe cao.

Looncomponenten controleren

Als je op medewerkerniveau looncomponenten hebt toegevoegd voor de oude cao, dan berekent Profit deze niet meer. Voor de nieuwe cao kan het daarom nodig zijn om bepaalde regelingen op medewerkerniveau opnieuw toe te voegen met de looncomponenten van de nieuwe cao.

Let op:

Je meldt de medewerker uit dienst op de laatste dag van de periode. Je kan de medewerker niet halverwege de periode uit dienst en weer in dienst melden in dezelfde periode. Dit geeft problemen in de salarisverwerking, omdat Profit dan alleen de laatste regel in de periode berekend.

Daarom meld je de medewerker uit en weer in dienst in aansluitende perioden.