Factuurnummer X wordt al gebruikt in financieel bij Crediteur Y

Je krijgt deze melding bij het aanmaken van een nieuwe factuur.

Oorzaak

Deze melding krijg je als het factuurnummer al in gebruik is.

Dit kan veroorzaakt worden doordat een gebruiker met de actie Dagboek Nulstellen een financiële mutatie van een factuur heeft verwijderd die al afgeletterd is. Dan blijft de factuur bewaard terwijl de achterliggende financiële mutatie verwijderd is.

Oplossing (1) Factuur verwijderen

Controleer of er nog een factuur is, maar de bijbehorende mutatie is verwijderd.

Hiervoor controleer je of er een verwijzing is naar het factuurnummer in het tabblad Historie van de crediteur (de crediteur uit de melding).

  1. Ga naar: Financieel / Crediteur / Crediteur.
  2. Open de eigenschappen van de crediteur.
  3. Ga naar het tabblad: Historie.
  4. Als je hier de factuur ziet, dubbelklik op de factuur. Zie je op het tabblad Mutaties geen mutatie, dan is er geen verwijzing naar de financiële mutatie.

    Je kunt deze dan als volgt verwijderen.

  5. Maak een financiële mutatie in een dagboek memoriaal waarbij je de factuur selecteert.
  6. Ga in de eigenschappen van het dagboek naar het tabblad Mutaties.
  7. Selecteer de mutatie en verwijder deze met de actie Dagboek nulstellen.

    Let op! Selecteer alleen de mutatie die je wilt verwijderen! De mutaties worden zonder controle verwijderd!.

  8. De factuur is dan weg.

    Advies: Gebruik de functie Dagboek nulstellen niet/nooit en autoriseer deze zodat alleen de applicatiebeheerder die kan gebruiken.

Oplossing (2) Factuurteller aanpassen

Je lost de melding op door de teller van de factuur aan te passen door onderstaande stappen te doorlopen:

Een factuurnummer moet over de hele Profit-omgeving uniek zijn. Dat wil zeggen in alle administraties.

  1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Financiële mutaties.
  2. Klik boven in de weergave Huidige administratie en kies voor Alle administraties.
  3. Gebruik een weergave die alle mutaties toont (niet alleen de laaste 12 maanden).
  4. Zoek in het veld Fact.nr. op het factuurnummer uit de melding. Dit nummer moet dan naar voren komen.
  5. Controleer vervolgens in hetzelfde veld de laatste waarde van de factuurnummers.

Pas hierna de teller aan, zodat deze start met de nieuwe juiste waarde:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Nummerinstellingen / Tellers.
  2. Ga naar het tabblad: Reeksen.
  3. Open de huidige reeks.
  4. Wijzig het veld Huidige waarde door hier het laatste factuurnummer in te vullen.

Welke teller gekoppeld is aan het betreffende dagboek, zie je via onderstaande stappen:

  1. Open het betreffende dagboek via: Financieel / Grootboek / Dagboek.
  2. Ga naar het tabblad Algemeen.
  3. Klik achter het veld Teller laatste factuur op het vakje met de puntjes (...). Hier zie je welke teller gekoppeld is aan het dagboek.