Dagboek onderhouden

Dagboeken kun je onderhouden. Je wijzigt bestaande instellingen, bewaakt de kwaliteit van vastgelegde gegevens door voorkeurinstellingen toe te passen en past de inrichting aan wanneer je organisatie verandert.

Raadpleeg het artikel Dagboek voor de volledige uitleg en achtergrond van het onderwerp.

Periode blokkeren in een dagboek

Profit gebruikt de periodetabel in de omgeving voor alle administraties. Als je een periode blokkeert in een periodetabel, dan geldt dit voor alle administraties. Als je meerdere administraties hebt dan kun je een periode blokkeren voor één administratie in de administratie-instellingen. Je kunt ook een periode blokkeren voor één dagboek door in de eigenschappen van een dagboek de periode op geblokkeerd te zetten. Je stelt dit in voor de betreffende dagboeken (dus één voor één).

Een financiële mutatie die valt in een geblokkeerde periode kun je niet wijzigen. Mocht het later nodig zijn, dan kun je een geblokkeerde periode altijd weer deblokkeren. Via een instelling op de boekingslay-out is het wél mogelijk om de vrije velden van een journaalpost uit een geblokkeerde periode te wijzigen. Hiermee krijg je de mogelijkheid om informatie op vrije velden te wijzigen, zonder dat je hiervoor de periode hoeft te deblokkeren.

Periode blokkeren in een dagboek:

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Dagboek.
2. Open de eigenschappen van het dagboek.
3. Ga naar het tabblad: Perioden.
4. Selecteer de periode die je wilt blokkeren of deblokkeren of vink de gewenste regels aan.
5. Klik op Acties en gebruik Blokkeren periode en Deblokkeren periode.

   Klik op: Opslaan en sluiten.

Vrije velden toevoegen voor financiële mutaties

Je kunt vrije velden opnemen in de boekingslay-outs voor financiële mutaties. Op die manier kun je de boekingslay-outs aanpassen aan de bedrijfssituatie.

Een financiële mutatie die valt in een geblokkeerde periode uit de financiële periodetabel kun je niet wijzigen. Vanaf nu is het wél mogelijk om de vrije velden van een journaalpost te wijzigen terwijl de periode is geblokkeerd. Je stelt dit in op de boekingslay-outs voor financiële mutaties. Hiermee krijg je de mogelijkheid om details toe te voegen aan financiële mutaties in geblokkeerde perioden, zonder dat je hiervoor de periode hoeft te deblokkeren.

Je voegt vrije velden toe in de Management tool. De vrije velden die je wilt opnemen in de boekingslay-outs voor financiële mutaties voeg je toe in het bestand Financiële mutatie.

Vrije velden toevoegen voor financiële mutaties:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool.
2. Open de functiegroep Financiële mutaties.
3. Selecteer het bestand Financiële mutatie.

   Je ziet dat het toevoegen van vrije velden in dit bestand mogelijk is.

4. Voeg de vrije velden toe.

   Je kunt de velden niet op een tabblad zetten. Open de omgeving opnieuw als je klaar bent.

Vrije velden op boekingslay-out voor financiële mutatie instellen

Je plaatst de vrije velden op een boekingslay-out voor financiële mutaties en je legt per veld de veldinstellingen vast. Volgens stel je per boekingslay-out in of de vrije velden in geblokkeerde perioden aanpasbaar zijn of niet.

Vrije velden op boekingslay-out voor financiële mutatie instellen:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
2. Open één van de boekingslay-outs voor financiële mutaties.
3. Voeg de vrije velden toe aan de boekingslay-out. Voor algemene velden volg je deze stappen:
   1. Ga naar het tabblad: Kop.
   2. Sleep het vrije veld uit de rubriek Algemene velden naar de juiste plaats.
   3. Ga naar het tabblad:  Algemene velden.
   4. Selecteer het vrije veld.
   5. Leg de veldinstellingen vast.
4. Voor regelvelden volg je deze stappen:
   1. Ga naar het tabblad:  Regel.
   2. Sleep het vrije veld uit de rubriek Regel velden naar de juiste plaats.
   3. Ga naar het tabblad:  Regel velden.
   4. Selecteer het vrije veld.
   5. Leg de veldinstellingen vast.
5. Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.
6. Vink Vrije velden in geblokkeerde periodes aanpasbaar aan óf uit.
7. Klik op: OK.

Heb je op een boekingslay-out ingesteld dat de vrije velden aanpasbaar zijn in een geblokkeerde periode? Dan kunnen alle gebruikers die geautoriseerd zijn voor de boekingslay-out van deze mogelijkheid gebruikmaken. Je autoriseert de boekingslay-outs via filterautorisatie.

Let op:

Je kunt per dagboek een aparte boekingslay-out koppelen voor het wijzigen van journaalposten. Heb je op deze boekingslay-out ingesteld dat vrije velden aanpasbaar zijn in geblokkeerde perioden? Dan kunnen alléén gebruikers die geautoriseerd zijn om journaalposten te wijzigen, vrije velden van journaalposten in geblokkeerde perioden wijzigen.

Je kunt de vrije velden van een financiële mutatie in een geblokkeerde periode ook wijzigen met de UpdateConnector FiEntriesCustom. De vrije velden van een financiële mutatie zijn met deze UpdateConnector altijd wijzigbaar. Er wordt geen controle uitgevoerd op de bron van de journaalpost óf de status van de periode in de financiële periodetabel.